Zes belangrijke uitdagingen in factuurautomatisering en hoe u deze kunt oplossen
- Last updated: juni 3, 2023
- Invoice management
Product Manager, Yokoy
Crediteuren worden vaak beschouwd als overhead en maken deel uit van de kosten van zakendoen. Bijgevolg besteden CFO’s misschien niet veel aandacht aan hun factuurbeheerproces, ervan uitgaande dat het voor zichzelf zal zorgen.
Helaas kan deze veronderstelling niet verder van de waarheid zijn. Het is zelfs zeer waarschijnlijk dat u geen alomvattend beeld heeft van uw Accounts Payable-functie, laat staan dat u de totale kosten van uw bedrijf voor het betalen van rekeningen kent.
Volgens sectorgegevens ervaart meer dan tweederde van de bedrijven fouten op meer dan 1% van hun totale factuurvolume, en tussen 20% en 30% van alle facturen resulteert in uitzonderingen in een of andere vorm.
Daarom is het van cruciaal belang om dit inherent verbroken proces op te lossen – en automatisering van factuurbeheer kan een eenvoudige, toekomstbestendige oplossing bieden.
Factuurautomatiseringstechnologie kan uw proces stroomlijnen, waardoor uw AP-personeel zich kan concentreren op meer strategische taken die de algehele financiële prestaties verbeteren.
Laten we dus eens kijken naar de uitdagingen van automatisering van factuurbeheer en enkele praktische manieren bekijken om ze aan te pakken.
Belangrijkste uitdagingen in factuurautomatisering
Uitdaging #1: Handmatige processen
Volgens IOFM ontvangt het gemiddelde bedrijf nog steeds 63% van zijn facturen op papier.
Deze afhankelijkheid van papieren facturen vermindert aanzienlijk het vermogen van bedrijven om facturen efficiënt te verwerken zonder menselijke tussenkomst. Sterker nog, meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven handelt meer dan 75% van hun papieren facturen handmatig af.
Handmatige verwerking van papieren facturen leidt tot kostbare en foutgevoelige gegevensinvoer, onjuiste plaatsing van facturen, langdurige goedkeurings- en uitzonderingsoplossingscycli die leiden tot te late vergoedingen en gemiste kortingen, nalevings- en veiligheidsrisico’s, hoge kosten voor het opslaan en ophalen van papieren, vertragingen bij het uploaden van goedgekeurde facturen.
Bijgevolg beschouwt 17% van de crediteurenafdelingen het invoeren van factuurgegevens als hun grootste uitdaging, terwijl 15% factuurcodering als hun primaire zorg beschouwt, zoals gerapporteerd door IOFM.
Bovendien moet het personeel in een op papier gebaseerd AP-proces handmatig inkooporder-, factuur- en betalingsinformatie verzamelen en afstemmen, wat bijdraagt aan het arbeidsintensieve en tijdrovende karakter van het proces.
Hoewel dit helpt bij effectief werkkapitaalbeheer en fraude en dubbele betalingen voorkomt, is het matchen van factuurregelitems met gegevens in een inkoopordersysteem en het vasthouden aan handmatige factuurgoedkeuringen een belangrijk pijnpunt voor 28% van de crediteurenafdelingen.
Bovendien worstelt 20% van de bedrijven met het verkrijgen van bewijs van levering die nodig is voor het matchen, en een gelijk percentage wordt geconfronteerd met uitdagingen bij het afstemmen van dubbele facturen bij het verwerken van papieren facturen, zoals blijkt uit het onderzoek van IOFM.
Uitdaging #2: Onnauwkeurige of onvolledige gegevens
Een andere veelvoorkomende uitdaging bij factuurbeheer is het omgaan met onjuiste of onvolledige gegevens. Facturen bevatten vaak fouten, zoals ontbrekende informatie, onjuiste bedragen of dubbele boekingen, wat grote problemen kan veroorzaken voor de crediteurenadministratie.
De oorzaken van onjuiste of onvolledige gegevens kunnen aan verschillende factoren worden toegeschreven. Ten eerste kan handmatige gegevensinvoer foutgevoelig zijn, aangezien menselijke fouten een inherent risico vormen.
Ten tweede kan er een gebrek zijn aan gestandaardiseerde procedures of automatiseringstools in het crediteurenproces, wat leidt tot inconsistentie bij de gegevensinvoer, bijvoorbeeld wanneer papieren processen of spreadsheets worden gebruikt.
Ten derde kan ontoereikende communicatie tussen AP-afdelingen en leveranciers leiden tot ontbrekende informatie of discrepanties en fouten in de factuur. En tot slot kan het ontbreken van een efficiënt gegevensbeheersysteem leiden tot het verlies van informatie of het moeilijk maken om facturen op te volgen, waardoor ook het risico op fouten tijdens de betalingsverwerking toeneemt.
