Verwaltung von Auslagenerstattung im großen Maßstab: Herausforderungen und Best Practices

Vishnuram Muthuraman
Vishnuram Muthuraman

Product Marketing

Die Verwaltung von Auslagenerstattung für Mitarbeiter in großen Unternehmen mit mehreren Einheiten ist aufgrund mehrerer Faktoren besonders herausfordernd.

  • Erstens haben große Unternehmen viele Mitarbeiter, die erstattet werden müssen. Das bedeutet, dass es viele Transaktionen und jede Menge Papierkram zu beachten gilt.
  • Zweitens können für jede Einheit und Abteilung unterschiedliche Erstattungsrichtlinien, Genehmigungsverfahren und Buchhaltungssysteme gelten, was zu Fehlern und Verzögerungen führen kann.
  • Drittens fällt es Mitarbeitern, die viel reisen, schwer, Spesenabrechnungen zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen, Unternehmensrichtlinien und Steuervorschriften einzuhalten.
  • Schließlich haben große Unternehmen in der Regel strengere Regeln und Audits, um sicherzustellen, dass sie Vorschriften und Richtlinien einhalten, was den Erstattungsprozess noch komplexer machen kann.

Aufgrund dieser Herausforderungen zögern einige Organisationen, ihren Kostenerstattungsprozess zu automatisieren, da sie befürchten, dass die Automatisierung den Prozess komplizierter machen und ihre Kontrolle darüber einschränken könnte.

 

In diesem Artikel werden wir uns daher genauer ansehen, wie große Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen können, und wir werden einige Best Practices vorstellen, um den Prozess effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten.

Table of Contents

Die häufigsten Arten erstattungsfähiger Ausgaben

Lassen Sie uns zunächst die verschiedenen Arten erstattungsfähiger Ausgaben und die Überlegungen zur Verwaltung und Verarbeitung dieser Erstattungen klären.

Reisekosten

Die Reisekostenerstattung deckt in der Regel eine breite Palette von Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen ab, von Flugkosten, Bahntickets, öffentlichen Verkehrsmitteln und Taxikosten bis hin zu Unterkunft, Verpflegung und anderen Nebenkosten, die während einer Geschäftsreise anfallen.

 

Bitte beachten Sie, dass einige Unternehmen unterschiedliche Richtlinien für Reisekosten wie die oben beschriebenen und Transportkosten im Zusammenhang mit der Nutzung von Firmen- oder Privatfahrzeugen haben. Diese werden im nächsten Abschnitt behandelt.

Kilometerrückerstattung

In den meisten Ländern und Unternehmen erhalten Mitarbeiter eine Erstattung für das Pendeln zu geschäftlichen Zwecken, sodass die Nutzung eines Privat- oder Firmenfahrzeugs für solche Fahrten als legitime Geschäftsausgabe gilt.

 

Obwohl also sowohl die Kilometerpauschale als auch die Reisekostenpauschale die Kosten für Geschäftsreisen abdecken sollen, besteht der wesentliche Unterschied darin, dass sich die Kilometerpauschale speziell auf die Kosten konzentriert, die für die mit einem Firmen- oder Privatfahrzeug zurückgelegte Strecke anfallen.

 

Die Höhe der Erstattung basiert häufig auf einem Standardkilometersatz, der von der Organisation oder der lokalen Regierung festgelegt wird. Neben den Kraftstoffkosten könnte der Kilometererstattungsbetrag auch die Wartungskosten und die Abschreibungskosten des Fahrzeugs abdecken.

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Kilometervergütung zu berechnen: Festsatz und Komplexsatz.

  • Am gebräuchlichsten ist die Pauschalmethode für die Kilometervergütung. Grundsätzlich berechnen Sie die zurückgelegte Strecke und multiplizieren sie mit einem festgelegten Tarif pro Kilometer oder Meile. Das bedeutet, dass jeder gefahrene Kilometer in jedem Fall zum gleichen Satz erstattet wird. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen festen Satz von 0,50 USD pro Meile für alle Kilometerkosten verwenden.

