Geautomatiseerde factuurverwerking: processtappen en hoe u aan de slag kunt
- Last updated: juni 3, 2023
- Invoice management
Product Manager
Het verwerken van facturen is een complex en soms ondoorzichtig proces. Bedrijven die deze taken niet automatiseren, lopen een grote kans mis om hun wereldwijde financiële activiteiten te stroomlijnen.
Wat houdt de automatisering van factuurverwerking in en hoe kunnen bedrijven hier gebruik van maken?
Digitalisering en automatisering komen steeds vaker voor in de bedrijfswereld. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de overgrote meerderheid van de organisaties prioriteit geeft aan een ‘digital-first’-bedrijfsstrategie.
Desondanks realiseren velen zich nog niet de volledige voordelen van digitale acceptatie met betrekking tot financiële processen, met name de ruimte voor factuurverwerking.
Het handmatig verwerken en monitoren van facturen kost veel tijd. Maar dat is nog niet alles: een gebrek aan inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf kan voor veel frustratie zorgen. Bijvoorbeeld als u niet direct weet waarom een factuur van een leverancier nog niet betaald is of als u niet weet waar een factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt.
Over het algemeen zien bedrijven die hun factuurverwerking niet automatiseren een enorme kans over het hoofd om de efficiëntie van de workflow te maximaliseren, risico’s te beperken en meer controle te krijgen over hun wereldwijde financiële activiteiten.
Maar hoe werkt automatisering van factuurbeheer in de praktijk en wat zijn de voordelen?
Verschillende benaderingen voor het afhandelen van facturen
Het kopen van producten of diensten in een bedrijf volgt het proces van aankoop tot betaling dat alles omvat, van het definiëren van de aankoopvereisten tot het uitvoeren van de betaling. Factuurverwerking is een belangrijk onderdeel van dit proces.
Om het volledige plaatje te begrijpen, moeten we echter kijken naar de voorgaande stappen, geleid door inkoop. Er zijn over het algemeen drie benaderingen die draaien om de vraag of een inkooporder (PO) wordt gebruikt of niet.
Inkoop zonder inkooporder
Wanneer er geen PO wordt gebruikt, verwerkt de financiële afdeling alle offertes direct en worden deze direct betaald na levering van diensten of producten.
PO-gebaseerde aanpak
Bij een PO-benadering worden eerst meerdere offertes opgevraagd bij leveranciers. Na het kiezen van de juiste leverancier wordt de offerte van een leverancier verwerkt tot een inkooporder. Wanneer de PO wordt uitgegeven, betekent dit dat het budget is vrijgegeven. De leverancier kan dan de materialen of diensten leveren en wordt – na voltooiing – betaald.
PO en goederenontvangst
Met een inkooporder en goederenontvangst is er een extra verificatielaag ingebouwd in het inkoopproces. Tijdens dit proces wordt een goederenontvangstdocument getekend voordat de factuur daadwerkelijk wordt betaald.
De inkoopafdeling of mensen die in het magazijn werken bevestigen dat ze de goederen hebben ontvangen. Deze informatie wordt vervolgens ingevoerd in het ERP.
De crediteurenadministratie neemt dit op en vergelijkt vervolgens de ontvangst van de goederen met de factuur en de bestelling om de betaling vrij te geven.
Welke aanpak een organisatie kiest, hangt sterk af van de omstandigheden.
Over het algemeen geldt: hoe groter het bedrijf, hoe complexer het aankoopproces. Niet alleen zijn er verschillende organisatielagen bij betrokken, ze hebben ook te maken met hogere budgetten.
Daarom zullen grote bedrijven eerder hun toevlucht nemen tot inkooporders, zo niet een combinatie van PO’s en goederenontvangsten. Zo zorgen ze voor een gestructureerde aanpak, houden ze beter zicht op hun uitgaven en weten ze zeker dat ze ook daadwerkelijk krijgen wat ze besteld hebben.
