Comment les cartes d’entreprise virtuelles renforcent le contrôle des dépenses et limitent les dépenses discrétionnaires

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Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Les cartes virtuelles d’entreprise résolvent un problème très spécifique pour les moyennes et grandes entreprises : elles permettent aux entreprises de renforcer ou d’assouplir leur contrôle des dépenses tout en gardant une vue d’ensemble en temps réel des dépenses de l’entreprise.

Contrairement aux cartes traditionnelles, ces cartes de paiement intelligentes peuvent être entièrement intégrées dans un logiciel de gestion des dépenses et de reporting des dépenses, garantissant une véritable automatisation de bout en bout de l’ensemble du processus de gestion des dépenses.

 

Et si nous regardons les dernières données de Visa, il est sûr de dire que de plus en plus d’entreprises commencent à voir les avantages de passer des cartes physiques aux cartes virtuelles.

 

Le rapport de Visa sur les méthodes de paiement B2B montre qu’une entreprise sur trois a réduit son utilisation de chèques au profit de méthodes de paiement électroniques telles que les cartes virtuelles, avec des cas d’utilisation allant du paiement des factures des fournisseurs aux cartes à usage unique pour les dépenses des employés. De plus, le marché des cartes virtuelles devrait continuer de croître, atteignant 500 milliards de dollars d’ici 2025.

 

Dans cet article, j’aborderai les défis que ces cartes d’entreprise résolvent, les avantages des cartes virtuelles par rapport aux cartes traditionnelles et pourquoi les cartes d’entreprise virtuelles sont la solution idéale pour limiter les dépenses discrétionnaires.

 

Commençons par les bases.

Table of Contents

Que sont les cartes d'entreprise virtuelles et en quoi diffèrent-elles des cartes physiques ?​

Fondamentalement, les cartes d’entreprise virtuelles et physiques font la même chose : elles permettent aux entreprises de payer leurs dépenses. Tout comme les cartes physiques, les cartes virtuelles ont un titulaire de carte, un numéro de carte, une date d’expiration et un CVV.

 

Les cartes virtuelles peuvent être émises en déplacement, peuvent être utilisées pour une variété de paiements – principalement des paiements en ligne, et peuvent être facilement ajoutées aux portefeuilles numériques pour les paiements mobiles. Ainsi, par exemple, si vous utilisez les cartes d’entreprise à puce de Yokoy et que vous avez un voyage d’affaires à venir, vous pouvez choisir de payer les dépenses de voyage avec votre carte virtuelle Yokoy, via votre portefeuille mobile.

 

Examinons maintenant quelques différences – je vais me référer aux cartes d’entreprise virtuelles de Yokoy et les comparer aux cartes traditionnelles d’autres fournisseurs.

 

Cartes virtuelles :

 

  • Peut être créé à la demande par n’importe quel responsable hiérarchique ou administrateur financier, directement depuis l’application Yokoy.
  • Peut être gelé et résilié en un clic, depuis notre plateforme.
  • Peut être utilisé pour des transactions uniques – dans ce cas, on les appelle des cartes à usage unique, ou pour des transactions multiples telles que des paiements d’abonnement récurrents par exemple.
  • Peut être personnalisé avec un contrôle granulaire des dépenses, des limites de dépenses aux restrictions de catégories ou de fournisseurs.
  • Peut être utilisée comme carte de voyage virtuelle pour les voyageurs qui doivent effectuer des achats ponctuels lors d’un voyage d’affaires.
  • Et bien sûr, étant virtuelles, ces cartes ne peuvent pas être perdues, volées ou partagées entre les employés, ce qui en fait d’excellents outils contre la fraude aux dépenses.

 

Ce sont les différences de haut niveau entre les cartes virtuelles d’entreprise et les cartes physiques. Examinons maintenant les principaux avantages et limites des cartes d’entreprise virtuelles, avant de nous plonger dans le sujet des dépenses discrétionnaires.

Avantages et inconvénients des cartes d'entreprise virtuelles

Commençons par les avantages – encore une fois, tout ce que je mentionne ici fait référence à nos cartes d’entreprise à puce, et non aux cartes d’entreprise générales. Si vous êtes curieux d’en savoir plus sur les cartes Yokoy, vous pouvez consulter notre page dédiée : Cartes d’entreprise à puce, ou regarder le webinaire ci-dessous.

Webinar

Pourquoi tu as besoin de cartes d'entreprise intelligentes

Quels sont les avantages des cartes d’entreprise intelligentes ? Et comment peux-tu en bénéficier dans la pratique ?

