Betrug bei der Kilometererstattung vermeiden: Die Yokoy-Lösung
- Last updated: August 22, 2023
- Compliance, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
In der heutigen Geschäftslandschaft, in der Fernarbeit und Außendiensteinsätze an der Tagesordnung sind, spielt die Kilometererstattung eine entscheidende Rolle, um eine faire Vergütung der Reisekosten der Mitarbeiter sicherzustellen.
Um diesen entscheidenden Aspekt der Unternehmensfinanzierung zu bewältigen und potenziellen Betrug zu verhindern, greifen Unternehmen auf innovative Lösungen wie Yokoy zurück.
In diesem Artikel befassen wir uns mit den Feinheiten der Kilometererstattung, der Bedeutung einer genauen Kostenverwaltung und wie KI-gestützte Technologie den Prozess verändert.
Von der Vereinfachung des Verwaltungsaufwands bis hin zur Vermeidung von Fehlern und betrügerischen Ansprüchen – sehen wir uns an, wie die Automatisierung die Effizienz, Compliance und die gesamten Finanzabläufe verbessert.
Was ist eine Kilometererstattung?
Unter Dienstmeilen versteht man die Kosten, die entstehen, wenn Mitarbeiter beruflich mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind. Bei der Geltendmachung von Geschäftsmeilenansprüchen muss ein formeller Antrag auf Herabsetzung der jährlichen Steuerschuld unter Berücksichtigung der mit diesen berufsbedingten Reisen verbundenen Ausgaben gestellt werden.
Somit sind Kilometererstattungen eine Möglichkeit für Mitarbeiter, sich die Ausgaben für ihre Geschäftsreisen zurückerstatten zu lassen.
So funktioniert die Kilometererstattung
Die Verantwortung für die Verfolgung von Geschäftsmeilensätzen kann unterschiedlich sein und hängt von Faktoren wie der Art des verwendeten Fahrzeugs und der zurückgelegten Entfernung ab. Die Gemeinsamkeit besteht jedoch darin, dass Mitarbeiter für diese Geschäftsreisen ihr eigenes Auto nutzen müssen.
Für verschiedene Fahrzeugkategorien können unterschiedliche Regeln und Tarife gelten, zum Beispiel:
- Kilometersatz für Pkw und Lieferwagen: Die Berechnung für Pkw und Lieferwagen kann je nach den festgelegten Tarifen für die einzelnen Kategorien unterschiedlich ausfallen.
- Kilometersätze für Hybrid- oder Elektrofahrzeuge: Für Hybrid- oder Elektroautos könnten Sondertarife gelten, die deren einzigartige Umweltvorteile widerspiegeln.
- Kilometerzahl für Motorräder: Ähnlich wie bei Autos und Transportern können Motorräder aufgrund ihrer unterschiedlichen Beschaffenheit unterschiedliche Kilometersätze haben.
Kilometersatz für Fahrräder: Einige Organisationen bieten Erstattungssätze für Mitarbeiter an, die das Fahrrad für berufsbedingte Fahrten nutzen, und würdigen damit die umweltfreundliche Wahl.
Kilometergeldsätze pro Land
Wie Sie unten sehen können, variieren die Regeln und Vorschriften für Kilometerpauschalen von Land zu Land.
Vereinigtes Königreich (UK):
- HMRC stellt Richtlinien zur Kilometererstattung bereit.
- Empfohlene Tarife:
- 45 Pence pro Meile für die ersten 10.000 Meilen.
- Danach 25 Pence pro Meile.
Deutschland:
- Geregelt durch staatliche Steuergesetze und Tarifverträge.
- Die Steuerbehörden legen Sätze für die Kilometererstattung fest: 0,30 € pro Kilometer für ein Auto, 0,20 € pro Kilometer für ein Motorrad.
- Erhält der Arbeitnehmer einen höheren Betrag als von der Regierung empfohlen, fällt der zusätzliche Betrag unter die Einkommensteuer.
Compliance in Deutschland
Bleiben Sie über Regeln und Vorschriften rund um die Tagessätze auf dem Laufenden – einschließlich der Mitternachtsregel und der 3-Monats-Regel, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Deutschland, während Yokoy Sie auf Revisionen vorbereitet hält.
Österreich:
- Beeinflusst durch Steuervorschriften und Arbeitsverträge.
- Typischer Pkw-Zuschusssatz: ca. 0,42 € pro Kilometer für bis zu 30.000 Kilometer pro Jahr.
