Intelligente Codierung: Effizienzsteigerung durch automatisierte Rechnungscodierung

Mauro Spadaro
Mauro Spadaro

Product Manager, Yokoy

Die Effizienz der Rechnungsverarbeitung kann sich erheblich auf die Produktivität und das Endergebnis eines Kreditorenbuchhaltungsteams auswirken.

 

Laut IOFM kann die manuelle Rechnungscodierung eine Fehlerquote von bis zu 10 % aufweisen. Im Gegensatz dazu können automatisierte Codierungssysteme Codierungsfehler auf weniger als 1 % reduzieren und so die Genauigkeit erheblich verbessern.

 

Hier kommt Smart Coding ins Spiel – eine bahnbrechende Funktion, die die Art und Weise, wie Rechnungen bearbeitet werden, neu gestaltet.

In diesem Artikel führe ich Sie durch die Smart Coding-Funktionalität in Yokoy und hebe die Herausforderungen hervor, die sie löst, sowie die Vorteile einer vollständigen Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses, einschließlich der Rechnungscodierung.

Table of Contents

Was ist intelligente Rechnungscodierung?​

Organisationen, die Rechnungen manuell codieren, verbringen möglicherweise durchschnittlich 3–5 Minuten pro Rechnung (PayStream Advisors).

 

Automatisierte Kodierungssysteme können Rechnungen rund um die Uhr verarbeiten und stellen so sicher, dass Rechnungen auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten zeitnah kodiert werden. Somit kann die für die Codierung erforderliche Zeit durch Automatisierung auf wenige Sekunden reduziert werden.

 

Damit ist Smart Coding Ihr Verbündeter bei der Bewältigung der Komplexität der Rechnungsverarbeitung.

 

Der traditionelle Ansatz zur Rechnungskodierung gleicht dem Gang durch ein Labyrinth. Dies ist zeitaufwändig, anfällig für menschliches Versagen und führt häufig zu Engpässen im Rechnungsverarbeitungsablauf.

 

In Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen von verschiedenen Lieferanten verwalten, wird die manuelle Codierung zur Achillesferse einer effizienten Rechnungsverwaltung. Verspätete Lieferantenzahlungen, frustrierte Finanzteams und verpasste Möglichkeiten zur Prozessverbesserung sind nur einige der Nachteile.

 

Geben Sie „Smart Coding“ ein – Ihr Ticket zur Rationalisierung des Rechnungscodierungsprozesses. Bei dieser Funktionalität handelt es sich um mehr als nur regelbasierte Automatisierung. Es handelt sich um Intelligenz, die in das Herzstück Ihres Rechnungsmanagements integriert ist. Das macht es bahnbrechend:

  1. Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende: Das Rechnungsverwaltungsmodul von Yokoy automatisiert nicht nur Aufgaben; Es versteht auch die Logik hinter der Rechnungscodierung. Es lernt aus Ihren historischen Codierungsmustern und wendet diese Informationen auf neue Rechnungen an.

     

  2. Geschwindigkeit und Genauigkeit: Durch die Automatisierung des Rechnungscodierungsprozesses beschleunigt „Smart Coding“ die Rechnungsverarbeitung und minimiert gleichzeitig das Fehlerrisiko. Verabschieden Sie sich von der manuellen Dateneingabe und begrüßen Sie die Effizienz.

     

  3. Pünktliche Lieferantenzahlungen: Eine schnellere Codierung führt zu schnelleren Rechnungsgenehmigungen und Zahlungen. Ihre Lieferanten werden die rechtzeitige Abwicklung zu schätzen wissen und so Ihre Beziehungen stärken.

     

  4. Zeitersparnis: Die wertvolle Zeit Ihres Finanzteams ist nicht mehr mit alltäglichen Programmieraufgaben beschäftigt. Sie können sich auf strategisches Finanzmanagement, Analyse und Entscheidungsfindung konzentrieren.

Aber wie funktioniert es in der Praxis und warum sollte Ihr Unternehmen es annehmen?

Bevor Sie gehen …

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So funktioniert Smart Coding

Bei Smart Coding geht es darum, das Potenzial von Automatisierung und maschinellem Lernen zu nutzen, um Ihre Rechnungsverarbeitungsabläufe zu optimieren.

