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Logiciel de gestion des voyages et des dépenses : Passer de SAP Concur à Yokoy

Dernière actualisation : août 17, 2023

Spend management, Travel and expense management

Philippe Sahli

Co-founder & CEO, Yokoy

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion T&E est essentielle pour les entreprises mondiales qui cherchent à rationaliser leurs processus de voyage et de dépenses, à améliorer le contrôle financier et à faire respecter la conformité dans plusieurs entités.

La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses solutions logicielles qui répondent aux besoins des moyennes et grandes entreprises. Pour n’énumérer que quelques options : SAP Concur, Expensify, Emburse, Certify, Coupa, Divvy, Zoho Expense, Rydoo, Ramp, Payhawk, Pleo, etc.

Évidemment, chacun de ces outils de gestion des dépenses a ses points forts, et je ne suis pas ici pour commenter en détail ce que chacun de nos concurrents fait de bien en matière de gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels.

Mais la réalité est que depuis de nombreuses années, les entreprises qui utilisent SAP comme système de planification des ressources d’entreprise (ERP), qui sont généralement des entreprises mondiales, n’ont pas beaucoup d’alternatives à SAP Concur lorsqu’il s’agit de numériser et d’automatiser leurs voyages et dépenses (T&E ) processus.

La plupart des outils modernes de gestion des dépenses ne sont pas conçus pour les entreprises mondiales et ne peuvent pas gérer divers montants forfaitaires et plusieurs objets de coûts, fonctionnalités nécessaires pour intégrer l’outil de gestion des dépenses au système SAP ERP afin d’éviter les saisies manuelles de données.

Mon objectif dans cet article est donc de fournir un aperçu objectif des différences entre Yokoy et SAP Concur, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée lors de l’achat d’un logiciel de frais de déplacement.

Ce qui différencie Yokoy de Concur pour la gestion des dépenses

Avant d’approfondir, une note rapide : Choisir la bonne solution de gestion des dépenses d’entreprise implique plus que de simples fonctionnalités et caractéristiques. Il s’agit également de trouver un partenaire qui correspond aux besoins, à la trajectoire de croissance et à la vision uniques de votre entreprise.

Chez Yokoy, nous nous engageons à favoriser un environnement centré sur le client.

Cet engagement se reflète non seulement dans l’excellence de nos logiciels, mais également dans le service inégalé que nous offrons tout au long du processus de mise en œuvre et au-delà.

Votre satisfaction et votre réussite restent au cœur de notre mission, alors que nous nous efforçons d’être un véritable partenaire dans votre parcours de croissance.

Alors sans plus tarder, regardons ce qui rend Yokoy différent – et pourquoi nous pensons que votre équipe financière sera plus satisfaite de notre solution.

Automatisation alimentée par l'IA

Je vais commencer par l’intelligence artificielle – non pas parce que c’est à la mode maintenant, mais parce que chez Yokoy, nous croyons vraiment que les logiciels financiers évolutifs nécessitent l’IA.

Yokoy est construit avec l’IA en son cœur, automatisant non seulement les étapes des processus T&E et P2P, mais aussi la logique de celui-ci. C’est un différenciateur majeur et c’est ce qui fait que notre solution se démarque sur un marché encombré.

Contrairement aux anciens systèmes qui utilisent la technologie OCR pour lire les reçus par exemple, mais ne peuvent pas vraiment « comprendre » les données ou les structurer davantage, l’IA de Yokoy est conçue non seulement pour capturer les reçus, mais aussi pour extraire les données, les structurer et les traiter. aussi.

De plus, peu importe d’où provient le reçu – notre logiciel peut traiter les informations des reçus qui ont été numérisés avec l’application mobile, ainsi que des documents qui ont été téléchargés sur l’application Web ou envoyés à une adresse e-mail spécifique au format . Pièces jointes PDF par exemple.

Une fois qu’un reçu est lu, les algorithmes d’IA valident les données, ce qui signifie que toutes les données sont vérifiées pour les doublons et les violations de politique. Ce processus est entièrement automatisé et ne prend que quelques secondes, ce qui fait gagner beaucoup de temps aux équipes financières.

