Fraude met kilometervergoeding voorkomen: de Yokoy-oplossing
- Laatst bijgewerkt: augustus 22, 2023
- Compliance, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
In het huidige zakelijke landschap, waar werken op afstand en werkzaamheden in het veld gebruikelijk zijn, speelt kilometervergoeding een cruciale rol bij het garanderen van een eerlijke vergoeding voor de reiskosten van werknemers.
Om door dit cruciale aspect van bedrijfsfinanciering te navigeren en mogelijke fraude te voorkomen, wenden bedrijven zich tot innovatieve oplossingen zoals Yokoy.
In dit artikel duiken we in de fijne kneepjes van kilometervergoeding, het belang van nauwkeurig onkostenbeheer en hoe AI-aangedreven technologie het proces transformeert.
Van het vereenvoudigen van de administratieve lasten tot het voorkomen van fouten en frauduleuze claims: laten we eens kijken hoe het omarmen van automatisering de efficiëntie, compliance en algehele financiële bedrijfsvoering verbetert.
Wat is kilometervergoeding?
Zakelijke kilometers hebben betrekking op de kosten die werknemers maken wanneer werknemers voor werkgerelateerde doeleinden reizen met hun eigen voertuig. Bij een zakelijke kilometerdeclaratie wordt een formeel verzoek ingediend om de jaarlijkse belastingplicht te verlagen, waarbij rekening wordt gehouden met de kosten die verband houden met deze werkgerelateerde reizen.
Kilometervergoedingen zijn dus een manier voor werknemers om het geld dat ze tijdens hun zakenreizen hebben uitgegeven, terug te krijgen.
Hoe kilometervergoeding werkt
De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de zakelijke kilometertarieven kan variëren en is afhankelijk van factoren zoals het type voertuig dat wordt gebruikt en de afgelegde afstand, maar de overeenkomst is dat werknemers voor deze zakenreizen hun eigen auto moeten gebruiken.
Voor verschillende voertuigcategorieën kunnen verschillende regels en tarieven gelden, bijvoorbeeld:
- Kilometertarief auto’s en bestelwagens: De berekening voor auto’s en bestelwagens kan verschillen op basis van de vastgestelde tarieven voor elke categorie.
- Kilometertarieven voor hybride of elektrische voertuigen: Er kunnen speciale tarieven gelden voor hybride of elektrische auto’s, die hun unieke milieuvoordelen weerspiegelen.
- Kilometertarief voor motorfietsen: Net als bij auto’s en bestelwagens kunnen motorfietsen vanwege hun verschillende aard verschillende kilometertarieven hebben.
- Kilometertarief voor fietsen: Sommige organisaties bieden vergoedingstarieven voor werknemers die fietsen gebruiken voor werkgerelateerde reizen, waarbij ze de milieuvriendelijke keuze erkennen.
Tarieven kilometervergoeding per land
De regels en voorschriften rond kilometervergoedingen variëren van land tot land, zoals u hieronder kunt zien.
Verenigd Koninkrijk (VK):
- HMRC biedt richtlijnen voor kilometervergoeding.
- Aanbevolen tarieven:
- 45 cent per mijl voor de eerste 10.000 mijlen.
- Daarna 25 cent per kilometer.
Duitsland:
- Gereguleerd door de belastingwetten en collectieve overeenkomsten van de overheid.
- De belastingdienst stelt tarieven vast voor kilometervergoeding: 0,30 € per kilometer voor een auto, 0,20 € per kilometer voor een motorfiets.
- Als de werknemer het bedrag meer ontvangt dan wat de overheid adviseert, valt het extra bedrag onder de inkomstenbelasting.
Oostenrijk:
- Beïnvloed door belastingregels en arbeidsovereenkomsten.
- Typisch tarief voor autovergoeding: ongeveer € 0,42 per kilometer voor maximaal 30.000 kilometer per jaar.
Spanje:
- Volgt vaak door de overheid vastgestelde tarieven.