Principaux avantages des cartes virtuelles

VALIDITÉ TEMPORAIRE​

L’un des principaux avantages des cartes virtuelles est probablement leur nature temporaire. Ces cartes peuvent être émises avec une période de validité prédéterminée, limitant leur utilisation à une période, une transaction, un fournisseur, une catégorie, une équipe, etc. spécifiques. Cela réduit considérablement le risque d’utilisation non autorisée.

CONTRÔLES GRANULAIRES DES DÉPENSES​

Comme mentionné précédemment, les cartes virtuelles sont livrées avec des limites de dépenses personnalisables, vous pouvez donc définir des limites de dépenses spécifiques sur chaque carte, en les adaptant à des employés ou des services individuels. De plus, vous pouvez émettre des cartes virtuelles à usage unique pour des projets ponctuels par exemple, ou pour des événements d’équipe, des déjeuners clients, etc.

 

Les cartes à usage unique expirent immédiatement après la première utilisation, si l’autorisation était supérieure à 1 euro ou GBP, il n’y a donc aucun risque que les cartes soient réutilisées.

AUTOMATISATION COMPLÈTE DES RAPPORTS DE DÉPENSES

Totalement intégrées à la suite de gestion des dépenses Yokoy, nos cartes virtuelles, tout comme nos cartes à puce physiques, permettent d’automatiser la gestion de vos dépenses de bout en bout. Il n’y a pas besoin de feuilles de calcul et de tableaux Excel supplémentaires avec les détails des transactions, de sorte que le fardeau de la soumission des dépenses est supprimé pour les employés.

Rapprochement automatisé avec les notes de frais

Les cartes virtuelles facilitent la vie non seulement des employés, mais aussi des administrateurs. Les équipes financières n’ont plus à perdre de temps à rapprocher manuellement les transactions des notes de frais, car toutes les données sont disponibles instantanément sur la plateforme Yokoy.

SÉCURITÉ AMÉLIORÉE ET PROTECTION CONTRE LA FRAUDE​

Les cartes virtuelles ajoutent une couche de sécurité supplémentaire aux transactions commerciales en minimisant le besoin de partager les détails sensibles de la carte. Avec une validité et une utilisation limitées, le risque de fraude à la carte ou de transactions non autorisées est considérablement réduit. 

 

De plus, les cartes virtuelles intelligentes de Yokoy déclenchent des notifications en temps réel en cas de violation de la politique ou d’éléments potentiellement frauduleux, ce qui permet aux gestionnaires et aux administrateurs d’identifier facilement une utilisation inappropriée.

LIMITER LES PAIEMENTS PRIVÉS

Les cartes virtuelles sont parfaites pour les employés, car elles peuvent être immédiatement utilisées pour remplacer les cartes de crédit personnelles, leur épargnant ainsi l’inconvénient d’utiliser des fonds personnels pour couvrir les dépenses professionnelles. En même temps, cela permet aux entreprises de suivre et de contrôler plus facilement les dépenses, c’est donc une situation gagnant-gagnant.

DONNÉES SUR LES DÉPENSES EN TEMPS RÉEL POUR UNE VISIBILITÉ DE BOUT EN BOUT ​

Les cartes d’entreprise à puce physiques et virtuelles fournissent aux administrateurs et aux équipes financières des données sur les dépenses en temps réel, donnant des informations détaillées sur ce qui est dépensé, comment et par qui. Grâce au suivi en temps réel des transactions, les équipes financières peuvent rapidement identifier les divergences ou irrégularités potentielles, rationalisant ainsi le processus de rapprochement.

FLEXIBILITÉ POUR LES UTILISATEURS ET LES ADMINISTRATEURS​

Les cartes virtuelles ont l’avantage de pouvoir être résiliées immédiatement, sans gaspillage pour l’entreprise. Comme aucune carte en plastique n’est émise, les employés n’ont pas besoin de retourner les cartes résiliées. De plus, elles sont très flexibles car vous pouvez les définir comme des cartes à usage unique ou à usage multiple, pour limiter les risques et les violations potentielles des politiques.

Risques liés aux cartes virtuelles d'entreprise

Celui-ci est vraiment simple, car il n’y a qu’un seul inconvénient en ce qui concerne les cartes d’entreprise virtuelles : elles ne peuvent être utilisées pour les paiements mobiles que via des portefeuilles numériques, donc à moins que vous n’ayez cela, vous ne pouvez pas les utiliser en déplacement pour payer achats en magasin.

 

Mais à part cela, vous pouvez utiliser des cartes virtuelles pour absolument n’importe quelle transaction, et elles sont idéales pour les paiements en ligne.

