Wie Unternehmen menschliche Fehler bei der Rechnungsverarbeitung vermeiden
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Jede Aufgabe, die große Sorgfalt erfordert, kann menschliche Fehler nach sich ziehen – das ist kaum zu vermeiden. Unternehmensintern gilt dies insbesondere für die Rechnungsverarbeitung. Menschen machen Fehler. Das kann jedem passieren und niemand sollte sich deswegen schlecht fühlen. Sobald Mitarbeitende Daten eingeben, Zahlen überprüfen und zahllose Dokumente verwalten, entsteht Monotonie. Konzentrationsschwäche aufgrund repetitiver Aufgaben gepaart mit dem Druck, diese fristgerecht zu erledigen, erhöhen die Anfälligkeit für Fehler und Ungenauigkeiten.
Unternehmen sollten nicht nur verstehen, dass diese Fehler zum Menschsein dazugehören – sondern mit Einfühlungsvermögen Wege finden, sie zu mindern. Glücklicherweise gibt es wirksame Strategien und Technologien, die dabei helfen, menschliche Fehler in der Rechnungsverarbeitung zu reduzieren und Prozesse zu verbessern.
Die 10 häufigsten menschlichen Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
Wenn Sie die folgenden, immer wieder auftretenden Fehler bei der Rechnungsverarbeitung nicht nur verstehen, sondern auch beheben, kann Ihr Unternehmen die Zuverlässigkeit des Rechnungsprozesses erhöhen, ein besseres Finanzmanagement ermöglichen und die Beziehungen zu Ihren Lieferanten fördern.
1. Fehlende Rechnungen
Es passiert leicht, dass Rechnungen verlegt werden oder auf dem Transportweg verloren gehen – insbesondere, wenn es sich um physische Papiere handelt. Falsch abgelegt oder versehentlich gelöscht, ergeben sich ähnliche Probleme auch in der digitalen Umgebung. Die Folge: Störungen im Zahlungsprozess, unbezahlte Rechnungen, angespannte Geschäftsbeziehungen und ein erhöhtes Risiko für Mahn- und Verzugsgebühren.
2. Fehlerhafte Rechnungen
Nicht nur fehlende, sondern auch fehlerhafte Rechnungen von Lieferanten sind ein häufiges Problem in der Rechnungsverarbeitung. Inkorrekte Beträge, falsche Artikel oder Dienstleistungen und Unstimmigkeiten in der Rechnungsadresse verschlingen enorm viel Zeit: Rechnungen müssen geprüft, korrigiert und erneut gesendet und gebucht werden. Dies kann den Zahlungsprozess verzögern und sich negativ auf den Cashflow und die Lieferantenbeziehungen auswirken.
3. Doppelte Rechnungen
Zu doppelten Rechnungen kommt es, wenn Lieferanten versehentlich dieselbe Rechnung mehrfach senden oder Rechnungen mehr als einmal in das System eingeben. Ohne sorgfältige Prüfungen führen solche Duplikate zu nachteiligen Überzahlungen, die sich unter Umständen nur schwer wieder rückgängig machen lassen und den Jahresabschluss Ihres Unternehmens verfälschen.
4. Doppelte Zahlungen
Oftmals einher gehen doppelte Rechnungen mit doppelten Zahlungen: Wird eine Rechnung mehr als einmal bezahlt – etwa aufgrund mangelnder Koordination in der Buchhaltung oder einer unzureichenden Nachverfolgung von Zahlungen – kann das Cashflow-Probleme verursachen. Die Identifikation der Fehler und die Rückerstattung der Zahlungen von Lieferanten kosten Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.
5. Verspätete Zahlungen
Werden Rechnungen manuell bearbeitet, ist dies zeitaufwendig und führt nicht selten zu Verzögerungen bei der Genehmigung und Überweisung. Verspätete Zahlungen können zu Mahnungen, Verzugszinsen und verpassten Skonti führen und beschädigen im Extremfall die Beziehungen zu Ihren Lieferanten nachhaltig. Ständig verspätete Zahlungen beeinträchtigen zudem die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens.
6. Fehlende Daten
Die in den Rechnungen enthaltenen Daten müssen korrekt und vollständig in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Passiert das nicht, weil Angaben wie
Rechnungsnummern, -daten oder -beträge fehlen, kann dies zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führen und den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Belegen erschweren. Dies wirkt sich nachteilig auf die Finanzberichterstattung und Prüfung aus.
7. Fehlerhafte Daten
Auch Fehler bei der Dateneingabe, wie die Auswahl falscher Zahlen oder Konten, können zu erheblichen Diskrepanzen in den Finanzunterlagen und der Bilanz führen. Mögliche Folgen: Überzahlungen, Unterzahlungen und ungenaue Finanzberichte – mit schwerwiegenden rechtlichen und finanziellen Konsequenzen für das betroffene Unternehmen.