 

  • Auf der anderen Seite berücksichtigt ein komplexer Tarif verschiedene Faktoren, die sich auf die Reisekosten auswirken können, wie z. B. die Art des Fahrzeugs, Kraftstoffpreise, Wartungskosten und andere Ausgaben. Der Erstattungssatz kann für verschiedene Fahrzeugtypen oder je nach Zweck der Fahrt unterschiedlich sein. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen komplexen Satz verwenden, der für Elektrofahrzeuge höher und für ältere, weniger kraftstoffeffiziente Fahrzeuge niedriger ist.

Der Hauptunterschied zwischen Festpreis und komplexem Preis besteht darin, dass der feste Preis eine einfachere, unkompliziertere Methode der Erstattung darstellt, bei der spezifische Umstände nicht berücksichtigt werden, während der komplexe Preis ein maßgeschneiderter Ansatz ist, der verschiedene Faktoren berücksichtigt, die sich auf die Reisekosten auswirken können.

Erstattung von Mahlzeiten

Die Erstattung von Mahlzeiten ist eine häufige Art von Ausgaben, die Mitarbeitern auf Geschäftsreisen oder bei langen Arbeitszeiten entstehen können. Diese Ausgaben können die Kosten für Geschäftsessen in Restaurants, Cafés oder Hotels umfassen.

 

Die Art und Weise, wie Organisationen Mitarbeitern diese Ausgaben erstatten, kann je nach ihren Richtlinien unterschiedlich sein. In einigen Fällen können Organisationen, abhängig von den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, eine Pauschale zur Deckung der Verpflegungskosten gewähren, während Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind.

 

Alternativ können Organisationen verlangen, dass Mitarbeiter Quittungen für Verpflegungskosten vorlegen, und erstatten die tatsächlichen Kosten der Mahlzeit bis zu einer bestimmten Ausgabengrenze.

 

In solchen Fällen müssen die Mitarbeiter ihre Verpflegungskosten im Auge behalten und Quittungen zusammen mit ihren Spesenabrechnungen einreichen.

 

Es kann auch Einschränkungen hinsichtlich der Arten von Mahlzeiten geben, die erstattet werden können. Beispielsweise könnten einige Unternehmen sagen, dass teure oder ausgefallene Mahlzeiten oder Mahlzeiten mit Alkohol nicht erstattet werden können.

 

In solchen Fällen müssen die Mitarbeiter möglicherweise vorher eine Genehmigung einholen oder einen angemessenen Grund für solche Mehrausgaben angeben.

 

Unabhängig von den Vorschriften müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die Steuergesetze einhalten, und im Falle einer Betriebsprüfung gute Aufzeichnungen und Unterlagen führen, um nachzuweisen, dass die Ausgaben geschäftlichen Zwecken dienten.

Pauschalen / Tagegelder

Eine Pauschale oder ein Tagessatz bezieht sich auf einen festen täglichen Betrag, den ein Mitarbeiter zur Deckung seiner Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten während einer Geschäftsreise erhält.

Der Tagessatz richtet sich in der Regel nach dem Ort, an den der Mitarbeiter reist, und soll die angemessenen Ausgaben des Mitarbeiters für den Tag decken. Dieser Ansatz bietet eine einfache und konsistente Möglichkeit, Mitarbeitern Mahlzeiten zu erstatten, ohne dass sie Quittungen einreichen oder Ausgaben nachverfolgen müssen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass pauschale Erstattungen möglicherweise nicht für alle Arten von Ausgaben geeignet sind, da sie möglicherweise weniger transparent sind und möglicherweise keine angemessene Kontrolle oder Aufsicht über die Verwendung der Mittel bieten.

Pauschalbeträge werden in der Regel entweder aufgrund gesetzlicher Anforderungen in einigen Ländern und/oder aufgrund von Unternehmenspräferenzen gezahlt. Die Berechnung der Tagegeldbeträge ist tendenziell von Land zu Land unterschiedlich, ebenso der Abzugsbetrag und die Logik.

