Conformiteit in Luxemburg
- Last updated: december 13, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
In Luxemburg is compliance een hoeksteen op het gebied van uitgavenbeheer.
Luxemburgse organisaties die betrokken zijn bij uitgavenbeheer hebben te maken met een nauwgezet en ingewikkeld web van wettelijke vereisten. Voldoen aan deze compliance-normen is niet alleen een wettelijke verplichting, maar getuigt ook van de inzet van Luxemburg om transparante en principiële financiële transacties te handhaven.
Voor bedrijven die hun uitgavenpraktijken willen optimaliseren en tegelijkertijd een reputatie van onwrikbaar ethisch gedrag willen behouden, is het noodzakelijk om effectief door dit landschap te navigeren.
Download for later
No time to read right now? Get the .pdf version of the guide below.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Luxemburgse regelgeving kunnen bedrijven ontvangstbewijzen elektronisch verwerken en opslaan en hoeven ze geen fysieke ontvangstbewijzen op te slaan. De overheid eist echter ook dat de onkostenbeheertools een PSDC-certificering krijgen van de gecertificeerde leverancier om onkostenbonnen digitaal op te slaan.
Als het onkostenbeheersysteem niet voldoet aan de PSDC-certificering, moeten bedrijven fysieke ontvangstbewijzen verzamelen en opslaan voor een geldige vergoeding van zakelijke onkosten.
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen werknemers een foto van de bon maken of digitale onkostennota’s uploaden en indienen via de mobiele applicatie of webapplicatie van Yokoy. Eenmaal geüpload verwerkt Yokoy alle bonnetjes, haalt ze eruit en maakt automatisch het onkostendeclaratieformulier in een paar seconden. Als er sprake is van mogelijke fraude of beleidsovertredingen, geeft Yokoy onmiddellijk een waarschuwing om een specifieke gebeurtenis te markeren.
Afhankelijk van de specifieke workflow en het bedrijfsbeleid kunnen onkostendeclaraties door meerdere partijen worden gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd en geboekt in de ERP- of financiële tool, zodat de juistheid en volledigheid van de ontvangst wordt gegarandeerd.
Yokoy houdt zich aan de GDPR-voorschriften en bewaart bonnen veilig voor de wettelijke bewaarperiode op zijn servers die in de EU worden gehost. Om te voldoen aan de lokale Luxemburgse regelgeving raadt Yokoy bedrijven echter aan om fysieke ontvangstbewijzen op te slaan.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
Dagvergoedingen zijn vaste bedragen die worden uitbetaald aan werknemers voor onkosten die worden gemaakt tijdens een zakenreis, zoals maaltijden, huisvesting en incidentele onkosten, zonder dat er een ontvangstbewijs nodig is als bewijs van de onkosten.
Werknemers in Luxemburg hebben recht op een dagvergoeding voor hun zakenreis. Per Diem-tarieven zijn vastgesteld door de Luxemburgse overheid en geven de toegestane limiet aan voor de vergoeding van maaltijden en overnachtingen zonder belastingimplicaties. Bedragen die de limiet overschrijden, worden echter beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer.
BINNENLANDS PER DIEM
De Luxemburgse overheid categoriseert Per Diem als Dagvergoeding en Nachtvergoeding.
Voor de kosten met betrekking tot de dagvergoeding hoeven werknemers geen bewijs van ontvangst in te dienen; voor de nachtvergoeding, zoals logies en ontbijt, moeten werknemers wel een bewijs van ontvangst indienen.
Als de werknemer geen ontvangstbewijs kan overleggen, kan de werknemer slechts 20% van de volledige dagvergoeding krijgen. Volgens de voorschriften hebben werknemers recht op
- €14 als dagvergoeding
- €56 als nachttoeslag
BUITENLANDSE PER DIEM
Per Diem voor buitenlandse zakenreizen is afhankelijk van het land waar de werknemer naartoe reist. Voor landen die lid zijn van de Raad van de Europese Unie wordt het geldende nachtperiodiek verhoogd met 10% tijdens de periode van voorzitterschap.
Bekijk hier de lijst met dagvergoedingen per land zoals bepaald door de Luxemburgse overheid.
