6 Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung und wie man sie meistert

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Gemeinkosten. CFOs widmen dem Rechnungsmanagementprozess möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, da sie annehmen, er laufe von selbst.

Tatsächlich ist es jedoch oftmals der Fall, dass Ihnen ein umfassender Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung und über die Gesamtkosten, die Ihr Unternehmen für den Rechnungsprozess aufbringt, fehlt. 

 

Laut Branchendaten treten bei über zwei Dritteln der Unternehmen Fehler bei mehr als 1 % des gesamten Rechnungsvolumens auf, und 20 % bis 30 % aller Rechnungen müssen als Ausnahmefall manuell bearbeitet werden.

 

Daher ist es entscheidend, diesen fehleranfälligen Prozess zu verbessern. Die Automatisierung des Rechnungsmanagements bietet eine einfache und zukunftssichere Lösung. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Cloud-Technologie können Sie Ihren Prozess optimieren und Ihre Finanzabteilung entlasten, sodass sich MitarbeiterInnen auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.

 

Aber welche Herausforderungen stehen vor der Einführung entsprechender Software für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? 

Table of Contents

Herausforderungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Herausforderung Nr. 1: Manuelle Prozesse

Laut IOFM erhält der Durchschnittsbetrieb immer noch 63 % seiner Rechnungen in Papierform. Diese Abhängigkeit von Papierrechnungen beeinträchtigt die effiziente Verarbeitung von Rechnungen erheblich, da über die Hälfte der Unternehmen mehr als 75 % ihrer Papierrechnungen manuell bearbeitet.

Die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen führt zu kostspieliger und fehleranfälliger Dateneingabe, verzögerten Zahlungen und verpassten Rabatten, Compliance- und Sicherheitsrisiken, hohen Speicher- und Abrufkosten, Verzögerungen beim Hochladen von genehmigten Rechnungen in nachgelagerte Systeme und zeitraubenden Lieferantenanfragen.

17 % der Kreditorenabteilungen betrachten die Eingabe von Rechnungsdaten als größte Herausforderung, während 15 % die Rechnungscodierung als Hauptanliegen nennen.

Mitarbeiter in einem papierbasierten Kreditorenbuchhaltungsprozess müssen Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen manuell erfassen und abgleichen, was den Prozess mühsam und zeitaufwändig macht. Der Abgleich von Rechnungsposten mit Daten in einem Bestellsystem und die manuelle Rechnungsgenehmigung sind für 28 % der Kreditorenbuchhaltung problematisch.

Zusätzlich haben 20 % der Unternehmen Schwierigkeiten, Lieferdokumente für den Abgleich zu beschaffen, und ein gleich hoher Prozentsatz kämpft mit der Verarbeitung doppelter Rechnungen bei der Bearbeitung von Papierrechnungen, so die Untersuchung von IOFM.

Herausforderung Nr. 2: Ungenaue oder unvollständige Daten

Eine weitere Herausforderung im Rechnungsmanagement ist der Umgang mit ungenauen oder unvollständigen Daten. Fehlerhafte Eingangsrechnungen, wie fehlende Informationen, falsche Beträge oder doppelte Einträge, stellen ein großes Problem für die Kreditorenbuchhaltung dar.

Ungenauigkeiten oder Unvollständigkeiten bei den Daten können auf verschiedene Faktoren zurückgeführt werden. Erstens ist die manuelle Dateneingabe fehleranfällig, da menschliches Versagen ein inhärentes Risiko darstellt. Zweitens fehlen möglicherweise standardisierte Prozesse oder zur Rechnungserfassung, was zu Inkonsistenzen bei der Dateneingabe führt, insbesondere bei papierbasierten oder tabellenbasierten Prozessen.

Drittens kann eine unzureichende Kommunikation zwischen Kreditorenabteilungen und Lieferanten zu fehlenden Informationen, Unstimmigkeiten und Fehlern in den Rechnungen führen. Schließlich kann das Fehlen eines effizienten Datenmanagementsystems zu Informationsverlusten führen oder die Nachverfolgung von Rechnungen erschweren, was auch das Risiko von Fehlern bei der Zahlungsabwicklung erhöht.

Herausforderung Nr. 3: Komplexe Genehmigungsworkflows

Eine dritte  Herausforderung bei der Rechnungsverarbeitung sind die Genehmigungsworkflows. Häufig ist der Genehmigungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung komplex und es mangelt an Klarheit und Konsistenz.