 

Diese Funktion ermöglicht es dem Rechnungsverwaltungsmodul von Yokoy, aus Ihrem bisherigen Codierungsverhalten zu lernen und wird mit jeder Nutzung intelligenter und effizienter.

 

So funktioniert das.

  • Vorhersagemagie: Stellen Sie sich ein Tool vor, das vorhersagt, wie Sie eine Rechnung codieren. Mit Smart Coding tut Yokoy genau das: Es untersucht Ihre früheren Rechnungsdaten und -aktionen, entschlüsselt Ihre Präferenzen und schlägt den wahrscheinlichsten Kostenträger und die wahrscheinlichste Kostenkategorie für jede Position auf einer Lieferantenrechnung vor.
  • Benutzerfreundliche Aktivierung: Die Aktivierung der Smart Coding-Funktionalität ist ein Kinderspiel. Es kann auf der Ebene der juristischen Person aktiviert werden, um sicherzustellen, dass es für alle mit dieser Entität verbundenen Lieferanten gilt. Dies kann in der Yokoy-App über das Admin-Menü erfolgen und ist so für Administratoren leicht zugänglich. Wenn aktiviert, wendet Yokoy die Funktionalität auf alle Lieferanten dieser juristischen Person an. Wenn Sie es für eine ganze juristische Person deaktivieren möchten, können Sie die Auswahl aufheben.
  • Kontrolle auf Lieferantenebene: Smart Coding bietet Flexibilität, indem es Ihnen die Kontrolle auf Lieferantenebene ermöglicht. Wenn Sie die Codierung lieber für bestimmte Lieferanten anpassen möchten, navigieren Sie einfach zu den Lieferanteneinstellungen und wählen Sie „Smart Coding“ oder andere Optionen. Sie können wählen zwischen:
    • Standardlieferantencodierung – wählt das Standardkostenobjekt und die Standardkategorie aus, die Sie für diesen bestimmten Lieferanten eingerichtet haben.
    • Entitätscodierung – die der für diese juristische Person eingerichteten Logik folgt.
  • Nahtloses Lieferantenmanagement: Smart Coding integriert sich nahtlos in Ihren Lieferantenmanagementprozess. Es kann für jeden Lieferanten unabhängig aktiviert oder deaktiviert werden. Das bedeutet, dass Sie die Freiheit haben, zu entscheiden, wann und wo diese Funktionalität ihre Wirkung entfaltet.

Bei neuen Rechnungen neuer Lieferanten, die Yokoy noch nie gesehen hat, codiert die Software den Kostenträger und die Kostenkategorie nicht automatisch. Dies liegt daran, dass Yokoy „lernen“ muss, was in der Vergangenheit zum Einreichen einer bestimmten Rechnung verwendet wurde.

 

Wenn Sie jedoch Kreditorenrechnungen von Unternehmen bearbeiten, die bereits in den Workflow übermittelt wurden, wird versucht, alle Felder für Kostenobjekte und Kategorien der Einzelposten auszufüllen, was eine mögliche Codierung vorschlägt.

 

Bitte beachten Sie, dass Yokoy sowohl PO- als auch Nicht-PO-Rechnungen bearbeiten kann. Nachfolgend erfahren Sie mehr über unsere automatisierte Rechnungsverarbeitungslösung.

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Rechnungen geräteübergreifend kodieren

Die Yokoy-Plattform priorisiert die Benutzererfahrung und ermöglicht es Benutzern, die meisten ihrer Ausgabenverwaltungsaufgaben entweder über die Desktop-Anwendung oder die mobile App auszuführen.

 

Obwohl Rechnungen nicht über Mobilgeräte in die Yokoy-App hochgeladen werden können, ist die Rechnungscodierungsfunktion für Mobilgeräte verfügbar. Dies bedeutet, dass Rechnungen effektiv auf Ihrem Mobilgerät überprüft, codiert und genehmigt werden können.