- Bedrijven kunnen werknemers vergoeden ter compensatie van de kosten die zijn gemaakt voor het gebruik van een privévoertuig voor een zakenreis. In dergelijke gevallen hebben de werknemers recht op € 0,19 per kilometer als “Kilometervergoeding”, aanbevolen door de overheid.
Nederland:
- Gebaseerd op richtlijnen van de belastingdienst en industriestandaarden.
- Standaardtarief: ongeveer € 0,19 tot € 0,20 per kilometer voor personenauto’s.
Zwitserland:
- Onderworpen aan de Zwitserse specifieke wetgeving.
- Belastingdienst geeft richtlijnen. Tarieven variëren van ongeveer CHF 0,70 tot CHF 0,80 per kilometer.
Het is van essentieel belang dat zowel werknemers als organisaties op de hoogte zijn van deze kilometervergoedingstarieven en -regels om een nauwkeurige tracking en passende vergoeding voor werkgerelateerde reiskosten te garanderen.
Voordat je gaat …
Mis het niet
Doe mee met 12’000+ finance professionals en ontvang de laatste inzichten over de transformatie van finance direct in je inbox.
Waarom zou u streven naar tijdige terugbetaling?
In het kader van de kilometervergoeding krijgen bedrijven een uniek perspectief dat verder gaat dan alleen kostenbesparing. Strategisch beheer van dit proces vertaalt zich in geoptimaliseerde financiële operaties en compliance.
TEVREDENHEID VAN WERKNEMERS
Het verstrekken van kilometervergoedingen geeft medewerkers een positieve boodschap over hun waarde binnen de organisatie. Door hen eerlijk te compenseren voor het gebruik van persoonlijke voertuigen tijdens werkgerelateerde reizen, wordt de tevredenheid van de medewerkers bevorderd en het algemene moreel verbeterd.
Naast een duidelijk vergoedingsbeleid kunnen bedrijven de tevredenheid van hun werknemers vergroten door het declaratieproces te vereenvoudigen.
Organisaties kunnen hun teams bijvoorbeeld uitrusten met slimme bedrijfskaarten die zijn bedoeld voor zakelijke reiskosten of alleen voor autokilometers, en goedgekeurde bedragen hebben die werknemers voor dergelijke kosten kunnen gebruiken.
Deze strategie vermindert het risico op fraude en te hoge uitgaven, terwijl de onkostendeclaratie sneller en eenvoudiger wordt.
Mening
Compliance maximaliseren door middel van geautomatiseerde onkostenrapportage
Geautomatiseerde onkostendeclaraties worden steeds populairder als oplossing om financiële teams te helpen hun workflows te stroomlijnen en realtime inzicht te krijgen in de bedrijfskosten. Maar er is nog een gebied waar automatisering enorm kan helpen: compliant blijven.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO, Yokoy
EENVOUDIG BOEKHOUDEN
Werknemers die voor werkgerelateerde doeleinden rijden, besteden gemiddeld 12 uur per maand aan administratieve taken die verband houden met zakelijke reizen, zoals het bijhouden van kilometers en het rapporteren van onkosten.
Het hebben van een duidelijke structuur voor het indienen van kilometerdeclaraties en het terugbetalen van kilometervergoedingen vereenvoudigt dit proces voor financiële teams, waardoor de administratieve lasten worden verminderd en waardevolle tijd wordt vrijgemaakt voor andere taken.
VERLAAGDE BEDRIJFSKOSTEN EN LOONBELASTING
Het vergoeden van kilometerkosten is in overeenstemming met de belastingregels, waardoor bedrijven voor deze vergoedingen belastingaftrek kunnen claimen. Deze naleving van de belastingregels vermindert niet alleen de belastingverplichtingen, maar zorgt er ook voor dat de belastingwetten worden nageleefd, waardoor mogelijke boetes worden voorkomen.
Het goed beheren van de loonbelastingverplichtingen door het naleven van de kilometervergoedingstarieven en -regelgeving kan aanzienlijke belastingbesparingen opleveren, die vervolgens opnieuw in het bedrijf kunnen worden geïnvesteerd.