Terwijl de inkoopafdeling verantwoordelijk is voor het aanmaken van een inkooporder en het laten goedkeuren ervan door de bedrijfseigenaren, moet de crediteurenadministratie de facturen met betrekking tot deze inkooporder verwerken.
Op het moment dat zij een factuur ontvangen, wordt deze gekoppeld aan een inkooporder in het ERP-systeem. Dit wordt 2-way matching genoemd.
Op het moment dat een goederenontvangst wordt gebruikt, wacht de crediteurenadministratie op een signaal dat de goederen of diensten in goede orde zijn ontvangen. Nadat deze informatie afkomstig uit het ERP is verwerkt, wordt de factuur verwerkt. Dit wordt 3-way matching genoemd.
Bedrijven die hun factuurverwerking niet automatiseren, zien de mogelijkheid over het hoofd om de efficiëntie van de workflow te maximaliseren, risico’s te beperken en meer controle te krijgen over de wereldwijde financiële operaties.
Uitdagingen bij factuurverwerking
Facturen komen binnen, worden geregistreerd tegen het relevante papierwerk (inkooporder en goederenontvangstbewijs), goedgekeurd door het relevante personeel en vervolgens betaald – al deze stappen maken handmatige factuurverwerking tot een complex en soms ondoorzichtig proces.
De meest voorkomende uitdagingen op het gebied van factuurverwerking zijn:
- Foutgevoelig: handmatige gegevensinvoer is een arbeidsintensieve taak en is vatbaar voor menselijke fouten. Zonder een robuust controleproces kan onjuiste of dubbele informatie in het ERP-systeem terechtkomen, met onjuiste betalingen en discrepanties tot gevolg.
- Slecht overzicht en traceerbaarheid: Met een volledig handmatige aanpak wordt het moeilijk om de voortgang van een factuur te volgen en knelpunten in het proces te identificeren. Het is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor de factuur, waar deze zich in het proces bevindt of wat er moet gebeuren om deze vooruit te helpen.
- Onvermogen om te schalen: naarmate een bedrijf groeit en meer facturen verwerkt, wordt het steeds moeilijker om het volume handmatig te beheren. Dit is met name het geval wanneer bedrijven met leveranciers over de hele wereld werken en transacties in verschillende valuta uitvoeren. Handmatige verwerking kan snel overweldigend en tijdrovend worden.
- Langzame verwerkingstijden: Handmatige verwerking kan traag en tijdrovend zijn, wat kan leiden tot vertragingen bij factuurbetalingen en gespannen relaties met leveranciers. Bovendien kan dit ertoe leiden dat bedrijven vervroegde betalingskortingen mislopen.
- Gebrek aan zichtbaarheid: Handmatige verwerking kan het moeilijk maken om een volledig beeld te krijgen van de cashflow en financiële gezondheid van het bedrijf. Dit kan het moeilijk maken om weloverwogen beslissingen te nemen over uitgaven en budgettering.
Rekening houdend met deze uitdagingen kan een handmatig proces leiden tot verlies van facturen en andere gerelateerde documenten, betalingen aan de verkeerde rekeningen of zelfs dubbele betalingen.
Daarnaast zorgen de vele repeterende en handmatige handelingen voor een hoge werkdruk op de financiële afdeling. Mensen besteden veel tijd aan het afhandelen van facturen, terwijl ze minder tijd hebben om de financiële gegevens van het bedrijf te controleren, te monitoren en te analyseren.
Als bijvoorbeeld facturen uit verschillende bronnen op verschillende manieren worden verwerkt, zoals het gebruik van één proces voor papieren facturen en een andere aanpak voor elektronische facturen, neemt het foutenpercentage toe en neemt de efficiëntie af.
Uiteindelijk heeft dit invloed op de bedrijfsresultaten, omdat het betekent dat er tijd en geld wordt verspild aan inefficiënte processen.
We hebben dit onderwerp in meer detail beschreven in het onderstaande artikel.