Dies kann auf Unterschiede in der Organisationsstruktur zurückzuführen sein – beispielsweise in globalen Organisationen, in denen jede Einheit ein anderes Buchhaltungssystem, einen unabhängigen Prozess oder unterschiedliche Software-Lösungen verwendet.

Darüber hinaus kann die Verwendung von papierbasierten Geschäftsprozessen die Genehmigungsworkflows weiter verkomplizieren und zu Verzögerungen und Fehlern führen.

Zu den Folgen komplexer Genehmigungsworkflows gehören längere Bearbeitungszeiten, höhere Kosten im Zusammenhang mit manuellen Eingriffen, potenzielle Compliance-Probleme und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung des Status von Rechnungen.

 

Rechnungen, die mehrere Genehmigungsebenen erfordern, können zwischen Systemen verloren gehen, was zu verspäteten Zahlungen und verpassten Skonti für vorzeitige Zahlungen führen kann.

Herausforderung Nr. 4: Datensicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance sind wichtige Anliegen für jedes Unternehmen, und die Implementierung eines AP-Automatisierungssystems kann in diesem Bereich neue Herausforderungen mit sich bringen. Einige der Ursachen für diese Herausforderungen sind:

 

Datenschutzverletzungen

 

Wenn Unternehmen AP-Automatisierungssysteme einführen, werden mehr Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert, was das Risiko von Datenschutzverletzungen erhöht. Cyberkriminelle suchen ständig nach Schwachstellen in Systemen, um sich unbefugt Zugang zu sensiblen Informationen zu verschaffen.

 

Bei einem erfolgreichen Hack können wertvolle Daten offengelegt werden, darunter Bankkontodaten, persönliche Informationen von Lieferanten und Mitarbeitern sowie Finanztransaktionen.

 

Solche Verstöße können zu finanziellen Verlusten, Reputationsschäden und rechtlichen Verpflichtungen für die Organisation führen. Der Wiederaufbau des Kundenvertrauens und die Minderung der Folgen eines Verstoßes können ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein.

 

Nichteinhaltung

 

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (wie GDPR, CCPA) und Anforderungen an die Finanzberichterstattung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

 

Die Implementierung einer Automatisierungssoftware für die Rechnungsverarbeitung führt zu neuen Komplexitäten bei der Verwaltung der Compliance. Organisationen müssen sicherstellen, dass das Rechnungsstellungssystem und die damit verbundenen Prozesse mit den relevanten Vorschriften und Industriestandards übereinstimmen.

 

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwerwiegende Folgen haben, einschließlich erheblicher Bußgelder, rechtlicher Schritte und Rufschädigung der Organisation.

Herausforderung Nr. 5: Fehlende Standardisierung

Schließlich ist eine weitere große Herausforderung bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die fehlende Standardisierung des Formats und Inhalts von Rechnungen.

Lieferanten können unterschiedliche Rechnungsstellungsmethoden verwenden – beispielsweise eine Mischung aus manueller Rechnungsverarbeitung und elektronischer Rechnungsstellung sowie unterschiedliche Rechnungsverarbeitungssoftware für verschiedene Unternehmen. Dies kann leicht zu einem Mangel an Datenkonsistenz führen, was es schwierig macht, die erforderlichen Informationen automatisch zu extrahieren und zu verarbeiten.

Das Fehlen einer Standardisierung in den Arbeitsabläufen der Rechnungsverarbeitung erhöht das Risiko von Fehlern und Verzögerungen bei der Verarbeitung von Rechnungen, die sich auf den gesamten Zyklus von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung auswirken können.

Darüber hinaus kann der Mangel an Standardisierung auch zu Schwierigkeiten bei der Integration automatisierter Rechnungsverarbeitungslösungen mit bestehenden Systemen führen, wie z. B. ERP-Software (Enterprise Resource Planning), die möglicherweise ihre eigenen spezifischen Datenanforderungen und Formatierungsregeln haben.

Blogartikel

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz

Lieferantenrechnungen machen 90 % der Ausgaben in Unternehmen aus. Die KI-Software von Yokoy automatisiert den Kreditorenprozess und bringt Kosten- und Zeiteinsparungen für die Kreditorenbuchhaltung.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Herausforderung Nr. 6: Mangelnde Einblicke in den Cashflow

Leitende Finanzmanager legen großen Wert auf die Cashflow-Analyse. Allerdings haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihren mittelfristigen Cashflow präzise zu prognostizieren. Laut KPMG liegen nur 23 % der Unternehmen innerhalb von 5 % ihrer Prognosen, wobei ungenaue Daten ein Hauptproblem für Führungskräfte und CFOs darstellen.