Hoe AI-technologie fraude met duplicaten en kilometervergoedingen helpt voorkomen
Yokoy biedt een uitgebreide suite die is ontworpen om het beheer van zakelijke uitgaven te stroomlijnen door onkostenbeheer, factuurverwerking en bedrijfskaarttransacties naadloos te integreren in een uniform platform dat wordt aangedreven door AI-technologie.
Het gebruik van kunstmatige intelligentie is met name relevant voor het beheer van reiskosten en kilometervergoedingen, omdat het organisaties in staat stelt hun processen volledig te automatiseren en tegelijkertijd aan de regelgeving te blijven voldoen en de tevredenheid van de medewerkers te garanderen.
We presenteren een praktische use case om te demonstreren hoe Yokoy in de praktijk werkt.
Voorbeeld van een gebruiksscenario: terugbetalingsclaims indienen
Laten we eens een scenario bekijken waarin een van uw medewerkers van het verkoop- of buitendienstteam vaak reist en zijn persoonlijke auto gebruikt voor zakenreizen. De brandstofkosten moeten door het bedrijf worden vergoed nadat de werknemer zijn onkostendeclaraties heeft ingediend.
In een traditioneel proces – en zelfs in bedrijven die oude tools voor onkostenbeheer gebruiken – moet de werknemer echter een reeks handmatige stappen uitvoeren om zijn vergoeding te ontvangen:
- Eerst moeten ze de bon scannen of er een foto van maken, zodat deze kan worden ingediend bij het onkostenbeheersysteem.
- Zodra de bon is geüpload, moet de medewerker deze correct categoriseren en het juiste btw-tarief uit het document halen.
- Vervolgens moet de werknemer het forfaitaire bedrag of de Per Diem claimen in overeenstemming met de regelgeving die in zijn land van toepassing is. Ze moeten ook het interne beleid controleren om er zeker van te zijn dat de inzending voldoet.
Gezien het handmatige en tijdrovende karakter van dit proces is het niet onwaarschijnlijk dat er fouten optreden. Een veel voorkomend scenario is het onbedoeld tweemaal indienen van een ontvangstbewijs, wat resulteert in een dubbele onkostendeclaratie.
Of – een ander veel voorkomend scenario – de werknemer is naar het buitenland gereisd, maar is niet bekend met het tarief per zakelijke mijl voor dat specifieke land. Het gevolg is dat ze uiteindelijk de verkeerde Per Diem claimen of het verkeerde BTW-tarief indienen voor hun belastingaangifte.
Wat we regelmatig bij onze wereldwijde klanten waarnemen, is dat ze werknemers tijdens onboardingprogramma’s trainen op het gebied van reis- en onkostenbeleid. Vaak wordt dit beleid echter niet achteraf opnieuw gecontroleerd.
Als gevolg hiervan is het niet ongebruikelijk dat werknemers de toegestane bedragen vergeten of vergeten hoe ze Per Diems en BTW-tarieven voor specifieke gebruikssituaties moeten berekenen.
Traditionele aanpak voor het vergoeden van werknemers
In een traditioneel proces voor reis- en onkostenbeheer worden deze fouten pas ontdekt nadat de onkostendeclaraties zijn ingediend, waardoor handmatige tussenkomst van het financiële team nodig is om deze rapporten te corrigeren.
Dit kan leiden tot uitgebreide heen-en-weer-communicatie, en in het ergste geval, als het volume aan verwerkte onkostendeclaraties aanzienlijk is, kunnen er onbedoeld duplicaten doorheen glippen. Het bedrijf zou daardoor te veel kunnen betalen.
AI-gestuurde automatisering voor kilometervergoedingen
Deze problemen kunnen allemaal worden voorkomen door gebruik te maken van een AI-gestuurde automatiseringsoplossing zoals Yokoy, waarmee mondiale bedrijven de personeelskosten, inclusief vergoedingen, efficiënt kunnen beheren.
