Reise- und Spesenmanagement-Software: Wechsel von SAP Concur zu Yokoy
- Last updated: August 17, 2023
- Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CEO, Yokoy
Die Implementierung von T&E-Management-Software ist für globale Unternehmen, die ihre Reise- und Spesenprozesse rationalisieren, die Finanzkontrolle verbessern und Compliance über mehrere Einheiten hinweg durchsetzen möchten, von entscheidender Bedeutung.
Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Softwarelösungen gibt, die auf die Bedürfnisse mittlerer und großer Unternehmen zugeschnitten sind. Um nur einige Optionen aufzulisten: SAP Concur, Expensify, Emburse, Certify, Coupa, Divvy, Zoho Expense, Rydoo, Ramp, Payhawk, Pleo und so weiter.
Offensichtlich hat jedes dieser Spesenmanagement-Tools seine Stärken, und ich bin nicht hier, um im Detail zu kommentieren, was jeder unserer Konkurrenten im Hinblick auf das Spesenmanagement für Geschäftsreisen gut macht.
Die Realität sieht jedoch so aus, dass Unternehmen, die SAP als Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) nutzen und bei denen es sich in der Regel um globale Konzerne handelt, bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Reisekostenabrechnung (T&E) kaum Alternativen zu SAP Concur hatten ) Verfahren.
Die meisten modernen Spesenverwaltungstools sind nicht für globale Unternehmen konzipiert und können nicht mit verschiedenen Pauschalbeträgen und mehreren Kostenträgern umgehen. Dies sind Funktionen, die für die Integration des Spesentools in das SAP ERP-System erforderlich sind, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden.
Mein Ziel in diesem Artikel ist es daher, einen objektiven Überblick über die Unterschiede zwischen Yokoy und SAP Concur zu geben, damit Sie beim Kauf einer Reisekostensoftware eine fundierte Entscheidung treffen können.
Was Yokoy bei der Spesenverwaltung von Concur unterscheidet
Bevor wir näher darauf eingehen, ein kurzer Hinweis: Bei der Auswahl der richtigen Business-Spend-Management-Lösung geht es um mehr als nur Funktionalitäten und Features. Es geht auch darum, einen Partner zu finden, der zu den individuellen Bedürfnissen, dem Wachstumskurs und der Vision Ihres Unternehmens passt.
Bei Yokoy ist es uns ein Anliegen, ein Umfeld zu schaffen, in dem der Kunde im Mittelpunkt steht.
Dieses Engagement spiegelt sich nicht nur in der Exzellenz unserer Software wider, sondern auch in dem beispiellosen Service, den wir während des gesamten Implementierungsprozesses und darüber hinaus bieten.
Ihre Zufriedenheit und Ihr Erfolg bleiben der Kern unserer Mission, da wir bestrebt sind, ein echter Partner auf Ihrem Wachstumsweg zu sein.
Schauen wir uns also ohne Umschweife an, was Yokoy von anderen unterscheidet – und warum wir glauben, dass Ihr Finanzteam mit unserer Lösung zufriedener sein wird.
KI-gestützte Automatisierung
Ich beginne mit künstlicher Intelligenz – nicht weil sie gerade im Trend liegt, sondern weil wir bei Yokoy fest davon überzeugt sind, dass zukunftssichere Finanzsoftware KI erfordert.
Yokoy basiert im Kern auf KI und automatisiert nicht nur die Schritte der T&E- und P2P-Prozesse, sondern auch deren Logik. Dies ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal und macht unsere Lösung in einem überfüllten Markt zu etwas Besonderem.
Im Gegensatz zu älteren Systemen, die beispielsweise OCR-Technologie zum Auslesen von Belegen verwenden, die Daten aber nicht wirklich „verstehen“ oder weiter strukturieren können, ist die KI von Yokoy darauf ausgelegt, Belege nicht nur zu erfassen, sondern die Daten zu extrahieren, zu strukturieren und zu verarbeiten sowie.
Darüber hinaus spielt es keine Rolle, woher der Beleg stammt – unsere Software kann die Informationen sowohl für Belege verarbeiten, die mit der mobilen App gescannt wurden, als auch für Dokumente, die in die Web-App hochgeladen oder an eine bestimmte E-Mail-Adresse als gesendet wurden. Zum Beispiel PDF-Anhänge.
Sobald eine Quittung gelesen wurde, validieren die KI-Algorithmen die Daten – das bedeutet, dass alle Daten auf Duplikate und Richtlinienverstöße überprüft werden. Dieser Prozess ist vollständig automatisiert und dauert nur wenige Sekunden, was den Finanzteams viel Zeit spart.
