Conformité en Allemagne
- Last updated: août 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
En Allemagne, la conformité constitue la pierre angulaire de la gestion des dépenses.
Les organisations allemandes impliquées dans la gestion des dépenses sont confrontées à un ensemble méticuleux et complexe d’exigences juridiques. Le respect de ces normes de conformité n’est pas seulement une obligation légale, mais témoigne de l’engagement de l’Allemagne à maintenir des opérations financières transparentes et fondées sur des principes.
Naviguer efficacement dans ce paysage est impératif pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs pratiques en matière de dépenses tout en conservant une réputation de conduite éthique inébranlable.
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Preuve de réception
Regulations in place
Selon la réglementation allemande, les entreprises peuvent stocker les justificatifs de dépenses sous forme numérique.
Les reçus physiques originaux ne sont plus requis si la photo des reçus est stockée et hébergée sur un serveur en Allemagne/UE et adhère aux principes du GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Les principes du GoBD exigent que les entreprises gèrent et stockent correctement les livres, registres et documents sous forme de formulaires. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa lisibilité doivent être assurées pendant toute la durée de conservation dans le stockage numérique. Le principe stipule également que les entreprises doivent garantir ce qui suit :
- Traçabilité et vérifiabilité : le traitement des transactions commerciales individuelles ainsi que les procédures de comptabilité et d’enregistrement utilisées doivent être traçables. L’origine et le déroulement des transactions commerciales doivent pouvoir être retracés sans aucune lacune (auditabilité progressive et rétrograde).
- Obligation de tenue de registres individuels : La loi stipule que les registres de caisse doivent être tenus individuellement. Cela signifie que chaque transaction commerciale (par exemple chaque revenu ou dépense enregistré dans la caisse) doit être enregistrée individuellement. Pour des raisons de caractère raisonnable, des exceptions à ce principe ne sont autorisées que dans des limites étroites, généralement dans le cadre d’une « caisse enregistreuse ouverte* ».
- Exhaustivité : les transactions commerciales doivent être enregistrées dans leur intégralité et sans lacunes.
- Exactitude : Les transactions commerciales doivent être reflétées avec précision dans les documents conformément aux circonstances réelles et aux dispositions légales.
- Lisibilité : La reproduction doit correspondre à l’original tant sur le plan visuel que sur le contenu si elle est rendue lisible (vérifiabilité visuelle).
- Évaluabilité mécanique : permettre une évaluation mathématique et technique, une recherche en texte intégral ou un examen au sens le plus large.
- Sauvegarde des documents en temps opportun : les reçus doivent être sauvegardés rapidement et protégés contre la perte. Pour la gestion de trésorerie, le législateur prescrit au § 146, paragraphe 1, phrase 2 AO que les enregistrements.
- Ordre : Les transactions commerciales doivent être enregistrées de manière systématique, claire, sans ambiguïté et identifiable.
- Immuabilité : Une fois introduites dans le traitement, les informations ne peuvent plus être supprimées ou écrasées, supprimées, altérées ou falsifiées sans être identifiées, de sorte que leur contenu original ne peut plus être déterminé.
- Disponibilité : Les données soumises à la conservation doivent être disponibles (pendant la durée de conservation légale) et doivent pouvoir être rendues lisibles sans délai.
- Intégrité : Intégrité du contenu.
- Authenticité : Authenticité d’origine. Une transaction commerciale peut être clairement attribuée à un initiateur.
- Confidentialité : Accès non autorisé. – à la fois la lecture et l’écriture – doit être empêché
Règlements en place
Yokoy permet aux employés de télécharger ou de prendre des photos des reçus et de les soumettre dans l’application Yokoy (téléphone mobile ou ordinateur).
Yokoy extrait toutes les données nécessaires de la photo, prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes et valide même la note de frais en générant des avertissements pour mettre en évidence des événements spécifiques (par exemple, duplicata de photo).
En fonction du flux de travail de l’entreprise, les données et les images peuvent être vérifiées par plusieurs parties (y compris l’équipe financière) avant que la dépense ne soit approuvée, enregistrée dans l’outil Finance et remboursée à l’employé. Ces contrôles peuvent porter sur l’exactitude des données ou sur la qualité et l’exhaustivité de l’image.
Yokoy archive les photos conformément aux exigences de conservation des photos électroniques pendant au moins la durée de conservation légale.
Yokoy est conforme à GoBD et adhère à tous les principes décrits. Yokoy peut traiter et stocker les reçus de dépenses en Allemagne ; par conséquent, vous n’aurez jamais à vous soucier de conserver vos reçus de dépenses physiques.
Per Diem
Règlements en place
Les indemnités journalières sont des indemnités d’un montant fixe versées aux employés pour les dépenses engagées lors de voyages (pour l’hébergement, les repas et les faux frais) sans qu’il soit nécessaire d’avoir un reçu.
Il existe des taux journaliers définis par le gouvernement allemand, qui définissent les limites autorisées pour les remboursements de repas et d’hébergement sans implications fiscales. Toutefois, tout montant dépassant ces limites est considéré comme un revenu imposable pour le salarié.
Remarque : les tarifs sont publiés chaque année par le gouvernement allemand.
Déductions journalières
Si le salarié reçoit un repas de l’entreprise/de l’employeur ou est déjà payé en même temps que l’hébergement, le repas doit être déduit de l’indemnité journalière.
Les déductions pour chaque repas peuvent varier :
- Petit-déjeuner – franchise de 20%
- Déjeuner – 40% déductible
- Dîner – 40% déductible
VOYAGE DOMESTIQUE D'UNE JOURNÉE
Les employés sont autorisés à recevoir une indemnité journalière pour un voyage d’une journée. Selon la réglementation allemande, l’employé doit voyager plus de 8 heures pour recevoir une indemnité journalière pour un voyage d’affaires d’une journée.