Uitdaging #3: Complexe goedkeuringsworkflows
Een derde veelvoorkomende uitdaging bij factuurverwerking zijn de goedkeuringsworkflows. Vaak is het goedkeuringsproces in crediteurenadministratie complex en ontbreekt het aan duidelijkheid en consistentie.
Dit kan te wijten zijn aan verschillen in de organisatiestructuur, bijvoorbeeld in wereldwijde organisaties waar elke entiteit een ander boekhoudsysteem, een specifiek proces of andere factuurautomatiseringssoftware gebruikt.
Bovendien kan het gebruik van op papier gebaseerde bedrijfsprocessen de goedkeuringsworkflows verder compliceren, wat leidt tot vertragingen en fouten.
Gevolgen van complexe goedkeuringsworkflows zijn onder meer een langere verwerkingstijd, hogere kosten in verband met handmatige tussenkomst, mogelijke nalevingsproblemen en problemen bij het volgen van de status van facturen. Facturen die meerdere goedkeuringsniveaus vereisen, kunnen verloren gaan tussen systemen, wat kan leiden tot te late betalingen en gemiste kortingen voor vervroegde betaling.
Uitdaging #4: Gegevensbeveiliging en naleving
Gegevensbeveiliging en compliance zijn belangrijke aandachtspunten voor elke organisatie, en de implementatie van een AP-automatiseringssysteem kan op dit gebied voor nieuwe uitdagingen zorgen. Enkele oorzaken van deze uitdagingen zijn:
Datalekken
Naarmate organisaties AP-automatiseringssystemen gebruiken, worden meer gegevens elektronisch verwerkt en opgeslagen, waardoor het risico op datalekken toeneemt. Kwaadwillende actoren zoeken voortdurend naar kwetsbaarheden in systemen om ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie te krijgen.
Als er zich een datalek voordoet, kan dit waardevolle gegevens blootleggen, waaronder bankrekeninggegevens, persoonlijke informatie van leveranciers en werknemers en financiële transacties.
Dergelijke inbreuken kunnen leiden tot financieel verlies, reputatieschade en wettelijke aansprakelijkheid voor de organisatie. Het herstel van het vertrouwen van de klant en het beperken van de gevolgen van een inbreuk kan een langdurig en kostbaar proces zijn.
Niet-naleving
Naleving van regelgeving inzake gegevensprivacy (zoals GDPR, CCPA) en financiële rapportagevereisten is cruciaal voor organisaties.
Het implementeren van automatiseringssoftware voor factuurverwerking introduceert nieuwe complexiteiten bij het beheren van compliance. Organisaties moeten ervoor zorgen dat het factureringssysteem en de bijbehorende processen in overeenstemming zijn met relevante regelgeving en industriestandaarden.
Het niet naleven van deze voorschriften kan ernstige gevolgen hebben, waaronder aanzienlijke boetes, juridische stappen en reputatieschade voor de organisatie.
Uitdaging #5: Gebrek aan standaardisatie
Een andere grote uitdaging bij de automatisering van de crediteurenadministratie is het gebrek aan standaardisatie in het formaat en de inhoud van facturen.
Leveranciers kunnen verschillende factureringsmethoden gebruiken, bijvoorbeeld een combinatie van handmatige factuurverwerking en e-facturering, evenals verschillende factuurverwerkingssoftware voor verschillende entiteiten. Dit kan gemakkelijk leiden tot een gebrek aan consistentie in gegevens, waardoor het een uitdaging wordt om de vereiste informatie automatisch te extraheren en te verwerken.
Het ontbreken van standaardisatie in de factuurverwerkingsworkflows verhoogt het risico op fouten en vertragingen bij het verwerken van facturen, wat gevolgen kan hebben voor de hele factuur-tot-betaling-cyclus.
Bovendien kan het gebrek aan standaardisatie er ook toe leiden dat oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking moeilijk te integreren zijn met bestaande systemen, zoals ERP-software (Enterprise Resource Planning), die mogelijk hun eigen specifieke gegevensvereisten en opmaakregels hebben.
Dit kan leiden tot verdere vertragingen en fouten bij de verwerking van facturen, omdat het gebrek aan standaardisatie het moeilijker maakt om de overdracht van gegevens tussen systemen te automatiseren.
Een ander gevolg van het gebrek aan standaardisatie is de kans op geschillen tussen leveranciers en afnemers. Geschillen kunnen ontstaan als gevolg van verschillen in de interpretatie van factuurinhoud of -formaat, wat leidt tot vertraagde factuurbetalingen en gespannen relaties tussen de betrokken partijen.
