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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

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Mauro Spadaro

Product Manager

Die Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sind oftmals ein komplexer und  undurchsichtiger Prozess. Unternehmen, die diese Abläufe nicht automatisieren, verschenken viel Potenzial, bei der Optimierung globaler Rechnungsprozesse.

Aber wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?  

 

Und wie profitieren Unternehmen davon, wenn der gesamte Prozess vom Rechnungseingang, über die Rechnungserfassung bis hin zur Rechnungsfreigabe und Verbuchung automatisiert wird ?

 

Digitale Buchhaltungssysteme sind bereits Standard in Unternehmen und nun hält entsprechende Software zur Automatisierung der Bearbeitungsschritte  immer stärker Einzug. Daher ist es auch kein Wunder, dass die große Mehrheit der Unternehmen eine „Digital-First“-Geschäftsstrategie verfolgt.

 

Mit Blick auf die Finanzabteilung im Allgemeinen und die Verarbeitung von Rechnungen im Speziellen schöpfen die meisten jedoch weiterhin nicht das volle Potenzial der Automatisierung von Finanzprozessen aus.

 

Rechnungen manuell Auslesen und Prüfen zu müssen nicht nur sehr zeitaufwändig, die Prozesse sind auch komplex und undurchsichtig. Es ist schwer, den Überblick zu behalten, welche Rechnung eines Lieferanten noch nicht bezahlt wurde oder wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet.

 

Unternehmen verpassen so eine große Chance, wenn sie ihre Rechnungsverarbeitung nicht automatisieren. Nicht nur können sie ihre Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten, sie verringern auch Risiken und sind in der Lage, globale Finanzprozesse besser zu kontrollieren.

 

Außerdem sinkt der Aufwand für die Mitarbeitenden. Doch wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Praxis und welche Vorteile hat sie?

Table of Contents

Unterschiedliche Ansätze zur Rechnungsbearbeitung

Will ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen erwerben, setzt dies den Purchase-to-Pay-Prozess in Gang. Dieser deckt alles ab, von der Definition der Kaufanforderung bis hin zur Zahlung. Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zentrales Element in diesem Ablauf.

 

Um aber einen besseren Eindruck zu bekommen, wie sich die digitale Rechnungsverarbeitung im gesamten Prozess einfügt, sehen wir uns im ersten Schritt den die Abläufe vor dem Einkauf an.

 

Generell gibt es drei Ansätze, die vorrangig davon abhängen, ob eine Purchase Order (PO) getätigt wird oder nicht:

1. Beschaffung ohne PO

Wenn keine PO verwendet wird, bearbeitet die Finanzabteilung alle Angebote direkt und sie werden unmittelbar nach der Lieferung der Dienstleistungen oder Produkte bezahlt. 

2. PO-basierter Ansatz

Bei einem PO-basierten Ansatz werden zunächst mehrere Angebote von Lieferanten eingeholt. Nachdem ein passender Lieferant ausgewählt wurde, wird das Angebot zu einer Bestellung verarbeitet. Mit der Rechnungsstellung wird das Budget freigegeben. Der Lieferant kann dann die Materialien oder Dienstleistungen liefern und wird – nach Abschluss – bezahlt.

3. PO- und Wareneingang

Bei PO und Wareneingang wird im Kaufprozess eine zusätzliche Ebene zur Überprüfung eingebaut. Bei diesem Verfahren wird ein Wareneingangsdokument unterzeichnet, bevor die Rechnung tatsächlich bezahlt wird. Der Einkauf oder die Mitarbeitenden im Lager bestätigen, dass sie die Ware erhalten haben.

Diese Information wird dann in das ERP-System eingegeben. Die Kreditorenbuchhaltung gleicht den Wareneingang mit der Rechnung und der Bestellung ab, um die Zahlung freizugeben. So erhalten die Mitarbeitenden nicht nur eine Bestätigung, dass das Budget genehmigt wurde, sie können sich auch sicher sein, dass sie die Ware erhalten haben.

 

Es hängt stark von den Umständen ab, für welchen Ansatz sich ein Unternehmen entscheidet. Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto komplexer ist der Kaufprozess.

 

Es sind nicht nur verschiedene Organisationsebenen, sondern auch höhere Budgets involviert. Daher greifen große Unternehmen eher auf POs zurück, wenn nicht gleich auf eine Kombination aus POs und Wareneingängen.

Während die Beschaffung für die Erstellung einer PO und deren Genehmigung durch die entsprechenden Verantwortlichen zuständig ist, bearbeitet die Kreditorenbuchhaltung dann die Rechnungen zu dieser Bestellung. Sobald eine elektronische Rechnung eingeht, wird sie mit einer Bestellung im ERP-System (z.B. SAP, Oracle Netsuite oder Microsoft Dynamics), abgeglichen.