Zusätzlich haben 34 % der Unternehmen keinen Einblick in Rechnungs- und Zahlungsdaten. In einer papierbasierten Rechnungsverarbeitungsumgebung fehlt es Finanzabteilungen an einem umfassenden Überblick über den Workflow, was die Verbesserung des Working Capital erschwert.

Die ineffektive Verwaltung von Bargeld kann sich negativ auf das gesamte Unternehmen auswirken, einschließlich höherer Kreditkosten und der Unfähigkeit, in Wachstum zu investieren. Daher geben 58 % der Unternehmen an, Echtzeit-Einblicke in die Finanzdaten der Kreditorenbuchhaltung zu benötigen.

In einer papierbasierten Umgebung werden jedoch wichtige Daten nicht erfasst, Informationen sind schlecht organisiert, die Aktualität der Informationen ist beeinträchtigt, Systeme sind nicht integriert und Entscheidungsträger haben keinen Zugriff auf entscheidende Variablen.

Wie Sie die Automatisierung von Rechnungen mit Yokoy meistern

Bei Yokoy helfen wir globalen Unternehmen, ihre Ausgabenverwaltungsprozesse, einschließlich der Rechnungsverarbeitung, vollständig zu automatisieren. Die Säulen unseres von Yokoy Invoice sind:

 

  • Automatisierte Datenextraktion und Texterkennung bei Eingangsrechnungen, um Fehler zu vermeiden und die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Risiken zu reduzieren
  • KI-basierte Rechnungsverarbeitung, die sicherstellt, dass alle Rechnungen fristgerecht bezahlt werden
  • Echtzeitdaten für volle Sichtbarkeit für die verschiedenen Benutzer im Unternehmen (Antragsteller, Genehmiger, Finanzteam),
  • Ein benutzerfreundliches Interface, das eine optimale Benutzererfahrung auf allen Geräten gewährleistet
  • Integration in die größten ERP-Systeme und offene API- Schnittstellen für nahtlose Integrationen in die bestehende Systemlandschaft

 

Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsverwaltungsprozesses sorgt Yokoy für eine kürzere Zahlungsfrist, ein geringeres Fehlerrisiko und niedrigere Kosten für die Rechnungsbearbeitung.

1. Reduzieren Sie die manuelle Bearbeitung durch automatisierte Datenerfassung

Das Hochladen der Rechnung in Yokoy ermöglicht die automatisierte Datenextraktion, Bearbeitung und Buchung im ERP-System.

Rechnungen lassen sich entweder manuell scannen und hochladen oder an eine dedizierte E-Mail-Adresse weiterleiten. Selbstverständlich kann Yokoy Invoice auch elektronische Rechnungen verarbeiten. Nach dem Upload ist die Yokoy in der Lage, die meisten Felder automatisch zu extrahieren, von Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeitsdatum bis hin zu Lieferant, Währung, Bestellnummer und Einzelposten. Dies geschieht mithilfe der OCR-Technologie.

Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung, sondern sorgt auch für qualitativ hochwertige und korrekte Buchungen, da das Risiko menschlicher Fehler auf ein Minimum reduziert wird.

2. Minimieren Sie Fehler mit KI-basierter Datenvalidierung

Sobald die Rechnungsdaten ausgelesen wurden, übernimmt die KI-Technologie von Yokoy. Sie verarbeitet die Informationen und validiert sie für die weitere Kategorisierung. Anschließend gleichen die KI-Algorithmen die Daten ab und gleichen sie mit Daten in Ihrem ERP-System ab.

Die KI von Yokoy kann Rechnungen mit Lieferanten und Bestellungen abgleichen und die Codierung von Einzelposten automatisieren, einschließlich Kategorien, Kostenobjekten, Mehrwertsteuer usw.

Die KI-Technologie von Yokoy lernt mit jeder hochgeladenen Rechnung und wird mit der Zeit intelligenter, wodurch sehr hohe Genauigkeitsraten gewährleistet werden. Die Funktion „intelligente Codierung“ ermöglicht es der Software, zu lernen, wie Benutzer eine Rechnung codieren, und ermöglicht es, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, indem sie eine Vorhersage des Kostenobjekts und der Kategorie pro Position vorschlägt.