Wurde dem Arbeitnehmer das Essen bereits vom Unternehmen bezahlt, zum Beispiel wenn das Frühstück bereits in der Unterkunft enthalten war, sollten Arbeitnehmer solche Zulagen für das Essen oder für den Tag abziehen.

Tagessätze können für Organisationen von Vorteil sein, da sie einen einfacheren Erstattungsprozess bieten, die Notwendigkeit für Mitarbeiter entfällt, individuelle Ausgaben zu verfolgen, und Kosteneinsparungen für die Organisation ermöglichen können, wenn der Tagessatz auf einen niedrigeren Betrag als die tatsächlich angefallenen Ausgaben festgelegt wird durch den Mitarbeiter.

Alle diese Arten von Geschäftsausgaben können mit KI- und maschinellen Lerntechnologien, die in Spesenverwaltungssoftware eingebettet sind, in größerem Umfang automatisiert werden – das spart Zeit und Geld für Finanzexperten, Mitarbeiter und Unternehmen.

Sowohl das Melden von geschäftsbezogenen Ausgaben als auch das Einreichen von Erstattungsanträgen können mit Spesenverwaltungssoftware automatisiert werden.

Quittungskosten

Belegspesen sind die häufigsten Spesenarten, Mitarbeiter können Spesenbelege einreichen und Erstattungen erhalten.

Diese Art von Spesen können auch nicht nur während einer Dienstreise, sondern auch als Büroverwaltungsspesen, Teamessen oder Mittagessen oder jede Art von Einzelspesen anfallen, die nur einmal anfallen und nicht unbedingt zu einer Dienstreise gehören.

Herausforderungen im Mitarbeiterkostenerstattungsprozess

Nachdem wir nun die Arten der erstattungsfähigen Ausgaben geklärt haben, schauen wir uns die wichtigsten Herausforderungen an, denen sich große Unternehmen bei der Erstattung ihrer Mitarbeiter gegenübersehen.

Manueller, zeitaufwändiger Prozess

Eine der größten Herausforderungen im Kostenerstattungsprozess für Mitarbeiter ist die manuelle und zeitaufwändige Natur des Prozesses. Die Verwaltung papierbasierter Belege, manueller Dateneingabe und tabellenbasierter Nachverfolgung kann umständlich und fehleranfällig sein.

 

Laut einer von PayStream Advisors durchgeführten Umfrage verwenden 47 % der Unternehmen immer noch manuelle oder papierbasierte Spesenverwaltungsprozesse. Dies kann zu Verzögerungen im Erstattungsprozess führen, was zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen und ihre Produktivität beeinträchtigen kann.

Mangel an Sichtbarkeit und Kontrolle

Eine weitere große Herausforderung im Kostenerstattungsprozess für Mitarbeiter ist der Mangel an Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess.

 

In vielen Fällen verlassen sich Finanzteams darauf, dass Mitarbeiter ihre Ausgaben und Belege einreichen, was zu einem Mangel an Kontrolle über die Ausgaben des Mitarbeiters führen kann.

 

Dies kann es schwierig machen, Limits festzulegen, Ausgaben zu verfolgen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -vorschriften sicherzustellen, was uns zur nächsten Herausforderung bringt: Fehler- und Betrugsrisiko.

Fehler- und Betrugsrisiko

Die Bearbeitung von Personalausgaben ist in großen Unternehmen mit mehreren Einheiten besonders herausfordernd, insbesondere wenn Mitarbeiter in mehreren Ländern ansässig sind oder wenn das Unternehmen in Gerichtsbarkeiten mit komplexen Steuergesetzen tätig ist.

 

Eine Nichteinhaltung kann rechtliche und finanzielle Folgen für das Unternehmen haben, was wiederum dazu führt, dass der Einhaltung höchste Priorität eingeräumt wird. Die manuelle Natur des Prozesses, kombiniert mit dem Mangel an Transparenz und Kontrolle, kann Mitarbeitern Möglichkeiten bieten, ungenaue oder betrügerische Spesenabrechnungen einzureichen.

