Conformidad en Bélgica
- Last updated: diciembre 13, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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En Bélgica, el cumplimiento de las normas es un pilar fundamental dentro del complejo marco de la adhesión a la normativa.
El cumplimiento de estas normas no es un mero mandato legal, sino un reflejo de la dedicación de Bélgica a fomentar prácticas financieras transparentes y basadas en principios.
A medida que nos adentramos en los matices del panorama belga en materia de cumplimiento normativo, este blog pretende arrojar luz sobre los retos y las oportunidades que encuentran las empresas en su intento de ajustarse a los requisitos normativos.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según el gobierno belga, las empresas pueden procesar y almacenar recibos digitales utilizando una herramienta de gestión de gastos. Para cumplir los requisitos normativos, la herramienta de gestión de gastos debe haber obtenido el permiso y la certificación del gobierno belga.
Si la herramienta no tiene la certificación, las empresas deben almacenar los recibos originales a efectos de auditoría.
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados hacer una foto del recibo o cargar un recibo de gastos digital y enviarlo a través de la aplicación móvil o web de Yokoy. Una vez cargados, Yokoy procesa y extrae todos los recibos y prepara automáticamente el informe de gastos en cuestión de segundos. En caso de posibles fraudes o incumplimientos de la política, Yokoy activa inmediatamente una advertencia para resaltar el evento específico.
Dependiendo del flujo de trabajo específico y de la política de la empresa, el informe de gastos puede ser comprobado por varias partes antes de ser aprobado y registrado en la herramienta de ERP o Finanzas, garantizando que el recibo sea correcto y esté completo.
Yokoy se adhiere a la normativa GDPR y almacena los recibos de forma segura durante el período de retención legal en sus servidores alojados en la UE. Sin embargo, para cumplir con la normativa belga, Yokoy recomienda a las empresas almacenar los recibos físicos.
Per Diem
Regulaciones vigentes
Las dietas son cantidades fijas que se pagan a los empleados por los gastos en que incurren durante un viaje de negocios, como comidas, alojamiento y gastos imprevistos, sin necesidad de tener un recibo de gastos como justificante.
En Bélgica, los empleados tienen derecho a percibir dietas por su viaje de trabajo. Las dietas están definidas por el gobierno belga, que establece el límite permitido para el reembolso de comidas y alojamiento sin implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier cantidad que supere estos límites se considera renta imponible para el empleado.
Dietas nacionales
Según el gobierno belga, el importe base de las dietas nacionales es de 10,00 euros/día y el importe máximo es de 19,99 euros/día a partir del 1 de enero de 2023. Para recibir dietas, el viaje de negocios debe cumplir ciertos requisitos,
- La duración del viaje de negocios debe ser de al menos seis horas
- La distancia del viaje debe ser superior a 25 kilómetros fuera del domicilio o de la dirección de la oficina de la empresa
Por alojamiento, los empleados tienen derecho a recibir 149,99 euros/noche
Reducciones
- Cualquier alojamiento o manutención proporcionados por el empleador deben reducirse y contabilizarse para el empleado.
- Si el empleado recibe un vale de comida para el día, la dieta diaria debe reducirse con el importe que el empleador haya pagado por el vale de comida (máx. 6,91 euros por vale de comida).
Viaje de negocios al extranjero
Todos los años, el gobierno belga anuncia dietas diarias para el extranjero. Las dietas cubren el coste de la comida y otros pequeños gastos como el transporte local, bebidas, aperitivos y telecomunicaciones durante el viaje de negocios.
Sólo tienen derecho a percibir dietas los empleados que trabajan dentro de una empresa (empleados no de campo) y que no viajan a diario.
El gobierno divide las dietas en dos categorías,
- Categoría 1: Viajes de negocios cortos – Viajes de negocios de duración <30 días naturales consecutivos.
- Categoría 2: Viajes de negocios largos – Viajes de negocios que duran más de 30 días naturales consecutivos hasta 24 meses.
Dependiendo de la ubicación, las tarifas máximas de Dietas para estas dos categorías se pueden encontrar en el documento adjunto a continuación. Además, los empleados sólo tienen derecho a percibir Dietas hasta 24 meses. Más allá de 24 meses, las dietas se consideran ingresos imponibles para el empleado.