Eine wichtige Erwähnung hier ist, dass im Falle der Entdeckung von Richtlinienverstößen und betrügerischen Artikeln dies alles in Echtzeit geschieht und der Einreicher der Quittung die Spesenabrechnung direkt überprüfen und anpassen kann, bevor er sie einreicht.
Dies sorgt für einen wesentlich effektiveren Kostenverwaltungsprozess, da die Anzahl von Fehlern, Irrtümern und betrügerischen Posten minimiert wird und menschliches Eingreifen fast vollständig entfällt.
Natürlich können Sie jederzeit Genehmigungsabläufe einrichten, um mehr manuelle Prüfungen zu ermöglichen, wenn dies in Ihrem Land oder Ihrer Branche erforderlich ist. Aber im Prinzip kann Yokoy den T&E-Prozess mithilfe von KI-Technologie vollständig automatisieren, sodass sich Ihr Finanzteam nur auf Randfälle und Ausnahmen konzentrieren muss.
Whitepaper
Transformation des Ausgabenmanagements im KI-Zeitalter: Ein Framework
Im heutigen Marktumfeld, in dem Unternehmen mit zunehmender Komplexität und wachsendem Wettbewerb konfrontiert sind, reicht es nicht aus, den Status quo zu wahren. Unser Whitepaper zeigt Ihnen den Weg zu einem erfolgreichen Umgang mit den Herausforderungen der modernen Finanzwelt.
Automatische Auslesung der Mehrwertsteuer
Die Spesenmanagementlösung von Yokoy ermöglicht die automatische Mehrwertsteuerauslesung sowohl für die inländische als auch für die internationale Mehrwertsteuer. Die KI-Technologie erkennt Mehrwertsteuersätze auf Belegen und Rechnungen und die Daten werden automatisch zur Verarbeitung an das ERP-System gesendet.
Obwohl Yokoy die Steuerrückforderung nicht auf der Plattform selbst abwickelt, lässt sich unsere Lösung in Mehrwertsteuerrückforderungssysteme integrieren, um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Mehr über unsere Umsatzsteuer-Partner erfahren Sie hier.
API-Integrationen für große ERPs
API-Integrationen sind für Spesenmanagementsysteme von entscheidender Bedeutung, da sie es Unternehmen ermöglichen, zu skalieren, ohne jedes Mal, wenn sie ein neues System zu ihrem Tech-Stack hinzufügen müssen, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen oder ihre Prozesse zu überarbeiten.
Im Gegensatz zu dateibasierten Integrationen verhindern Plug-and-Play-API-Verbindungen eine Anbieterbindung, eine häufige Beschwerde von Kunden, die ältere Software verwenden.
Yokoy wurde von Grund auf als API-First-Lösung entwickelt, die für die Handhabung eines Multi-Entity-Setups mit verschiedenen Vorschriften, Währungen, Arbeitsabläufen, Sprachen und einer API-basierten bidirektionalen SAP-Integration konzipiert ist.
Bei unseren Integrationen und Partnern verfolgen wir einen Best-of-Breed-Ansatz. Das bedeutet, dass wir gebrauchsfertige Integrationen für die meisten großen ERP-Systeme sowie für Reisemanagementunternehmen, E-Invoicing-Lösungen, HR-Systeme usw. anbieten.
Eine vollständige Liste unserer Integrationen finden Sie auf unserer speziellen Seite: Yokoy-Integrationen.
Echtzeitdaten für Kartentransaktionen
Wie bereits erwähnt, bietet Yokoy intelligente Firmenkarten und intelligente Lodge-Karten an, die die Reisekostenabrechnung vollständig rationalisieren und dabei helfen, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten, indem sie durchgängige Echtzeittransparenz bieten.
Smartcards ermöglichen zudem eine reibungslose Erstattung, da alle Transaktionen automatisch mit den Ausgaben abgeglichen werden und das Finanzteam Automatisierungsworkflows und Vorabgenehmigungsabläufe einrichten kann, um den Mitarbeitern rechtzeitig Rückerstattungen zu ermöglichen.
In der Yokoy-Suite sind Kartentransaktionen nicht nur sofort sichtbar, sondern unsere Ausgabenverwaltungsplattform verfügt auch über native Karten. Das bedeutet echte End-to-End-Integration ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits.
Bei älteren Systemen ist die Integration von Karten komplizierter und zeitaufwändiger und erfordert oft, dass Ihr Team Karten-Feeds mit anderen Systemen verbindet, um die Transaktionsdaten zu zentralisieren. Bei Yokoy ist alles von Anfang an integriert und dank der zuvor genannten Integrationen in Echtzeit mit Ihren ERP-Daten synchronisiert.
