Kostenabstimmung: Effizienzsteigerung mit Automatisierungssoftware
- Last updated: Oktober 16, 2023
- Travel and expense management
Growth Marketing Manager
Anfang des Jahres veröffentlichte BCD Travel einen Bericht, der die größten Herausforderungen bei der Spesenabstimmung aufzeigt: manuelle Prozesse, die Verwaltung von Ausgaben komplexer Kategorien sowie das Sammeln von Belegen und fehlenden Rechnungen.
All dies wird denen bekannt sein, die große Ausgaben verwalten.
Trotz der Fortschritte bei der Digitalisierung und Automatisierung des Kostenverwaltungsprozesses und der schnellen Einführung von Kostenverwaltungstools gleichen viele Unternehmen, von mittelständischen bis hin zu großen Unternehmen, ihre Ausgaben immer noch manuell ab.
Lassen Sie uns untersuchen, warum dies so ist und wie Sie den manuellen Abgleich ein für alle Mal beseitigen können.
Was ist eine Kostenabstimmung?
Im Finanzwesen wird der Begriff „Abgleich“ verwendet, um den Prozess des Vergleichs und der Bestätigung der Ausrichtung zweier Datensätze zu beschreiben.
Das Hauptziel besteht darin, die Richtigkeit Ihrer Finanzdokumentation sicherzustellen, zu überprüfen, ob die Einnahmen- und Ausgabenrechnungen in Ihren Konten genau mit Ihren Finanzunterlagen übereinstimmen, und etwaige Fehler, betrügerische Aktivitäten oder Fehlverhalten aufzudecken.
Bei der Kontoabstimmung geht es beispielsweise darum, die Hauptbuchkonten für die Bilanz mit Belegen wie Kontoauszügen, Nebenbüchern und anderen Transaktionsdetails zu vergleichen.
Schließlich umfasst der Spesenabgleich den Abgleich von Rechnungen, Quittungen und Spesenabrechnungen mit den entsprechenden Einträgen im Buchhaltungssystem des Unternehmens. Alle während dieses Prozesses festgestellten Unstimmigkeiten oder Fehler können behoben werden, und es können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die finanzielle Genauigkeit und Compliance aufrechtzuerhalten.
Welche Möglichkeiten gibt es, Ausgaben abzugleichen?
Der Abgleich von Geschäftsausgaben ist eine wichtige Aufgabe für Finanzexperten und es gibt verschiedene Methoden, um dies zu erreichen. Jedes hat seine Vor- und Nachteile und ist für bestimmte Unternehmenstypen geeignet. Hier ist eine allgemeine Übersicht.
Papierunterlagen
Methode: Traditionelle, manuelle Spesenabstimmung mithilfe physischer Belege und Dokumente.
Vorteile:
- Geeignet für kleine Unternehmen mit begrenztem Ausgabenvolumen.
- Erfordert keine fortschrittliche Technologie oder Software, da Spesenabrechnungen und -berichte manuell erstellt werden.
Nachteile:
- Wenn die Menge an Spesenabrechnungen zunimmt, kann der Prozess sehr zeitaufwändig und fehleranfällig werden.
- Begrenzte Skalierbarkeit und Transparenz, das Finanzteam hat nur am Ende des Monats Einblick in die tatsächlichen Ausgaben und den Cashflow.
Excel-Tabellen
Methode: Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel zum Verfolgen und Abgleichen von Ausgaben.
Vorteile:
- Vertrautes und leicht verfügbares Werkzeug.
- Anpassbar an spezifische Buchhaltungsanforderungen.
Nachteile:
- Begrenzte Automatisierung, immer noch manuelle Dateneingabe.
- Es besteht die Gefahr von Formelfehlern, Doppeleingaben und Datendiskrepanzen.
Buchhaltungssoftware
Methode: Verwendung von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero zur Kostenverfolgung und -abstimmung.
Vorteile:
- Optimiert Finanzprozesse.
- Bietet grundlegende Automatisierung und Finanzberichterstattung.
