Prioriteit geven aan werknemerstevredenheid: de argumenten voor een betere gebruikerservaring in financiële tools
- Last updated: juni 3, 2023
- Employee satisfaction, Finance transformation
Co-founder & CCO, Yokoy
De financiële wereld verandert snel, waarbij ontwrichtende technologieën en veranderende verwachtingen van de consument het landschap veranderen. Maar ondanks deze veranderingen blijven veel financiële tools in het verleden hangen, met een slechte gebruikerservaring en interface.
Hoewel het misschien geen urgente kwestie lijkt om aan te pakken, doet de tevredenheid van de medewerkers op de financiële afdeling anders vermoeden.
Medewerker(on)tevredenheid op de financiële afdeling
Volgens een rapport van reclaim.ai uit 2022 behoren financiële professionals tot de meest ontevredenen over hun rol.
Ze behoren niet alleen tot de drie meest overwerkte afdelingen, met een gemiddelde werkweek van 48,4 uur, maar ze rapporteren ook de hoogste burn-outpercentages, met 73,1% in 2022 vergeleken met 81,7% in 2021.
Het is natuurlijk een paar maanden geleden dat de gegevens in oktober 2022 zijn verzameld, dus deze cijfers kunnen enigszins zijn gewijzigd. Maar dit betekent niet dat het onderwerp moet worden genegeerd.
Dus wat is de oorzaak van de toegenomen ontevredenheid onder de werknemers op de financiële afdeling?
Volgens het onderzoek zijn de drie belangrijkste stressfactoren voor financiële professionals:
- Het gebrek aan tijd voor gericht werk (83,3%),
- Het gebrek aan balans tussen werk en privéleven en onvoldoende vrije tijd (58,3%), en
- Meldings- en afleidingsmoeheid (50%)
Verrassend genoeg zijn het niet de lange werkuren die voor de meeste frustratie zorgen.
Volgens de respondenten van dit onderzoek is de grootste stressfactor het gebrek aan tijd voor gericht werk, waaraan verouderde tooling en inefficiënte processen in grote mate bijdragen.
Het constant schakelen tussen tools, het achtervolgen van bonnetjes en werknemers, de mix van handmatige en digitale stappen in financiële processen – al deze kleine maar vervelende inefficiënties kunnen de focus van financiële medewerkers onderbreken en hun werkplezier, welzijn en uiteindelijk prestaties ook.
De meeste van deze factoren zijn relatief eenvoudig op te lossen.
Door moderne tooling toe te passen en traditionele processen opnieuw uit te vinden, kunnen financiële leiders hun teams in staat stellen efficiënter en effectiever te werken. Dit kan niet alleen leiden tot een hogere productiviteit, maar ook tot meer betrokken en tevreden medewerkers en hogere retentiepercentages.
We begrijpen echter dat verandering voor veel organisaties ontmoedigend kan zijn en dat financiële leiders aarzelen om de sprong in het onbekende te wagen.
In dit artikel gaan we daarom dieper in op hoe bedrijven het probleem van de werknemerservaring en -tevredenheid op een effectieve manier kunnen aanpakken. Laten we erin duiken!
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Van contextwisseling naar verveling: de grondoorzaken van ontevredenheid bij financiële medewerkers
Een factor die bijdraagt aan ontevredenheid onder financiële medewerkers is de constante contextwisseling die ze moeten doen.
Dit is met name het geval in grotere organisaties, waar financiële professionals met meerdere taken tegelijk moeten omgaan, zoals het beheren van budgetten, het controleren van uitgaven en het verwerken van facturen.
Het hoge niveau van multitasking, evenals de onsamenhangende processen die worden veroorzaakt door geïsoleerde systemen en slecht uitgevoerde integraties, kunnen leiden tot stress en burn-out, wat uiteindelijk resulteert in verminderde productiviteit, verminderde werktevredenheid en een hoog personeelsverloop.
Bovendien moeten financiële professionals in internationale bedrijven door tal van lokale regels en voorschriften navigeren, waardoor hun werklast nog ingewikkelder wordt. De noodzaak om je te concentreren op details bij het controleren van onkosten of het verwerken van facturen kan zowel tijdrovend als frustrerend zijn, vooral wanneer dit proces handmatig wordt uitgevoerd.
Tot slot, een andere factor die kan bijdragen aan ontevredenheid onder financiële medewerkers, is de repetitieve en vaak alledaagse aard van de taken die ze uitvoeren.
Ondanks de vooruitgang in technologie en digitalisering omvatten veel financiële processen nog steeds een combinatie van handmatige en digitale taken, wat kan leiden tot aanzienlijke hoeveelheden verspilde tijd en moeite. Dit kan leiden tot verveling, frustratie en uiteindelijk tot verminderde medewerkerstevredenheid.
