Software voor reis- en onkostenbeheer: overstappen van SAP Concur naar Yokoy
- Laatst bijgewerkt: augustus 18, 2023
- Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CEO, Yokoy
Het implementeren van T&E-beheersoftware is essentieel voor internationale ondernemingen die hun reis- en onkostenprocessen willen stroomlijnen, de financiële controle willen verbeteren en naleving willen afdwingen bij meerdere entiteiten.
Het goede nieuws is dat er tal van softwareoplossingen zijn die tegemoetkomen aan de behoeften van middelgrote en grote ondernemingen. Om een paar opties te noemen: SAP Concur, Expensify, Emburse, Certify, Coupa, Divvy, Zoho Expense, Rydoo, Ramp, Payhawk, Pleo, enzovoort.
Het is duidelijk dat elk van deze tools voor onkostenbeheer hun sterke punten heeft, en ik ben hier niet om in detail commentaar te geven op wat elk van onze concurrenten goed doet op het gebied van onkostenbeheer voor zakenreizen.
Maar de realiteit is dat bedrijven die SAP gebruiken als hun Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem, wat typisch wereldwijde bedrijven zijn, jarenlang niet veel alternatieven hebben gehad voor SAP Concur als het ging om het digitaliseren en automatiseren van hun Travel & Expense (T&E) proces.
De meeste moderne onkostenbeheertools zijn niet gemaakt voor internationale bedrijven en kunnen niet omgaan met verschillende forfaitaire bedragen en meerdere kostenobjecten, functionaliteiten die nodig zijn om de onkostentool te integreren met het SAP ERP-systeem om handmatige gegevensinvoer te voorkomen.
Mijn doel in dit artikel is dus om een objectief overzicht te geven van de verschillen tussen Yokoy en SAP Concur, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen bij het kopen van reiskostensoftware.
Wat Yokoy anders maakt dan Concur op het gebied van onkostenbeheer
Voordat we erop ingaan, een korte opmerking: het kiezen van de juiste oplossing voor het beheer van zakelijke uitgaven omvat meer dan alleen functionaliteiten en functies. Het is ook een kwestie van een partner vinden die past bij de unieke behoeften, het groeitraject en de visie van uw bedrijf.
Bij Yokoy zijn we toegewijd aan het bevorderen van een omgeving waarin de klant centraal staat.
Deze toewijding komt niet alleen tot uiting in de uitmuntendheid van onze software, maar ook in de ongeëvenaarde service die we bieden tijdens het implementatieproces en daarna.
Uw tevredenheid en succes blijven de kern van onze missie, aangezien we ernaar streven een echte partner te zijn in uw groeitraject.
Laten we dus zonder verder oponthoud eens kijken naar wat Yokoy anders maakt – en waarom we denken dat uw financiële team gelukkiger zal zijn met onze oplossing.
AI-aangedreven automatisering
Ik begin met kunstmatige intelligentie – niet omdat het nu trendy is, maar omdat we bij Yokoy echt geloven dat toekomstbestendige financiële software AI vereist.
Yokoy is gebouwd met AI als kern, waardoor niet alleen de stappen van de T&E- en P2P-processen worden geautomatiseerd, maar ook de logica ervan. Dit is een belangrijke onderscheidende factor en het is wat onze oplossing onderscheidt in een overvolle markt.
In tegenstelling tot oudere systemen die OCR-technologie gebruiken om bijvoorbeeld bonnen uit te lezen, maar de gegevens niet echt kunnen ‘begrijpen’ of verder kunnen structureren, is Yokoy’s AI ontworpen om niet alleen bonnen vast te leggen, maar ook om de gegevens te extraheren, te structureren en te verwerken. ook.
Bovendien maakt het niet uit waar de bon vandaan komt – onze software kan de informatie verwerken voor bonnen die zijn gescand met de mobiele app, evenals voor documenten die zijn geüpload naar de web-app of verzonden naar een specifiek e-mailadres als . Pdf-bijlagen bijvoorbeeld.
Zodra een ontvangstbewijs is gelezen, valideren de AI-algoritmen de gegevens – wat betekent dat alle gegevens worden gecontroleerd op duplicaten en beleidsschendingen. Dit proces is volledig geautomatiseerd en duurt slechts enkele seconden, waardoor financiële teams veel tijd besparen.