Blogartikel
Zes belangrijke uitdagingen in factuurautomatisering en hoe u deze kunt oplossen
Crediteuren worden vaak beschouwd als overhead en maken deel uit van de kosten van zakendoen. Bijgevolg besteden CFO’s misschien niet veel aandacht aan hun factuurbeheerproces, ervan uitgaande dat het voor zichzelf zal zorgen. Helaas kan deze veronderstelling niet verder van de waarheid zijn.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Hoe ziet geautomatiseerde factuurverwerking eruit?
Door af te stappen van tijdrovende, handmatige processen en factuurverwerkingssoftware te gebruiken, kunnen bedrijven hun processen voor zowel inkomende als goedgekeurde facturen standaardiseren.
Wanneer alle facturen hetzelfde, gestandaardiseerde proces doorlopen en worden ontvangen, verwerkt en opgeslagen in hetzelfde factuurverwerkingssysteem, krijgen financiële teams volledig inzicht in hun AP-processen.
Een oplossing voor factuurverwerking kan alle stappen stroomlijnen, van het extraheren van de informatie uit leveranciersfacturen tot het invoeren van de gegevens in uw ERP-systeem. Zo heeft u altijd een duidelijk beeld van hoe ver een factuur zich in het proces bevindt en legt u tegelijkertijd de basis voor tijdige en correcte betalingen.
Bovendien helpen geautomatiseerde factuurverwerkingsworkflows om fouten en discrepanties te elimineren, waardoor het crediteurenteam kostbare tijd bespaart.
Als we nu kijken naar het typische crediteurenproces, doorloopt een leveranciersfactuur een aantal specifieke stadia. Het proces omvat meestal de volgende stappen:
1. DE FACTUUR DIGITALISEREN
Dit omvat het scannen van de factuur of het elektronisch vastleggen van de gegevens. De gegevens van de factuur worden geëxtraheerd en vastgelegd, inclusief informatie zoals leveranciersgegevens, betalingsvoorwaarden en factuurbedrag. Elk artikel wordt vervolgens uitgelezen en de gebruiker wijst de juiste grootboekrekening (G/L) toe in het systeem. Deze stap helpt fouten en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
2. FACTUUR MATCHEN
Zodra de stap voor het vastleggen van gegevens is voltooid en de factuur is gedigitaliseerd, neemt de automatiseringssoftware het over en koppelt de factuur aan de bijbehorende inkooporder (PO) en goederenontvangst, indien van toepassing.
Het automatiseringssysteem controleert of de gegevens op de factuur overeenkomen met die op de PO en goederenontvangst, waardoor het bedrijf alleen betaalt voor wat het heeft ontvangen.
De technologie achter deze stappen varieert van leverancier tot leverancier. De meeste leveranciers gebruiken bijvoorbeeld OCR om de gegevens vast te leggen. OCR is echter niet in staat om regelitems te lezen en de logica te begrijpen, dus voor dit type functionaliteit wordt meestal AI-technologie gebruikt.
3. FACTUUR GOEDKEURING
In deze stap wordt de factuur beoordeeld en goedgekeurd op basis van vooraf gedefinieerde workflows. De factuur kan bijvoorbeeld worden goedgekeurd op basis van de leverancier, kosten, geleverde diensten of door een handmatige goedkeuring af te geven. Er kunnen verschillende individuele workflows worden opgezet om tegemoet te komen aan verschillende goedkeuringsscenario’s.
4. EXPORTEREN NAAR ERP-SYSTEEM
Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze voor betaling geëxporteerd naar het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. Het ERP-systeem registreert vervolgens de factuur en start het betalingsproces.
5. ARCHIVEREN
Nadat de factuur is betaald, wordt deze opgeslagen en gearchiveerd onder het juiste budget, project of leverancier. Dit zorgt ervoor dat alle records veilig worden bewaard en in de toekomst gemakkelijk toegankelijk zijn voor audits of andere doeleinden.
Over het algemeen kan geautomatiseerd factuurbeheer een bedrijf veel voordelen opleveren, waaronder verbeterde efficiëntie, minder fouten, betere controle over financiën en verbeterd cashflowbeheer. Door dit proces te automatiseren, kunnen bedrijven zich concentreren op andere belangrijke taken en hun algehele productiviteit verhogen.
