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10 häufige Rechnungsfehler und wie Sie sie vermeiden

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Oskar Duberg

Es ist nur menschlich, sich gegen Veränderungen zu sträuben und an vertrauten Tools und Prozessen festzuhalten. Dabei gibt es jede Menge Möglichkeiten, spürbare Verbesserungen anzustoßen. So sind heutzutage viele CFOs und Finance-Entscheider an einer Digitalisierung der Arbeitsabläufe interessiert. Sie erkennen das große Potenzial von Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung. Das Argument, auf diese Weise Geld und Ressourcen freizusetzen, ist nicht überzeugend genug? Hier einige Zahlen, die untermauern, warum klassische manuelle Prozesse ausgedient haben.

 

Die Association for Intel Information Management berichtet, dass 7,5 Prozent der Dokumente verloren gehen und weitere 3 Prozent falsch abgeheftet werden. Das verdeutlicht ein zentrales Problem physischer Unterlagen: Deren Verwaltung und Archivierung ist höchst ineffizient. Wenn Teammitglieder in einem von zehn Fällen erst einmal durch große Papierstapel wühlen müssen, und möglicherweise gar nicht fündig werden – dann läuft etwas schief. Dieselbe Zeit hätte schließlich für weitaus wichtigere Aufgaben genutzt werden können. Für Unternehmen birgt das große Risiken, spätestens dann, wenn sich der nächste Audit abzeichnet. Solche Probleme lassen sich durch Automatisierung des Ausgabenmanagements vermeiden, denn digitalisierte Dokumente werden viel seltener verlegt. Finance-Teams profitieren von einer höheren Effizienz und weniger Fehlern.

 

Uns überrascht nicht, dass so viele Unterlagen verloren gehen – manuelle Invoicing-Prozesse haben nun einmal ihre Schwächen. Aus diesem Grund möchten wir uns näher mit häufigen, aber vermeidbaren Fehlern bei der Kreditorenbuchhaltung befassen. Doch bevor wir ins Detail gehen, sollten wir einige Begriffe klären.

Table of Contents

Rechnungsmanagement, wie wir es kennen

Beim Rechnungsmanagement geht es um die systematische Bearbeitung von Rechnungen, die von Händlern, Lieferanten und Dienstleistern an einen Leistungsempfänger übersendet werden. Dieser Prozess umfasst Empfang, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung von Rechnungen – alles, was den reibungslosen Betrieb der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht. Eine effiziente Rechnungsverwaltung trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren, verspätete Zahlungen abzuwenden und etwaige finanzielle Unstimmigkeiten zu verhindern. Dem nicht genug: Sie kann auch helfen, Lieferantenbeziehungen zu pflegen, den Cashflow zu optimieren und die Finanzberichterstattung unterstützen.

 

Wie der klassische Invoicing-Prozess abläuft

Die traditionelle Herangehensweise, das Bearbeiten von Hand, ist arbeitsintensiv und erfordert menschliches Eingreifen während jedem Arbeitsschritt.

 

Hier der Ablauf:

 

  1. Lieferanten erstellen Rechnungen manuell oder verwenden eine einfache Software, auf der das Datum, die Rechnungsnummer, die Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, die Mengen, Netto-Beträge und Einzelpreise, der fällige Gesamtbetrag und die Liefer- und Zahlungsbedingungen angegeben sind.

  2. Die Rechnungen werden dem Käufer per Post, Fax oder E-Mail zugesandt, wobei gerade Ersteres zu Verzögerungen führt und das Risiko birgt, dass Rechnungen verloren gehen oder nicht auffindbar sind.

  3. Nach Erhalt einer Rechnung wird diese in einem Trackingsystem erfasst, sei es auf Papier oder in einer Excel-Tabelle.

  4. Die Eingangsrechnung wird dann mit dazugehörigen Unterlagen wie Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, um zu prüfen, dass alle Daten übereinstimmen. Unstimmigkeiten werden zwecks genauerer Untersuchung gekennzeichnet.

