Rechnungsmanagement auf zeitgemäße Weise

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Oskar Duberg

Das Rechnungsmanagement ist ein entscheidender Faktor für die Optimierung der Unternehmensfinanzen. Viele Unternehmen plagen sich jedoch noch immer mit umständlichen manuellen Methoden der Rechnungsbearbeitung – verbunden mit erheblichen Kosten und langen Bearbeitungszeiten.

Aus einem Bericht von PayStream Advisors geht hervor, dass Unternehmen durchschnittlich umgerechnet rund 37 Euro für die manuelle Rechnungsbearbeitung aufwenden und dass es rund 16 Tage dauert, um eine Geschäftsrechnung vollständig zu bearbeiten. Dies sollte nicht die Norm sein – denn eine automatisierte Rechnungsverarbeitung kann die Kosten pro Rechnung auf nur 3,12 Euro senken und die Bearbeitungszeit auf weniger als vier Tage verkürzen.

Angesichts der digitalen Transformation ist die Notwendigkeit für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung so groß wie noch nie zuvor. Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen seine Arbeitsprozesse und Abläufe verbessern kann!

Table of Contents

Definition: Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsmanagement beschreibt den strukturierten Umgang mit Rechnungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören Aufgaben wie der Empfang, die Prüfung, die Erfassung und die Verarbeitung von Rechnungen zur Zahlung. Alle Arbeitsschritte zielen darauf ab, Präzision, Produktivität und die Einhaltung von Finanzstandards zu gewährleisten.

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Rechnungsmanagement ist aus vielen Gründen wichtig

Der Aufbau und die Pflege positiver Beziehungen zu den Lieferanten ist eng mit einem effizienten Rechnungsmanagement verbunden. Was sind die Gründe? Prompte Zahlungen und reibungslose Transaktionsprozesse tragen erheblich zum Aufbau von Vertrauen bei. Eine fristgerechte Begleichung kann darüber hinaus dazu beitragen, bessere Konditionen, Rabatte und einen bevorzugten Zugang zu Produkten und Dienstleistungen zu erhalten.

Außerdem kann Ihr Unternehmen von Skonti profitieren – eine übliche Praxis beim frühzeitigen Bezahlen von Rechnungen. Ein effizientes Rechnungsmanagement stellt sicher, dass Ihr Unternehmen diese Möglichkeiten nutzen kann – das optimiert den Cashflow und senkt die Kosten.

Die Verwaltung von Rechnungen hat direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens. Wenn Rechnungen nicht richtig bearbeitet oder verspätet beglichen werden, kann dies den Cashflow belasten und somit zu Liquiditätsproblemen führen. Gut organisierte Prozesse hingegen tragen zu einem besseren Cashflow-Management und zu mehr finanzieller Stabilität bei.

Ein weiterer Vorteil: Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro wird vereinfacht, wenn die Rechnungsunterlagen korrekt und gut organisiert sind. Eine detaillierte Dokumentation hilft, Steuervorschriften einzuhalten, und vereinfacht die Erstellung von Finanzberichten und Steuererklärungen.

Rechnungsdaten wie die fortlaufende Rechnungsnummer stellen eine wertvolle Ressource für fundierte finanzielle Entscheidungen dar. Umfassende Aufzeichnungen ermöglichen es, Ausgabenmuster zu erkennen, Potenziale zur Kostensenkung zu identifizieren und zukünftige Investitionen und Budgetzuweisungen vorausschauend zu planen.

Rechnungsmanagement als Teil der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung bildet einen wichtigen Eckpfeiler der Finanzstruktur eines Unternehmens. Sie übernimmt die komplexe Aufgabe, ausstehende Rechnungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Verkäufern zu verwalten. Kurz gesagt, die Kreditorenbuchhaltung ist für die finanziellen Verpflichtungen zuständig, die mit dem Erwerb von Waren oder Dienstleistungen eingegangen wurden.

