Compliance in Luxemburg

Vishnuram Muthuraman
Vishnuram Muthuraman

Product Marketing Manager, Yokoy

In Luxemburg ist die Einhaltung von Vorschriften ein Eckpfeiler im Bereich des Ausgabenmanagements.

 

Die luxemburgischen Organisationen, die sich mit Ausgabenmanagement befassen, sehen sich mit einem akribischen und komplizierten Netz von rechtlichen Anforderungen konfrontiert. Die Einhaltung dieser Compliance-Standards ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Beweis für das Engagement Luxemburgs, transparente und prinzipienfeste Finanzoperationen aufrechtzuerhalten.

 

Für Unternehmen, die ihre Ausgaben optimieren und gleichzeitig einen guten Ruf für ihr ethisches Verhalten haben wollen, ist es unerlässlich, sich in diesem Umfeld zurechtzufinden.

Table of Contents

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Empfangsnachweis

Vorschriften vorhanden

Gemäß der luxemburgischen Verordnung können Unternehmen Belege elektronisch verarbeiten und speichern und müssen keine physischen Belege aufbewahren. Die Regierung verlangt jedoch auch, dass die Spesenverwaltungstools eine PSDC-Zertifizierung von einem zertifizierten Anbieter erhalten, um Spesenbelege digital zu speichern.

 

Wenn das Spesenmanagement-Tool nicht PSDC-konform und -zertifiziert ist, müssen Unternehmen für eine gültige Erstattung von Geschäftsausgaben physische Belege sammeln und aufbewahren.

Die Lösung von Yokoy

Yokoy ermöglicht es Mitarbeitern, ein Foto des Belegs zu machen oder digitale Spesenbelege hochzuladen und sie über die Yokoy Mobil- oder Webanwendung einzureichen. Nach dem Hochladen verarbeitet und extrahiert Yokoy alle Belege und erstellt die Spesenabrechnung automatisch in Sekundenschnelle. Bei potenziellen Betrugsfällen oder Richtlinienverstößen löst Yokoy sofort eine Warnung aus, um auf bestimmte Ereignisse hinzuweisen.

Je nach spezifischem Arbeitsablauf und Unternehmensrichtlinien können Spesenabrechnungen von mehreren Parteien geprüft werden, bevor sie genehmigt und im ERP- oder Finanztool verbucht werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Belegs zu gewährleisten.

Yokoy hält sich an die GDPR-Bestimmungen und speichert Belege sicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist auf seinen in der EU gehosteten Servern. Um jedoch die lokalen luxemburgischen Vorschriften einzuhalten, empfiehlt Yokoy Unternehmen, physische Belege zu speichern.

Pro Tag

Vorschriften vorhanden

Pauschalen sind Festbeträge, die Arbeitnehmern für Ausgaben während einer Geschäftsreise wie Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten gezahlt werden, ohne dass ein Spesenbeleg als Nachweis für die Ausgaben erforderlich ist.


Arbeitnehmer in Luxemburg haben Anspruch auf Tagegelder für ihre Geschäftsreise. Die Pauschalsätze werden von der luxemburgischen Regierung festgelegt, die den zulässigen Höchstbetrag für die Erstattung von Mahlzeiten und Unterkünften festlegt, der keine steuerlichen Auswirkungen hat. Alle Beträge, die über diese Grenzen hinausgehen, werden jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers betrachtet.

Inländischer Tagessatz

Die luxemburgische Regierung unterteilt die Tagegelder in Tages- und Nachtgelder.


Für die Ausgaben im Zusammenhang mit dem Tagegeld müssen die Arbeitnehmer keinen Beleg vorlegen; für das Übernachtungsgeld wie Übernachtung und Frühstück müssen die Arbeitnehmer einen Beleg vorlegen.


Legt der Arbeitnehmer keinen Beleg vor, können ihm nur 20 % des vollen Tagegelds gewährt werden. Gemäß der Verordnung haben die Arbeitnehmer Anspruch auf

  • 14 € als Tagessatz

 

  • 56 € als Nachtzuschlag

Ausländische Tagespauschale

Die Tagespauschale für Auslandsdienstreisen hängt von dem Land ab, in das der Mitarbeiter reist. Für Länder, die den Vorsitz im Rat der Europäischen Union innehaben, erhöht sich die anwendbare Übernachtungspauschale während der Zeit des Vorsitzes um 10 %.

Hier finden Sie die Liste der von der luxemburgischen Regierung festgelegten Tagessätze für jedes Land.