  5. Die Rechnung wird zur Freigabe an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet, wobei oft mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sind, was wiederum sehr zeitaufwändig sein kann.

  6. Nach der Freigabe wird die Rechnung gemäß den vereinbarten Bedingungen zur Zahlung vermerkt. Damit geht einher, entsprechende Zahlungsunterlagen vorzubereiten und die für die Banküberweisung nötigen Daten zusammenzutragen.

  7. Die Zahlungen werden getätigt und im Buchhaltungssystem erfasst. Dabei kann es sich um elektronische Überweisungen mittels Online-Banking handeln, oder – vor allem im EU-Ausland – sogar noch den Versand von Schecks.

  8. Kopien der Rechnungen und sonstiger Unterlagen werden für spätere Auffindbarkeit und Audits langfristig aufbewahrt. In Deutschland gibt es gesetzliche Fristen, die es einzuhalten gilt, und in anderen Ländern ist das nicht anders.

Während dieser Prozess seit Jahrzehnten die Norm ist, haben Unternehmen heute eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Rechnungsprozess zu verbessern. Die Vorteile liegen auf der Hand, denn der ursprüngliche Weg hat sich als zeitaufwändig, fehleranfällig, ineffizient und teuer erwiesen. Darüber hinaus kann es ohne ein zentrales System schwierig sein, den Status einer Rechnung während des Freigabe- und Zahlungsprozesses zu verfolgen.

Wie man die häufigsten Rechnungsfehler vermeidet

Ausgehend von unserem Know-how rund um intelligente Automatisierung können wir sagen: Wenn Sie häufige menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung erkennen und beheben, kann Ihr Unternehmen seine Accounts-Payable-Abläufe deutlich verbessern. Automatisierte Prozesse, Vereinheitlichung und regelmäßige Kontrollen sind wichtige Strategien, um die Genauigkeit zu verbessern und Fehlern vorzubeugen. Das ist nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung essentiell, auch die Lieferantenbeziehungen profitieren davon.

 

Hier sind einfache Methoden, um die am weitesten verbreiteten Probleme aus dem Weg zu räumen:

 

1. Fehlende Rechnungen

Rechnungen können während der Übersendung oder bei der Verarbeitung in Ihrem Unternehmen verloren gehen oder falsch abgeheftet werden, was zu Zahlungsverzögerungen und einer möglichen Belastung der Lieferantenbeziehung führt.

 

Lösung: Implementieren Sie eine automatisierte Rechnungserfassung, bei der eingescannte Papierrechnungen mittels OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) und künstlicher Intelligenz digitalisiert werden, während elektronische Rechnungen direkt in das Buchhaltungssystem importiert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Rechnungen verbucht werden und leicht auffindbar sind.

 

2. Doppelte Rechnungen

Zu unerwünschten Duplikaten kommt es, wenn dieselbe Rechnung mehr als einmal bearbeitet wird. Das ist meist auf Nachlässigkeiten in der manuellen Dateneingabe oder eine mehrmalige Einreichung durch den Lieferanten zurückzuführen.

 

Lösung: Verwenden Sie eine Rechnungssoftware mit Features zur Erkennung von Duplikaten. Ein solches Tool kann potenzielle Dubletten automatisch erkennen, indem es wichtige Rechnungsdetails wie Rechnungsnummer, Beträge und Lieferanteninformationen abgleicht. Legen Sie außerdem klare Richtlinien für die Einreichung von Rechnungen durch Lieferanten fest, um zu vermeiden, dass dieselbe Rechnung mehrmals in Ihrem System landet.

 

3. Betrugsversuche

Beim Rechnungsbetrug werden gefälschte oder geänderte Rechnungen zur Zahlung vorgelegt. Wird diese kriminelle Handlung nicht als solche erkannt, können erhebliche finanzielle Verluste entstehen.