 

Richtlinienverstöße können beispielsweise auftreten, wenn eine Quittung zweimal eingereicht wird, ein Mitarbeiter eine falsche Tagespauschale geltend macht, Ausgaben über einem bestimmten Limit ausgibt oder etwas kauft, das nicht unter die Erstattungsrichtlinie fällt.

 

Mit Ausgabenverwaltungssoftware wie Yokoy können Unternehmen doppelte Einreichungen, Betrug und Richtlinienverstöße erkennen und sogar Pauschalbeträge automatisch basierend auf der Entität berechnen. Dies reduziert das Risiko von Betrug und Richtlinienverstößen aufgrund menschlicher Fehler.

Komplexität aufgrund des Volumens

Je größer Unternehmen werden, desto komplizierter werden ihre Spesenrichtlinien und Genehmigungsprozesse, was es für Mitarbeiter schwieriger macht, ihre Spesen korrekt und rechtzeitig einzureichen.

 

Das hohe Volumen an Spesenabrechnungen für Mitarbeiter erhöht die Komplexität und macht es zu einer zeitaufwändigen und ressourcenintensiven Aufgabe für Finanzteams, die zu Verzögerungen und Fehlern bei der Erstattung führen kann.

 

Um den Prozess zu vereinfachen, können große Unternehmen optimierte Spesenrichtlinien und Spesenmanagement-Tools implementieren, die die Arbeitsbelastung für Finanzteams verringern und es den Mitarbeitern erleichtern, Spesen einzureichen, und die Kosten für das Unternehmen senken.

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Best Practices für die Automatisierung des Kostenerstattungsprozesses

Nachdem wir nun die Arten von Spesen, die erstattet werden können, und die allgemeinen Herausforderungen behandelt haben, mit denen große Unternehmen in diesem Prozess konfrontiert sind, wollen wir uns praktische Möglichkeiten zur Vereinfachung und Optimierung der Spesenerstattung von Mitarbeitern ansehen.

1. Bilden Sie den Prozess ab

Die erste Best Practice besteht darin, den Kostenerstattungsprozess abzubilden.

 

Um diesen Prozess abzubilden, müssen alle Schritte von der Speseneinreichung bis zur Genehmigung und Erstattung dokumentiert werden. Dies hilft Unternehmen, Bereiche mit Ineffizienz zu identifizieren und festzustellen, wo die Automatisierung am effektivsten sein kann.

Um den Prozess effektiv abzubilden, sollten Unternehmen zunächst alle am Kostenerstattungsprozess beteiligten Stakeholder identifizieren. Sobald alle Stakeholder identifiziert wurden, können Unternehmen damit beginnen, die spezifischen Schritte des Prozesses für jeden Stakeholder zu dokumentieren.

  • Beispielsweise kann der Vorgang für einen Mitarbeiter, der eine Speseneinreichung vornimmt, das Erfassen einer Quittung oder Rechnung, das Ausfüllen einer Spesenabrechnung und das Einreichen der Abrechnung bei seinem Vorgesetzten zur Genehmigung umfassen.
  • Der Prozess des Managers kann das Überprüfen und Genehmigen der Spesenabrechnung, das Weiterleiten des Berichts an die Finanzabteilung zur Erstattung und gegebenenfalls das Bereitstellen von Feedback an den Mitarbeiter umfassen.
  • Der Prozess des Finanzteams kann die Überprüfung der Ausgaben anhand der Unternehmensrichtlinien und der lokalen Regulierungsrichtlinien, den Export der Mehrwertsteuersätze, die Erstattung des Mitarbeiters und die Buchung der Erstattung in der Finanzsoftware des Unternehmens umfassen.

Durch die detaillierte Abbildung des gesamten Prozesses können Unternehmen besser verstehen, wie jeder Schritt im Prozess aktuell gehandhabt wird, und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Beispielsweise können sie Schritte identifizieren, die eliminiert, automatisiert oder rationalisiert werden können, um den Prozess schneller und effizienter zu gestalten.

