Evitar el fraude en el reembolso de kilometros: la solución Yokoy
- Última actualización: agosto 22, 2023
- Compliance, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
En el panorama empresarial actual, donde el trabajo remoto y las operaciones de campo son comunes, el reembolso de kilometros juega un papel fundamental para garantizar una compensación justa por los gastos de viaje de los empleados.
Para navegar este aspecto crucial de las finanzas empresariales y prevenir posibles fraudes, las empresas están recurriendo a soluciones innovadoras como Yokoy.
En este artículo, profundizamos en las complejidades del reembolso de kilometros, la importancia de una gestión precisa de los gastos y cómo la tecnología impulsada por la IA está transformando el proceso.
Desde simplificar las cargas administrativas hasta prevenir errores y reclamaciones fraudulentas, veamos cómo la adopción de la automatización mejora la eficiencia, el cumplimiento y las operaciones financieras en general.
¿Qué es el reembolso de kilómetros?
El kilometraje comercial se refiere a los costes incurridos cuando los empleados viajan por motivos relacionados con el trabajo utilizando su propio vehículo. Un reclamo de kilómetros comerciales implica presentar una solicitud formal para reducir la obligación tributaria anual, contabilizando los gastos asociados con estos viajes relacionados con el trabajo.
Por lo tanto, los reembolsos de kilómetros son una forma para que los empleados reciban el dinero que gastaron durante sus viajes de negocios.
Cómo funciona el reembolso de kilómetros
La responsabilidad de rastrear las tarifas de kilometraje comercial puede variar y depende de factores como el tipo de vehículo utilizado y la distancia recorrida, pero lo común es que los empleados deben usar su propio automóvil para estos viajes de negocios.
Es posible que se apliquen diferentes reglas y tarifas a diferentes categorías de vehículos, por ejemplo:
- Tarifa por kilometraje para turismos y furgonetas: El cálculo para turismos y furgonetas puede diferir según las tarifas establecidas para cada categoría.
- Tarifas de kilometraje para vehículos híbridos o eléctricos: Se podrían establecer tarifas especiales para automóviles híbridos o eléctricos, reflejando sus beneficios ambientales únicos.
- Tarifa de kilometraje para motocicletas: al igual que los automóviles y camionetas, las motocicletas pueden tener tarifas de kilometraje distintas debido a su diferente naturaleza.
- Tarifa por kilometraje de bicicletas: algunas organizaciones ofrecen tarifas de reembolso para los empleados que utilizan bicicletas para viajes relacionados con el trabajo, reconociendo la opción ecológica.
Tarifas de asignación de kilometraje por país
Las reglas y regulaciones sobre los kilómetros permitidos varían de un país a otro, como se puede ver a continuación.
Reino Unido (Reino Unido):
- HMRC proporciona pautas de reembolso de kilómetros.
- Tarifas recomendadas:
- 45p por KM durante los primeros 10,000 kilómetros.
- 25 peniques por kilómetro a partir de entonces.
Alemania:
- Regulado por leyes tributarias gubernamentales y convenios colectivos.
- Las autoridades fiscales fijan tarifas para el reembolso del kilometraje: 0,30 € por kilómetro para un coche y 0,20 € por kilómetro para una motocicleta.
- Si el empleado recibe una cantidad superior a la recomendada por el gobierno, la cantidad adicional se incluye en el impuesto sobre la renta.
Compliance en Alemania
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre las tarifas de viáticos, incluida la regla de medianoche y la regla de los 3 meses, las asignaciones de kilometraje, el comprobante de recibo y las tasas de IVA en Alemania, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
Austria:
- Influenciado por normas tributarias y convenios laborales.
- Tarifa típica de subsidio para automóvil: alrededor de 0,42 € por kilómetro hasta 30.000 kilómetros al año.
Compliance en Austria
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en Austria, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
España:
- A menudo sigue tarifas establecidas por el gobierno.
- Las empresas pueden reembolsar a los empleados los gastos incurridos por el uso de un vehículo privado para un viaje de negocios. En tales casos, los empleados tienen derecho a recibir 0,19 € por kilómetro como “asignación de kilometraje” recomendado por el gobierno.
Compliance en España
Manténgase actualizado con las normas y regulaciones sobre dietas, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en España, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
Países Bajos:
- Basado en directrices de la autoridad fiscal y estándares de la industria.
- Tarifa estándar: alrededor de 0,19€ a 0,20€ por kilómetro para vehículos particulares.
Suiza:
- Sujeto a la legislación específica suiza.
- Las autoridades fiscales brindan orientación. Las tarifas varían entre 0,70 y 0,80 CHF por kilómetro.
Es esencial que tanto los empleados como las organizaciones conozcan estas regulaciones y tarifas de asignación de kilometraje para garantizar un seguimiento preciso y un reembolso adecuado de los gastos de viaje relacionados con el trabajo.