White paper
Hoe kunstmatige intelligentie procesautomatisering bevordert
In deze whitepaper kijken we terug naar het begin van automatisering en belichten we de vooruitgang en kansen voor bedrijven in het tijdperk van hyperautomatisering.
Uitdaging #6: Zichtbaarheid van de cashflow
Senior financiële managers geven prioriteit aan cashflowanalyse, maar een aanzienlijk aantal bedrijven heeft moeite om hun cashflow op middellange termijn nauwkeurig te voorspellen.
Uit gegevens van KPMG blijkt dat slechts 23% van de bedrijven binnen 5% van hun prognoses is gekomen, waarbij onnauwkeurige gegevens een van de grootste problemen zijn voor senior executives en CFO’s.
Bovendien heeft 34% van de bedrijven geen inzicht in factuur- en betalingsgegevens. In een op papier gebaseerde factuurverwerkingsomgeving zijn cashmanagers beperkt in hun vermogen om een overzicht te krijgen van alle facturen in de workflow, waardoor de mogelijkheden om het werkkapitaal te verbeteren worden belemmerd.
Het onvermogen om contant geld effectief te beheren, kan leiden tot nadelige effecten in de hele organisatie, waaronder hogere financieringskosten en het onvermogen om in groei te investeren. Als gevolg hiervan geeft 58% van de bedrijven aan behoefte te hebben aan realtime inzicht in de financiële gegevens van de crediteurenadministratie.
In een op papier gebaseerde omgeving worden essentiële gegevens echter niet vastgelegd, is informatie slecht georganiseerd, komt de tijdigheid van informatie in het gedrang, ontbreekt het systemen aan integratie en hebben besluitvormers geen toegang tot de belangrijkste variabelen.
Hoe u deze uitdagingen op het gebied van factuurbeheer kunt overwinnen met Yokoy
Bij Yokoy helpen we internationale ondernemingen hun uitgavenbeheerprocessen volledig te automatiseren, inclusief de factuurverwerkingsstromen. De pijlers van onze factuurautomatiseringsmodule zijn:
- Geautomatiseerde extractie van factuurgegevens om fouten te voorkomen en de risico’s van handmatige gegevensinvoer te verkleinen
- Op AI gebaseerde factuurverwerking, om ervoor te zorgen dat alle facturen tijdig worden betaald
- Realtime gegevens voor volledige zichtbaarheid voor de verschillende gebruikers in het bedrijf (aanvrager, goedkeurder, financieel team),
- Een gebruiksvriendelijk ontwerp dat zorgt voor een naadloze gebruikerservaring op alle apparaten, zodat alle gebruikers onderweg facturen kunnen invoeren, controleren en goedkeuren
- Integratie met de grootste ERP-systemen en open API voor integraties op maat
Door het factuurbeheerproces te digitaliseren en te automatiseren, zorgt Yokoy voor een kortere betalingstermijn, een verminderd risico op fouten en vergissingen en lagere kosten voor factuurverwerking.
Hier leest u hoe onze software helpt bij het aanpakken van de bovengenoemde uitdagingen.
1. Verminder handmatig werk met geautomatiseerde gegevensverzameling
Door de factuur naar Yokoy te uploaden, kunnen gegevens automatisch worden geëxtraheerd, gemanipuleerd en geboekt in het ERP-systeem.
Facturen kunnen handmatig worden geüpload of doorgestuurd naar een speciaal e-mailadres. Eenmaal geüpload, kan de software automatisch de meeste velden extraheren, van factuurnummer, datum en vervaldatum tot leverancier, valuta, PO-nummer en regelitems. Dit gebeurt met behulp van OCR-technologie.
Dit vermindert niet alleen de tijd die besteed wordt aan het verwerken van facturen, maar zorgt ook voor een hoge kwaliteit, correcte boekingen, omdat de kans op menselijke fouten tot een minimum wordt beperkt.
2. Minimaliseer fouten met op AI gebaseerde datavalidatie
Zodra de factuurgegevens zijn gelezen, neemt de AI-technologie van Yokoy het over, verwerkt de informatie en valideert deze voor verdere categorisering. Vervolgens matchen de AI-algoritmen de gegevens en vergelijken deze met de gegevens in uw ERP-systeem.
De AI van Yokoy kan facturen matchen met leveranciers en inkooporders en kan de codering van regelitems automatiseren, inclusief categorieën, kostendragers, btw, enzovoort.
De AI-technologie van Yokoy leert bij elke geüploade factuur en wordt na verloop van tijd slimmer, waardoor zeer hoge nauwkeurigheidspercentages worden gegarandeerd. De functie “slim coderen” stelt de software in staat om te leren hoe gebruikers een factuur coderen en maakt het mogelijk de verwerkingstijd te verkorten door een voorspelling van het kostenobject en de categorie per regelitem voor te stellen.