2. Klären Sie die internen Richtlinien, Regeln und Vorschriften

Als nächstes ist es wichtig, interne Richtlinien zu klären – einschließlich Richtlinien, Regeln und Vorschriften zur Kostenerstattung. Dazu gehört die Definition klarer und umfassender Spesenrichtlinien, die alle Mitarbeiter leicht verstehen können.

Beispielsweise sollten Organisationen darlegen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, den Höchstbetrag, der für jede Ausgabenkategorie erstattet werden kann, und alle erforderlichen unterstützenden Unterlagen oder Genehmigungsverfahren.

Das Verständnis der steuerlichen und regulatorischen Anforderungen ist ebenfalls unerlässlich. Organisationen müssen wissen, welche Ausgaben steuerpflichtig sind und welche nicht, sowie alle spezifischen steuerlichen oder regulatorischen Anforderungen, die für ihre Branche oder ihren Standort gelten.

  • In Deutschland sind Unternehmen beispielsweise gesetzlich verpflichtet, Tagegelder zu zahlen, die sich nach dem Land richten, in das der Mitarbeiter reist. Die Regierung legt die Mindesttagesätze fest, die Unternehmen zahlen müssen.
  • Darüber hinaus gibt es in Deutschland aus aufsichtsrechtlicher Sicht eine gesetzliche Höchstgrenze für die Gewährung von Tagegeldern für Arbeitnehmer im Rahmen der „Drei-Monats-Regelung“ bzw Regierung, dann sind die Tagegeldbeträge einkommensteuerpflichtig.
  • In den Niederlanden ist es üblich, dass Unternehmen die Transportkosten übernehmen, und der übliche Kilometersatz beträgt 0,19 EUR/km für zurückgelegte Entfernungen, unabhängig vom Fahrzeugtyp, oder die tatsächlichen Kosten der Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
  • In der Schweiz gibt es keine Regelungen für Pauschalbeträge, und die übliche Praxis ist die Zahlung von Ist-Beträgen. Die Kilometerpauschalen variieren je nach Fahrzeug und pro Jahr zurückgelegter Gesamtstrecke.
  • Auch in Österreich werden Tagegelder nach bestimmten Kriterien und Dauer der Reise ausgestellt. Beispielsweise müssen Unternehmen bei der Ausgabe von Tagegeldern die spezifischen regulatorischen Anforderungen einhalten, die zwischen den Gewerkschaften vereinbart wurden, die als Tarifvertrag oder „Kollektivvertrag“ bekannt sind.

Wie Sie sich vorstellen können, können sehr leicht Fehler passieren, wenn das Finanzteam die Pauschalbeträge berechnen, die lokalen Vorschriften und internen Richtlinien überprüfen und dann die Mitarbeiter erstatten muss.

 

Um den Erstattungsprozess für Mitarbeiter durch die Einhaltung interner Richtlinien und regulatorischer Vorschriften effizient zu gestalten und menschliche Fehler zu vermeiden, können Unternehmen ihren Spesenverwaltungsprozess automatisieren.

3. Automatisieren Sie den Kostenerstattungsprozess

Die erste hier erwähnte Best Practice hilft Unternehmen, den aktuellen Prozess zu verstehen und ihn mit Hilfe von Automatisierungstools mit ihrem versus Feature-Status zu vergleichen.

 

Während die zweite bewährte Methode Klarheit über die Richtlinien schafft, die durchgesetzt werden können, um die Einhaltung lokaler Vorschriften zu erreichen und gleichzeitig indirekte Ausgaben zu sparen.

 

Mit einer Spend-Management-Plattform wie Yokoy können Sie beispielsweise alle folgenden Schritte automatisieren.