Compliance en Suiza
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA en Suiza, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
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¿Por qué debería aspirar a obtener reembolsos oportunos?
En el marco del reembolso de los gastos de kilometraje, las empresas obtienen una ventaja única que va más allá de la reducción de costes. La gestión estratégica de este proceso se traduce en operaciones financieras optimizadas y cumplimiento.
SATISFACCIÓN DEL EMPLEADO
Ofrecer reembolso de kilómetros envía un mensaje positivo a los empleados sobre su valor dentro de la organización. Una compensación justa por el uso de vehículos personales durante viajes relacionados con el trabajo fomenta la satisfacción de los empleados y mejora la moral general.
Además de una política de reembolso clara, las empresas pueden aumentar la satisfacción de sus empleados simplificando el proceso de declaración de gastos.
Por ejemplo, las organizaciones pueden equipar a sus equipos con tarjetas corporativas inteligentes que están configuradas para cubrir gastos de viajes de negocios o gastos de kilometraje de automóviles únicamente, y tener cantidades aprobadas que los empleados pueden usar para dichos costes.
Esta estrategia reduce el riesgo de fraude y gasto excesivo, al tiempo que hace que la presentación de informes de gastos sea más rápida y sencilla.
Opinión
Maximizando el cumpliendo la normativa a través de la automatización de informes de gastos
Descubre cómo la automatización del proceso de declaración de gastos puede contribuir a minimizar el riesgo de incumplimiento de las políticas y ayudarte a cumplir las políticas internas y las normativas externas.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
CONTABILIDAD MÁS SIMPLE
Los empleados que conducen por motivos laborales dedican un promedio de 12 horas al mes a tareas administrativas asociadas con viajes de negocios, como el seguimiento del kilometraje y la generación de informes de gastos.
Tener una estructura clara para presentar reclamaciones de kilómetros y reembolsar los pagos de asignación de kilómetros simplifica este proceso para los equipos financieros, lo que reduce las cargas administrativas y libera tiempo valioso para otras tareas.
REDUCCIÓN DE GASTOS EMPRESARIALES E IMPUESTO SOBRE NÓMINA
El reembolso de los gastos de kilometraje se alinea con las regulaciones fiscales, lo que permite a las empresas reclamar deducciones fiscales por estos reembolsos. Este cumplimiento de las normas tributarias no sólo reduce las obligaciones tributarias sino que también garantiza el cumplimiento de las leyes tributarias, evitando posibles sanciones.
La gestión adecuada de las obligaciones tributarias sobre la nómina mediante el cumplimiento de las normas y tasas de reembolso de kilómetros puede generar importantes ahorros fiscales, que luego pueden reinvertirse en el negocio.
Cómo la tecnología de inteligencia artificial ayuda a evitar el fraude en duplicados y asignaciones de kilometraje
Yokoy ofrece una suite integral diseñada para agilizar la gestión de gastos empresariales integrando perfectamente la gestión de gastos, el procesamiento de facturas y las transacciones con tarjetas corporativas en una plataforma unificada impulsada por tecnología de inteligencia artificial.
El uso de inteligencia artificial es particularmente relevante para la gestión de gastos de viaje y reembolsos de kilómetros, ya que permite a las organizaciones automatizar completamente sus procesos sin dejar de cumplir con las normas y garantizar la satisfacción de los empleados.
Presentaremos un caso de uso práctico para demostrar cómo funciona Yokoy en la práctica.
Caso de uso de ejemplo: presentación de reclamaciones de reembolso
Consideremos un escenario en el que uno de sus empleados del equipo de ventas o de campo viaja con frecuencia y utiliza su automóvil personal para viajes de negocios. La empresa debe reembolsar el costo del combustible después de que el empleado presente sus declaraciones de gastos.
Sin embargo, en un proceso tradicional -e incluso en empresas que utilizan herramientas heredadas de gestión de gastos- el empleado tiene que realizar una serie de pasos manuales para recibir su reembolso:
- Primero, deben escanear o tomar una fotografía del recibo para enviarlo al sistema de gestión de gastos.
- Una vez cargado el recibo, el empleado debe categorizarlo correctamente y extraer el tipo de IVA exacto del documento.
- Luego, el empleado debe reclamar la suma global o viáticos de acuerdo con las regulaciones que se aplican en su país. También deben verificar las políticas internas para garantizar que la presentación cumpla.
Dada la naturaleza manual y lenta de este proceso, no es improbable que se produzcan errores. Un escenario muy común es la presentación involuntaria de un recibo dos veces, lo que resulta en un reclamo de gastos duplicado.
O (otro escenario frecuente) el empleado ha viajado a un país extranjero, pero no está familiarizado con la tarifa por milla comercial para ese país en particular. En consecuencia, terminan reclamando viáticos incorrectos o presentando la tasa de IVA incorrecta para su declaración de impuestos.