Een belangrijke vermelding hier is dat in het geval dat beleidsovertredingen en frauduleuze items worden gedetecteerd, dit allemaal in realtime gebeurt en dat de indiener van het ontvangstbewijs de onkostennota direct kan controleren en aanpassen voordat deze wordt ingediend.
Dit zorgt voor een veel effectiever onkostenbeheerproces, omdat het aantal fouten, vergissingen en frauduleuze items tot een minimum wordt beperkt, waardoor de noodzaak voor menselijke tussenkomst bijna volledig wordt geëlimineerd.
U kunt natuurlijk altijd goedkeuringsstromen instellen om meer handmatige controles mogelijk te maken, als dit in uw land of branche vereist is. Maar in principe kan Yokoy het T&E-proces volledig automatiseren met behulp van AI-technologie, zodat uw financiële team zich alleen hoeft te concentreren op randgevallen en uitzonderingen.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Automatische btw-uitlezing
De onkostenbeheeroplossing van Yokoy maakt automatische btw-uitlezingen mogelijk voor zowel binnenlandse als internationale btw. De AI-technologie herkent btw-tarieven op bonnen en facturen en de gegevens worden automatisch naar het ERP-systeem gestuurd voor verwerking.
Hoewel Yokoy de belastingteruggave niet in het platform zelf afhandelt, kan onze oplossing worden geïntegreerd met btw-terugvorderingssystemen om het proces te vereenvoudigen en te automatiseren. Meer over onze btw-partners leest u hier.
API-integraties voor grote ERP's
API-integraties zijn cruciaal voor onkostenbeheersystemen, omdat ze bedrijven in staat stellen te schalen zonder het personeelsbestand te vergroten of hun processen te vernieuwen telkens wanneer ze een nieuw systeem aan hun technische stack moeten toevoegen.
In tegenstelling tot op bestanden gebaseerde integraties, voorkomen plug-and-play API-verbindingen vendor lock-in, een veelgehoorde klacht van klanten die verouderde software gebruiken.
Yokoy is vanaf de basis opgebouwd als een API-first oplossing, ontworpen om een multi-entity setup aan te kunnen met verschillende regelgevingen, valuta’s, workflows, talen en een API-gebaseerde bi-directionele SAP-integratie.
We hanteren een best-of-breed benadering als het gaat om onze integraties en partners. Dit betekent dat we kant-en-klare integraties bieden voor de meeste grote ERP-systemen, maar ook voor reisbureaus, e-facturatieoplossingen, HR-systemen, enzovoort.
Kijk voor een volledige lijst van onze integraties op onze speciale pagina: Yokoy-integraties.
Realtime gegevens voor kaarttransacties
Zoals gezegd biedt Yokoy slimme bedrijfskaarten en slimme logeerkaarten die de rapportage van reiskosten volledig stroomlijnen en helpen de uitgaven onder controle te houden door end-to-end, real-time zichtbaarheid te bieden.
Smartcards maken vergoedingen ook naadloos, aangezien alle transacties automatisch worden afgestemd met uitgaven, en het financiële team automatiseringsworkflows en voorafgaande goedkeuringsstromen kan opzetten om werknemers op tijd te vergoeden.
Kaarttransacties zijn niet alleen direct zichtbaar in de Yokoy-suite, maar ons platform voor uitgavenbeheer wordt geleverd met native kaarten. Dit betekent echte, end-to-end integratie, zonder extra inspanning van uw kant.
Met oudere systemen is het integreren van kaarten ingewikkelder en tijdrovender, en vaak moet uw team kaartfeeds verbinden met andere systemen om de transactiegegevens te centraliseren. Bij Yokoy is alles vanaf het begin geïntegreerd en in realtime gesynchroniseerd met je ERP-gegevens, dankzij de eerder genoemde integraties.
Creditcardbeheer in het systeem
Een ander groot voordeel van onze native bedrijfskaarten is het beheer in het systeem. Met Yokoy duurt het letterlijk een paar seconden om nieuwe kaarten te bestellen, individuele bestedingslimieten in te stellen, ze te bevriezen in het geval van ontbrekende bonnetjes, of werknemerskaarten te blokkeren in het geval dat mensen uw bedrijf verlaten.