Compliance in Österreich
Bleiben Sie über die Regeln und Vorschriften zu Tagessätzen, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Österreich auf dem Laufenden, während Yokoy Sie auf Audits vorbereitet hält.
Spanien:
- Folgt häufig den von der Regierung festgelegten Tarifen.
- Unternehmen können Mitarbeitern die Kosten erstatten, die ihnen durch die Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise entstehen. In solchen Fällen haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine von der Regierung empfohlene „Kilometervergütung“ in Höhe von 0,19 € pro Kilometer.
Compliance in Spanien
Bleiben Sie über die Regeln und Vorschriften zu Tagessätzen, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in Spanien auf dem Laufenden, während Yokoy Sie auf Audits vorbereitet.
Niederlande:
- Basierend auf den Richtlinien der Steuerbehörden und Branchenstandards.
- Standardtarif: etwa 0,19 € bis 0,20 € pro Kilometer für Privatwagen.
Schweiz:
- Unterliegt der schweizerischen Gesetzgebung.
- Steuerbehörden geben Orientierung. Die Preise variieren zwischen etwa 0,70 und 0,80 CHF pro Kilometer.
Sowohl für Mitarbeiter als auch für Organisationen ist es wichtig, diese Kilometerpauschalen und -bestimmungen zu kennen, um eine genaue Nachverfolgung und angemessene Erstattung berufsbedingter Reisekosten sicherzustellen.
Compliance in der Schweiz
Bleiben Sie über die Regeln und Vorschriften zu Tagessätzen, Kilometerpauschalen, Empfangsnachweisen und Mehrwertsteuersätzen in der Schweiz auf dem Laufenden, während Yokoy Sie auf Prüfungen vorbereitet.
Bevor Sie gehen …
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Warum eine rechtzeitige Kilometererstattung anstreben?
Im Rahmen der Erstattung von Fahrtkosten erhalten Unternehmen einen einzigartigen Vorteil, der über die Kostenreduzierung hinausgeht. Das strategische Management dieses Prozesses führt zu optimierten Finanzabläufen und Compliance.
MITARBEITERZUFRIEDENHEIT
Die Bereitstellung einer Kilometererstattung vermittelt den Mitarbeitern eine positive Botschaft über ihren Wert innerhalb der Organisation. Eine angemessene Vergütung für die Nutzung privater Fahrzeuge während dienstlicher Reisen steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert die allgemeine Arbeitsmoral.
Neben einer klaren Erstattungspolitik können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern, indem sie den Kostenabrechnungsprozess vereinfachen.
Beispielsweise können Unternehmen ihre Teams mit intelligenten Firmenkarten ausstatten, die nur für die Deckung von Geschäftsreisekosten oder Autokilometerkosten konzipiert sind und über genehmigte Beträge verfügen, die die Mitarbeiter für diese Kosten verwenden können.
Diese Strategie verringert das Risiko von Betrug und Mehrausgaben und macht die Spesenabrechnung schneller und einfacher.
Meinungsbeitrag
Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen
Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder und CCO, Yokoy
EINFACHE BUCHFÜHRUNG
Mitarbeiter, die beruflich Auto fahren, verbringen durchschnittlich 12 Stunden pro Monat mit Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, wie zum Beispiel der Kilometerverfolgung und der Spesenabrechnung.
Eine klare Struktur für die Einreichung von Meilenansprüchen und die Rückerstattung von Kilometergeldzahlungen vereinfacht diesen Prozess für die Finanzteams, reduziert den Verwaltungsaufwand und gibt wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei.
REDUZIERTE GESCHÄFTSKOSTEN UND LOHNZAHLSTEUER
Die Erstattung von Fahrtkosten steht im Einklang mit den Steuervorschriften, so dass Unternehmen für diese Erstattungen Steuerabzüge geltend machen können. Diese Einhaltung der Steuervorschriften verringert nicht nur die Steuerverbindlichkeiten, sondern stellt auch die Einhaltung der Steuergesetze sicher und verhindert mögliche Strafen.
Die ordnungsgemäße Verwaltung der Lohnsteuerpflichten durch Einhaltung der Kilometererstattungssätze und -vorschriften kann zu erheblichen Steuereinsparungen führen, die dann in das Unternehmen reinvestiert werden können.