Nachteile:
- Möglicherweise fehlen erweiterte Funktionen für groß angelegte Operationen.
- Die Datenintegration kann eine Herausforderung sein.
Spesenverwaltungssoftware
Methode: Nutzung einer speziellen Spesenverwaltungssoftware, die für eine effiziente Nachverfolgung, Abstimmung und Kontrolle von Ausgaben entwickelt wurde.
Vorteile:
- Umfassende Automatisierung, Reduzierung manueller Arbeit.
- Robuste Ausgabenrichtlinien und Compliance-Kontrollen.
- Ausgabentransparenz in Echtzeit.
- Integration mit anderen Finanzsystemen.
Nachteile:
- Für die Softwareimplementierung sind Anfangsinvestitionen erforderlich.
- Je nach Anbieter kann die Lernkurve für die Mitarbeiter steil sein.
Bevor Sie gehen …
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Welche Schwachstellen löst eine Spesenabstimmungssoftware?
Software zur Spesenabstimmung behebt mehrere Schwachstellen für Finanzfachleute. Hier ist eine Aufschlüsselung der Probleme, die dadurch gelöst werden können:
Fehlende Rechnungen und Quittungen
Die Herausforderung, fehlende Rechnungen zu finden, kann zu Verzögerungen im Abstimmungsprozess und unvollständigen Finanzunterlagen führen, was zu Frustration führt.
Ebenso kann das Sammeln und Organisieren von Belegen aus verschiedenen Quellen sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteams ein umständlicher und zeitintensiver Prozess sein.
Spesenverwaltungssysteme ermöglichen häufig die Erfassung digitaler Belege, wodurch es einfacher wird, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und das Problem fehlender Belege zu beseitigen.
MANUELLE PROZESSE
Sich auf manuelle Abstimmungsprozesse zu verlassen, ist zeitaufwändig, fehleranfällig und erfordert oft einen erheblichen menschlichen Aufwand. Software zur Spesenabstimmung automatisiert die Dateneingabe und reduziert so den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Charakter manueller Eingaben.
FEHLER, DIE NACHARBEITUNG ERFORDERN
Das Erkennen und Beheben von Fehlern in Spesenabrechnungen kann eine mühsame und frustrierende Aufgabe sein. Diese Fehler können von falschen Berechnungen bis hin zu fehlenden Informationen reichen. Software zur Spesenabstimmung verfügt über integrierte Fehlerprüfmechanismen, die dabei helfen können, Fehler in Echtzeit zu erkennen und zu korrigieren und so den Bedarf an manueller Fehlerbeseitigung zu minimieren.
DATENQUELLEN-INTEGRATIONEN
Im Allgemeinen sind für die Spesenabstimmung Daten von Bestellungen und Kreditkartenabrechnungen, Quittungen und Kaufnachweisen, Rechnungen sowie Genehmigungen erforderlich. Die Integration aller Daten aus solchen Quellen kann komplex und zeitaufwändig sein, was es schwierig macht, einen einheitlichen Überblick über die Ausgaben zu erhalten.
Viele Spesenabrechnungs- und -abstimmungsplattformen lassen sich über APIs in verschiedene Datenquellen integrieren und konsolidieren Ausgaben aus verschiedenen Abteilungen und Systemen an einem zentralen Ort.
NICHT KONFORME EINKÜNFTE UND AUSGABEN
Der Umgang mit nicht konformen Rechnungen, unabhängig davon, ob sie gegen interne Unternehmensrichtlinien oder externe Vorschriften verstoßen, kann Finanzexperten Kopfzerbrechen bereiten. Spesenverwaltungstools setzen Spesenrichtlinien und Compliance-Regeln durch, kennzeichnen nicht konforme Ausgaben automatisch und reduzieren den Bedarf an manueller Überwachung.
Spesenbetrug
Die Erkennung und Verhinderung von Spesenbetrug, unabhängig davon, ob er von Mitarbeitern oder externen Parteien begangen wird, ist ein anhaltendes Anliegen, das sich auf die finanzielle Integrität eines Unternehmens auswirken kann. Durch den Einsatz von Betrugserkennungsalgorithmen und -kontrollen kann eine Spesenabstimmungssoftware das Risiko von Spesenbetrug erheblich reduzieren.