Speseneinreichung

In einem traditionellen Prozess sammelt der Mitarbeiter Belege in Papierform, macht ein Foto oder scannt sie und lädt die Belege in ein Spesenverwaltungstool hoch oder zeichnet sie in einer tabellenbasierten Spesenabrechnung auf und/oder sendet sogar eine E-Mail mit dem Beleg an die Finanzteam.

 

Dieser Vorgang wird entweder unmittelbar nach einer Reise oder am Ende des Monats durchgeführt, ist jedoch kein Echtzeitvorgang. Dies wirkt sich darauf aus, dass die Finanzteams die Bücher rechtzeitig schließen müssen, und manchmal erhalten die Finanzteams keinen vollständigen Überblick darüber, warum die Ausgaben über dem Limit liegen.

 

Im Vergleich dazu kann bei einer Plattform wie Yokoy die Einreichungsphase vollständig automatisiert werden. Mitarbeiter können Spesenabrechnungen rechtzeitig zur Erstattung einreichen, und das Finanzteam kann sich einen vollständigen Überblick über jede einzelne Spesenabrechnung verschaffen.

 

Selbst wenn es zu Mehrausgaben kommt, werden die Informationen aus triftigem Grund für immer aufgezeichnet, was während des Audits sehr hilfreich ist.

Außerdem können Mitarbeiter statt mit privaten Karten auch mit Yokoy Smart Corporate Cards bezahlen, sodass ihre Transaktionen in Echtzeit mit den Belegen abgeglichen werden.

 

Dies gibt Finanzteams nicht nur volle Transparenz, sondern verhindert auch Richtlinienverstöße, da doppelte Belege leicht erkannt werden können und die Benutzer auch vor Ausgaben gewarnt werden, die nicht unter die Richtlinie fallen.

 

Als Zwischenlösung, wenn herkömmliche Firmenkarten anstelle von Smart-Firmenkarten verwendet werden, kann der Prozess immer noch automatisiert werden, da Tools wie Yokoy es Mitarbeitern ermöglichen, ein Foto zu machen oder die Quittung direkt aus der App hochzuladen und Transaktionen automatisch abzugleichen.

 

Die Daten werden in Echtzeit gelesen, Ausgabenposten werden automatisch von der KI-Technologie kategorisiert und der Abgleich erfolgt automatisch, sodass die Mitarbeiter keine Daten manuell eingeben müssen.

 

Sobald die Spesenberichte fertig sind, können sie mit nur einem Klick zur Genehmigung gesendet werden. Und all diese Prozesse können in Sekunden erledigt werden.

Genehmigungsworkflow

Sobald die Ausgaben eingereicht sind, beginnt die Genehmigungsphase. Bei einem traditionellen, manuellen Prozess kann dies je nach Art der Ausgaben und der damit verbundenen rechtlichen Komplexität mehrere Minuten bis Stunden dauern.

 

Mit einer Spend-Management-Plattform wie Yokoy kann dieser Schritt vollständig automatisiert werden, indem Workflows zur automatischen Genehmigung implementiert werden. Unternehmen können Limits für automatische Genehmigungsworkflows festlegen und Ausgaben, die unter das Limit fallen, automatisch genehmigen, es sei denn, die KI-Technologie erkennt Richtlinienverstöße oder doppelte Ausgaben.

 

Wenn die KI jedoch Ausreißer, Duplikate oder potenziell betrügerische Ausgaben findet, kann der Bericht zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurückgesendet oder die Einreichung dauerhaft abgelehnt werden.

Richtliniendurchsetzung

Wie oben erwähnt, kann die Durchsetzung der Compliance in einem manuellen Prozess ziemlich umständlich und zeitaufwändig sein; aber mit Hilfe von Automatisierungstools wie Yokoy ist es völlig mühelos.

 

Bei Yokoy sind beispielsweise alle Regeln und Richtlinien im System konfiguriert, und die KI-Algorithmen validieren jede Einreichung in Übereinstimmung mit der gesamten Organisationsebene und auch auf Ebene der juristischen Person. Daher besteht keine Notwendigkeit für einen menschlichen Eingriff, um manuell nach Anomalien zu suchen.