Une mention importante ici est qu’en cas de violation de la politique et d’articles frauduleux, tout cela se produit en temps réel, et l’émetteur du reçu peut directement vérifier et ajuster le rapport de dépenses avant de le soumettre.

Cela garantit un processus de gestion des dépenses beaucoup plus efficace, car il minimise le nombre d’erreurs, d’erreurs et d’articles frauduleux, éliminant presque entièrement le besoin d’une intervention humaine.

Bien sûr, vous pouvez toujours configurer des flux d’approbation pour permettre davantage de vérifications manuelles, si cela est requis dans votre pays ou votre secteur. Mais en principe, Yokoy peut entièrement automatiser le processus T&E à l’aide de la technologie de l’IA, de sorte que votre équipe financière n’a à se concentrer que sur les cas extrêmes et les exceptions.

Livre blanc

Transformation de la gestion des dépenses à l’ère de l’IA : un cadre

À l’ère de la transformation numérique axée sur l’IA, les processus financiers traditionnels deviennent obsolètes.

Lecture automatique de la TVA

La solution de gestion des dépenses de Yokoy permet des lectures automatiques de la TVA pour la TVA nationale et internationale. La technologie AI reconnaît les taux de TVA sur les reçus et les factures, et les données sont automatiquement envoyées au système ERP pour traitement.

Cependant, bien que Yokoy ne gère pas la récupération fiscale dans la plate-forme elle-même, notre solution s’intègre aux systèmes de récupération de la TVA pour simplifier le processus et l’automatiser. Vous pouvez en savoir plus sur nos partenaires TVA ici.

Intégrations d'API pour les principaux ERP

Les intégrations d’API sont cruciales pour les systèmes de gestion des dépenses, car elles permettent aux entreprises d’évoluer sans avoir à augmenter le nombre d’employés ou à réorganiser leurs processus chaque fois qu’elles doivent ajouter un nouveau système à leur pile technologique.

Contrairement aux intégrations basées sur des fichiers, les connexions API plug-and-play empêchent le verrouillage du fournisseur, une plainte courante des clients utilisant des logiciels hérités.

Yokoy est conçu à partir de zéro comme une première solution API, conçue pour gérer une configuration multi-entités avec diverses réglementations, devises, flux de travail, langues et une intégration SAP bidirectionnelle basée sur une API.

Nous adoptons une approche de pointe en ce qui concerne nos intégrations et nos partenaires. Cela signifie que nous proposons des intégrations prêtes à l’emploi pour la plupart des principaux systèmes ERP, ainsi que pour les sociétés de gestion de voyages, les solutions de facturation électronique, les systèmes RH, etc.

Pour une liste complète de nos intégrations, consultez notre page dédiée : Intégrations Yokoy.

Données en temps réel pour les transactions par carte

Comme indiqué, Yokoy propose des cartes d’entreprise intelligentes et des cartes de lodge intelligentes qui rationalisent entièrement les rapports sur les dépenses de voyage et aident à garder le contrôle des dépenses en offrant une visibilité de bout en bout et en temps réel.

Les cartes à puce rendent également les remboursements transparents, car toutes les transactions sont automatiquement rapprochées des dépenses, et l’équipe financière peut mettre en place des workflows d’automatisation et des flux de pré-approbation pour rembourser les employés à temps.

Non seulement les transactions par carte sont instantanément visibles dans la suite Yokoy, mais notre plateforme de gestion des dépenses est livrée avec des cartes natives. Cela signifie une véritable intégration de bout en bout, sans effort supplémentaire de votre part.

Avec les systèmes hérités, l’intégration de la carte est plus compliquée et prend plus de temps, et nécessite souvent que votre équipe connecte les flux de cartes à d’autres systèmes pour centraliser les données de transaction. Avec Yokoy, tout est intégré dès le départ et synchronisé en temps réel avec vos données ERP, grâce aux intégrations citées précédemment.