8. Keine Skalierbarkeit
Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist arbeitsintensiv und lässt sich nicht gut skalieren – insbesondere bei zunehmendem Wachstum des Unternehmens. Steigt das Rechnungsvolumen, erhöht sich auch das Risiko von Verzögerungen und Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung. Mangelnde Skalierbarkeit erschwert es Ihrem Unternehmen, die Kreditorenbuchhaltung effizient und kostengünstig zu verwalten.
9. Verwendung verschiedener Einzelsysteme
Viele Unternehmen nutzen in ihrer Buchhaltung unterschiedliche Einzelsysteme. Das Problem dabei: Sind Software und Tools nicht aufeinander abgestimmt, kommt es aufgrund von Kommunikationsproblemen zu fragmentierten Daten, redundanten Aufgaben und einer erhöhten Anfälligkeit für Fehler. Nur wer im Unternehmen auf eine Integration seiner Systeme setzt, kann von optimierten Abläufen profitieren.
10. Falsche Entscheidungen aufgrund fehlender Echtzeit-Transparenz
Ohne Echtzeitübersicht über Ihr Rechnungsmanagement und den allgemeinen Status der Kreditorenbuchhaltung fehlen Ihnen als Entscheidungsträger die notwendigen Informationen, um Cashflow, Budget und Finanzplanung effektiv zu verwalten. Verzögerte oder ungenaue Daten können zu schlechten finanziellen Entscheidungen führen, was sich negativ auf die Rentabilität und die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens auswirkt.
Wie man menschliche Fehler bei der Rechnungsverarbeitung vermeidet
Natürlich erfordert die Vermeidung von menschlichen Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung Zeit und Mühe. Daher empfehlen wir einen ganzheitlichen Ansatz, der Schulungen, Prozessoptimierungen und Technologie kombiniert – denn die Investition in eine umfassende Transformation reduziert das Risiko unnötiger Fehler erheblich. Rechnungsverarbeitungssoftware erhöht zusätzlich die Genauigkeit und Effizienz und gewährleistet einen robusten und zuverlässigen Kreditorenbuchhaltungsprozess.
Indem Sie die folgenden Strategien in Ihrem Unternehmen umsetzen, können Sie das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler bei der Rechnungsverarbeitung minimieren.
Innerbetriebliche Schulungen
Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, aber wir können es nicht oft genug betonen: Regelmäßige interne Schulungen sind unerlässlich, um menschliche Fehler bei der Rechnungsbearbeitung zu minimieren. Indem Sie Ihr Team über die neuesten Verfahren, Software-Tools und gesetzlichen Anforderungen weiterbilden, stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgaben korrekt erledigen kann. Die Schulung sollte Folgendes abdecken:
- Häufige Fehler: Erkennen und Verstehen der häufigsten Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.
- Vermeidungsstrategien: Erlernen spezifischer Techniken zur Vermeidung dieser Fehler, wie z. B. eine doppelte Kontrolle bei der Dateneingabe und die Überprüfung von Rechnungsdetails anhand von Bestellungen.
Verabschieden Sie sich von Papierrechnungen
Die Zeit für Papierrechnungen ist endgültig vorbei – denn sie sind nicht nur eine Belastung für die Umwelt, sondern gehen auch häufig verloren, werden beschädigt oder falsch abgelegt. Steigen Sie auf eine elektronische Rechnungsstellung um, vermeiden Sie diese Probleme. E-Rechnungen lassen sich leichter aufbewahren und wiederfinden, was das Risiko von Dokumentenverlusten verringert. E-Rechnungs-Systeme können Rechnungsdaten automatisch erfassen und mit OCR- und KI-Technologie überprüfen. Dies hilft, Rechnungen schneller zu verarbeiten.
In Deutschland wird die E-Rechnung ohnehin für alle Unternehmen ab 2025 im Zuge des Wachstumschancengesetzes zur Pflicht.
Rationalisieren Sie Ihre Prozesse mit E-Invoicing
Die Einführung von E-Rechnungen umfasst mehr als nur den Wechsel von Papier- zu digitalen Rechnungen. Es erfordert eine Optimierung Ihres gesamten Rechnungsprozesses, um die Effizienz zu maximieren. Durch die Verwendung standardisierter Rechnungsformate unterstützt Ihr Finanzteam die Datenkonsistenz und vereinfacht die Datenerfassung.
Darüber hinaus ermöglichen automatisierte Workflows für Rechnungsfreigabe, -abgleich und -zahlung und Integration von E-Rechnungen in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem einen nahtlosen Datenfluss und präzise Finanzunterlagen.
Genehmigungsprozesse überarbeiten
Ineffiziente oder unklare Genehmigungsprozesse führen zu Verzögerungen und Fehlern bei der Rechnungsbearbeitung. Um Engpässe zu vermeiden, ist es daher wichtig, Abläufe im Genehmigungsprozess zu vereinfachen und zu straffen. Zudem empfehlen sich klare Richtlinien, in denen festgelegt wird, wer Rechnungen unter welchen Umständen genehmigt.
Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
Durch Automatisierung können Sie das Risiko menschlicher Fehler bei der Rechnungsverarbeitung drastisch minimieren. Repetitive Aufgaben wie Dateneingabe, der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen sowie die Kennzeichnung von Unstimmigkeiten müssen nicht mehr manuell durch Ihre Mitarbeiter vorgenommen werden, sondern sind Sache automatisierter Prozesse. Sie können dank der Automatisierung Bearbeitungszeiten beschleunigen, Zahlungen fristgerecht freigeben und die Ressourcen Ihrer Angestellten für strategischere Aufgaben freimachen. Ein weiterer Vorteil: Wächst Ihr Unternehmen, kann Ihr Finanzteam steigende Rechnungsvolumen problemlos bewältigen.
Nutzen Sie KI zur Fehlererkennung
Künstliche Intelligenz (KI) ist ein mächtiges Werkzeug: Sie kann Unstimmigkeiten in Rechnungen, wie z. B. doppelte Einträge oder falsche Beträge, automatisch erkennen und eine prädiktive Analyse ermöglichen, um Muster und potenzielle Probleme frühzeitig aufzudecken. Außerdem lernt sie kontinuierlich aus vergangenen Daten, was die Genauigkeit und Effizienz stetig verbessert.
Software zur Rechnungsverarbeitung
Die Investition in eine spezielle Software kann das Risiko menschlicher Fehler bei der Rechnungsverarbeitung weiter senken und die Effizienz Ihrer Prozesse steigern. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie dabei achten sollten, gehören
- Datenerfassung und -extraktion
- Abgleich und Überprüfung
- Verfolgung in Echtzeit
- Integration mit Ihrem bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem
Nutzen Sie die KI von Yokoy für eine mühelose, automatisierte Rechnungsverarbeitung
Um typische Herausforderungen durch menschliche Fehler zu bewältigen, bietet Yokoy eine umfassende, KI-gestützte Rechnungsverarbeitungslösung an, die sich auf die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Verbesserung der Datengenauigkeit konzentriert. Unser System profitiert von fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen, die den Bedarf manueller Eingriffe bei der Rechnungsverarbeitung erheblich reduzieren. Dies spart Zeit und minimiert gleichzeitig das Risiko negativer Konsequenzen.
Die wichtigsten Funktionen von Yokoy:
KI-gesteuerte Fehlererkennung
Unser System ist so konzipiert, dass es fehlende oder falsche Informationen erkennt und so das Risiko unvollständiger Rechnungen reduziert. Die KI-Algorithmen von Yokoy erkennen Unstimmigkeiten in Ihren Rechnungsdaten, wie ungewöhnliche Beträge, doppelte Einträge oder nicht übereinstimmende Details. Diese werden zur Überprüfung markiert, um zu verhindern, dass Fehler übersehen werden.
Durch den Validierungsprozess können Sie sicherstellen, dass sämtliche Informationen, die Sie benötigen, vorhanden und korrekt sind. Zudem analysiert unsere KI zurückliegende Daten und kann so potenzielle Probleme vorhersagen und Korrekturmaßnahmen empfehlen. Dieser proaktive Ansatz hilft Ihnen, Probleme zu lösen, bevor sie entstehen. Sie profitieren von einem reibungslosen Betrieb und einem verbesserten Finanzmanagement.
Automatische Datenerfassung
Die KI von Yokoy extrahiert die Daten aus Ihren Rechnungen automatisiert, sodass eine manuelle, zeitaufwendige und fehleranfällige Dateneingabe durch Ihre Mitarbeitenden entfällt. Sie können alle Angaben genau erfassen und in Ihrem Buchhaltungssystem hinterlegen.
Nahtlose Integration
Yokoy lässt sich problemlos in Ihr bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren. Sie optimieren Ihren gesamten Buchhaltungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, schaffen einen reibungslosen Datenfluss und reduzieren das Risiko von Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung.
Automatisierung des Arbeitsablaufs
Yokoy automatisiert den Workflow für die Rechnungsfreigabe, den Abgleich und die Zahlung. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Rechnungen zeitnah und einheitlich bearbeitet werden.
Echtzeit-Transparenz
Yokoy bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über den Status Ihrer Rechnungen und Zahlungen. Sie können Ihre Kreditorenbuchhaltung jederzeit genau überwachen und anhand stets aktueller Informationen fundierte Entscheidungen treffen.
Skalierbarkeit
Wächst Ihr Unternehmen, sind steigende Rechnungsvolumen dank der skalierbaren Lösung von Yokoy kein Problem: Sie bewältigen die Zunahme von Rechnungen ganz ohne Kompromisse bei der Genauigkeit.
Compliance und Sicherheit
Selbstverständlich bietet Yokoy hohe Sicherheitsstandards beim Schutz sensibler Finanz- und Kundendaten. Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie DSGVO und GoBD bei einer Finanzprüfung müssen Sie sich ebenfalls keine Gedanken machen.
Nächste Schritte
Sie möchten menschliche Fehler in der Rechnungsverarbeitung minimieren und Ihre Mitarbeiter entlasten? Wir helfen Ihnen mit unserer KI-basierten Lösung von Yokoy, Ihre Kreditorenbuchhaltung mühelos, effizient und präzise zu verwalten.
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