Conformidad en España
- Last updated: agosto 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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En el ámbito de la gestión del gasto en España, el cumplimiento emerge como una consideración fundamental.
Las empresas españolas que se dedican a la gestión del gasto se enfrentan a un marco multifacético de normas y expectativas. Cumplir con estas estipulaciones de cumplimiento no sólo es obligatorio desde un punto de vista legal, sino que también refleja la dedicación de España a defender metodologías financieras transparentes y éticas.
La competencia en la negociación de estas regulaciones es indispensable para las empresas que se esfuerzan por perfeccionar los procedimientos de gasto manteniendo al mismo tiempo los más altos estándares de honestidad y responsabilidad.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según la normativa española, las empresas pueden almacenar los recibos de gastos de forma digital.
El gobierno también permite a las empresas almacenar los recibos de gastos de forma digital siempre que la herramienta de gestión de gastos sea compatible y esté certificada por la Agencia Tributaria Española (AEAT).
Si la herramienta de gestión de gastos no es conforme y no está certificada por la AEAT, las empresas deberán recopilar y almacenar los recibos físicos de gastos para un reembolso válido de los gastos comerciales.
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados cargar o tomar fotografías de recibos y enviarlos en la aplicación Yokoy (teléfono móvil o computadora).
Yokoy extrae todos los datos necesarios de la imagen, prepara el informe de gastos automáticamente en unos segundos e incluso valida el informe de gastos generando advertencias para resaltar eventos específicos (por ejemplo, duplicado de la imagen).
Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, los datos y las imágenes pueden ser verificados por varias partes (incluido el equipo de Finanzas) antes de que se apruebe el gasto, se registre en la herramienta de Finanzas y se reembolse al empleado. Dichos controles pueden incluir la exactitud de los datos o la calidad e integridad de la imagen.
Además, Yokoy tiene la posibilidad de firmar fotografías conformes con la Agencia Tributaria Española (AEAT).
Per Diem
Regulaciones vigentes
Según la normativa española, las empresas pueden reembolsar viáticos para compensar a los empleados por el coste incurrido durante el viaje de negocios. Si el empleado viaja y reside en un lugar de trabajo temporal durante más de nueve meses, las dietas quedarán sujetas al impuesto sobre la renta.
Los viáticos dependen en gran medida de la ubicación y la duración del viaje de negocios. Las empresas deben cumplir con las asignaciones definidas por el gobierno español en función de la ciudad o el país al que viaja el empleado; si la empresa reembolsa a los empleados más de lo recomendado por el gobierno, la cantidad adicional estará sujeta a impuestos.
Dietas domésticas
- Si el empleado realiza un viaje de negocios nacional con pernoctación, tendrá derecho a recibir 53,34 € como asignación diaria.
- Si el empleado realiza un viaje de negocios sin pasar la noche, tendrá derecho a recibir 26,67 € como asignación diaria.
Dietas extranjeras
- Si el empleado viaja a un destino extranjero con pernoctación para un viaje de negocios, entonces el empleado tiene derecho a recibir 91,35 € como asignación diaria.
- Si el empleado viaja a un país extranjero sin pasar la noche, tendrá derecho a recibir 48,08 € como asignación diaria.
La solución de Yokoy
Una empresa puede ingresar diferentes tarifas de viáticos y las respectivas reglas de cálculo. De este modo, los viáticos se calculan automáticamente en función de las tarifas y las reglas de cálculo, sin necesidad de ningún trabajo manual por parte de los empleados. Si el usuario recibe una asignación superior a la tasa gubernamental, la diferencia se puede registrar/exportar de manera diferente a la herramienta de Finanzas.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Las empresas pueden reembolsar a los empleados los gastos incurridos por el uso de un vehículo privado para un viaje de negocios. En tales casos, los empleados tienen derecho a recibir 0,19 € por kilómetro como “asignación de kilometraje” recomendado por el gobierno.
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y por lo tanto puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más de las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el monto excedente por separado en la herramienta Finanzas.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno español aplica tipos de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Las empresas deben declarar el IVA a las autoridades fiscales de forma digital a través del SII. Aquí hay cuatro tipos de IVA diferentes relevantes para la gestión de gastos:
- Tasa estándar de IVA del 21% para todos los bienes y servicios
- 10% tipo de IVA intermediario
- 4% tipo reducido de IVA
- 0% tipo de IVA
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos (consulte la tabla anterior) en las imágenes del recibo. Las empresas también pueden agregar tasas de IVA adicionales para la extracción, si corresponde.
Yokoy también puede extraer tasas de IVA de otros países (por ejemplo, Alemania) y registrarlas/exportarlas por separado en la herramienta Finanzas.
Además, Yokoy ofrece integraciones estándar con proveedores externos de reclamación de IVA, mediante las cuales las imágenes de los recibos y las tasas de IVA extraídas para países específicos se envían automáticamente desde Yokoy al tercero.
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