Wie KI-Technologie dabei hilft, Betrug bei Duplikaten und Meilengutschriften zu vermeiden
Yokoy bietet eine umfassende Suite zur Rationalisierung des Geschäftsausgabenmanagements durch die nahtlose Integration von Ausgabenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Firmenkartentransaktionen in einer einheitlichen Plattform, die auf KI-Technologie basiert.
Der Einsatz künstlicher Intelligenz ist insbesondere für das Reisekostenmanagement und die Kilometererstattung relevant, da sie es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse vollständig zu automatisieren und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten und die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen.
Wir stellen einen praktischen Anwendungsfall vor, um zu demonstrieren, wie Yokoy in der Praxis funktioniert.
Beispielanwendungsfall – Einreichen von Erstattungsansprüchen
Stellen wir uns ein Szenario vor, in dem einer Ihrer Mitarbeiter aus dem Vertriebs- oder Außendienst häufig unterwegs ist und sein Privatauto für Geschäftsreisen nutzt. Die Kraftstoffkosten sollten vom Unternehmen erstattet werden, nachdem der Mitarbeiter seine Spesenabrechnung eingereicht hat.
Allerdings muss der Mitarbeiter in einem herkömmlichen Prozess – und sogar in Unternehmen, die veraltete Spesenverwaltungstools verwenden – eine Reihe manueller Schritte ausführen, um seine Rückerstattung zu erhalten:
- Zunächst müssen sie die Quittung scannen oder fotografieren, um sie an das Spesenverwaltungssystem einzureichen.
- Sobald die Quittung hochgeladen ist, muss der Mitarbeiter sie korrekt kategorisieren und den korrekten Mehrwertsteuersatz aus dem Dokument extrahieren.
- Anschließend muss der Arbeitnehmer den Pauschalbetrag oder das Tagesgeld gemäß den für sein Land geltenden Vorschriften beantragen. Sie müssen auch interne Richtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass die Einreichung den Anforderungen entspricht.
Da dieser Prozess manuell und zeitaufwändig ist, ist es nicht unwahrscheinlich, dass Fehler auftreten. Ein sehr häufiges Szenario ist die versehentliche doppelte Einreichung einer Quittung, was zu einer doppelten Spesenabrechnung führt.
Oder – ein weiteres häufiges Szenario – der Mitarbeiter ist in ein fremdes Land gereist, kennt aber den Tarif pro Geschäftsmeile für dieses bestimmte Land nicht. Infolgedessen machen sie am Ende den falschen Tagessatz geltend oder geben in ihrer Steuererklärung den falschen Mehrwertsteuersatz an.
Was wir bei unseren globalen Kunden häufig beobachten, ist, dass sie ihre Mitarbeiter im Rahmen von Onboarding-Programmen in Reise- und Spesenrichtlinien schulen. Allerdings werden diese Richtlinien im Nachhinein oft nicht noch einmal überprüft.
Daher kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeiter die zulässigen Beträge oder die Berechnung von Tagessätzen und Mehrwertsteuersätzen für bestimmte Anwendungsfälle vergessen.
Traditioneller Ansatz zur Vergütung von Mitarbeitern
In einem herkömmlichen Reise- und Spesenmanagementprozess würden diese Fehler erst nach Übermittlung der Spesenabrechnungen erkannt, was einen manuellen Eingriff des Finanzteams zur Korrektur dieser Berichte erforderlich macht.
Dies könnte zu einer umfangreichen Hin- und Her-Kommunikation führen, und im schlimmsten Fall, wenn die Menge der verarbeiteten Spesenabrechnungen groß ist, könnten versehentlich Duplikate durchschlüpfen. Infolgedessen könnte das Unternehmen am Ende zu viel bezahlen.
KI-gesteuerte Automatisierung für Kilometererstattungen
All diese Probleme können durch den Einsatz einer KI-gesteuerten Automatisierungslösung wie Yokoy verhindert werden, die es globalen Unternehmen ermöglicht, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter, einschließlich Erstattungen, effizient zu verwalten.
Mit Yokoy können Mitarbeiter beispielsweise ihre Ausgaben bequem von unterwegs einreichen, indem sie einfach ein Foto der Quittung über die mobile App aufnehmen und Zahlungen mit einer Smart-Corporate-Card tätigen.
Die Transaktion wird automatisch und in Echtzeit mit der entsprechenden Ausgabe abgeglichen. Sofern keine Richtlinienverstöße vorliegen, kann der Erstattungsprozess reibungslos ablaufen. Die Spesenabrechnungen werden dann über automatisierte Workflows zur Genehmigung weitergeleitet, die für verschiedene Einheiten und Teamhierarchien angepasst werden können.