Si le salarié voyage :
- Supérieur ou égal à 8 heures, le salarié a alors droit à un tarif journalier réduit de 14€.
- Inférieur ou égal à 8 heures, le salarié n’a droit à aucun Per Diem
VOYAGE D'AFFAIRES DE PLUSIEURS JOURS
Si le salarié voyage plusieurs jours et passe la nuit pendant le voyage d’affaires, il a droit à :
- Indemnité Per Diem réduite de 14€ pour le jour du départ et de l’arrivée
- Indemnité journalière complète pour le(s) jour(s) restant du voyage d’affaires
RÈGLE PER DIEM
Les tarifs journaliers sont fortement influencés par le lieu et la durée du voyage d’affaires. Le gouvernement allemand a un ensemble de règles qui peuvent varier en fonction de chaque voyage d’affaires.
RÈGLE DE MINUIT
Contrairement à son nom, le voyage d’affaires ne doit pas nécessairement avoir lieu à minuit, l’employé peut voyager à tout moment de la journée pour recevoir une indemnité journalière. Si le voyage d’affaires répond aux exigences ci-dessous, l’employé reçoit une indemnité journalière basée sur cette règle :
- La règle de minuit s’applique uniquement si le voyage d’affaires a lieu dans les deux jours calendaires
- Temps de voyage:
- Jour 1 = < 8 heures
- Jour 2 = < 8 heures
- Durée totale du trajet = > 8 heures
Si les deux conditions sont remplies, le salarié a droit à une indemnité journalière de 14 € pour ces deux jours.
RÈGLE DES 3 MOIS
Selon la réglementation allemande, les Per Diem sont imposables après 3 mois de voyage consécutifs au même endroit.
La règle des 3 mois entre en vigueur si l’employé se rend au même endroit ou travaille dans un lieu de travail temporaire pendant au moins trois jours consécutifs par semaine. Si le salarié se rend au même endroit moins de 3 jours par semaine, la règle des trois mois ne s’applique pas.
Si le salarié perçoit une indemnité journalière pendant 3 mois selon les critères mentionnés ci-dessus, l’indemnité journalière est alors soumise à l’impôt sur le revenu après 3 mois.
De plus, si l’employé ne se rend pas au même endroit pendant au moins 4 semaines, le calcul sera réinitialisé, ce qui entraînera le lancement d’un nouveau calcul.
RAPPORT M
Les employés doivent pouvoir disposer d’un rapport clair sur leur remboursement, y compris les indemnités journalières et kilométriques chaque mois ; cela aide les employés et les entreprises à soumettre une déclaration aux autorités fiscales allemandes.
AVANTAGES EN NATURE
Dans certains cas, les salariés reçoivent un repas de l’entreprise, ce qui ouvre la règle des avantages en nature. Dans de tels cas, selon le gouvernement allemand, si le repas fourni par l’entreprise est supérieur à ce qui est recommandé par le gouvernement, alors la valeur du repas est considérée comme imposable.
La solution de Yokoy
Comme vous pouvez l’imaginer, ces règles peuvent être assez complexes et vous devez toujours vérifier l’historique de voyage de l’utilisateur pour calculer l’indemnité journalière et vérifier le montant qui relève de l’impôt sur le revenu.
Une entreprise peut saisir différents taux journaliers et les règles de calcul respectives. Les indemnités journalières sont ainsi automatiquement calculées en fonction des taux et des règles de calcul sans aucun travail manuel de la part des salariés.
Si l’utilisateur reçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée/exportée différemment vers l’outil Finance.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les frais kilométriques visent à couvrir les frais de déplacement du salarié pour les déplacements professionnels lorsqu’il utilise un véhicule privé en dehors de l’indemnité journalière/Per Diem. Le gouvernement allemand reconnaît les indemnités kilométriques ci-dessous comme un forfait pour tous les frais engagés pour l’utilisation de véhicules privés pour un voyage d’affaires.
- 0,30 € par kilomètre pour la voiture
- 0,20€ par Kilomètre pour une Moto
Si l’employé reçoit un montant supérieur à celui recommandé par le gouvernement, le montant supplémentaire tombe sous l’impôt sur le revenu.
Par exemple : Le gouvernement recommande 0,30€ Par kilomètre ; cependant, si le salarié perçoit 0,50 € par kilomètre, la différence de 0,20 € par kilomètre serait soumise à l’impôt sur le revenu et devrait être comptabilisée différemment.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement allemand prélève des taux de TVA sur les échanges de biens et de services. Il existe trois taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses :
- TVA standard – 19 % pour la plupart des biens et services
- TVA réduite – 7 % pour les soins de santé, les livres, l’approvisionnement en eau, les produits alimentaires et bien plus encore
- Non/Zéro TVA – 0 % pour les biens et services exonérés de TVA
En plus de ces taux de TVA, l’Allemagne prélève également un taux de TVA « spécial » pour certains biens et services tels que :
- Biens et services relevant de la règle des 30/70
- Cadeaux >35€
- Cadeaux <35 €
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses (voir tableau ci-dessus) sur les photos des reçus. Les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction, le cas échéant.
Yokoy peut également extraire les taux de TVA d’autres pays (par exemple l’Allemagne) et les réserver/exporter séparément dans l’outil Finance.
De plus, Yokoy propose des intégrations standard avec des fournisseurs externes de récupération de TVA, grâce auxquelles les images des reçus et les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques sont automatiquement envoyés de Yokoy au tiers.
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