Systeminterne Kreditkartenverwaltung
Ein weiterer großer Vorteil unserer nativen Firmenkarten ist die systeminterne Verwaltung. Mit Yokoy können Sie im wahrsten Sinne des Wortes in wenigen Sekunden neue Karten bestellen, individuelle Ausgabenlimits festlegen, diese bei fehlenden Belegen einfrieren oder Mitarbeiterkarten sperren, falls Personen Ihr Unternehmen verlassen.
Alles ist mühelos und die Kartenverwaltung kann sowohl in der mobilen als auch in der Web-App von unterwegs durchgeführt werden. Dies ist ein großer Vorteil, da Sie keine Spesenverwaltungsplattform und keine separate Lösung für Ihre Firmenkarten kaufen müssen.
Yokoy bietet eine Vielzahl von Zahlungsoptionen, von physischen Firmenkarten und Hotelkarten bis hin zu virtuellen Karten und sogar Einwegkarten, für eine optimierte Ausgabenverfolgung.
Unsere Lösung unterstützt auch mobile Zahlungen, um die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität zu erhöhen, und die Smartcards können dank Partnerschaften mit Visa, Mastercard usw. mehrere Währungen in verschiedenen Regionen verarbeiten.
Intelligente Firmenkarten
Intelligent bezahlen
Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.
Sofortiger Transaktionsabgleich
Yokoy ermöglicht zentralisierte Spesendaten für Mitarbeiterausgaben und Kartentransaktionen und nutzt KI-Automatisierung, um Transaktionen sofort mit Belegen abzugleichen. Dies macht den Kostenverwaltungsprozess äußerst effizient, da keine manuellen Eingriffe mehr erforderlich sind und die Schritte zur Kostenbearbeitung und -genehmigung vereinfacht werden.
Wie gesagt, die KI übernimmt die meisten Prozessschritte, vom Erfassen und Lesen des Belegs über die Verarbeitung bis hin zum Abgleich mit der eingereichten Ausgabe.
Da alles automatisch erledigt wird, muss das Finanzteam keine Zeit mit manuellen Abgleichen verschwenden – sein Eingreifen ist nur bei Ausnahmen oder Richtlinienverstößen erforderlich. Außerdem müssen Sie nicht bis zum Monatsende auf Kontoauszüge warten.
Die Automatisierung von Spesenerstattungen bedeutet außerdem eine erhebliche Zeitersparnis für Finanzteams und trägt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei, da dadurch Zahlungsverzögerungen vermieden werden – ein häufiges Problem im Erstattungsprozess.
Umgang mit doppelten Ausgaben und Richtlinienverstößen
In Yokoy ist es sehr einfach, Duplikate zu erkennen – das System erledigt die ganze Arbeit für Sie und erspart Ihnen die mühsame manuelle Überprüfung von Belegen und Kartentransaktionen. Darüber hinaus markiert die KI von Yokoy Richtlinienverstöße in Echtzeit und benachrichtigt den Einreicher, bevor die Spesenabrechnung zur Genehmigung gesendet wird.
Dies spart dem Finanzteam viel Zeit, da sichergestellt wird, dass die meisten von den Mitarbeitern eingereichten Berichte bereits überprüft und frei von Fehlern oder Duplikaten sind. Sollten dennoch Duplikate durchgerutscht sein, können Sie diese zur schnellen Überprüfung gleichzeitig öffnen.
Sobald alles überprüft ist, beginnen die Arbeitsabläufe zur Spesengenehmigung. Diese können zur Steigerung der Effizienz vollständig automatisiert werden, und Sie können so viele Genehmigungsebenen einrichten, wie nötig, um den Anforderungen Ihrer verschiedenen Einheiten gerecht zu werden.
Automatisierte Richtlinieneinhaltung
Der Einsatz von KI zur Durchsetzung von Spesenrichtlinien ist ein weiteres starkes Unterscheidungsmerkmal unserer Plattform. Die künstliche Intelligenz von Yokoy gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, sondern auch die Einhaltung internationaler Regeln und Vorschriften und verhindert gleichzeitig Mehrausgaben und Betrug.
Wie bereits erwähnt, werden bei festgestellten Richtlinienverstößen die Probleme in Echtzeit gemeldet, sodass Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen vor der Einreichung überprüfen und anpassen können.
Bei Yokoy ist es nicht nötig, jeden Beleg, jede Kartentransaktion, jeden Kilometerstand oder jeden Pauschalbetrag manuell zu prüfen. Belege, die innerhalb der Richtlinien und des Budgets liegen und ein geringes Betrugspotenzial aufweisen, können automatisch verarbeitet werden, bis hin zum Export in SAP mit der korrekten Hauptbuchbuchung, die automatisch die Auszahlung auslöst.