Gestion des cartes de crédit dans le système

Un autre avantage majeur de nos cartes d’entreprise natives est la gestion intégrée au système. Avec Yokoy, il faut littéralement quelques secondes pour commander de nouvelles cartes, définir des limites de dépenses individuelles, les geler en cas de reçus manquants ou bloquer les cartes des employés en cas de départ de votre entreprise.

Tout se fait sans effort et la gestion des cartes peut être effectuée à la fois dans les applications mobiles et Web, en déplacement. C’est un grand avantage car vous n’avez pas besoin d’acheter une plateforme de gestion des dépenses et une solution distincte pour vos cartes d’entreprise.

Yokoy offre une variété d’options de paiement, des cartes d’entreprise physiques et des cartes de loge aux cartes virtuelles et même aux cartes à usage unique, pour un suivi simplifié des dépenses.

Notre solution prend également en charge les paiements mobiles, pour une facilité d’utilisation et une flexibilité accrues, et les cartes à puce peuvent gérer plusieurs devises à travers les zones géographiques grâce à des partenariats avec Visa, Mastercard, etc.

Cartes d’entreprise intelligentes de Yokoy

Paye de manière intelligente

Simplifie l’administration de tes cartes et bénéficie d’une visibilité et d’un contrôle en temps réel sur tes dépenses mondiales grâce aux cartes d’entreprise intelligentes de Yokoy.

Correspondance instantanée des transactions

Yokoy permet de centraliser les données de dépenses pour les dépenses des employés et les transactions par carte, et utilise l’automatisation de l’IA pour faire correspondre instantanément les transactions aux reçus. Cela rend le processus de gestion des dépenses extrêmement efficace car il supprime le besoin d’intervention manuelle et simplifie les étapes de traitement et d’approbation des dépenses.

Comme indiqué, l’IA prend en charge la plupart des étapes du processus, de la capture du reçu à sa lecture, en passant par son traitement, puis sa mise en correspondance avec la dépense soumise.

Parce que tout est fait automatiquement, l’équipe financière n’a pas à perdre de temps sur la mise en correspondance manuelle – leur intervention n’est nécessaire qu’en cas d’exceptions ou de violations de la politique. De plus, vous n’avez pas à attendre la fin du mois pour les relevés bancaires.

L’automatisation des remboursements de frais est également un gain de temps important pour les équipes financières et contribue également à une meilleure satisfaction des employés, car elle évite les retards de paiement – un problème courant dans le processus de remboursement.

Gestion des dépenses en double et des violations de politique

Dans Yokoy, il est très facile de détecter les doublons – le système fait tout le travail pour vous, éliminant ainsi les tracas liés à la vérification manuelle des reçus et des transactions par carte. De plus, l’IA de Yokoy signale les violations de la politique en temps réel, en informant l’auteur avant que la note de frais ne soit envoyée pour approbation.

Cela fait gagner beaucoup de temps à l’équipe financière, car cela garantit que la plupart des rapports soumis par les employés sont déjà vérifiés et exempts d’erreurs ou de doublons. Au cas où des doublons passeraient, vous pouvez les ouvrir simultanément pour une vérification rapide.

Une fois que tout est vérifié, les flux de travail d’approbation des dépenses démarrent – ceux-ci peuvent être entièrement automatisés pour une efficacité accrue, et vous pouvez configurer autant de couches d’approbation que nécessaire pour répondre aux besoins de vos multiples entités.

Conformité automatisée aux politiques

L’utilisation de l’IA pour l’application des politiques de dépenses est un autre facteur de différenciation important pour notre plateforme. L’intelligence artificielle de Yokoy garantit non seulement la conformité à la politique de l’entreprise, mais également aux règles et réglementations internationales, tout en empêchant les dépenses excessives et la fraude.

Comme déjà mentionné, en cas de violation de la politique, les problèmes sont signalés en temps réel, afin que les employés puissent examiner et ajuster leurs notes de frais avant de les soumettre.

Dans Yokoy, il n’est pas nécessaire de vérifier manuellement chaque reçu, transaction par carte, kilométrage ou somme forfaitaire. Les reçus qui respectent la politique et le budget et qui présentent un faible potentiel de fraude peuvent être automatiquement traités jusqu’à l’exportation vers SAP avec la bonne comptabilisation du grand livre, ce qui déclenche automatiquement le paiement.