Hoe kan Yokoy helpen met factuurautomatisering?
Bij Yokoy zijn we gespecialiseerd in het helpen van middelgrote en grote bedrijven bij het bereiken van volledige automatisering van hun uitgavenbeheerprocessen, inclusief factuurverwerkingsworkflows. Onze factuurautomatiseringsmodule is gebaseerd op de volgende kernprincipes:
Gestroomlijnde extractie van factuurgegevens
Door middel van geautomatiseerde processen elimineren we de kans op fouten en beperken we de risico’s die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer. Door factuurgegevens nauwkeurig en efficiënt te extraheren, waarborgen we de integriteit van financiële informatie.
AI-aangedreven factuurverwerking
Ons systeem maakt gebruik van geavanceerde kunstmatige-intelligentietechnologie om te garanderen dat alle facturen snel worden verwerkt en betaald. Door gebruik te maken van AI-mogelijkheden verbeteren we de efficiëntie en nauwkeurigheid en minimaliseren we vertragingen en knelpunten.
Yokoy zorgt voor een naadloze en geautomatiseerde factuurverwerking. Onze oplossing maakt gebruik van geavanceerde AI-modellen en legt alle informatie van uw facturen vast en koppelt deze aan PO’s en goederenontvangsten.
Aangepaste workflows en goedkeuringsstromen
Met onze software kunt u de volledige factuurgoedkeuringsstroom in kaart brengen en definiëren hoe u met uitzonderingen omgaat. Zo kunt u de status van elke factuur in realtime volgen en precies het automatiseringsniveau bereiken dat u voor ogen heeft.
Realtime zichtbaarheid van gegevens
Onze oplossing biedt realtime gegevenstoegang en zichtbaarheid voor verschillende belanghebbenden binnen de organisatie, waaronder aanvragers, goedkeurders en het financiële team. Dit maakt transparantie mogelijk en vergemakkelijkt het nemen van weloverwogen beslissingen tijdens het factuurbeheerproces.
Gebruiksvriendelijk ontwerp
Met een focus op bruikbaarheid, biedt onze software een naadloze ervaring op verschillende apparaten, waardoor gebruikers moeiteloos facturen kunnen invoeren, controleren en goedkeuren, zelfs wanneer ze onderweg zijn. We geven prioriteit aan intuïtieve interfaces die de productiviteit en het gemak verhogen.
Integratie met grote ERP-systemen en flexibele API
We zorgen voor naadloze integratie met toonaangevende ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), waardoor een naadloze gegevensstroom en synchronisatie mogelijk is.
Bovendien vergemakkelijkt onze open Application Programming Interface (API) aangepaste integraties met andere softwareoplossingen volgens specifieke zakelijke vereisten.
Door het factuurbeheerproces te digitaliseren en te automatiseren, biedt Yokoy verschillende belangrijke voordelen:
- Versnelde betalingstijd: onze oplossing minimaliseert de verwerkingstijd, waardoor facturen sneller kunnen worden betaald. Dit zorgt voor een verbeterd cashflowbeheer voor bedrijven en bevordert sterkere leveranciersrelaties.
- Verminderd risico op fouten en vergissingen: door gegevensextractie te automatiseren en gebruik te maken van door AI aangestuurde verwerking, verkleinen we de kans op menselijke fouten aanzienlijk, waardoor de nauwkeurigheid en naleving worden verbeterd.
- Lagere kosten voor factuurverwerking: onze gestroomlijnde aanpak elimineert handmatige tussenkomst en vermindert de behoefte aan uitgebreide administratieve inspanningen, wat leidt tot substantiële kostenbesparingen voor organisaties.
Volgende stappen
Bij Yokoy zijn we toegewijd aan het aanpakken van de uitdagingen die gepaard gaan met factuurbeheer, door een uitgebreide softwareoplossing te bieden die de efficiëntie, nauwkeurigheid en kosteneffectiviteit optimaliseert. Als u onze factuurautomatiseringsmodule in actie wilt zien, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.