Maar waarom zou dit er allemaal toe doen?
Omdat de financiële prestaties van een organisatie, de klantervaring en klanttevredenheid allemaal worden beïnvloed door de bedrijfscultuur en door hoe betrokken medewerkers zijn. Financiële leiders zouden net zoveel om hun menselijk kapitaal moeten geven als om de bedrijfsresultaten, want uiteindelijk tellen alle kleine ontevredenheid op.
Wat we nu vaak zien, is dat bedrijven proberen de slechte werknemerservaring in evenwicht te brengen met prikkels en een gastvrije werkomgeving. Helaas lossen dergelijke maatregelen de oorzaak van het probleem niet op en dragen ze op de lange termijn niet echt bij aan een hogere winstgevendheid.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, moeten organisaties beginnen met het oplossen van de basis: hun verouderde financiële tools vervangen door moderne, gebruiksvriendelijke en intuïtieve software die systeemsilo’s verwijdert, processen stroomlijnt en repetitief, handmatig werk elimineert.
Waarom negeren financiële tools UX en medewerkerstevredenheid?
"Financiële teams moeten vaak werken met meerdere systemen die niet integreren, wat leidt tot een gefragmenteerde en verwarrende ervaring. Dit kan het moeilijk maken om de informatie te vinden die je nodig hebt en om taken snel uit te voeren."
Verouderde financiële tools hebben van oudsher voorrang gegeven aan functionaliteit boven UX, wat resulteerde in slechte ervaringen voor zowel indieners als goedkeurders.
Hoewel werknemers deze tools alleen gebruiken bij het indienen van onkosten, hebben financiële professionals dagelijks te maken met inefficiënte processen en systeemsilo’s.
Tot voor kort werd de slechte UX van financiële tools als een gegeven geaccepteerd en werd er weinig moeite gedaan om het te verbeteren. Maar naarmate werknemers gewend zijn geraakt aan de intuïtieve en gebruiksvriendelijke interfaces van B2C-tools en -software, zijn hun verwachtingen voor een betere gebruikerservaring op de werkplek gestegen.
Werknemers verwachten hetzelfde niveau van eenvoud en gebruiksgemak in hun werktools als in hun persoonlijke leven.
Niemand wil van het bestellen van een Uber en het thuisbezorgen van de boodschappen met één klik naar het navigeren door ingewikkelde systemen en schakelen tussen handmatige en digitale taken om simpelweg een factuur in te dienen in een onkostendeclaratietool.
Dit zet organisaties onder druk om tools te bieden die niet alleen functioneel zijn, maar ook gebruiksvriendelijk en boeiend. Werknemers die gefrustreerd zijn over de tools die ze moeten gebruiken, zullen waarschijnlijk minder productief, minder betrokken en minder tevreden zijn met hun werk.
Het probleem wordt nog groter tijdens de maand- en kwartaalafsluiting, wanneer de druk hoog is en kleine frustraties al snel tot het breekpunt kunnen leiden. Medewerkers kunnen administratieve taken overhaasten, wat resulteert in fouten en extra werkdruk voor financiële teams die ze moeten achtervolgen.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, moeten organisaties prioriteit geven aan UX en werknemerstevredenheid in hun financiële tools. Dit betekent investeren in gebruiksvriendelijke interfaces, het integreren van ongelijksoortige systemen en het stroomlijnen van processen om frustratie te verminderen en de productiviteit te verhogen.
White paper
Financiële transformatie checklist
In deze whitepaper gaan we dieper in op de essentiële stappen voor CFO’s en financiële leiders om de gereedheid van hun organisatie te beoordelen en een overtuigend argument op te bouwen voor digitale transformatie in de financiële wereld.
Wat financiële leiders kunnen doen om de medewerkerstevredenheid te verbeteren
Hier zijn enkele stappen die financiële leiders kunnen nemen om de werknemerstevredenheid te verbeteren met financiële tools.
Ervaring van indieners: AI & slimme bedrijfskaarten
Voor indieners: stap af van OCR-gebaseerde tools en maak gebruik van moderne AI-gestuurde technologie die handmatige tussenkomst overbodig maakt.
Een voorbeeld zijn slimme bedrijfskaarten die zijn verbonden met een centrale tool voor uitgavenbeheer die mobielvriendelijk is. Hierdoor kunnen werknemers onderweg eenvoudig onkosten indienen, zonder handmatige gegevensinvoer of papieren ontvangstbewijzen.