 

Lösung: Führen Sie konsequente Prüfungsmechanismen ein, die unter anderem einen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen beinhalten. Nutzen Sie Hilfsmittel zur Betrugserkennung innerhalb Ihrer Invoicing-Software, um Ausgabenmuster zu analysieren und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig darin, Anzeichen für betrügerische Rechnungen zu erkennen.

 

4. Fehlerhafte Daten

Eine inkorrekte Dateneingabe, etwa falsche Rechnungsbeträge, Lieferantendetails oder Ausstellungsdatum, aber auch Rechenfehler, können zu falschen Zahlungen und finanziellen Diskrepanzen führen. Ein falsch ausgewiesener Steuerbetrag kann sogar Strafzahlungen mit sich ziehen.

 

Lösung: Vermeiden Sie das Abtippen von Hand, indem Sie das Auslesen und Validieren von Rechnungsinformationen automatisieren. In der Regel wird dabei Ihr ERP-System oder eine andere Plattform, innerhalb derer die Kreditorendaten verwaltet werden, eingebunden. So verfügt Ihr Rechnungstool stets über die aktuellsten Informationen.

 

5. Fehlende Daten

Fehlerhafte Rechnungen, gerade solche, in denen wichtige Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer, Rechnungsdatum oder Beträge von Einzelposten fehlen, verkomplizieren die Bearbeitung, Zahlung und den Vorsteuerabzug. Zusätzlich zu bestehenden deutschen bzw. nationalen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung hat eine kürzlich erlassene EU-Richtlinie festgelegt, welche Daten auf einer E-Invoice enthalten sein müssen. Datengenauigkeit ist also auch im Hinblick auf Compliance unerlässlich.

 

Lösung: Erstellen Sie eine standardisierte Vorlage, in der alle erforderlichen Felder aufgeführt sind, und geben Sie diese Vorlage an alle Rechnungsaussteller weiter. Implementieren Sie eine Software, die automatisch auf fehlende Daten prüft und zur Rechnungsberichtigung auffordert, bevor das Dokument weiterverarbeitet wird.

 

6. Komplizierte Freigabeprozesse

Komplexe und langwierige Genehmigungsverfahren können die Rechnungsverarbeitung verlangsamen, was zu Zahlungsverzögerungen und eventuellen Mahnungen bzw. Säumniszuschlägen führt.

 

Lösung: Vereinfachen Sie Ihre Freigabe-Workflows, indem Sie eine automatisierte Ausgabenmanagement-Software einsetzen. Hier werden Rechnungen anhand vordefinierter Regeln an die entsprechenden Personen mit Genehmigungsbefugnis weitergeleitet. Richten Sie parallele Freigabeprozesse ein, bei denen mehrere Genehmigungen gleichzeitig und nicht bloß nacheinander erfolgen.

 

7. Doppelte Zahlungen

Zu doppelten Zahlungen kommt es, wenn eine Rechnung mehr als einmal bezahlt wird. Das ist häufig auf doppelte Rechnungen oder manuelle Bearbeitungsfehler zurückzuführen.

 

Lösung: Implementieren Sie automatische Prüfschritte, um potenzielle Doppelzahlungen zu erkennen. Führen Sie regelmäßig einen Kontenabgleich durch und stellen Sie sicher, dass die Zahlungsautorisierungen nachverfolgbar und prüfbar sind. Und schon gehören Mehrfachzahlungen der Vergangenheit an.

 

8. Verspätete Zahlungen

Langsame Prozesse und das Übersehen von Zahlungszielen können zur Folge haben, dass Zahlungen nicht rechtzeitig ausgeführt werden. Das schädigt Lieferantenbeziehungen und kann Mahn- bzw. Verzugsgebühren nach sich ziehen. Etwaige Rabatte für frühe Zahlungen lassen sich selten nutzen.

 

Lösung: Verwenden Sie automatische Erinnerungen und Warnungen Ihres Systems, um das Team in der Kreditorenbuchhaltung über anstehende Fälligkeitstermine zu informieren. Führen Sie ein zentrales Dashboard ein, in welchem der Rechnungsstatus überwacht wird und ausstehende Zahlungen eingesehen werden können.