 

Das wird als 2-Way-Matching bezeichnet. Wird auch der Wareneingang erfasst, wartet die Kreditorenbuchhaltung darauf, dass die Waren oder Dienstleistungen in ordnungsgemäßem Zustand eingegangen sind.

 

Nachdem diese Information aus dem ERP-System verarbeitet wurde, wird die Rechnung bearbeitet. Das ist das sogenannte 3-Way-Matching.

Herausforderungen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Rechnungen gehen ein, werden mit den entsprechenden Unterlagen (Bestellung und Wareneingangsschein) abgeglichen, von den zuständigen Mitarbeitern genehmigt und dann bezahlt – all diese Schritte machen die manuelle Rechnungsverarbeitung zu einem mühsamen und zeitintensiven Angelegenheit. 

 

Die häufigsten Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung sind:

 

  • Anfällig für Fehler: Die manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig. Ohne einen robusten Prüfprozess finden ungenaue oder doppelte Informationen ihren Weg ins ERP-System  was bedeutet, dass ein Lieferant den falschen Betrag erhalten oder sogar doppelt bezahlt werden könnte.
  • Schlechte Übersicht und Rückverfolgbarkeit: Eine Rechnungsfreigabe kann sich im System leicht um Tage oder Wochen verzögern. Bei einem komplett manuellen Ansatz ist es schwer herauszufinden, wo und warum eine Eingangsrechnung im Prozess stecken bleibt.
  • Keine Skalierung: Je mehr Rechnungen ein Unternehmen bearbeitet, desto unübersichtlicher wird es für Unternehmen. Das gilt vor allem dann, wenn sie mit Lieferanten auf der ganzen Welt zusammenarbeiten und Transaktionen in verschiedenen Währungen abwickeln.

 

Manuelle Abläufe können dazu führen, dass Rechnungen und andere zugehörige Dokumente verloren gehen, Zahlungen an die falschen Konten geleistet werden oder es sogar zu doppelten Zahlungen kommt. Darüber hinaus verursachen die zahlreichen repetitiven und manuellen Vorgänge eine hohe Arbeitsbelastung in der Finanzabteilung.

 

Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung verbringen viel Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen und können sich weniger darum kümmern, die finanzielle Situation des Unternehmens zu überwachen und zu analysieren.

 

Wir haben dieses Thema im folgenden Artikel ausführlicher behandelt.

Blogartikel

6 Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung und wie man sie meistert

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Gemeinkosten. CFOs widmen dem Rechnungsmanagementprozess möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, da sie annehmen, er laufe von selbst. Tatsächlich ist es jedoch oftmals der Fall, dass Ihnen ein umfassender Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung und über die Gesamtkosten, die Ihr Unternehmen für den Rechnungsprozess aufbringt, fehlt.

Lars Mangelsdorf, 

Co-founder und CCO

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Rechnungen automatisiert zu verarbeiten bedeutet, dass alle Rechnungen denselben, standardisierten Prozess durchlaufen – von der Extraktion der Informationen bis zum Verbuchen ins ERP-System.

 

Auf diese Weise kennst Du immer den aktuellen Stand einer Rechnung im Prozess. Gleichzeitig schafft dies die Grundlage für rechtzeitige und korrekte Zahlungen. Das sind die einzelnen Schritte der automatisierten Rechnungsverwaltung.

1. Digitalisieren der Rechnungen

Dabei wird die Rechnung gescannt bzw. deren Daten elektronisch erfasst. Die Daten der Rechnung werden extrahiert und aufgezeichnet, einschließlich Informationen wie Lieferantendetails, Zahlungsbedingungen und Rechnungsbetrag. Anschließend wird jeder Posten ausgelesen und der Benutzer ordnet das korrekte Hauptbuchkonto im System zu. Dieser Schritt trägt dazu bei, Fehler und manuelle Dateneingaben zu reduzieren.

2. Abgleich der Rechnungen

Sobald der Datenerfassungsschritt abgeschlossen und die Rechnung digitalisiert ist, übernimmt die Automatisierungssoftware und ordnet die Rechnung gegebenenfalls der entsprechenden Bestellung (PO) und dem Wareneingang zu.

 

Das Automatisierungssystem prüft, ob die Angaben in der Rechnung mit denen in der Bestellung und im Wareneingang übereinstimmen, wodurch sichergestellt wird, dass das Unternehmen nur das bezahlt, was es erhalten hat.

 

Die Technologie hinter diesen Schritten variiert von Anbieter zu Anbieter. Beispielsweise verwenden die meisten Anbieter OCR zur Erfassung der Daten. Da OCR jedoch nicht in der Lage ist, Werbebuchungen zu lesen und die Logik zu verstehen, wird für diese Art von Funktionalität in der Regel KI-Technologie eingesetzt.

3. Rechnungsfreigabe

In diesem Schritt wird die Rechnung anhand vordefinierter Workflows geprüft und freigegeben. Beispielsweise kann die Rechnung auf Grundlage des Lieferanten, der Kosten, der erbrachten Leistungen oder durch Erteilung einer manuellen Genehmigung genehmigt werden. Um unterschiedliche Genehmigungsszenarien abzudecken, können mehrere individuelle Workflows eingerichtet werden.

