Conformidad en Alemania
- Last updated: agosto 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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En Alemania, el cumplimiento es una piedra angular en el ámbito de la gestión del gasto.
Las organizaciones alemanas involucradas en la gestión de gastos se enfrentan a una meticulosa e intrincada red de requisitos legales. Cumplir con estos estándares de cumplimiento no es sólo una obligación legal, sino un testimonio del compromiso de Alemania de mantener operaciones financieras transparentes y basadas en principios.
Navegar por este panorama de manera efectiva es imperativo para las empresas que buscan optimizar las prácticas de gasto y al mismo tiempo mantener una reputación de conducta ética inquebrantable.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según la normativa alemana, las empresas pueden almacenar los recibos de gastos de forma digital.
Los recibos físicos originales ya no son necesarios si la imagen de los recibos está almacenada y alojada en un servidor en Alemania/UE y cumple con los principios de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Los principios del GoBD exigen que las empresas tengan una adecuada gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formularios. Deberá garantizarse la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad durante todo el período de retención en el almacenamiento digital.
El principio también establece que las empresas deben garantizar lo siguiente:
- Trazabilidad y verificabilidad: el procesamiento de transacciones comerciales individuales y los procedimientos de contabilidad y registro utilizados deben ser rastreables. Debe ser posible rastrear el origen y el procesamiento de las transacciones comerciales sin lagunas (auditabilidad progresiva y retrógrada).
- Obligación de llevar registros individuales: La ley estipula que los registros de caja deben llevarse de forma individual. Esto significa que cada transacción comercial (por ejemplo, cada ingreso o gasto registrado en la caja registradora) debe registrarse individualmente. Por razones de razonabilidad, sólo se permiten excepciones a este principio dentro de límites estrechos, normalmente en relación con una «caja registradora de tienda abierta*».
- Integridad: Las transacciones comerciales deben registrarse íntegramente y sin lagunas.
- Corrección: Las transacciones comerciales deberán reflejarse fielmente en los documentos de acuerdo con las circunstancias reales y de conformidad con las disposiciones legales.
- Legibilidad: La reproducción debe corresponderse con el original tanto visualmente como en términos de contenido si se hace legible (verificabilidad visual).
- Evaluabilidad Mecánica: Permitiendo una evaluación técnico-matemática, una búsqueda de texto completo o un examen en el sentido más amplio.
- Copia de seguridad oportuna de los documentos: se debe realizar una copia de seguridad de los recibos con prontitud y protegerlos contra pérdidas. Para la gestión del efectivo, el legislador prescribe en el artículo 146, apartado 1, frase 2 de la AO que se lleven registros.
- Orden: Las transacciones comerciales se registrarán de manera sistemática, clara, inequívoca e identificable.
- Inmutabilidad: Una vez introducida la información en el procedimiento de tratamiento, ya no podrá ser suprimida ni sobrescrita, suprimida, alterada o falsificada sin ser identificada, de modo que ya no pueda determinarse su contenido original.
- Disponibilidad: Los datos sujetos a retención deben estar disponibles (durante el período de retención legal) y deben poder ser legibles sin demora.
- Integridad: Integridad de los contenidos.
- Autenticidad: Autenticidad de origen. Una transacción comercial puede asignarse claramente a un iniciador.
- Confidencialidad: Acceso no autorizado. – tanto la lectura como la escritura – debe evitarse
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados cargar o tomar fotografías de recibos y enviarlos en la aplicación Yokoy (teléfono móvil o computadora).
Yokoy extrae todos los datos necesarios de la imagen, prepara el informe de gastos automáticamente en unos segundos e incluso valida el informe de gastos generando advertencias para resaltar eventos específicos (por ejemplo, duplicado de la imagen).
Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, los datos y las imágenes pueden ser verificados por varias partes (incluido el equipo de Finanzas) antes de que se apruebe el gasto, se registre en la herramienta de Finanzas y se reembolse al empleado.
Dichos controles pueden incluir la exactitud de los datos o la calidad e integridad de la imagen. Yokoy archiva las fotografías de acuerdo con los requisitos para el almacenamiento de fotografías electrónicas durante al menos el período de conservación legal.
Yokoy cumple con las normas de GoBD y se adhiere a todos los principios descritos. Yokoy puede procesar y almacenar recibos de gastos en Alemania; por lo tanto, nunca tendrá que preocuparse por conservar sus recibos de gastos físicos.
Per Diem
Regulaciones vigentes
Los viáticos son asignaciones de monto fijo que se pagan a los empleados por los gastos incurridos durante los viajes (alojamiento, comidas y gastos incidentales) sin necesidad de tener un recibo.
Existen tarifas viáticos definidas por el gobierno alemán, que describen límites permisibles para reembolsos de comidas y alojamiento que no tienen implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier monto que supere estos límites se considera ingreso imponible para el empleado.
Nota: Las tarifas son publicadas anualmente por el Gobierno alemán. Consulte en este enlace las tarifas de dietas en el extranjero.
Deducciones por día
Si el empleado recibe comida de la empresa/empleador o ya la paga junto con el alojamiento, la comida debe deducirse de la asignación diaria. Las deducciones por cada comida pueden variar:
- Desayuno – 20% deducible
- Almuerzo – 40% deducible
- Cena – 40% deducible
Viaje nacional de un día
Los empleados pueden recibir viáticos por viaje de un solo día. Según la normativa alemana, el empleado debe viajar más de 8 horas para recibir las dietas correspondientes a un viaje de negocios de un día.
