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Pourquoi les cartes d’entreprise intelligentes sont indispensables aux entreprises

Last updated: juin 4, 2023

Corporate cards

Francesca Burkhardt

Product Marketing

Les méthodes de paiement ont connu une phase de modernisation massive, et la traditionnelle carte de crédit d’entreprise ne fait pas exception. Mais la vraie question est de savoir si ces cartes sont vraiment intelligentes ou si elles ne sont qu’un gadget de plus ?

Les cartes d’entreprise sont depuis longtemps un outil précieux pour les entreprises qui cherchent à contrôler leurs achats et leurs finances. Cependant, les cartes traditionnelles ont leurs limites, avec des aperçus limités accessibles seulement à la fin du mois et peu de contrôle sur les limites de dépenses. Et n’oublions pas la frustration liée à l’opacité des dépenses de l’entreprise.

La carte d’entreprise intelligente, présentée comme la solution à ces problèmes séculaires, fait son apparition. Grâce à des informations en temps réel et à une transparence totale, les équipes financières peuvent garder une trace de chaque action entreprise. Plus besoin de se précipiter à la dernière minute pour comprendre les dépenses d’un mois !

Malgré les avantages apparents, certaines entreprises restent sceptiques face au battage médiatique autour des cartes d’entreprise intelligentes. Mais avec une étude menée par Allied Market Research qui prévoit que la valeur annuelle du marché des cartes à puce dépassera 15,57 milliards de dollars d’ici 2027, il est difficile de nier que cette méthode de paiement moderne gagne du terrain.

Alors, les cartes d’entreprise à puce sont-elles vraiment incontournables pour les entreprises ?

Qu'est-ce qu'une carte d'entreprise intelligente ?

Les cartes de crédit d’entreprise existent depuis longtemps, mais il devient de plus en plus évident qu’elles ont besoin d’une refonte pour notre ère numérique. Par rapport à une carte d’entreprise traditionnelle, les cartes d’entreprise à puce ont en quelque sorte un cerveau.

À son niveau le plus élémentaire, une carte d’entreprise à puce permet à un utilisateur d’effectuer des paiements par débit, crédit ou prépaiement – tout comme une carte d’entreprise traditionnelle. Cependant, les cartes d’entreprise intelligentes sont également intégrées à des logiciels financiers et fournissent des informations basées sur des données.

En bref, une carte d’entreprise intelligente est une version moderne d’une carte de crédit d’entreprise qui offre des fonctions et des capacités avancées qui dépassent celles des cartes traditionnelles. Ces caractéristiques comprennent des mesures de sécurité et de contrôle améliorées, une gestion des dépenses en temps réel, une comptabilité et des rapports automatisés, ainsi qu’une expérience utilisateur simplifiée pour les titulaires de carte.

Les cartes d’entreprise intelligentes utilisent souvent des technologies avancées telles que l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle et l’analyse de données pour offrir ces capacités améliorées.

En tirant parti de ces technologies, les cartes d’entreprise intelligentes aident les entreprises à gérer plus efficacement leurs dépenses professionnelles, à réduire la fraude et à obtenir des informations précieuses sur leurs habitudes de dépenses.

Quels sont les avantages d'une carte d'entreprise intelligente ?

Les cartes à puce peuvent être configurées avec des limites de dépenses intégrées pour des paiements spécifiques, des employés ou des départements entiers de l’entreprise, pour un contrôle total des dépenses de l’entreprise.

De plus, elles s’intègrent parfaitement aux logiciels de finance tels que la solution de gestion des dépenses Yokoy, ce qui permet une automatisation transparente des finances. Grâce à cette intégration, chaque transaction effectuée avec une carte d’entreprise à puce est directement introduite dans Yokoy, ce qui facilite leur suivi.

De plus, les transactions sont automatiquement rapprochées des reçus stockés. Par conséquent, ton équipe financière est en mesure de garder le contrôle sur l’ensemble du portefeuille de cartes et sur toutes les transactions associées, ce qui offre un niveau de surveillance sans précédent.

En résumé, l’utilisation d’une carte d’entreprise à puce présente de nombreux avantages. Parmi ceux-ci, on peut citer :

Transparence et contrôle accrus

Les cartes d’entreprise intelligentes offrent aux entreprises une plus grande transparence et un meilleur contrôle des dépenses de leurs employés. Les transactions et les cartes sont clairement affichées sur un tableau de bord, ce qui permet aux entreprises de surveiller l’activité des dépenses en temps réel. Les équipes financières peuvent ainsi facilement identifier toute dépense non autorisée ou non conforme et prendre des mesures immédiates.

Les cartes d’entreprise intelligentes offrent également la possibilité de fixer des limites sur le montant que les employés sont autorisés à dépenser, ainsi que sur le lieu et le moment où ils peuvent le faire. Cela permet aux entreprises de contrôler plus étroitement leurs budgets et d’éviter les dépenses excessives.

