Conformidad en Luxemburgo
- Last updated: diciembre 13, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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En Luxemburgo, el cumplimiento es la piedra angular de la gestión de gastos.
Las organizaciones luxemburguesas que participan en la gestión de gastos se enfrentan a una meticulosa e intrincada red de requisitos legales. El cumplimiento de estas normas no es sólo una obligación legal, sino un testimonio del compromiso de Luxemburgo con la defensa de operaciones financieras transparentes y basadas en principios.
Navegar eficazmente por este panorama es imperativo para las empresas que pretenden optimizar las prácticas de gasto al tiempo que mantienen una reputación de conducta ética inquebrantable.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según la normativa luxemburguesa, las empresas pueden procesar y almacenar los recibos electrónicamente y no tienen que almacenar recibos físicos. Sin embargo, el gobierno también exige que las herramientas de gestión de gastos adquieran la certificación PSDC del proveedor certificado para almacenar los recibos de gastos digitalmente.
Si la herramienta de gestión de gastos no es conforme y no está certificada por la PSDC, las empresas deben recopilar y almacenar recibos físicos para que el reembolso de los gastos empresariales sea válido.
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados hacer una foto del recibo o cargar un recibo de gastos digital y enviarlo a través de la aplicación móvil o web de Yokoy. Una vez cargados, Yokoy procesa y extrae todos los recibos y prepara automáticamente el informe de gastos en cuestión de segundos. En caso de posibles fraudes o incumplimientos de la política, Yokoy activa inmediatamente una advertencia para resaltar el evento específico.
Dependiendo del flujo de trabajo específico y de la política de la empresa, el informe de gastos puede ser comprobado por múltiples partes antes de ser aprobado y contabilizado en la herramienta ERP o de Finanzas, garantizando la corrección e integridad del comprobante.
Yokoy cumple la normativa GDPR y almacena los recibos de forma segura durante el periodo de conservación legal en sus servidores alojados en la UE. Sin embargo, para cumplir con la normativa local de Luxemburgo, Yokoy recomienda a las empresas que almacenen los recibos físicos.
Per Diem
Regulaciones vigentes
Las dietas son cantidades fijas que se pagan a los empleados por los gastos en que incurren durante un viaje de negocios, como comidas, alojamiento y gastos imprevistos, sin necesidad de tener un recibo de gastos como justificante.
Los empleados luxemburgueses tienen derecho a percibir dietas por sus viajes de trabajo. El gobierno luxemburgués define las dietas y establece el límite permitido para el reembolso de comidas y alojamiento, que no tiene implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier cantidad que supere los límites se considera renta imponible para el empleado.
Dietas domésticas
El Gobierno luxemburgués clasifica las dietas en dietas diarias y dietas nocturnas.
Para los gastos relacionados con las dietas diarias, los empleados no tienen que presentar un justificante de recibo; para las dietas nocturnas, como el alojamiento y el desayuno, los empleados deben presentar un justificante de recibo.
Si el trabajador no presenta el justificante, sólo se le concederá el 20% de la dieta completa. Según la normativa, los trabajadores tienen derecho a percibir
- 14 euros en concepto de dietas
- 56 euros en concepto de pernoctación
Dietas extranjeras
Las dietas por viaje de negocios al extranjero dependen del país al que viaje el empleado. En el caso de los países que presiden el Consejo de la Unión Europea, la dieta nocturna aplicable se incrementa en un 10% durante el periodo de presidencia.
La solución de Yokoy
Yokoy puede calcular automáticamente las dietas en función del viaje de negocios sin necesidad de que los empleados realicen ningún trabajo manual. Si el usuario recibe dietas superiores a la tarifa gubernamental, la diferencia puede contabilizarse y exportarse de forma diferente en la herramienta de Finanzas.
En el caso de las dietas nocturnas, para las que los empleados deben presentar un justificante de recepción, al reservar un viaje o alojamiento, según la plataforma de viajes, Yokoy importa la factura y otra información relacionada con el viaje desde el proveedor de viajes y crea un viaje automáticamente.
Además, con Yokoy los empleados pueden hacer una foto del recibo o cargar un comprobante de gastos digital y enviarlos a través de la aplicación móvil o web de Yokoy.
Una vez importados/cargados, Yokoy procesa y extrae toda la información necesaria del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en cuestión de segundos. Esto le permite reembolsar fácilmente a los empleados y cumplir la normativa sin ningún esfuerzo.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Las dietas por kilometraje están destinadas a cubrir los gastos de desplazamiento del empleado en viajes de negocios cuando utiliza un vehículo privado.
Según la normativa luxemburguesa, los empresarios pueden reembolsar un máximo de 0,30 euros por kilómetro para cualquier número de kilómetros acumulados durante un año. Cualquier cantidad que supere el límite máximo debe estar sujeta al impuesto sobre la renta.
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y, por tanto, puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más que las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el importe en exceso por separado en la herramienta de Finanzas.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El Gobierno luxemburgués aplica tipos de IVA al intercambio de bienes y servicios. Existen cinco tipos de IVA diferentes relevantes para la gestión de gastos
- Tipo normal del IVA del 17% – se aplica a todos los bienes y servicios importantes.
- Tipo de IVA intermedio del 14% – se aplica a determinados Vinos, productos de lavado y limpieza, folletos publicitarios, gestión y custodia de valores, calefacción, ventilación y aire acondicionado; minerales sólidos inflamables, aceite mineral y leña utilizada como combustible.
- Tipo reducido del IVA del 8% – se aplica al suministro de gas y electricidad, servicios de limpieza doméstica privada, peluquería, reparación de bicicletas, calzado y cuero, flores cortadas y plantas utilizadas para decoración, etc,
- Tipo reducido de IVA del 3% – se aplica a determinados alimentos y bebidas; productos médicos y farmacéuticos para personas discapacitadas, determinados libros y periódicos, servicio de radiodifusión y televisión, suministros agrícolas, transporte, parques de atracciones, alojamiento en hoteles, restaurantes, etc,
- Tipo cero de IVA del 0% – se aplica a las entregas intracomunitarias de bienes, exportaciones
Aplicable para el año 2023
Del 1 de enero de 2023 al 31 de diciembre de 2023, el gobierno de Luxemburgo redujo los tipos de IVA y se aplicarán durante el periodo específico de la siguiente manera
- Tipo normal del IVA del 17% al 16
- Tipo intermedio del IVA del 14% al 13
- Tipo de IVA reducido del 8% al 7%
El tipo de IVA reducido del 3% seguirá siendo aplicable sin ningún cambio.
Nota: Los antiguos tipos de IVA del 17%, 14%, 8% y 3% se restablecerán el 1 de enero de 2024.
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos y las empresas también pueden añadir tipos de IVA adicionales para su extracción. Yokoy extrae todos los tipos de IVA relevantes del recibo de gastos y los registra en el ERP o sistema financiero.
Además, Yokoy ayuda a los clientes a reclamar el IVA, ofreciéndoles una integración estándar con los proveedores de reclamación del IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente los tipos de IVA extraídos para países específicos, así como la imagen correspondiente del recibo de gastos a la herramienta de reclamación del IVA.
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