 

Avant de passer au sujet des dépenses discrétionnaires, un mot sur notre Smart Lodge Card. Ce type de carte est une carte de voyage d’entreprise virtuelle, ce qui signifie que son utilisation principale est le paiement des achats avant le voyage, tels que les réservations d’hôtel ou les billets de voyage. Vous pouvez en savoir plus ci-dessous.

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Comment les cartes d'entreprise virtuelles limitent les dépenses discrétionnaires

Limiter les dépenses discrétionnaires est non seulement judicieux d’un point de vue commercial, mais également crucial pour maintenir la stabilité financière et la croissance à long terme.

 

Sans une gestion efficace des dépenses, les entreprises peuvent engager sans le savoir des coûts excessifs, entraînant une rentabilité réduite et des inefficacités financières. En outre, l’absence d’une politique de dépenses claire peut également contribuer à un manque de transparence, ce qui rend difficile pour les équipes financières d’identifier et de résoudre efficacement les problèmes.

 

Bien que nous aimions que nos clients fassent tellement confiance à leurs employés qu’ils n’aient pas mis en place de politiques strictes pour les dépenses discrétionnaires, nous avons vu plusieurs cas d’entreprises perdant des millions chaque année à cause de dépenses discrétionnaires ou discrétionnaires.

En fait, c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les clients optent pour les cartes d’entreprise à puce de Yokoy. Par exemple, un de nos clients a lutté avec des dépenses discrétionnaires incontrôlées pendant plus de 10 ans. Ils devaient toujours attendre la fin du mois pour avoir une idée de combien leurs employés dépensaient, et les conversations avec les employés qui dépensaient trop n’étaient jamais agréables.

 

Lors de l’adoption des cartes virtuelles, ils ont observé une réduction remarquable de 30 % des dépenses des employés, ce qui s’est traduit par une rentabilité accrue et une situation financière plus solide. Et cette situation est assez fréquente. Nous parlons à de nombreuses entreprises qui aimeraient avoir plus de contrôle sur les dépenses des employés, mais hésitent à mettre en place trop de restrictions, à ne pas nuire à leur culture d’entreprise ou à introduire une bureaucratie inutile.

 

Notre conseil est d’équiper leurs employés de cartes d’entreprise à puce – physiques ou virtuelles, et d’utiliser des cartes à usage unique lorsque cela est nécessaire pour contrôler les dépenses discrétionnaires.

Par exemple, les événements d’entreprise ou d’équipe avec un budget fixe peuvent être payés avec des cartes à usage unique. Les achats ponctuels en ligne à des fins professionnelles sont également un bon candidat – il n’est pas nécessaire de donner une carte permanente à un employé s’il doit payer une session de formation ponctuelle, par exemple.

 

Les frais de déplacement des employés qui ne voyagent pas habituellement et qui n’ont pas besoin d’une carte physique régulière peuvent également être payés avec des cartes virtuelles. De cette façon, l’entreprise ne gaspille pas de ressources sur des cartes physiques et les employés n’ont pas à payer avec leurs cartes personnelles.

Une autre utilisation recommandée des cartes virtuelles concerne les secteurs où des travailleurs temporaires sont employés, par exemple dans la construction, le commerce de détail, les restaurants à service rapide, etc. Les entreprises peuvent toujours donner à leurs employés des cartes d’entreprise, mais elles peuvent utiliser des cartes virtuelles pour limiter les dépenses et simplifier la procédure de résiliation des cartes une fois les contrats des travailleurs terminés.

 

Voici quelques exemples supplémentaires de catégories de dépenses où les cartes virtuelles peuvent venir à la rescousse :

 

  • Participation à un événement – par exemple, votre équipe de vente assiste à un salon professionnel et vous voulez vous assurer qu’elle respecte un budget.
  • Le travail sous-traité à des contributeurs indépendants et le paiement de garanties et d’autres supports marketing de ce type sont un cas d’utilisation courant pour les entreprises technologiques.
  • Dépenses effectuées lors de sorties sur le terrain, de visites de clients, etc. Par exemple, nos clients de l’industrie manufacturière envoient souvent leurs ingénieurs dans des entrepôts ou des sites de production. Les cartes virtuelles sont parfaites pour de telles visites.

Prochaines étapes

Les cartes virtuelles d’entreprise présentent une solution transformatrice pour les moyennes et grandes entreprises, offrant des avantages tels que des contrôles granulaires des dépenses, une automatisation complète des rapports de dépenses, une sécurité renforcée et des données de dépenses en temps réel pour une visibilité complète.


Pour vraiment découvrir la puissance des cartes virtuelles d’entreprise de Yokoy et découvrir comment elles peuvent transformer le contrôle des dépenses de votre organisation, je vous invite à réserver une démonstration ci-dessous.

Simplifiez la gestion de vos dépenses​

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