Conformité en Espagne
- Last updated: septembre 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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Dans le domaine de la gestion des dépenses en Espagne, la conformité apparaît comme une considération centrale.
Les entreprises espagnoles engagées dans la gestion des dépenses sont confrontées à un cadre de règles et d’attentes à multiples facettes. Le respect de ces stipulations de conformité est non seulement obligatoire d’un point de vue juridique, mais reflète également l’engagement de l’Espagne à maintenir des méthodologies financières transparentes et éthiques.
La maîtrise de la négociation de ces réglementations est indispensable pour les entreprises qui s’efforcent d’affiner leurs procédures de dépenses tout en respectant les normes les plus élevées d’honnêteté et de responsabilité.
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Preuve de réception
Règlements en place
Selon la réglementation espagnole, les entreprises peuvent stocker les reçus de dépenses sous forme numérique.
Le gouvernement autorise également les entreprises à stocker numériquement les reçus de dépenses à condition que l’outil de gestion des dépenses soit conforme et certifié par l’agence fiscale espagnole (AEAT).
Si l’outil de gestion des dépenses n’est pas conforme et n’est pas certifié par l’AEAT, les entreprises doivent collecter et stocker les reçus de dépenses physiques pour un remboursement valide des dépenses professionnelles.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de télécharger ou de prendre des photos des reçus et de les soumettre dans l’application Yokoy (téléphone mobile ou ordinateur).
Yokoy extrait toutes les données nécessaires de la photo, prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes et valide même la note de frais en générant des avertissements pour mettre en évidence des événements spécifiques (par exemple, duplicata de photo).
En fonction du flux de travail de l’entreprise, les données et les images peuvent être vérifiées par plusieurs parties (y compris l’équipe financière) avant que la dépense ne soit approuvée, enregistrée dans l’outil Finance et remboursée à l’employé. Ces contrôles peuvent porter sur l’exactitude des données ou sur la qualité et l’exhaustivité de l’image.
De plus, Yokoy a la possibilité de signer des photos conformes à l’Agence fiscale espagnole (AEAT).
Per Diem
Règlements en place
Selon la réglementation espagnole, les entreprises peuvent rembourser des Per Diem pour indemniser les employés des frais engagés lors du voyage d’affaires. Si l’employé voyage et réside sur un lieu de travail temporaire pendant plus de neuf mois, l’indemnité journalière sera soumise à l’impôt sur le revenu.
Les indemnités journalières dépendent fortement du lieu et de la durée du voyage d’affaires. Les entreprises doivent respecter les allocations définies par le gouvernement espagnol en fonction de la ville ou du pays dans lequel l’employé voyage. Si l’entreprise rembourse aux employés plus que ce qui est recommandé par le gouvernement, le montant supplémentaire sera imposable.
PER DIEM NATIONAL
- Si le salarié voyage pour un voyage d’affaires national d’une nuit, il a droit à 53,34 € d’indemnité journalière.
- Si le salarié effectue un déplacement professionnel sans nuitée, il a alors droit à 26,67 € d’indemnité journalière.
PER DIEM ÉTRANGER
- Si le salarié voyage vers une destination étrangère avec une nuitée pour un voyage d’affaires, il a alors droit à 91,35 € d’indemnité journalière.
- Si le salarié voyage à l’étranger sans passer la nuit, il a droit à 48,08 € d’indemnité journalière.
La solution de Yokoy
Une entreprise peut saisir différents taux journaliers et les règles de calcul respectives. Les indemnités journalières sont ainsi automatiquement calculées en fonction des taux et des règles de calcul sans aucun travail manuel de la part des salariés. Si l’utilisateur reçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée/exportée différemment vers l’outil Finance.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les entreprises peuvent rembourser aux salariés les dépenses engagées pour l’utilisation d’un véhicule privé lors d’un voyage d’affaires. Dans de tels cas, les salariés ont droit à 0,19 € par kilomètre au titre de « l’indemnité kilométrique » recommandée par le gouvernement.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement espagnol prélève des taux de TVA sur les échanges de biens et de services. Les entreprises doivent déclarer la TVA aux autorités fiscales par voie numérique via SII. voici quatre taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses :
- Taux de TVA standard de 21 % pour tous les biens et services
- Taux de TVA intermédiaire de 10 %
- Taux de TVA réduit de 4%
- Taux de TVA de 0 %
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses (voir tableau ci-dessus) sur les photos des reçus. Les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction, le cas échéant.
Yokoy peut également extraire les taux de TVA d’autres pays (par exemple l’Allemagne) et les réserver/exporter séparément dans l’outil Finance.
De plus, Yokoy propose des intégrations standard avec des fournisseurs externes de récupération de TVA, grâce auxquelles les images des reçus et les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques sont automatiquement envoyés de Yokoy au tiers.