Das Rechnungsmanagement ist ein Teil der Kreditorenbuchhaltung und umfasst eine Reihe von wichtigen Schritten:

  • Eingang und Bestätigung

  • Erfassung

  • Genehmigung der Zahlung

  • Ausführung der Zahlung

  • Kostenabstimmung

Die Kreditorenbuchhaltung geht jedoch über das Rechnungsmanagement hinaus und deckt umfassendere finanzielle Aufgaben ab, darunter:

Kontrolle der Ausgaben: Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet Rechnungen und ein breites Spektrum anderer Ausgaben (einschließlich der Belastungen durch Debit- und Kreditkarten). Dabei sorgt sie für die rechtzeitige Zahlung und die sorgfältige Führung von Unterlagen.

Beziehungen zu den Lieferanten: Die Kreditorenbuchhaltung pflegt die Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten und handelt die Zahlungsbedingungen aus, um den Cashflow zu optimieren und positive Kontakte zu fördern.

Finanzielle Berichterstattung: Die Daten aus der Kreditorenbuchhaltung fließen in die Finanzberichte ein und bieten Einblicke in den Cashflow, die Verbindlichkeiten und die allgemeine finanzielle Lage.

Im Wesentlichen bildet die Kreditorenbuchhaltung das Rückgrat des Finanzwesens. Das Rechnungsmanagement stellt eine wichtige Funktion dar, die Präzision, Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Effizienz im Zahlungsprozess gewährleistet.

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Die Veränderungen im Rechnungsmanagement

Vor der Digitalisierung war die Rechnungsverwaltung ein überwiegend manueller und papiergestützter Prozess. Rechnungen kamen in der Regel per Post oder Fax an und mussten physisch bearbeitet und archiviert werden. Die Rechnungen mussten händisch sortiert, geprüft und manuell in Buchhaltungssysteme oder Excel-Tabellen eingepflegt werden. Diese manuelle Dateneingabe war zeitaufwändig und erhöhte die Gefahr von Fehlern und Unstimmigkeiten. Während dies für ein kleines Unternehmen noch nach einer überschaubaren Aufgabe klingt, mussten große Unternehmen einen erheblichen Ressourcenaufwand betreiben.

Die Verwaltung von Papierrechnungen erforderte außerdem viel Speicherplatz und manuelle Ablagesysteme. Das Auffinden und der Zugriff auf bestimmte Rechnungen war daher mühsam und zeitaufwändig. Außerdem war der Zugang zu den Rechnungen bei papiergestützten Systemen eingeschränkt, so dass die Mitarbeiter häufig im Büro anwesend sein mussten, um die Dokumente bearbeiten zu können. Diese Beschränkung behinderte die Fernarbeit und die Zusammenarbeit, insbesondere in dezentralisierten oder globalisierten Organisationen. All dies führte zu Verzögerungen bei der Zahlungsgenehmigung und -bearbeitung. Rechnungen konnten auf dem Transportweg verloren gehen oder falsch abgelegt werden, was zu verspäteten Zahlungen, belasteten Lieferantenbeziehungen und entgangenen Möglichkeiten für Skonti führte.

Digitalisierung hat das Rechnungsmanagement revolutioniert

Mit dem Übergang von der Papierform zur digitalen Rechnungsstellung hat sich die Notwendigkeit der physischen Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen erheblich verringert. Die Rechnungen können nun elektronisch versandt und empfangen werden, wodurch die Verarbeitungszeiten und die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Fehler minimiert werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aus einer Vielzahl kostenloser Vorlagen für Rechnungen zu wählen und Rechnungen zu erstellen, die auf elektronischem Wege versandt und entgegengenommen werden können.