 

Sofern keine Ausreißer gefunden werden, ist nur ein minimaler menschlicher Eingriff erforderlich, aber die Bemühungen sind viel einfacher und unkomplizierter, da das Tool selbst vor dem Richtlinienverstoß in der eingereichten Spesenabrechnung warnt, sodass der Benutzer den Bericht gemäß den Richtlinien und Limits bearbeiten kann.

 

In einigen Fällen kann es Ausnahmen geben, und Mitarbeiter müssen möglicherweise einige Richtlinienverstöße näher erläutern (z. B. zu hohe Ausgaben für ein Kundenessen).

 

In solchen Fällen sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, eine solche Mehrausgabe zu melden oder einen Grund dafür anzugeben, um zu vermeiden, dass die Ausgabe dauerhaft abgelehnt wird.

Erstattung und Berichterstattung

Sobald die Ausgaben überprüft, genehmigt und in das Finanzsystem exportiert wurden, kann die Erstattung automatisch verarbeitet werden, und die Mitarbeiter können damit rechnen, ihr Geld rechtzeitig zu erhalten.

Darüber hinaus können Finanzteams mit Software wie Yokoy Berichte erstellen, um Echtzeit-Einblicke in die Ausgabenmuster ihrer Mitarbeiter zu erhalten.

 

Berichte können zu verschiedenen Aspekten und Feldern erstellt werden, um spezifische Daten anzuzeigen, und können Finanzteams dabei unterstützen, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen und Bereiche der Ineffizienz zu identifizieren – sowohl in Bezug auf den Prozess als auch in den Erstattungsplänen.

Verwenden Sie intelligente Unternehmenskarten für volle Sichtbarkeit

Eine weitere bewährte Methode besteht darin, Spesen und private Zahlungen durch intelligente Firmenkartenzahlungen zu ersetzen, um vollständige Transparenz und bessere Kontrolle über die Mitarbeiterausgaben zu erhalten.

 

Eine Smart Corporate Card ist mehr als nur eine typische Firmenkreditkarte. Sie funktioniert wie eine normale Karte und ermöglicht es Benutzern, Zahlungen mit Debit-, Kredit- oder Prepaid-Methoden zu tätigen. Es ist jedoch in Finanzsoftware integriert, um datenbasierte Einblicke und erweiterte Funktionen bereitzustellen.

Im Wesentlichen ist eine Smart Corporate Card eine modernisierte Version einer traditionellen Corporate Card mit Vorteilen, die über die grundlegenden Zahlungsmöglichkeiten hinausgehen.

 

Einige der erweiterten Funktionen umfassen Echtzeit-Spesenmanagement, automatisierte Buchhaltung und Berichterstattung, verbesserte Sicherheits- und Kontrollmaßnahmen und eine optimierte Benutzererfahrung für Karteninhaber. 

 

Intelligente Unternehmenskarten nutzen fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und Datenanalyse, um diese erweiterten Funktionen anzubieten.

 

Durch den Einsatz dieser Technologien können Unternehmen ihre Ausgaben effizienter verwalten, Betrug reduzieren und wertvolle Einblicke in ihre Ausgabenmuster gewinnen.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Spesenrückerstattung für mittelständische und große Unternehmen, die ihre Spesenmanagementprozesse optimieren möchten, eine Wende darstellt.

 

Mithilfe der Automatisierung können Finanzteams Zeit und Ressourcen sparen, Fehler reduzieren, Compliance sicherstellen, lokale Vorschriften einhalten und wertvolle Einblicke in ihre Geschäftsausgabenmuster gewinnen.

 

Die Spend-Management-Plattform von Yokoy hilft Unternehmen, ihr Ausgaben- und Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Die KI-Technologie ist selbstlernend, was bedeutet, dass sich die Automatisierungsrate mit der Zeit verbessert, da die KI lernt, mehr von den Daten zu verstehen. Dies macht den Kostenverwaltungsprozess sowohl für den Endbenutzer als auch für die Finanzteams mühelos.

 

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