4. Export ins ERP-System

Nach der Freigabe wird die Rechnung in das ERP-System exportiert. Dort wird die Rechnung dann bezahlt.

5. Archivierung

Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, wird sie unter dem entsprechenden Budget, Projekt oder Lieferanten gespeichert und archiviert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Aufzeichnungen sicher aufbewahrt werden und in Zukunft für Prüfungs- oder andere Zwecke problemlos darauf zugegriffen werden kann.

Insgesamt kann die automatisierte Rechnungsverwaltung einem Unternehmen viele Vorteile bringen, darunter höhere Effizienz, weniger Fehler, bessere Kontrolle über die Finanzen und ein verbessertes Cashflow-Management. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können sich Unternehmen auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren und ihre Gesamtproduktivität steigern.

Wie kann Yokoy bei der Rechnungsautomatisierung helfen?

Bei Yokoy sind wir darauf spezialisiert, mittelständischen und großen Unternehmen dabei zu helfen, ihre Ausgabenverwaltungsprozesse, einschließlich der Rechnungsverarbeitungs-Workflows, vollständig zu automatisieren. Unser Rechnungsautomatisierungsmodul basiert auf den folgenden Grundprinzipien:

Optimierte Rechnungsdatenextraktion

Durch automatisierte Prozesse eliminieren wir das Fehlerpotenzial und mindern die Risiken, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind. Durch die genaue und effiziente Extraktion von Rechnungsdaten stellen wir die Integrität der Finanzinformationen sicher.

KI-gestützte Rechnungsverarbeitung

Unser System nutzt modernste Technologie der künstlichen Intelligenz, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen zeitnah bearbeitet und bezahlt werden. Durch die Nutzung von KI-Funktionen steigern wir die Effizienz und Genauigkeit und minimieren gleichzeitig Verzögerungen und Engpässe.

 

Yokoy sorgt für eine reibungslose und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Mithilfe ausgefeilter KI-Modelle erfasst unsere Lösung alle Informationen aus Ihren Rechnungen und gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen ab.

Benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsflüsse

Mit unserer Software können Sie den gesamten Rechnungsfreigabeablauf abbilden und festlegen, wie mit Ausnahmen umgegangen werden soll. So können Sie den Status jeder einzelnen Rechnung in Echtzeit überwachen und genau den Automatisierungsgrad erreichen, den Sie sich vorstellen.

Datensichtbarkeit in Echtzeit

Unsere Lösung bietet Echtzeit-Datenzugriff und -Transparenz für verschiedene Stakeholder innerhalb der Organisation, darunter Antragsteller, Genehmiger und das Finanzteam. Dies sorgt für Transparenz und erleichtert eine fundierte Entscheidungsfindung im gesamten Rechnungsverwaltungsprozess.

Benutzerfreundliches Design

Mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit bietet unsere Software ein nahtloses Erlebnis auf allen Geräten und ermöglicht es Benutzern, Rechnungen auch unterwegs mühelos einzugeben, zu überprüfen und zu genehmigen. Wir legen Wert auf intuitive Schnittstellen, die Produktivität und Komfort steigern.

Integration mit wichtigen ERP-Systemen und offener API

Wir sorgen für eine nahtlose Integration mit führenden ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und ermöglichen so einen nahtlosen Datenfluss und eine reibungslose Synchronisierung. 

 

Darüber hinaus ermöglicht unsere offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) individuelle Integrationen mit anderen Softwarelösungen gemäß spezifischen Geschäftsanforderungen.

 

Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsverwaltungsprozesses bietet Yokoy mehrere wichtige Vorteile:

 

  • Beschleunigte Zeit bis zur Zahlung: Unsere Lösung minimiert die Bearbeitungszeit und ermöglicht so eine schnellere Zahlung von Rechnungen. Dies gewährleistet ein verbessertes Cashflow-Management für Unternehmen und fördert stärkere Lieferantenbeziehungen.
  • Reduziertes Fehlerrisiko: Durch die Automatisierung der Datenextraktion und die Nutzung der KI-gestützten Verarbeitung verringern wir die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erheblich und verbessern so die Genauigkeit und Compliance.
  • Geringere Kosten für die Rechnungsverarbeitung: Unser optimierter Ansatz eliminiert manuelle Eingriffe und reduziert den Bedarf an umfangreichem Verwaltungsaufwand, was zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führt.

Bei Yokoy widmen wir uns der Bewältigung der Herausforderungen im Zusammenhang mit der Rechnungsverwaltung und bieten eine umfassende Softwarelösung, die Effizienz, Genauigkeit und Kosteneffizienz optimiert.

Wenn Sie unser Rechnungsautomatisierungsmodul in Aktion sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.

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