Wenn die KI jedoch während des Abgleichprozesses Richtlinienverstöße erkennt – etwa das Erkennen einer doppelten Quittung oder die Identifizierung eines falschen Tagessatzes –, weist sie die Ausgabe sofort und in Echtzeit darauf hin. Dies gibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, vor Einreichung des Erstattungsantrags noch Anpassungen vorzunehmen.
Folglich werden genehmigte Kilometergeldzahlungen automatisch verarbeitet, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Gleichzeitig werden Ausgaben mit Fehlern oder potenziell betrügerischen Elementen umgehend und in Echtzeit gekennzeichnet.
Dieses robuste System reduziert Fehler erheblich und verhindert wirksam Doppelzahlungen und Betrugsfälle. Darüber hinaus wird dadurch Zeit gespart, sodass das Finanzteam nur Ausreißer und Grenzfälle prüfen kann, während der Rest des Prozesses vollständig automatisiert abläuft.
Warum OCR-Technologie für automatisierte Compliance nicht ausreicht
Bevor wir zum Schluss kommen, noch eine Anmerkung zur KI-Technologie im Vergleich zur OCR-Technologie für diesen speziellen Anwendungsfall.
Die herkömmliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ist nur begrenzt in der Lage, komplexe Datenszenarien zu interpretieren. Es extrahiert zwar grundlegende Informationen aus Belegen, verfügt jedoch nicht über das erforderliche Kontextverständnis, um Ausgaben genau zu kategorisieren, Richtlinienverstöße zu identifizieren oder potenzielle Fehler zu erkennen.
KI-gesteuerte Automatisierung hingegen nutzt fortschrittliche Algorithmen, um differenzierte Daten zu verstehen und zu interpretieren und so einen genauen Abgleich und die Identifizierung von Richtlinienverstößen zu ermöglichen.
Auch Technologien wie RPA (Robotic Process Automation) können den Fortschritt von Dokumenten durch automatisierte Arbeitsabläufe bewältigen, können aber nicht mit der „Logik“ von Finanzprozessen auf die gleiche Weise umgehen wie Finanz-KI.
KI-Technologien verfügen über die Fähigkeit zum adaptiven Lernen, was bedeutet, dass das System mit der Zeit immer besser darin wird, komplexe Muster und Anomalien zu erkennen. Legacy-Systeme verfügen nicht über die Fähigkeit zu lernen und sich anzupassen, was dazu führt, dass Chancen für Effizienzsteigerungen und Fehlerreduzierung verpasst werden.
Schließlich mangelt es älteren Systemen häufig an den Echtzeitverarbeitungsfunktionen, die für eine dynamische Spesenverwaltung erforderlich sind. Mit der KI-gestützten Automatisierung werden Transaktionen in Echtzeit abgeglichen, Richtlinienverstöße sofort gemeldet und Anpassungen können vorgenommen werden, bevor Erstattungsansprüche eingereicht werden.
Diese schnelle Bearbeitung stellt sicher, dass Probleme umgehend behoben werden, sodass später im Prozess keine umfangreichen manuellen Eingriffe erforderlich sind.
Whitepaper
Transformation des Ausgabenmanagements im KI-Zeitalter: Ein Framework
Im heutigen Marktumfeld, in dem Unternehmen mit zunehmender Komplexität und wachsendem Wettbewerb konfrontiert sind, reicht es nicht aus, den Status quo zu wahren. Unser Whitepaper zeigt Ihnen den Weg zu einem erfolgreichen Umgang mit den Herausforderungen der modernen Finanzwelt.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie durch den Einsatz einer KI-gestützten Automatisierung für Ihre Spesenverwaltung und Erstattungen Ihre Teams in die Lage versetzen, sich auf kritische Ausnahmen und komplexe Fälle zu konzentrieren, während das System Routineaufgaben autonom verwalten kann, wodurch wertvolle Zeit und Ressourcen frei werden.
Dieser Wandel markiert einen strategischen Schritt hin zu mehr Effizienz, Genauigkeit und Compliance bei der Verwaltung von Ausgaben und Erstattungen.
Wenn Sie sehen möchten, wie Yokoy Sie bei diesem Prozess unterstützen kann, können Sie unten eine Demo buchen.
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