So automatisieren Sie den Kostenabstimmungsprozess mit Yokoy
Yokoy Expense ermöglicht es Unternehmen, den Kostenverwaltungsprozess, einschließlich der Abstimmung von Ausgaben und Kartentransaktionen, vollständig zu automatisieren, indem relevante Felder auf einem Beleg automatisch erkannt, validiert und mit Kartenzahlungen abgeglichen werden.
Dies bietet vollständige Transparenz und durchgängige Sichtbarkeit der Mitarbeiterausgaben und zentralisiert gleichzeitig alle Ausgaben auf einer Plattform.
Kunden können nicht nur einzelne Ausgaben mit oder ohne Beleg erstatten, sondern auch Fahrtkosten, Hotelbuchungen und Transportkosten, also alle Arten von Geschäfts- und Reisekosten.
So funktioniert der Abgleich von Ausgaben mit Kartentransaktionen in Yokoy.
Schritt 1: Automatisierte Quittungsübermittlung und Datenextraktion
Um eine Ausgabe zu veranlassen, machen Sie ein Foto Ihres Belegs direkt in Ihrer Yokoy-Ausgabenverwaltungssoftware oder laden Sie es auf Ihr Mobilgerät oder Ihre Web-App hoch. Alternativ können Sie die Quittung auch als E-Mail-Anhang an Yokoy weiterleiten.
Schritt 2: Automatisierte Kategorisierung und Validierung
Yokoys OCR liest und extrahiert automatisch alle relevanten Informationen aus dem Beleg. Die KI-Engine von Yokoy füllt dann die Spesenabrechnung mit allen relevanten Informationen wie Belegnummer, Händler, Ausgabeland und -währung, Gesamtbetrag, Ausgabenkategorie und mehreren Mehrwertsteuern.
Schritt 3: Automatisierte Compliance-Prüfungen
Yokoy prüft die Spesen- oder Spesenabrechnung anhand relevanter Unternehmensrichtlinien und lokaler Regulierungsrichtlinien und löst Benachrichtigungen bei potenziell betrügerischen Posten, doppelten Belegen, Richtlinienverstößen und fehlenden Mehrwertsteuersätzen aus. Unser KI-Modell lernt und wird mit jeder verarbeiteten Spesenabrechnung intelligenter.
Schritt 4: Automatisierter Spesenabgleich und -abgleich
Die KI von Yokoy gleicht eingehende Kartenzahlungen automatisch mit Ausgaben ab und erkennt Duplikate in Echtzeit, sodass Sie betrügerische Zahlungen vermeiden und Mitarbeitern doppelte Rückerstattungen gewähren. Dies geschieht parallel zu den Compliance-Prüfungen im Hintergrund und dauert nur wenige Sekunden.
Schritt 5: Datenüberprüfung und Genehmigung
Yokoy identifiziert automatisch die Genehmigungsschritte für die Ausgabe basierend auf dem Kostenträger oder Vorgesetzten. Das Tool bietet anpassbare Genehmigungsabläufe, sodass Sie mehrstufige bedingte Workflows festlegen können.
Schritt 6: Buchung und Kostenerstattung
Werden keine Richtlinienverstöße festgestellt, werden die genehmigten Ausgaben automatisch im ERP-System verbucht. Yokoy verbindet sich mit führenden ERP-Systemen wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 und vielen mehr.
Dies ermöglicht eine vollautomatische Spesenerstattung, verkürzt die Wartezeit und sorgt für zufriedene Mitarbeiter.
Nächste Schritte
Wie Sie sehen, können alle Schritte im Kostenabstimmungsprozess mit einer Kostenverwaltungssoftware wie Yokoy automatisiert werden, wodurch das Fehler- und Betrugsrisiko verringert und die Gesamteffizienz des Prozesses erhöht wird.
Wenn Sie unsere Plattform in Aktion sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.
Yokoy Expense
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Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
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