Si el empleado viaja:
- Más o igual a 8 horas, entonces el empleado tiene derecho a recibir una dieta reducida de 14 €
- Menor o igual a 8 horas, el empleado no tiene derecho a recibir viáticos
Viaje de negocios de varios días
Si el empleado viaja durante varios días y pernocta durante el viaje de negocios, el empleado tiene derecho a recibir:
- Dietas reducidas de 14€ para el día de salida y llegada
- Viático completo para el resto del día(s) durante el viaje de negocios
Regla de viáticos
Las tarifas viáticos están muy influenciadas por la ubicación y la duración del viaje de negocios. El gobierno alemán tiene un conjunto de reglas que pueden variar según cada viaje de negocios.
Regla de medianoche
A diferencia del nombre, el viaje de negocios no necesariamente tiene que ser a medianoche, el empleado puede viajar en cualquier momento del día para recibir viáticos. Si el viaje de negocios cumple con el siguiente requisito, entonces el empleado recibe viáticos según esta regla:
La regla de medianoche se aplica solo si el viaje de negocios se realiza dentro de dos días calendario.
Tiempo de viaje:
- Día 1 = < 8 horas
- Día 2 = < 8 horas
- Tiempo total de viaje = > 8 horas
- Si se cumplen ambos requisitos, el empleado tiene derecho a recibir una dieta de 14€ por ambos días.
Regla de los 3 meses
Según la normativa alemana, las dietas son imponibles después de 3 meses de viajes consecutivos al mismo lugar.
La regla de los 3 meses empieza a aplicarse si el empleado viaja al mismo lugar o trabaja en un lugar de trabajo temporal durante al menos tres días a la semana. Si el empleado viaja al mismo lugar menos de 3 días a la semana, no se aplica la regla de los 3 meses.
Si el empleado percibe dietas durante 3 meses según los criterios arriba mencionados, las dietas están sujetas al impuesto sobre la renta después de 3 meses.
Además, si el empleado no viaja al mismo lugar al menos 4 semanas, entonces el cálculo se reiniciará, dando lugar a un inicio de un nuevo cálculo.
Informe M
Los empleados deben poder tener informes claros sobre su reembolso, incluidas las dietas y las asignaciones de kilometraje, cada mes; esto ayuda a los empleados y empresas a presentar un informe a las autoridades fiscales en Alemania.
Beneficios en especie
En algunos casos, los empleados reciben comida de la empresa, lo que da inicio a la regla de beneficios en especie. En tales casos, el gobierno alemán afirma que si la comida proporcionada por la empresa es mayor de lo recomendado por el gobierno, entonces el valor de la comida se considera sujeto a impuestos.
La solución de Yokoy
Como puede imaginar, estas reglas pueden ser bastante complejas y siempre debe verificar el historial de viajes del usuario para calcular las dietas y verificar el monto que se incluye en el impuesto sobre la renta.
Una empresa puede introducir diferentes viáticos y las respectivas reglas de cálculo. De este modo, los viáticos se calculan automáticamente en función de las tarifas y las reglas de cálculo, sin necesidad de ningún trabajo manual por parte de los empleados. Si el usuario recibe una asignación superior a la tasa gubernamental, la diferencia se puede registrar/exportar de manera diferente a la herramienta de Finanzas.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Los gastos de kilometraje tienen como objetivo cubrir el coste de desplazamiento del empleado en viajes de negocios cuando utiliza un vehículo privado, además de la asignación diaria/per diem.
El gobierno alemán reconoce los siguientes descuentos por kilometraje como una tarifa fija para todos los costes derivados del uso de vehículos privados para un viaje de negocios.
- 0,30€ por Kilómetro para Coche
- 0,20€ por Kilómetro para una Moto
Si el empleado recibe una cantidad superior a la recomendada por el gobierno, la cantidad adicional se incluye en el impuesto sobre la renta.
Por ejemplo: El gobierno recomienda 0,30€ por kilómetro; sin embargo, si el empleado recibe 0,50 € por kilómetro, la diferencia de 0,20 € por kilómetro estaría sujeta al impuesto sobre la renta y deberá contabilizarse de forma diferente.
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y por lo tanto puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más de las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el monto excedente por separado en la herramienta Finanzas.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno alemán aplica tasas de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Hay tres tipos diferentes de IVA relevantes para la gestión de gastos:
- IVA estándar: 19% para la mayoría de los bienes y servicios
- IVA reducido: 7% para atención médica, libros, suministros de agua, alimentos y mucho más.
- Sin IVA/Cero: 0% para bienes y servicios exentos de IVA
Además de estos tipos de IVA, Alemania también aplica un tipo de IVA «especial» para determinados bienes y servicios, como por ejemplo:
- Bienes y servicios sujetos a la regla 30/70
- Regalos >35€
- Regalos <35 €
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos (consulte la tabla anterior) en las imágenes del recibo. Las empresas también pueden agregar tasas de IVA adicionales para la extracción, si corresponde.
Yokoy también puede extraer tasas de IVA de otros países (por ejemplo, Alemania) y registrarlas/exportarlas por separado en la herramienta Finanzas.
Además, Yokoy ofrece integraciones estándar con proveedores externos de reclamación de IVA, mediante las cuales las imágenes de los recibos y las tasas de IVA extraídas para países específicos se envían automáticamente desde Yokoy al tercero.
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