Alles gaat moeiteloos en het kaartbeheer kan onderweg worden gedaan in zowel de mobiele als de web-apps. Dit is een groot voordeel omdat u geen onkostenbeheerplatform en een aparte oplossing voor uw bedrijfskaarten hoeft te kopen.
Yokoy biedt een verscheidenheid aan betalingsopties, van fysieke bedrijfskaarten en hotelkaarten tot virtuele kaarten en zelfs kaarten voor eenmalig gebruik, voor een gestroomlijnde onkostenregistratie.
Onze oplossing ondersteunt ook mobiele betalingen, voor meer gebruiksgemak en flexibiliteit, en de smartcards kunnen meerdere valuta’s in verschillende regio’s verwerken dankzij partnerschappen met Visa, Mastercard, enzovoort.
Yokoy Smart Corporate Cards
Betaal op een slimme manier
Vereenvoudig je kaartadministratie en krijg realtime inzicht in en controle over je wereldwijde uitgaven met de Smart Corporate Cards van Yokoy.
Directe transactiematching
Yokoy maakt gecentraliseerde onkostengegevens mogelijk voor personeelskosten en kaarttransacties, en maakt gebruik van AI-automatisering om transacties direct te matchen met bonnen. Dit maakt het onkostenbeheerproces uiterst efficiënt omdat het de noodzaak van handmatige tussenkomst wegneemt en de stappen voor onkostenverwerking en goedkeuring vereenvoudigt.
Zoals gezegd neemt de AI de meeste processtappen over, van het vastleggen en lezen van de bon tot het verwerken ervan en het vervolgens matchen met de ingediende onkosten.
Omdat alles automatisch gebeurt, hoeft het financiële team geen tijd te verspillen aan handmatige matching – hun tussenkomst is alleen nodig in geval van uitzonderingen of beleidsovertredingen. Ook hoef je niet tot het einde van de maand te wachten op bankafschriften.
De automatisering van onkostenvergoedingen is ook een grote tijdsbesparing voor financiële teams en draagt ook bij aan een grotere tevredenheid van medewerkers, omdat het betalingsachterstanden voorkomt – een veel voorkomend probleem in het vergoedingsproces.
Afhandelen van dubbele uitgaven en beleidsschendingen
In Yokoy is het heel eenvoudig om duplicaten te detecteren – het systeem doet al het werk voor u, zodat u niet langer handmatig bonnen en kaarttransacties hoeft te controleren. Bovendien signaleert de AI van Yokoy beleidsschendingen in realtime, waarbij de indiener op de hoogte wordt gesteld voordat de onkostendeclaratie ter goedkeuring wordt verzonden.
Dit bespaart het financiële team veel tijd, omdat het ervoor zorgt dat de meeste rapporten die door werknemers worden ingediend al zijn gecontroleerd en vrij zijn van fouten of duplicaten. Mochten er toch duplicaten doorheen glippen, dan kunt u ze tegelijkertijd openen voor snelle controle.
Zodra alles is gecontroleerd, worden de workflows voor het goedkeuren van onkosten geactiveerd – deze kunnen volledig worden geautomatiseerd voor meer efficiëntie, en u kunt zoveel goedkeuringslagen instellen als nodig is om aan de behoeften van uw meerdere entiteiten te voldoen.
Geautomatiseerde beleidsnaleving
Het gebruik van AI voor de handhaving van het onkostenbeleid is een andere sterke onderscheidende factor voor ons platform. De kunstmatige intelligentie van Yokoy zorgt niet alleen voor naleving van het bedrijfsbeleid, maar ook voor internationale regels en voorschriften, terwijl te hoge uitgaven en fraude worden voorkomen.
Zoals eerder vermeld, worden de problemen in het geval dat beleidsovertredingen worden gedetecteerd, in realtime gemarkeerd, zodat werknemers hun onkostendeclaraties kunnen bekijken en aanpassen voordat ze worden ingediend.
In Yokoy is het niet nodig om elke kassabon, kaarttransactie, kilometerstand of forfaitair bedrag handmatig te controleren. Ontvangsten die binnen het beleid en budget vallen en een laag fraudepotentieel hebben, kunnen automatisch worden verwerkt tot aan de export naar SAP met de juiste grootboekboeking, waardoor de uitbetaling automatisch wordt geactiveerd.