Als er fouten worden gevonden, bijvoorbeeld dubbele facturen of gegevens die frauduleus lijken of niet overeenkomen met ERP-gegevens, stuurt Yokoy waarschuwingen naar vooraf ingestelde gebruikersrollen, zodat uitschieters afzonderlijk worden gecontroleerd. Dit voorkomt beleidsschendingen en dubbele betalingen en beperkt handmatige tussenkomst tot een minimum.
Door gebruik te maken van AI-automatisering en algoritmen voor machine learning, vermindert Yokoy aanzienlijk het risico op onnauwkeurige of onvolledige gegevens, door fouten of discrepanties op te sporen en deze in realtime te markeren voor beoordeling.
3. Dwing naleving af met aangepaste workflows en goedkeuringsstromen
Yokoy zorgt voor een probleemloos AP-proces door middel van end-to-end automatisering en aangepaste workflows en pre-goedkeuringsstromen. Elke afdeling en entiteit kan zijn eigen goedkeuringsstromen instellen, gebaseerd op gebruikersrollen en nationale regelgeving.
U kunt bijvoorbeeld op leveranciers gebaseerde workflows implementeren, waarbij de software bij indiening een standaardleveranciersgoedkeuring toekent. Als er in dit geval geen leveranciersgoedkeuring is gedefinieerd, kan de factuur automatisch ter beoordeling worden doorgestuurd.
Een andere optie is om workflows voor lijnmanagers te implementeren met automatische goedkeuringen, waarbij alle facturen automatisch worden goedgekeurd als ze onder een bepaalde drempel blijven.
Op kostenobjecten gebaseerde workflows kunnen ook worden geautomatiseerd, of – in complexere gevallen kan een combinatie van goedkeuringsstromen worden gebruikt: bijvoorbeeld workflows voor goedkeuring van kostenobjecten met op leveranciers gebaseerde geautomatiseerde workflows.
Door de meeste validatiemechanismen en goedkeuringsprocedures te standaardiseren en bedrijven in staat te stellen al hun facturen in één enkel platform te centraliseren, helpt onze software processen zowel op entiteitsniveau als tussen afdelingen te stroomlijnen, wat bijdraagt aan echte end-to-end zichtbaarheid en controle.
Dit doorbreekt datasilo’s, maakt real-time analyse van uitgaven mogelijk en zorgt voor nauwkeurigere prognoses.
4. Voorkom vertragingen met end-to-end integratie en realtime rapportage
Yokoy voorkomt betalingsachterstanden door automatisering en end-to-end integraties. Bij een handmatig proces komt het vaak voor dat facturen vastlopen in het proces, wat leidt tot vertraagde betalingen van leveranciersfacturen.
Onze software maakt het eenvoudig om automatische goedkeuringen voor bepaalde leveranciers te implementeren, zodat uw AP-afdeling realtime inzicht heeft in uitstaande betalingen en betalingstijden. Met de analysemodule kan uw financiële team de verwerkingstijden voor elke leverancier in minder dan een minuut opvragen.
Bovendien kunt u realtime meldingen ontvangen om knelpunten eenvoudig te identificeren en op te lossen, en facturen automatisch doorsturen naar de juiste belanghebbenden om de verwerkingstijd te verkorten. Met Yokoy kun je rollen en verantwoordelijkheden definiëren voor elke belanghebbende die betrokken is bij het goedkeuringsproces, waardoor het risico op dubbele of tegenstrijdige goedkeuringen wordt verkleind.
Volgende stappen
Tot slot helpen factuurautomatiseringsoplossingen bedrijven om de meest voorkomende uitdagingen van factuurverwerking aan te gaan, waardoor ze een betere controle over de uitgaven hebben.
Yokoy’s factuurautomatiseringsmodule helpt de algehele bedrijfskosten te verlagen door handmatige processen te stroomlijnen en het risico op fouten en te late indieningen te minimaliseren.
Door AI-automatisering te gebruiken, helpt Yokoy’s factuurverwerkingsfunctionaliteit om naleving van het beleid af te dwingen, het risico op fraude te verminderen en ervoor te zorgen dat de interne controles worden nageleefd.
Bovendien verbetert onze software de zichtbaarheid van uitgaven, waardoor organisaties beslissingen kunnen nemen op basis van realtime gegevens, de cashflow kunnen bewaken, de betalingsstatus kunnen volgen en de relaties met leveranciers kunnen versterken door middel van tijdige en nauwkeurige betalingen.
Wilt u onze software in de praktijk zien, dan kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.