Software für das Rechnungsmanagement

Moderne Softwarelösungen und Automatisierungstechnologien haben viele Aspekte der Rechnungsverwaltung automatisiert, von der Rechnungserfassung und Datenextraktion bis hin zu Freigabeprozessen und der Zahlungsabwicklung. Durch diese Automatisierung werden manuelle Eingriffe erheblich reduziert, die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Präzision und Konformität erhöht. Digitale Lösungen für die Rechnungsverwaltung lassen sich nahtlos in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) einbinden, wodurch End-to-End-Finanzprozesse optimiert und ein reibungsloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmensfunktionen sichergestellt wird.

Cloud-basierte Plattformen für die Rechnungsverwaltung bieten jederzeit und überall Zugriff auf Rechnungsdaten und ermöglichen so die Arbeit aus der Ferne, die Kooperation und den Einblick in den Rechnungsstatus und die Zahlungsabläufe in Echtzeit. Ein großer Vorteil in Bezug auf Effizienz und Transparenz ist die Erfassung umfassender Rechnungsdaten, die ausgewertet werden können, um Einblicke in Ausgabenmuster, die Leistungsfähigkeit von Lieferanten und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu gewinnen. Fortschrittliche Berichtsfunktionen liefern daher aussagekräftige Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung.

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So nutzen Sie die Rechnungsabgleichstechnologie, um Ihre Prozesseffizienz zu verbessern

Erfahren Sie, wie die Rechnungsabgleichstechnologie den 2- und 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen automatisiert und so einen effizienten Kreditorenbuchhaltungsprozess ermöglicht.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Die Zukunft des Rechnungsmanagements

In absehbarer Zukunft wird sich das Rechnungsmanagement dank künstlicher Intelligenz (KI) weiter verändern. Technologien sind bereits dabei, die Art und Weise, wie Rechnungen bearbeitet, analysiert und kontrolliert werden, zu verändern. Hier ein kurzer Einblick in das, was vor uns liegt:

Automatisierte Datenextrahierung: KI-gesteuerte optische Zeichenerkennung (OCR) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) ziehen wichtige Informationen sowie Pflichtangaben aus Geschäftsrechnungen heraus. Dazu zählen insbesondere folgende Angaben: Kreditorendaten, die Anschrift des leistenden Unternehmens, die Anschrift des Leistungsempfängers, weitere Rechnungsdaten wie Bruttobetrag, Lieferdatum, Nettobetrag und Einzelposten werden ohne manuelle Eingaben mühelos ausgewertet. Diese Automatisierung ermöglicht eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten und eine Reduzierung von Fehlern – eine Revolution im Umgang mit Daten.

 

Intelligente Rechnungsklassifizierung: KI-Algorithmen sortieren Rechnungen auf intelligente Weise auf der Grundlage vordefinierter Kriterien wie Kreditorentyp, Ausgabenkategorie oder Zahlungsdringlichkeit. Diese Art der smarten Klassifizierung beschleunigt die Freigabeprozesse und gewährleistet eine schnellere Bearbeitung und höhere Präzision beim Durchlaufen der Rechnungen durch das gesamte System.

 

Analytik für das Cashflow-Management: KI-gestützte vorausschauende Analysen ermöglichen die Prognose von Cashflow-Trends, die Vorhersage von Zahlungsverpflichtungen und ein optimiertes Management des Betriebskapitals. Durch die Analyse von Vergangenheitsdaten und externer Faktoren könnte KI Unternehmen dabei helfen, Cashflow-Herausforderungen zu bewältigen und sich bietende Chancen mit größerer Weitsicht zu nutzen.

 

Intelligente Rechnungsfreigabe-Workflows: KI-gesteuerte Systeme zur Entscheidungsfindung könnten Workflows zur Rechnungsgenehmigung automatisieren, indem sie bisherige Freigabemuster, Lieferantenbeziehungen und Budgetbeschränkungen analysieren. Diese intelligenten Workflows leiten Rechnungen dynamisch zur Genehmigung weiter, umgehen so Flaschenhälse und beschleunigen die Zahlungsprozesse mit großer Zuverlässigkeit.