Automatische berekening van dagvergoedingen, inclusief btw
Financiële functies kunnen per diems (forfaitaire bedragen) bewerken en naar behoefte waarden toevoegen en verwijderen. Dit is vooral handig voor internationale ondernemingen waar werknemers tussen locaties reizen, met het verschil dat werknemers in Yokoy zelf geen aanpassingen hoeven te doen. Het financiële team kan direct alle benodigde wijzigingen aanbrengen, waardoor te veel heen en weer wordt vermeden.
Yokoy maakt het ook gemakkelijk om een onbeperkt aantal aangepaste velden rechtstreeks in de kilometerstandconfiguratie te configureren. Deze functionaliteit is gescheiden voor de Onkosten- en Factuurmodules, waardoor financiële teams meer flexibiliteit krijgen.
Reisboekingen worden ook vereenvoudigd, omdat de end-to-end integraties met reispartners zoals Travelperk, Egencia of Atriis, in combinatie met het gebruik van Smart Lodge Cards, ervoor zorgen dat alle reiskosten gecentraliseerd en in realtime zichtbaar zijn.
Om maar een voorbeeld te geven: bij Yokoy kunnen alle pre-tripkosten met de Smart Lodge Card direct in het zakelijke reisbeheerplatform worden betaald.
Gebruikerservaring
We nemen dit onderwerp zeer serieus, omdat te veel verouderde systemen de ervaring van zowel indieners als goedkeurders hebben verwaarloosd, wat resulteert in een zeer slechte gebruikerservaring.
Bij Yokoy vinden we dat financiële teams moeten werken met tools die gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn en een geweldige ervaring bieden op verschillende apparaten. Onze software is gebouwd met gebruiksvriendelijkheid als uitgangspunt en is uiterst gebruiksvriendelijk op zowel desktop als mobiel.
Werknemers kunnen onderweg onkosten indienen door simpelweg een foto van hun bon te maken met de mobiele app, en ze kunnen betalen met de slimme Yokoy-kaart om hun transactie direct te laten matchen met de bon.
Managers en het financiële team kunnen transacties in realtime zien, zowel voor uitgaven als voor facturen. Ze kunnen uitzonderingen controleren en onkostendeclaraties goedkeuren via hun mobiele telefoon. Ze kunnen onderweg kaarten bestellen en de bestedingslimieten naar behoefte aanpassen.
Blog article
Prioriteit geven aan werknemerstevredenheid: de argumenten voor een betere gebruikerservaring in financiële tools
De financiële wereld verandert snel, waarbij ontwrichtende technologieën en veranderende verwachtingen van de consument het landschap veranderen. Maar ondanks deze veranderingen blijven veel financiële tools in het verleden hangen, met een slechte gebruikerservaring en interface.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Mogelijkheden voor factuurbeheer
Ten slotte, hoewel het onderwerp van dit artikel onkostenbeheer is, is het vermeldenswaard dat Yokoy een volledige suite voor uitgavenbeheer biedt die factuurbeheer, T&E-beheer en bedrijfskaarten integreert.
Net als onze Expense-module gebruikt de Yokoy Invoice-module AI-automatisering om het crediteurenproces volledig te automatiseren, van factuurontvangst tot betaling aan leverancier.
Hieronder leest u meer over onze factuuroplossing.
Yokoy Invoice
Verwerk facturen automatisch
Consolideer je crediteurenadministratie om facturen op schaal te beheren en op tijd te betalen met de AI-aangedreven oplossing voor factuurbeheer van Yokoy.
Volgende stappen
Hoewel er meer te vermelden valt, zou dit u een goed begrip moeten geven van wat Yokoy voor uw T&E-proces kan betekenen, in grote lijnen, en waar onze software superieur is aan SAP Concur.
Als volgende stap moedig ik u aan om onze benadering van het implementeren van wereldwijde oplossingen te bekijken. In tegenstelling tot oudere tools die vaak aangepaste code vereisen om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen, biedt Yokoy een moderne oplossing zonder code die een snellere implementatie en flexibele onboarding mogelijk maakt.
Uiteraard is maatwerk altijd mogelijk en kan de duur van implementatietrajecten per bedrijf verschillen, maar door onze gefaseerde aanpak ervaren onze klanten een zeer korte time-to-value.
Als u enkele aspecten in meer detail wilt bespreken, kunt u hieronder een gesprek met ons team boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.