Wenn Fehler gefunden werden – zum Beispiel doppelte Rechnungen oder Daten, die betrügerisch erscheinen oder nicht mit ERP-Daten übereinstimmen, sendet Yokoy Warnungen an voreingestellte Benutzerrollen und stellt sicher, dass Ausreißer einzeln geprüft werden. Dadurch werden Richtlinienverstöße und Doppelzahlungen verhindert und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert.

Durch den Einsatz von KI-Automatisierung und maschinellen Lernalgorithmen reduziert Yokoy das Risiko ungenauer oder unvollständiger Daten erheblich, erkennt Fehler oder Diskrepanzen und markiert sie zur Überprüfung in Echtzeit.

3. Setzen Sie Compliance mit benutzerdefinierten Workflows und Genehmigungsabläufen durch

Yokoy gewährleistet einen reibungslosen AP-Prozess durch End-to-End-Automatisierung und benutzerdefinierte Workflows und Vorabgenehmigungsabläufe. Jede Abteilung und Einheit kann ihre eigenen Genehmigungsabläufe basierend auf Benutzerrollen und Ländervorschriften festlegen.

 

Beispielsweise können Sie lieferantenbasierte Workflows implementieren, bei denen die Software bei der Einreichung eine standardmäßige Lieferantengenehmigung zuweist. Ist in diesem Fall keine Lieferantenfreigabe definiert, kann die Rechnung automatisch zur Prüfung weitergeleitet werden.

 

Eine weitere Option ist die Implementierung von Linienmanager-Workflows mit automatischen Genehmigungen, bei denen alle Rechnungen automatisch genehmigt werden, wenn sie unter einem bestimmten Schwellenwert liegen. Kostenträgerbasierte Workflows können ebenfalls automatisiert werden, oder – in komplexeren Fällen – kann eine Mischung aus Genehmigungsabläufen verwendet werden: Beispielsweise Kostenträger-Genehmigungsworkflows mit lieferantenbasierten automatisierten Workflows.

 

Durch die Standardisierung der meisten Validierungsmechanismen und Genehmigungsverfahren und die Möglichkeit für Unternehmen, alle ihre Rechnungen auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren, hilft unsere Software, Prozesse sowohl auf Unternehmensebene als auch abteilungsübergreifend zu rationalisieren und trägt zu echter End-to-End-Sichtbarkeit und -Kontrolle bei.

 

Dadurch werden Datensilos aufgebrochen, Ausgabenanalysen in Echtzeit ermöglicht und genauere Prognosen sichergestellt.

4. Vermeiden Sie Verzögerungen mit End-to-End-Integration und Echtzeit-Berichten

Yokoy verhindert Zahlungsverzögerungen durch Automatisierung und End-to-End-Integrationen. In einem manuellen Prozess ist es üblich, dass Verbindlichkeiten im Rechnungseingang hängen bleiben, was zu verzögerten Zahlungen von Lieferantenrechnungen führt.

Unsere Software macht es einfach, automatische Genehmigungen für bestimmte Lieferanten zu implementieren, sodass Ihre Kreditorenbuchhaltung Echtzeit-Einblicke in ausstehende Zahlungen und Zahlungszeiten hat. Mit dem Analysemodul kann Ihr Finanzteam die Bearbeitungszeiten für jeden Lieferanten in weniger als einer Minute ermitteln.

Darüber hinaus können Sie Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten, um Engpässe einfach zu identifizieren und zu beheben, und Rechnungen automatisch an die entsprechenden Beteiligten weiterleiten, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Yokoy ermöglicht es Ihnen, Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden am Genehmigungsprozess beteiligten Stakeholder zu definieren, wodurch das Risiko doppelter oder widersprüchlicher Genehmigungen reduziert wird.

Nächste Schritte

Das Yokoy Invoice hilft, die Gesamtbetriebskosten zu senken, indem es manuelle Prozesse rationalisiert und das Risiko von Fehlern und verspäteten Einreichungen minimiert. Durch den Einsatz von KI-Automatisierung hilft die Rechnungsverarbeitungsfunktion von Yokoy, die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen, das Betrugsrisiko zu verringern und die Einhaltung interner Kontrollen sicherzustellen.

Darüber hinaus verbessert unsere Software die Ausgabentransparenz und ermöglicht es Unternehmen, Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen, den Cashflow zu überwachen, den Zahlungsstatus zu verfolgen und die Beziehungen zu Lieferanten durch zeitnahe und genaue Zahlungen zu stärken.

Wollen Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung von Yokoy Invoice in Aktion erleben? Vereinbaren Sie doch ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement

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