 

Betrugserkennung und Risikominderung: KI-Algorithmen prüfen Metadaten und Transaktionsmuster von Rechnungen in Echtzeit, um mögliche Betrugsrisiken zu erkennen. Durch das Aufspüren von Anomalien und das Auslösen von Warnungen schützt KI die Unternehmen vor finanziellen Verlusten und Reputationsschäden.

 

Personalisierte Einblicke und Empfehlungen: KI-gesteuerte Analyseplattformen bieten maßgeschneiderte Einblicke und Empfehlungen, die auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Durch die Nutzung von historischen Daten und Leistungskennzahlen ermöglicht KI den Unternehmen, Prozesse zu optimieren, Kosteneinsparungen zu ermitteln und mit Lieferanten strategisch zu verhandeln.

 

Wie KI das Rechnungsmanagement vereinfacht und automatisiert

Die KI-gestützte Automation reduziert bereits heute den Bedarf an manuellen Eingriffen in die Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch den Einsatz fortschrittlicher Algorithmen und maschinellen Lernens hilft die KI, Fehler zu vermeiden und Unregelmäßigkeiten in Rechnungsdaten zu erkennen.

 

Darüber hinaus können Unternehmen mithilfe von KI ihre Zahlungsprozesse vereinfachen und sicherstellen, dass professionelle Rechnungen zeitnah bearbeitet und beglichen werden – und so die Beziehungen zu ihren Lieferanten verbessern. In modernen Systemen werden alle Rechnungen und Zahlungsdetails in einem einzigen digitalen Datenspeicher zentralisiert, auf den befugte Mitarbeiter jederzeit über einen Desktop oder eine Mobile App zugreifen können. Aber das ist noch nicht alles: KI optimiert die Freigabeprozesse, indem sie Rechnungen auf der Basis von vordefinierten Regeln und Kriterien auf intelligente Weise weiterleitet. So wird gewährleistet, dass die Rechnungen an die entsprechenden Teammitglieder zur Freigabe weitergegeben werden.

 

KI automatisiert die Erfassung der wichtigsten Rechnungsdaten und Pflichtangaben, darunter Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, Rechnungsnummer, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Unternehmensname, Zahlungsbedingungen, Rechnungsdatum und Zahlungsmethode. Diese automatische Datenerfassung macht die manuelle Eingabe von Daten überflüssig, verkürzt die Bearbeitungszeiten und steigert die Präzision. Dies ist auch für die Buchhaltung von Vorteil, da das Ordnen und Klassifizieren von Eingangsrechnungen einfacher denn je wird und die Buchhaltung mehr Zeit für wichtigere Aufgaben wie die Analyse der Finanzen und die Erstellung von Berichten hat.

 

KI-Vorteile auf einen Blick:

 

  • reduziert manuelle Aufgaben

  • minimiert Fehler, Betrug und verspätete Zahlungen

  • ermöglicht die fristgerechte Bezahlung von Lieferanten

  • zentrale Erfassung von Rechnungen an einem Ort

  • vereinfachte Freigabe-Workflows

  • automatisiert die Rechnungsverarbeitung: erkennt automatisch Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, Rechnungsnummer, Unternehmensname, Zahlungsbedingungen, Rechnungsdatum und Zahlungsart

  • leistet wertvolle Vorarbeit für die Buchhaltung

 

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Durch die Einführung der Automation kann Ihr Unternehmen die Abläufe straffen, die Effizienz erhöhen und sich auf künftige Bestimmungen und geschäftliche Anforderungen einstellen.