Diese Funktionalität ist für verschiedene Szenarien konzipiert, in denen sie den Arbeitsablauf erheblich beschleunigen kann:

 

  • Ein Kollege aus dem Finanzteam ist sich nicht sicher, welche Codierungsdetails die Übermittlung der Rechnung an den Genehmigungsworkflow blockieren würden. In diesem Fall können sie Ihnen die Rechnung einfach weiterleiten und Sie können sie unterwegs codieren, um Verzögerungen bei der Validierung und Genehmigung zu vermeiden.
  • Einige Details der Rechnung – wie zum Beispiel benutzerdefinierte Felder – müssen von einem anderen Benutzer ergänzt werden, bevor der Genehmigungsprozess fortgesetzt werden kann. Wenn Sie eine Rechnung an Code weitergeleitet haben, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Mobilgerät zu bearbeiten.


Unabhängig vom verwendeten Gerät werden Ihnen nach einem Klick auf die Rechnung folgende Details angezeigt:

 

  1. Einzelposten – Dies sind alle Einzelposten des Dokuments, die auf dem Desktop vollständig bearbeitet werden können. Sie können Kategorien, Kostenträger, Steuern usw. hinzufügen.
  2. Rechnungsdetails – Hier können Sie die Kopfdetails einer Rechnung ändern, z. B. Lieferant, Fälligkeitsdatum, Rechnungsdatum, Servicedaten, Zahlungsbedingungen usw.
  3. Verlauf – hier können Sie das vollständige Prüfprotokoll der Rechnung einsehen. Dadurch sind Audit-Trails mühelos möglich.

Diese Funktionalität ist vollständig mit den Einstellungen der juristischen Person Ihres Unternehmens kompatibel. Wenn Sie es den Einreichern also nicht erlauben, Rechnungen auf dem Desktop zu codieren, gilt dies auch für Mobilgeräte.

 

In diesem speziellen Fall sieht der Benutzer das Dokument nur im schreibgeschützten Modus, ohne die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten oder zu kodieren.

Bitte beachten Sie, dass Yokoy sich nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt, sodass Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam die meisten Rechnungsverarbeitungsschritte, von der Erfassung und Extraktion bis hin zur Validierung und dem Abgleich mit Bestellungen, direkt auf der Yokoy-Plattform verwalten kann.

 

Sobald eine Rechnung gemäß den Codierungsregeln Ihres Hauptbuchs codiert, abgeglichen und genehmigt wurde, wird sie automatisch in Ihr ERP gebucht.

Yokoy Invoice

Automatisierte Rechnungs-verarbeitung

Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.

Erste Schritte mit Smart Coding

Der Einstieg in Smart Coding ist ein unkomplizierter Prozess.

 

Wenn Sie Yokoy zum ersten Mal einrichten, ist die Funktion auf der Ebene der juristischen Person deaktiviert. Wenn es aktiviert ist, wendet es seine Magie sofort auf alle Rechnungen dieser Entität an. Beachten Sie jedoch, dass der Abschnitt mit den Lieferanteneinstellungen unverändert bleibt.

 

Denken Sie daran: Wenn Sie diese Funktion auf Lieferantenebene aktivieren, hat sie Vorrang vor der Einstellung der juristischen Person. Mit anderen Worten: Sobald Sie „Standard-Lieferantencodierung“ auswählen, wird Smart Coding überschrieben, auch wenn es auf der Ebene der juristischen Person aktiviert ist.

 

Anbieter wechseln? Kein Problem. Die Funktionalität passt sich an den jeweiligen Lieferanten an und nutzt verfügbare Daten, um das richtige Kostenobjekt und die richtige Kategorie vorherzusagen.

 

Im Wesentlichen ist Smart Coding auf Effizienz und Reaktionsfähigkeit ausgelegt. Sollte es jemals zu einer Situation kommen, in der es zu einer Verlangsamung kommen könnte, priorisiert es die Reibungslosigkeit Ihres Arbeitsablaufs, indem es sich für Standardeinstellungen entscheidet.

 

Ein solches Szenario ist, wenn die automatische Zuweisung länger als 1,5 Sekunden dauert. In solchen Fällen greift die Plattform auf das für den jeweiligen Lieferanten eingerichtete Standardkostenobjekt und die Standardkategorien zurück.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Smart Coding eine transformative Funktion ist, die verspricht, die Rechnungsverarbeitung zu revolutionieren. Indem Sie aus Ihren vergangenen Aktionen lernen und Ihre Codierungspräferenzen vorhersagen, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Genauigkeit.

 

Um diese Funktionalität in Aktion zu sehen, können Sie unten eine Demo buchen.

Sehen Sie Yokoy in Aktion

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