De oplossing van Yokoy
Yokoy kan automatisch Per Diem-tarieven berekenen op basis van de zakenreis, waardoor handmatig werk van de medewerkers niet nodig is. Als de gebruiker een vergoeding ontvangt die hoger is dan het overheidstarief, kan het verschil anders worden geboekt en geëxporteerd in de financiële tool.
Voor de nachtvergoeding waarbij werknemers een ontvangstbewijs moeten overleggen, importeert Yokoy bij het boeken van een reis of accommodatie, afhankelijk van het reisplatform, de factuur en andere gerelateerde reisinformatie van de reisaanbieder en wordt er automatisch een reis aangemaakt.
Daarnaast kunnen werknemers met Yokoy een foto van het betalingsbewijs maken of digitale betalingsbewijzen uploaden en indienen via de mobiele applicatie of webapplicatie van Yokoy.
Eenmaal geïmporteerd/geüpload, verwerkt en haalt Yokoy alle benodigde informatie uit de bon en maakt automatisch het onkostendeclaratieformulier binnen enkele seconden. Zo kunt u eenvoudig werknemers vergoeden en blijft u compliant zonder enige moeite.
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Kilometervergoedingen zijn bedoeld om de reiskosten van de werknemer te dekken voor zakelijke reizen met een privévoertuig.
Volgens de Luxemburgse regelgeving mogen werkgevers maximaal € 0,30 per kilometer vergoeden voor een willekeurig aantal kilometers dat ze in een jaar hebben opgebouwd. Over bedragen boven het maximum moet inkomstenbelasting worden betaald.
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn gedefinieerd en kan daarom automatisch kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als een bedrijf besluit om meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het te veel betaalde bedrag apart exporteren/boeken in de Finance tool.
BTW-tarief
Regelgeving aanwezig
De Luxemburgse overheid heft btw-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn vijf verschillende btw-tarieven die relevant zijn voor uitgavenbeheer
- Standaard BTW-tarief van 17% – geldt voor alle belangrijke goederen en diensten
- Tussenliggend btw-tarief van 14% – geldt voor bepaalde wijnen, was- en schoonmaakmiddelen, reclamepamfletten, beheer en bewaring van waardepapieren, verwarming, ventilatie en airconditioning; ontvlambare vaste mineralen, minerale olie en brandhout gebruikt als brandstof.
- Verlaagd btw-tarief van 8% – geldt voor de levering van gas en elektriciteit, schoonmaken van particuliere woningen, kappersdiensten, reparatie van fietsen, schoenen en leer, snijbloemen en planten voor decoratie, enz,
- Verlaagd btw-tarief van 3% – geldt voor bepaalde voedingsmiddelen en dranken; medische en farmaceutische producten voor gehandicapten, bepaalde boeken en kranten, radio- en televisie-uitzendingen, landbouwproducten, vervoer, pretparken, hotelaccommodaties, restaurants, enz,
- Nul BTW-tarief van 0% – geldt voor intracommunautaire leveringen van goederen, export
Van toepassing voor het jaar 2023
Van 1 januari 2023 tot 31 december 2023 heeft de Luxemburgse regering de btw-tarieven als volgt verlaagd voor de specifieke periode
- Standaard BTW-tarief van 17% naar 16%
- Intermediair BTW-tarief van 14% naar 13%
- Verlaagd BTW-tarief van 8% naar 7%
Het verlaagde btw-tarief van 3% blijft ongewijzigd van toepassing.
Let op: De oude btw-tarieven van 17%, 14%, 8% en 3% worden weer van kracht op 1 januari 2024.
De oplossing van Yokoy
Yokoy extraheert automatisch alle btw-tarieven die relevant zijn voor onkostenbeheer en bedrijven kunnen ook extra btw-tarieven toevoegen voor extractie. Yokoy haalt alle relevante btw-tarieven uit de onkostenbon en boekt ze in het ERP- of financiële systeem.
Daarnaast ondersteunt Yokoy klanten bij het terugvorderen van btw door standaard integratie met btw-terugvorderingsproviders aan te bieden. Dankzij deze integratie kan Yokoy de geëxtraheerde btw-tarieven voor specifieke landen en de relevante afbeelding van de onkostennota automatisch exporteren naar de btw-terugvorderingstool.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.