 

Vorteile der automatisierten Rechnungsverwaltung:

 

  • Einsparung von Zeit, Kosten und Aufwand durch Verringerung von manuellen Aufgaben

  • Finanzteams gewinnen Zeit für strategische und wichtige Entscheidungen

  • Echtzeit-Daten bieten eine bessere Grundlage für die Entscheidungsfindung

  • sichere und übersichtliche Ablage von Dateien

  • Verringerung des Risikos von Fehlern: weniger Doppelzahlungen, keine falschen Angaben, keine falschen Einträge

 

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So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy

Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. So kann Yokoy helfen.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Rechnungsmanagement mit Yokoy automatisieren

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverwaltung mit Yokoy beinhaltet einen nahtlosen Prozess, der darauf ausgelegt ist, die Arbeitsabläufe zu optimieren, die Präzision zu verbessern und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Im Folgenden finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie Yokoy für eine automatisierte Rechnungsverwaltung nutzen können:

 

Erfassen der Rechnungen: Yokoy ermöglicht die Erfassung verschiedener Arten von Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen, einschließlich papierbasierter und elektronischer/ Online-Rechnungen. Ob es sich um das Scannen von Papierrechnungen oder den digitalen Eingang von Rechnungen handelt, die intuitiv bedienbare Plattform von Yokoy stellt sicher, dass alle Dokumente effizient und sicher erfasst werden.

 

Daten aus Rechnungen extrahieren: Nach der Erfassung setzt Yokoy eine fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ein, um wichtige Daten aus Rechnungen und Rechnungsvorlagen zu ermitteln. Dies beinhaltet die genaue, schnelle und HMRC-konforme Erfassung von Informationen wie z. B. Lieferantendetails, Kontaktinformationen, Rechnungsnummern, Lieferdaten, Positionen und Beträge.

 

Überprüfung von Rechnungen: Yokoy ermöglicht eine umfassende Prüfung von Rechnungen, einschließlich eines 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleichs. So wird sichergestellt, dass die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen und Quittungen übereinstimmen und die Richtigkeit und Zulässigkeit jeder Buchung bestätigt wird.

 

Maßgeschneiderte Freigabe-Workflows: Yokoy bietet anpassbare Genehmigungsabläufe, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen als Unternehmer oder Finanzexperte zugeschnitten sind. Sie können Freigabehierarchien, Schwellenwerte und eskalierende Verfahren definieren, um sicherzustellen, dass Rechnungen zur fristgerechten Genehmigung und Online-Zahlung an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet werden.

 

Automatisierte Compliance-Prüfungen: Yokoy automatisiert Prüfungen zur Einhaltung von Vorschriften, minimiert das Fehlerrisiko und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien. Die intelligenten Algorithmen von Yokoy weisen auf Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten hin und alarmieren die Benutzer, damit sie umgehend die notwendigen Maßnahmen einleiten können.

 

Direkte ERP-Integration: Yokoy lässt sich nahtlos in führende ERP-Systeme integrieren und ermöglicht so die direkte Synchronisation von Rechnungsdaten mit Ihrer bestehenden Finanz-Infrastruktur. Dadurch wird ein genauer Datentransfer zwischen Yokoy und Ihrem ERP-System gewährleistet, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Genauigkeit und Konsistenz der Daten über verschiedene Plattformen hinweg gesichert wird.

 

Datenanalyse in Echtzeit: Yokoy bietet Datenanalysen und -einblicke in Echtzeit, die Ihr Finanzteam mit aussagekräftigen Informationen unterstützen. Mit den umfangreichen Berichtsfunktionen von Yokoy erhalten Sie nützliche Einblicke in Ausgabenmuster, Bearbeitungszeiten von Rechnungen und Kennzahlen zur Einhaltung von Vorschriften.

 

Nächste Schritte

Durch die Nutzung der umfassenden Funktionen von Yokoy können Kleinunternehmer, Freiberufler, Mittelständler und größere Unternehmen in Deutschland ihre Prozesse im Rechnungsmanagement von Anfang bis Ende vollständig automatisieren. Sind Sie daran interessiert, mehr über die leistungsstarken Yokoy-Management-Tools zu erfahren? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und machen Sie sich selbst ein Bild!

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