Si el empleado viaja a varios países, las dietas se concederán en función del lugar de pernoctación.
Viaje de negocios de un día
Se aplica a los viajes de negocios que duran un solo día, es decir, la salida y la llegada del viaje de negocios se producen el mismo día. En estos casos, si el viaje de negocios dura
- más de 10 horas, puede solicitarse una dieta por día completo
- menos de 10 horas, se aplicarán las dietas nacionales.
Reducciones
Las reducciones/deducciones deben aplicarse cuando el empresario ya había abonado alguna de las dietas por el viaje de negocios. Si el alojamiento ya ha sido proporcionado o pagado por el empleador, la dieta de alojamiento no será aplicable. En caso de que el empleador proporcione alguna de las comidas durante el viaje de negocios, deberán aplicarse las siguientes reducciones,
- Desayuno: 15% de la dieta diaria
- Almuerzo: 35% de la dieta diaria
- Cena: 45% de las dietas
En caso de viaje de negocios, el trabajador sólo puede percibir el importe de los gastos reales o las dietas establecidas por el gobierno belga.
La solución de Yokoy
Como puede imaginar, estas reglas pueden ser bastante complejas, y siempre debe verificar el historial de viajes del usuario para calcular las Dietas y comprobar la cantidad que entra en el impuesto sobre la renta.
Yokoy puede calcular automáticamente las tarifas Per Diem basándose en el viaje de negocios y las reglas de cálculo sin requerir ningún trabajo manual por parte de los empleados.
Si el usuario recibe dietas superiores a la tasa gubernamental, la diferencia puede contabilizarse y exportarse de forma diferente en la herramienta de Finanzas.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Las dietas por kilometraje están destinadas a cubrir los gastos de desplazamiento del trabajador por cuenta ajena en sus viajes de trabajo cuando utiliza un vehículo privado. Las dietas por kilometraje son independientes de las dietas diarias abonadas por el empresario. El gobierno belga reconoce las dietas por kilometraje mencionadas a continuación para períodos específicos como una cantidad fija para todos los gastos ocasionados por el uso de vehículos privados para un viaje de negocios.
Según el gobierno belga, un empleado tiene derecho a percibir
- 0,4259 euros por kilómetro del 1 de octubre de 2023 al 31 de diciembre de 2023
- 0,4237 euros por kilómetro del 1 de julio de 2023 al 30 de septiembre de 2023
- 0,4246 euros por kilómetro del 1 de abril de 2023 al 30 de junio de 2023
- 0,4259 euros por kilómetro del 1 de enero de 2023 al 31 de marzo de 2023
- 0,4201 euros por kilómetro del 1 de octubre de 2022 al 31 de diciembre de 2022
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y, por lo tanto, puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida.
Además, las empresas pueden preconfigurar la tarifa por kilometraje por adelantado con una fecha de caducidad; por lo tanto, Yokoy reconoce automáticamente las tarifas por kilometraje para un periodo específico, de acuerdo con la normativa belga.
Si una empresa decide pagar más que las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar la cantidad en exceso por separado en la herramienta de Finanzas.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno belga aplica tipos de IVA al intercambio de bienes y servicios. Existen cuatro tipos de IVA diferentes relevantes para la gestión de gastos:
- IVA estándar: se aplica el 21% a la mayoría de los bienes y servicios.
- Tipo de IVA reducido: el 6% y el 12% se aplican a los bienes básicos y a los alimentos servidos en restaurantes, respectivamente.
- Tipo de IVA cero: 0% aplicable a los servicios postales.
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA; las empresas también pueden añadir tipos de IVA adicionales para su extracción. Yokoy extrae todos los tipos de IVA pertinentes para los comprobantes de gastos y los registra en el sistema ERP.
Además, Yokoy ayuda a los clientes a reclamar el IVA a través de una integración con proveedores de reclamaciones de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente los tipos de IVA extraídos para países específicos junto con la imagen del recibo de gastos enviado a la herramienta de reclamación del IVA.
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