Calcul automatique des per diem, TVA comprise

Les rôles financiers peuvent modifier les indemnités journalières (sommes forfaitaires), en ajoutant et en supprimant des valeurs selon les besoins. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises mondiales où les employés se déplacent entre les sites, à la différence que les employés de Yokoy n’ont pas à faire d’ajustement eux-mêmes. L’équipe financière peut effectuer directement tous les changements nécessaires, en évitant trop de va-et-vient.

De plus, Yokoy facilite la configuration d’un nombre illimité de champs personnalisés directement sur la configuration du kilométrage. Cette fonctionnalité est séparée pour les modules Dépenses et Factures, donnant aux équipes financières plus de flexibilité.

Les réservations de voyage sont également simplifiées, car les intégrations de bout en bout avec des partenaires de voyage tels que Travelperk, Egencia ou Atriis, couplées à l’utilisation de Smart Lodge Cards, garantissent que toutes les dépenses de voyage sont centralisées et visibles en temps réel.

Pour ne donner qu’un exemple : Avec Yokoy, toutes les dépenses avant le voyage peuvent être payées avec la Smart Lodge Card directement dans la plateforme de gestion des voyages d’affaires.

Expérience utilisateur

Nous prenons ce sujet très au sérieux, car trop de systèmes hérités ont négligé l’expérience des émetteurs et des approbateurs, ce qui se traduit par une expérience utilisateur vraiment médiocre.

Chez Yokoy, nous pensons que les équipes financières doivent travailler avec des outils faciles à utiliser, intuitifs et offrant une excellente expérience sur tous les appareils. Notre logiciel est conçu avec la convivialité à la base, étant extrêmement facile à utiliser sur ordinateur de bureau et mobile.

Les employés peuvent soumettre des dépenses lors de leurs déplacements, en prenant simplement une photo de leur reçu avec l’application mobile, et ils peuvent payer avec la carte à puce Yokoy pour que leur transaction soit instantanément associée au reçu.

Les responsables et l’équipe financière peuvent voir les transactions en temps réel, tant pour les dépenses que pour les factures. Ils peuvent vérifier les exceptions et approuver les notes de frais à l’aide de leur téléphone mobile. Ils peuvent commander des cartes et ajuster les limites de dépenses en déplacement, au besoin.

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Lars Mangelsdorf,

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Capacités de gestion des factures

Enfin, bien que le sujet de cet article soit la gestion des dépenses, il convient de mentionner que Yokoy propose une suite complète de gestion des dépenses qui intègre la gestion des factures, la gestion des T&E et les cartes d’entreprise.

Tout comme notre module Expense, le module Yokoy Invoice utilise l’automatisation de l’IA pour automatiser entièrement le processus des comptes fournisseurs, de la réception de la facture au paiement du fournisseur.

Vous pouvez en savoir plus sur notre solution de facturation ci-dessous.

Yokoy Invoice

Traiter les factures automatiquement

Consolidez vos processus de comptes fournisseurs, gérez les factures à grande échelle et payez au temps passé avec la solution de gestion des factures basée sur l’IA de Yokoy.

Prochaines étapes

Bien qu’il y ait plus à mentionner, cela devrait vous donner une bonne compréhension de ce que Yokoy peut faire pour votre processus T&E, dans les grandes lignes, et où notre logiciel est supérieur à SAP Concur.

Comme prochaine étape, je vous encourage à jeter un coup d’œil à notre approche de mise en œuvre de solutions globales. Contrairement aux outils hérités qui nécessitent souvent un code personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, Yokoy offre une solution moderne sans code qui permet une mise en œuvre plus rapide et une intégration flexible.

Bien sûr, la personnalisation est toujours possible et la durée des projets de mise en œuvre peut varier d’une entreprise à l’autre, mais notre approche progressive permet à nos clients de bénéficier d’un délai de valorisation très court.

Si vous souhaitez discuter de certains aspects plus en détail, n’hésitez pas à réserver un appel avec notre équipe ci-dessous.