Des données exploitables

Les cartes d’entreprise intelligentes recueillent des données sur les transactions qui peuvent être utilisées pour donner un aperçu des habitudes de dépenses des départements et des employés. Ces données sont automatiquement reflétées dans l’outil de gestion des dépenses, ce qui permet d’identifier facilement les inefficacités et les possibilités de réduction des coûts en temps réel.

Par exemple, si les données révèlent qu’un service particulier dépasse systématiquement ses dépenses de voyage, les entreprises peuvent appliquer des contrôles de dépenses plus stricts en ajustant les limites ou les flux d’approbation. Les cartes d’entreprise intelligentes peuvent également aider les entreprises à mieux comprendre leurs flux de trésorerie et leur situation financière, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées sur les dépenses futures.

Réduction de la charge de travail

Le rapprochement automatique des transactions et des reçus est un avantage majeur des cartes d’entreprise à puce. Les employés n’ont plus à suivre manuellement les reçus papier pour leurs voyages d’affaires, par exemple, car toutes les transactions sont automatiquement visibles dans l’outil de reporting des dépenses.

Cela permet non seulement aux employés d’économiser du temps et des efforts, mais aussi de réduire la charge de travail de l’équipe financière. Le rapprochement des transactions et des notes de frais se fait en temps réel grâce à l’IA, ce qui évite à l’équipe financière de perdre du temps à faire correspondre manuellement les dépenses et les reçus. Cela réduit la probabilité d’erreurs et permet aux entreprises de traiter les dépenses plus rapidement et plus efficacement.

Réduction des dépenses

Les cartes d’entreprise intelligentes permettent aux entreprises de fixer des limites de dépenses pour leurs employés. Elles peuvent ainsi contrôler plus étroitement leur budget et éviter les dépenses excessives. En limitant le montant que les employés peuvent dépenser ainsi que le lieu et le moment où ils peuvent le faire, les entreprises peuvent réduire les dépenses inutiles et s’assurer que leurs fonds sont utilisés efficacement.

Les cartes d’entreprise intelligentes offrent également la possibilité de suivre les dépenses en temps réel, ce qui permet aux entreprises d’identifier tout dépassement potentiel avant qu’il ne devienne un problème. Dans l’ensemble, cela aide les entreprises à réduire leurs dépenses et à les optimiser.

Sécurité et conformité renforcées

Sécurité et conformité renforcéesLes cartes d’entreprise intelligentes offrent des fonctions de sécurité accrues telles que la surveillance des transactions en temps réel, des alertes instantanées en cas de transactions suspectes et la possibilité de bloquer et de débloquer rapidement les cartes en cas de fraude ou de perte.

Ces caractéristiques permettent de prévenir les activités frauduleuses, de réduire le risque de vol et de protéger les actifs financiers de l’entreprise.

De plus, grâce aux cartes d’entreprise à puce, les entreprises peuvent appliquer des politiques de dépenses et se conformer plus facilement aux exigences réglementaires. Les données de transaction recueillies peuvent être utilisées pour surveiller et appliquer les politiques de conformité, en veillant à ce que les employés ne dépensent pas d’argent pour des dépenses non autorisées ou non conformes.

Opinion

Maximiser la conformité grâce à l'automatisation des rapports de dépenses

L’automatisation des rapports de dépenses a gagné du terrain en tant que solution pour aider les équipes financières à rationaliser leurs flux de travail et à obtenir des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. Mais il y a un autre domaine où l’automatisation peut être extrêmement utile : Rester conforme.

Lars Mangelsdorf,

Co-founder & CCO, Yokoy

Gestion plus rapide des dépenses

Les cartes d’entreprise intelligentes automatisent le processus de gestion des dépenses, en permettant aux employés de soumettre leurs dépenses et leurs reçus en temps réel. Cela réduit le temps et les efforts nécessaires à l’équipe financière pour traiter manuellement les notes de frais et accélère le processus de remboursement.

Une meilleure expérience pour les employés

Les cartes d’employés offrent un moyen moderne et sans tracas de gérer les dépenses, ce sont donc des avantages intéressants si tu veux rendre ta marque employeur plus attrayante.

Grâce à une application mobile, les employés peuvent consulter leurs dépenses, soumettre des reçus et gérer leurs dépenses en déplacement. Cela améliore l’expérience globale des employés, ce qui entraîne une plus grande satisfaction et de meilleurs taux de rétention.

Dans l’ensemble, les cartes d’entreprise intelligentes offrent aux entreprises une gamme d’avantages que les cartes de crédit d’entreprise traditionnelles ne peuvent tout simplement pas égaler.