Lo que observamos frecuentemente con nuestros clientes globales es que capacitan a los empleados sobre políticas de viajes y gastos durante los programas de incorporación. Sin embargo, estas políticas a menudo no se vuelven a verificar posteriormente.
Como resultado, no es raro que los empleados olviden los montos permitidos o cómo calcular las dietas y las tasas de IVA para casos de uso específicos.
Enfoque tradicional para reembolsar a los empleados
En un proceso tradicional de gestión de viajes y gastos, estos errores solo se identificarían después de enviar los informes de gastos, lo que requeriría la intervención manual del equipo de finanzas para rectificar estos informes.
Esto podría dar lugar a una extensa comunicación de ida y vuelta y, en el peor de los casos, si el volumen de informes de gastos procesados es sustancial, es posible que se escapen duplicados sin darse cuenta. En consecuencia, la empresa podría acabar pagando de más.
Automatización impulsada por IA para reembolsos de kilómetros
Todos estos problemas se pueden prevenir mediante el uso de una solución de automatización impulsada por IA como Yokoy, que permite a las empresas globales gestionar de manera eficiente los gastos de los empleados, incluidos los reembolsos.
Por ejemplo, al usar Yokoy, los empleados pueden enviar gastos cómodamente mientras están en movimiento simplemente capturando una foto del recibo a través de la aplicación móvil y realizando pagos usando una tarjeta corporativa inteligente.
La transacción se casa con el gasto correspondiente de forma automática, en tiempo real. En ausencia de violaciones de la política, el proceso de reembolso puede desarrollarse sin problemas. Luego, los informes de gastos se envían para su aprobación a través de flujos de trabajo automatizados, que se pueden personalizar para diferentes entidades y jerarquías de equipos.
Sin embargo, si la IA detecta infracciones de políticas durante el proceso de cotejo, como detectar un recibo duplicado o identificar una tarifa diaria incorrecta, resalta inmediatamente el gasto en tiempo real. Esto le da al empleado la oportunidad de hacer ajustes antes de presentar el reclamo de reembolso.
En consecuencia, los pagos de kilómetros aprobados se procesan automáticamente sin necesidad de intervención humana. Al mismo tiempo, los gastos con errores o posibles elementos fraudulentos se señalan rápidamente y en tiempo real.
Este sólido sistema reduce significativamente los errores y previene eficazmente casos de pagos duplicados y casos de fraude. Además, libera tiempo, de modo que el equipo de finanzas solo puede revisar los casos atípicos y extremos, mientras que el resto del proceso está completamente automatizado.
Por qué la tecnología OCR no es suficiente para el cumplimiento automatizado
Antes de concluir, una nota sobre la tecnología de IA frente a la tecnología OCR para este caso de uso en particular.
La tecnología tradicional OCR (reconocimiento óptico de caracteres) tiene una capacidad limitada para interpretar escenarios de datos complejos. Puede extraer información básica de los recibos, pero carece de la comprensión contextual necesaria para categorizar con precisión los gastos, identificar infracciones de políticas o detectar posibles errores.
La automatización impulsada por la IA, por otro lado, aprovecha algoritmos avanzados para comprender e interpretar datos matizados, lo que permite una comparación e identificación precisas de infracciones de políticas.
Además, tecnologías como RPA (Automatización Robótica de Procesos) pueden manejar la progresión de documentos a través de flujos de trabajo automatizados, pero no pueden manejar la “lógica” de los procesos financieros de la misma manera que lo hace la IA financiera.
Las tecnologías de inteligencia artificial poseen la capacidad de aprendizaje adaptativo, lo que significa que, con el tiempo, el sistema se vuelve cada vez más hábil para identificar patrones y anomalías complejos. Los sistemas heredados no poseen la capacidad de aprender y adaptarse, lo que lleva a la pérdida de oportunidades de mejora de la eficiencia y reducción de errores.
Por último, los sistemas heredados a menudo carecen de las capacidades de procesamiento en tiempo real necesarias para una gestión dinámica de gastos. Con la automatización impulsada por IA, las transacciones se cotejan en tiempo real, las infracciones de políticas se detectan instantáneamente y se pueden realizar ajustes antes de enviar las solicitudes de reembolso.
Este rápido procesamiento garantiza que los problemas se aborden con prontitud, evitando la necesidad de una intervención manual extensa más adelante en el proceso.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Próximos pasos
Para concluir, al adoptar la automatización impulsada por IA para la gestión de gastos y reembolsos, permite a sus equipos centrarse en excepciones críticas y casos complejos, al tiempo que permite que el sistema gestione de forma autónoma tareas rutinarias, liberando tiempo y recursos valiosos.
Este cambio marca un paso estratégico hacia una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento en la gestión de gastos y reembolsos.
Si desea ver cómo Yokoy puede ayudarlo en este proceso, puede reservar una demostración a continuación.
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