Die Lösung von Yokoy

Yokoy kann automatisch Tagessätze auf der Grundlage der Geschäftsreise berechnen, ohne dass die Mitarbeiter manuell tätig werden müssen. Erhält der Nutzer eine höhere Aufwandsentschädigung als den staatlichen Satz, kann die Differenz im Finanztool anders gebucht und exportiert werden.

 

Für die Übernachtungspauschale, für die die Mitarbeiter einen Beleg vorlegen müssen, importiert Yokoy je nach Reiseplattform die Rechnung und andere zugehörige Reiseinformationen vom Reiseanbieter und erstellt automatisch eine Reise.

 

Zusätzlich können Mitarbeiter mit Yokoy ein Foto der Quittung machen oder digitale Spesenbelege hochladen und diese über die Yokoy Mobil- oder Webanwendung einreichen.

 

Nach dem Import/Upload verarbeitet und extrahiert Yokoy alle erforderlichen Informationen aus dem Beleg und erstellt die Reisekostenabrechnung automatisch in Sekundenschnelle. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten einfach erstatten und die Vorschriften einhalten, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

Kilometerpauschale

Vorschriften vorhanden

Mit dem Kilometergeld sollen die Reisekosten des Arbeitnehmers für Geschäftsreisen bei Nutzung eines Privatfahrzeugs gedeckt werden.

 

Nach den luxemburgischen Vorschriften dürfen Arbeitgeber maximal 0,30 € pro Kilometer für alle in einem Jahr zurückgelegten Kilometer erstatten. Alle Beträge, die über die Höchstgrenze hinausgehen, sollten der Einkommensteuer unterliegen.

Die Lösung von Yokoy

Yokoy kennt alle offiziellen, von der Regierung definierten Sätze und kann daher automatisch die Kilometerkosten auf der Grundlage der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/verbuchen.

Mehrwertsteuersatz

Vorschriften vorhanden

Die luxemburgische Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Es gibt fünf verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Kostenmanagement relevant sind

  • Standard-Mehrwertsteuersatz von 17 % – gilt für alle wichtigen Waren und Dienstleistungen
  • Mittlerer Mehrwertsteuersatz von 14% – gilt für bestimmte Weine, Wasch- und Reinigungsmittel, Werbebroschüren, Verwaltung und Verwahrung von Wertpapieren, Heizung, Lüftung und Klimatisierung; brennbare feste Mineralien, Mineralöl und Brennholz, das als Brennstoff verwendet wird.
  • Ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 8 % – gilt für die Lieferung von Gas und Elektrizität, Reinigungsdienstleistungen für Privathaushalte, Friseurdienstleistungen, Reparatur von Fahrrädern, Schuhen und Leder, Schnittblumen und Pflanzen für Dekorationszwecke usw.,
  • Ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 3% – gilt für bestimmte Lebensmittel und Getränke, medizinische und pharmazeutische Produkte für Behinderte, bestimmte Bücher und Zeitungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen, landwirtschaftliche Erzeugnisse, Transport, Vergnügungsparks, Hotelübernachtungen, Restaurants, usw.,
    Null-Mehrwertsteuersatz von 0 % – gilt für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen, Ausfuhren

Gültig für das Jahr 2023

Vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 hat die luxemburgische Regierung die Mehrwertsteuersätze gesenkt, die für den betreffenden Zeitraum wie folgt gelten

 

  • Normaler Mehrwertsteuersatz von 17% auf 16% 
  • Mittlerer Mehrwertsteuersatz von 14% auf 13% 
  • Ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 8% auf 7% 

 

Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 3% bleibt unverändert gültig.

 

Bitte beachten Sie: Die früheren Mehrwertsteuersätze von 17 %, 14 %, 8 % und 3 % werden am 1. Januar 2024 wieder in Kraft gesetzt.

Die Lösung von Yokoy

Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze und Unternehmen können auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy extrahiert alle relevanten Mehrwertsteuersätze aus dem Spesenbeleg und bucht sie in das ERP- oder Finanzsystem.

 

Zusätzlich unterstützt Yokoy seine Kunden bei der Rückforderung der Mehrwertsteuer, indem es eine Standardintegration mit Anbietern von Mehrwertsteuerrückforderungen anbietet. Diese Integration ermöglicht es Yokoy, die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder sowie das entsprechende Bild des Spesenbelegs automatisch an das Tool zur Mehrwertsteuerrückforderung zu exportieren.

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