Handmatige gegevensinvoer kan een vervelend en tijdrovend proces zijn voor werknemers, wat leidt tot frustratie en fouten. Door AI-gestuurde tools te gebruiken die het vastleggen van gegevens automatiseren, kunnen werknemers tijd besparen en zich richten op waardevollere taken.
Ervaring met goedkeurders: één centrale tool en realtime gegevens
Voor goedkeurders: stroomlijn tooling om contextwisselingen te voorkomen en kies tooling met een goede goedkeurder/beheerderservaring. Dit betekent het selecteren van tools die integreren met andere systemen en een gebruiksvriendelijke interface bieden voor goedkeurders om uitgaven te bekijken en goed te keuren.
Een goede fiatteurervaring is essentieel om ervoor te zorgen dat uitgaven tijdig worden goedgekeurd. Als het goedkeuringsproces te ingewikkeld of te tijdrovend is, kan dit leiden tot vertragingen en frustratie bij zowel werknemers als financiële teams.
Kies voor zowel indieners als goedkeurders tooling die AI gebruikt om zowel proceslogica als stappen te automatiseren, om de mentale belasting van financiële professionals en werknemers te verminderen.
Dit kan het automatiseren van processen omvatten, zoals het categoriseren van onkosten en het berekenen van vergoedingen, maar ook het bieden van intelligente meldingen en herinneringen om ervoor te zorgen dat taken op tijd worden voltooid.
En tot slot, zorg ervoor dat u uw financiële team uitrust met software die hen volledige controle en zichtbaarheid in realtime kan geven.
Door handmatige processen te automatiseren, kunt u het risico op fouten verminderen en financiële professionals vrijmaken om zich te concentreren op meer strategische taken. Dit kan uiteindelijk leiden tot betere bedrijfsresultaten en een grotere medewerkerstevredenheid.
Alles bij elkaar: de Yokoy-ervaring
Stel je nu een scenario voor waarin financiële tools zijn gemaakt met het comfort van de gebruiker in gedachten. Elke fase van het proces is geoptimaliseerd en gestroomlijnd voor de hoogste efficiëntie, en werknemers kunnen eenvoudig en zonder handmatige tussenkomst onkosten indienen.
Bij Yokoy is de gebruikerservaring een topprioriteit, wat tot uiting komt in zowel ontwerp- als technische beslissingen. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe we de problemen aanpakken die worden veroorzaakt door verouderde financiële tools.
GEBRUIKERSERVARING
De gebruikersinterface van Yokoy is intuïtief en ongecompliceerd, waardoor het voor werknemers gemakkelijk wordt om snel en zonder complicaties onkosten in te dienen.
MOBIELVRIENDELIJKHEID
Yokoy is ontworpen om op elk apparaat te werken, of het nu een desktopcomputer of een mobiele telefoon is, waardoor werknemers onderweg maximale flexibiliteit krijgen.
AUTOMATISERING DOOR AI
Yokoy automatiseert tot 90% van het onkostenbeheerproces, waardoor er minder handmatige tussenkomst nodig is en waardevolle tijd vrijkomt voor financiële teams om zich te concentreren op meer strategische taken.
Bovendien detecteert onze kunstmatige-intelligentie-engine fouten, duplicaten en uitschieters, waardoor financiële professionals niet meer handmatig bonnen en facturen regel voor regel of artikel voor artikel hoeven te controleren.
INTEGRATIES
Yokoy integreert naadloos met andere populaire financiële tools, zoals boekhoudsoftware, tools voor reisbeheer en HR-systemen, waardoor het een flexibele en schaalbare oplossing is.
REALTIME ANALYSE EN RAPPORTAGE
Yokoy biedt gedetailleerde analyses van alle ingediende uitgaven, waardoor financiële teams meer inzicht krijgen in en controle hebben over de uitgaven van hun bedrijf. Dit helpt financiële teams om snel gebieden te identificeren die moeten worden geoptimaliseerd en weloverwogen beslissingen te nemen.
Concluderend, bij Yokoy staat ervaring centraal bij elke genomen beslissing, en dit wordt weerspiegeld in het ontwerp, de functionaliteit en de integratiemogelijkheden.
Het resultaat is een oplossing die maximale efficiëntie, flexibiliteit en schaalbaarheid biedt, waardoor financiële teams slimmer en effectiever kunnen werken.
Volgende stappen
Investeren in gebruiksvriendelijke en efficiënte financiële tools kan vooraf kosten met zich meebrengen, maar de voordelen van verhoogde productiviteit, werknemersbetrokkenheid en algeheel zakelijk succes maken het een investering die de moeite waard is.
Als u wilt zien wat Yokoy voor uw financiële team kan betekenen, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.