Met Yokoy kunnen werknemers bijvoorbeeld onderweg gemakkelijk onkosten indienen door eenvoudigweg een foto van de kassabon te maken via de mobiele app en betalingen te doen met een slimme bedrijfskaart.
De transactie wordt automatisch en in realtime gekoppeld aan de bijbehorende uitgave. Als er geen sprake is van beleidsschendingen, kan het terugbetalingsproces naadloos verlopen. De onkostendeclaraties worden vervolgens ter goedkeuring doorgestuurd via geautomatiseerde workflows, die kunnen worden aangepast voor verschillende entiteiten en teamhiërarchieën.
Als de AI tijdens het matchingproces echter beleidsschendingen detecteert (zoals het opmerken van een duplicaatbon of het identificeren van een onjuist dagtarief), worden de kosten onmiddellijk in realtime weergegeven. Dit geeft de werknemer de mogelijkheid om voorafgaand aan het indienen van de vergoedingsaanvraag aanpassingen door te voeren.
Zo worden de goedgekeurde kilometervergoedingen automatisch verwerkt, zonder dat daar menselijke tussenkomst voor nodig is. Tegelijkertijd worden uitgaven met fouten of potentieel frauduleuze elementen onmiddellijk in realtime gemarkeerd.
Dit robuuste systeem vermindert het aantal fouten aanzienlijk en voorkomt effectief dubbele betalingen en fraudegevallen. Bovendien maakt het tijd vrij, zodat het financiële team alleen uitschieters en randgevallen kan beoordelen, terwijl de rest van het proces volledig geautomatiseerd is.
Waarom OCR-technologie niet voldoende is voor geautomatiseerde compliance
Voordat we afsluiten, nog één opmerking over AI-technologie versus OCR-technologie voor dit specifieke gebruiksscenario.
Traditionele OCR-technologie (Optical Character Recognition) is beperkt in zijn vermogen om complexe gegevensscenario’s te interpreteren. Het kan basisinformatie uit bonnen halen, maar mist het contextuele begrip dat nodig is om uitgaven nauwkeurig te categoriseren, beleidsschendingen te identificeren of potentiële fouten op te sporen.
AI-gestuurde automatisering maakt daarentegen gebruik van geavanceerde algoritmen om genuanceerde gegevens te begrijpen en te interpreteren, waardoor nauwkeurige matching en identificatie van beleidsschendingen mogelijk wordt.
Ook kan technologie zoals RPA (Robotic Process Automation) de voortgang van documenten via geautomatiseerde workflows afhandelen, maar kan niet op dezelfde manier omgaan met de ‘logica’ van financiële processen als financiële AI dat kan.
AI-technologieën beschikken over het vermogen tot adaptief leren, wat betekent dat het systeem in de loop van de tijd steeds bedrevener wordt in het identificeren van complexe patronen en afwijkingen. Oudere systemen beschikken niet over het vermogen om te leren en zich aan te passen, wat leidt tot gemiste kansen voor efficiëntieverbeteringen en foutreductie.
Ten slotte missen oudere systemen vaak de real-time verwerkingsmogelijkheden die nodig zijn voor dynamisch onkostenbeheer. Met door AI aangedreven automatisering worden transacties in realtime met elkaar vergeleken, worden beleidsschendingen onmiddellijk gemarkeerd en kunnen aanpassingen worden aangebracht voordat terugbetalingsclaims worden ingediend.
Deze snelle verwerking zorgt ervoor dat problemen snel worden aangepakt, waardoor uitgebreide handmatige tussenkomst later in het proces wordt voorkomen.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Volgende stappen
Kortom, door AI-aangedreven automatisering voor uw onkostenbeheer en terugbetalingen te omarmen, stelt u uw teams in staat zich te concentreren op kritieke uitzonderingen en complexe gevallen, terwijl het systeem routinetaken autonoom kan beheren, waardoor waardevolle tijd en middelen worden vrijgemaakt.
Deze verschuiving markeert een strategische stap naar meer efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance bij het beheren van uitgaven en vergoedingen.
Als je wilt zien hoe Yokoy je in dit proces kan ondersteunen, kun je hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.