Avant que tu partes…

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Administration des cartes à puce et cartes virtuelles d'entreprise

Un autre avantage majeur des cartes d’entreprise intelligentes est qu’elles s’accompagnent de beaucoup moins d’efforts administratifs qu’une carte d’entreprise traditionnelle.

Une intégration dans un outil comme Yokoy fait de l’administration des cartes un processus beaucoup plus fluide. Tu as maintenant un point de contact central, où tu peux émettre de nouvelles cartes et les gérer – tout cela en appuyant sur un bouton.

Penses-y : un employé perd sa carte ou se la fait voler. Comment faire pour lui en procurer une nouvelle ?

Traditionnellement, c’est un processus long et fastidieux qui va du blocage de l’ancienne carte à la demande d’une nouvelle, en passant par la réception et l’activation de celle-ci.

Avec une carte d’entreprise intelligente intégrée, en revanche, tu as le contrôle total. Gèle ou bloque une carte qui a disparu en appuyant simplement sur un bouton. Tu peux émettre une nouvelle carte sans avoir à t’occuper de toute la paperasserie, à imprimer des formulaires et à les envoyer par la poste.

Si tu veux encore plus de flexibilité, tu peux utiliser des cartes virtuelles d’entreprise, que tu peux fournir directement sur les téléphones de tes employés. Ces cartes ne comportent ni frais annuels, ni frais de transaction, et permettent de centraliser toutes les transactions en un seul endroit. Ainsi, ils accèdent en quelques secondes à un moyen de paiement adapté exactement à leurs besoins.

Un collègue du marketing a besoin de payer des frais d’abonnement récurrents pour différents outils ? Donne-lui accès à une carte virtuelle. Il y a eu un changement de programme et ton agent commercial doit réorganiser son vol d’affaires ? Donne-lui accès à une carte virtuelle et augmente temporairement les limites de dépenses.

Dans l’ensemble, une carte d’entreprise virtuelle t’offre toutes les caractéristiques d’une carte d’entreprise intelligente sous forme physique – par exemple la possibilité de fixer des limites de dépenses individuelles – tout en étant intégrée à ton logiciel dorsal pour obtenir des informations détaillées sur les dépenses.

Smart lodge cards

Avant de conclure, il convient de faire la distinction entre les cartes d’entreprise intelligentes et les cartes d’hôte.

Les cartes Lodge sont utilisées pour automatiser le paiement des voyages d’affaires et, tout comme les autres cartes émises par Yokoy, les cartes Lodge ne comportent pas de frais de change, pas de frais de transaction et des remises en espèces sur toutes les transactions.

La correspondance entre les factures de voyage et les transactions se fait automatiquement, et les responsables des voyages ou l’équipe financière peuvent voir toutes les transactions en temps réel, dans le module de gestion des dépenses de Yokoy.

Ainsi, si tu envisages de moderniser ton programme de cartes d’entreprise, il serait peut-être judicieux de ne pas te limiter aux cartes d’achat ou aux cartes d’employés, mais d’envisager également les cartes d’hébergement, afin de simplifier la gestion de tes frais de voyage.

Tu peux en savoir plus ci-dessous.

Yokoy Smart Lodge Card

Une seule carte pour toutes tes réservations de voyage

Paie en toute sécurité les vols, les trains, les hôtels et les services de voyage à l’aide d’une seule carte Smart Lodge centrale. Pas de frais de transaction, pas de frais de change, pas de frais de carte.

Vers un avenir automatisé

L’évolution vers un avenir numérique des paiements est bien engagée et la pandémie n’a fait qu’accélérer la vitesse de cette transition.

La voie du progrès est claire et montre que l’argent liquide est de plus en plus remplacé par des paiements sans contact. Les portefeuilles virtuels, les documents de voyage virtuels et les données biométriques deviennent la norme pour les particuliers et les entreprises. Ils permettent une plus grande sécurité, une commodité accrue, une meilleure surveillance et une réduction des coûts.

Une série de facteurs continue à se développer, notamment l’adoption accrue des smartphones, l’augmentation des achats en ligne et la facilité d’effectuer des paiements numériques.

Les cartes d’entreprise intelligentes ne sont qu’une méthode que les entreprises peuvent utiliser pour obtenir un nouveau niveau de contrôle des dépenses tout en améliorant l’efficacité et en réduisant la charge de travail. Une intégration sans faille avec les systèmes analytiques permet d’identifier facilement les fraudes et d’affiner davantage le processus financier à l’avenir.

Prochaines étapes

Chez Yokoy, nous connaissons ce potentiel et nous proposons des cartes d’entreprise intelligentes qui sont directement intégrées à notre solution globale de gestion des dépenses, te fournissant toute l’automatisation financière, la commodité et le contrôle des coûts que tu es en droit d’attendre d’une solution de paiement moderne.

Si tu veux voir comment tu peux intégrer nos cartes dans ta solution de gestion des dépenses, tu peux réserver une démo ci-dessous.