 

9. Manueller Fakturierungsprozess

Selbst wenn alle Abläufe aufeinander abgestimmt sind und umfangreiche Kontrollen existieren, ist von Hand durchgeführte Rechnungsverarbeitung per se relativ fehleranfällig, langsam und arbeitsintensiv. Das liegt in der Natur der Sache.

 

Lösung: Nutzen Sie eine Plattform für automatisiertes Rechnungsmanagement, welche die Rechnungserfassung, die Dateneingabe, das Freigabe-Routing und die Zahlungsabwicklung übernimmt. Das beschleunigt die Accounts-Payable-Prozesse, senkt die Fehlerquote und entlastet Mitarbeitende.

 

10. Keine Invoicing-Software

Wer auf eine spezialisierte Softwarelösung verzichtet, sondern meint, sich auf manuelle Prozesse zu verlassen, muss sich mit einer fehleranfälligen und ineffizienten Rechnungsverwaltung begnügen.

 

Lösung: Investieren Sie in ein leistungsstarkes Tool von einem Drittanbieter, das Funktionen wie automatische Datenerfassung, Freigabe-Workflows, Erkennung von Duplikaten und Echtzeit-Tracking bietet. Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren lässt, um einen reibungslosen Übergang und eine höhere Effizienz sicherzustellen.

 

Die richtige Ausgabenmanagement-Software hilft, Unternehmensziele zu erreichen und einen effizienten Kreditorenprozess zu etablieren.

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Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Wie Yokoy und KI ungenaue und fehlerhafte Rechnungen beseitigen

Fest steht: Künstliche Intelligenz (KI) hat viele Geschäftsprozesse transformiert, indem repetitive Aufgaben automatisiert und die Anfälligkeit für menschliche Fehler deutlich verringert wurden. Im Invoicing-Kontext kann KI helfen:

  • die Dateneingabe zu automatisieren

  • die Genauigkeit der Daten zu sichern

  • Betrug zu erkennen und zu verhindern

  • Freigabeabläufe zu straffen

  • doppelte Zahlungen zu vermeiden

  • Compliance-Risiken zu reduzieren

Die Features von Yokoy im Überblick

Yokoy bietet eine umfassende Suite von Tools zum intelligenten Rechnungsmanagement. KI wird genutzt, um Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen – während das Risiko menschlicher Fehler verringert wird.

  • Automatisierte Datenerfassung: Yokoy nutzt KI, um Daten aus Rechnungen automatisch zu erfassen und zu auszulesen, wodurch manuelle Eingaben und Rechnungsfehler reduziert werden.

  • Intelligenter Abgleich: Das System gleicht Rechnungsdaten mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, was die Genauigkeit der Daten erhöht und Diskrepanzen vermeidet.

  • Smarte Kodierung: Die KI lernt, wie Ihre Teams Rechnungsposten verarbeitet und einsortiert. Sie wendet diese Erkenntnisse dann automatisch auf neue Rechnungen an.

  • Freigabe-Workflows: KI-gesteuerte Workflows leiten Rechnungen anhand von individualisierten Regeln an die richtigen Personen zur Genehmigung weiter – der Freigabeprozess wird beschleunigt.

  • Duplikatserkennung: Das System prüft auf Duplikate und kennzeichnet potenzielle doppelte Rechnungen, damit diese nicht mehr als einmal bearbeitet werden.

  • Compliance und Prüfpfade: Yokoy stellt sicher, dass alle Rechnungen mit den entsprechenden Vorschriften übereinstimmen. Ein detaillierter Audit-Trail sorgt für bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

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So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy

Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. So kann Yokoy helfen.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Sind Sie bereit, Ihr Rechnungsmanagement besser aufzustellen? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Yokoy Ihnen helfen kann, das Risiko gängiger Fehler bei der Rechnungsstellung zu verringern.

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