Automatische Pauschalenberechnung, inklusive Mehrwertsteuer
Finanzrollen können Tagessätze (Pauschalbeträge) bearbeiten und bei Bedarf Werte hinzufügen und entfernen. Dies ist besonders nützlich für globale Unternehmen, in denen Mitarbeiter zwischen Standorten reisen, mit dem Unterschied, dass die Mitarbeiter bei Yokoy keine Anpassungen selbst vornehmen müssen. Das Finanzteam kann alle erforderlichen Änderungen direkt vornehmen und vermeidet so viel Hin und Her.
Darüber hinaus erleichtert Yokoy die Konfiguration einer unbegrenzten Anzahl benutzerdefinierter Felder direkt in der Kilometerkonfiguration. Diese Funktionalität ist für die Module „Kosten“ und „Rechnung“ getrennt, was Finanzteams mehr Flexibilität bietet.
Auch Reisebuchungen werden vereinfacht, da die End-to-End-Integrationen mit Reisepartnern wie Travelperk, Egencia oder Atriis in Verbindung mit der Nutzung von Smart Lodge Cards dafür sorgen, dass alle Reiseausgaben zentralisiert und in Echtzeit sichtbar sind.
Um nur ein Beispiel zu nennen: Bei Yokoy können alle Vorreisekosten mit der Smart Lodge Card direkt in der Corporate Travel Management Plattform bezahlt werden.
Benutzererfahrung
Wir nehmen dieses Thema sehr ernst, da zu viele Legacy-Systeme die Erfahrung sowohl der Einreicher als auch der Genehmiger vernachlässigt haben, was zu einer wirklich schlechten Benutzererfahrung geführt hat.
Wir bei Yokoy glauben, dass Finanzteams mit Tools arbeiten sollten, die einfach zu bedienen und intuitiv sind und ein großartiges Erlebnis auf allen Geräten bieten. Unsere Software ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und lässt sich sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten äußerst einfach verwenden.
Mitarbeiter können Ausgaben unterwegs einreichen, indem sie einfach ein Foto ihres Belegs mit der mobilen App machen, und sie können mit der Smart-Yokoy-Karte bezahlen, um ihre Transaktion sofort mit dem Beleg abzugleichen.
Manager und das Finanzteam können Transaktionen sowohl für Ausgaben als auch für Rechnungen in Echtzeit einsehen. Über ihr Mobiltelefon können sie Ausnahmen prüfen und Spesenabrechnungen genehmigen. Sie können bei Bedarf unterwegs Karten bestellen und Ausgabenlimits anpassen.
Blogartikel
MitarbeiterInnen-Zufriedenheit: Ein Argument für bessere UX in Finanztools
ie Welt der Finanzen verändert sich rasant, wobei bahnbrechende Technologien und sich verändernde Anspruchshaltungen der Nutzer die Systemlandschaft neu gestalten. Doch trotz der vielen neuen Möglichkeiten verharren die meisten Finanztools auf dem Niveau der 2000er – mit einer schlechten Benutzeroberfläche und fehlenden Schnittstellen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Funktionen zur Rechnungsverwaltung
Obwohl das Thema dieses Artikels die Spesenverwaltung ist, ist es erwähnenswert, dass Yokoy eine vollständige Ausgabenverwaltungssuite anbietet, die Rechnungsverwaltung, T&E-Verwaltung und Firmenkarten integriert.
Genau wie unser Expense-Modul nutzt das Yokoy Invoice-Modul KI-Automatisierung, um den Kreditorenbuchhaltungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Lieferantenzahlung vollständig zu automatisieren.
Weitere Informationen zu unserer Rechnungslösung finden Sie weiter unten.
Yokoy Invoice
Automatisierte Rechnungs-verarbeitung
Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.
Nächste Schritte
Obwohl es noch mehr zu erwähnen gibt, sollte Ihnen dies ein gutes Verständnis dafür vermitteln, was Yokoy für Ihren T&E-Prozess in großen Linien tun kann und wo unsere Software SAP Concur überlegen ist.
Als nächsten Schritt ermutige ich Sie, einen Blick auf unseren Ansatz zur Umsetzung globaler Lösungen zu werfen. Im Gegensatz zu älteren Tools, die oft benutzerdefinierten Code erfordern, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen, bietet Yokoy eine moderne No-Code-Lösung, die eine schnellere Implementierung und flexibles Onboarding ermöglicht.
Natürlich ist eine individuelle Anpassung immer möglich und die Dauer von Implementierungsprojekten kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber unser stufenweiser Ansatz ermöglicht unseren Kunden eine sehr kurze Zeit bis zur Wertschöpfung.
Wenn Sie einige Aspekte detaillierter besprechen möchten, können Sie unten gerne einen Anruf mit unserem Team vereinbaren.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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