Software de gestión de viajes y gastos: cambio de SAP Concur a Yokoy
- Última actualización: agosto 18, 2023
- Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CEO, Yokoy
La implementación del software de gestión de T&E es esencial para las empresas globales que buscan optimizar sus procesos de viajes y gastos, mejorar el control financiero y hacer cumplir el cumplimiento en múltiples entidades.
La buena noticia es que hay muchas soluciones de software que se adaptan a las necesidades de las medianas y grandes empresas. Para enumerar solo algunas opciones: SAP Concur, Expensify, Emburse, Certify, Coupa, Divvy, Zoho Expense, Rydoo, Ramp, Payhawk, Pleo, etc.
Obviamente, cada una de estas herramientas de gestión de gastos tiene sus puntos fuertes, y no estoy aquí para comentar en detalle qué hace bien cada uno de nuestros competidores en términos de gestión de gastos de viajes de negocios.
Pero la realidad es que, durante muchos años, las empresas que utilizan SAP como su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que suelen ser negocios globales, no han tenido muchas alternativas a SAP Concur cuando se trata de digitalizar y automatizar sus viajes y gastos (T&E). ) proceso.
La mayoría de las herramientas modernas de gestión de gastos no están hechas para negocios globales y no pueden manejar varias sumas globales y múltiples objetos de costo, funcionalidades que son necesarias para integrar la herramienta de gastos con el sistema SAP ERP para evitar entradas de datos manuales.
Por lo tanto, mi objetivo en este artículo es brindar una descripción general objetiva de las diferencias entre Yokoy y SAP Concur, para que pueda tomar una decisión informada al comprar un software de gastos de viaje.
¿Qué diferencia a Yokoy de Concur en la gestión de gastos?
Antes de profundizar, una nota rápida: elegir la solución de gestión de gastos comerciales adecuada implica más que solo funcionalidades y características. También se trata de encontrar un socio que se alinee con las necesidades únicas, la trayectoria de crecimiento y la visión de su empresa.
En Yokoy, nos dedicamos a fomentar un entorno centrado en el cliente.
Este compromiso se refleja no solo en la excelencia de nuestro software, sino también en el servicio incomparable que brindamos a lo largo del proceso de implementación y más allá.
Su satisfacción y éxito siguen siendo el núcleo de nuestra misión, mientras nos esforzamos por ser un verdadero socio en su viaje de crecimiento.
Entonces, sin más preámbulos, veamos qué hace que Yokoy sea diferente y por qué creemos que su equipo de finanzas estará más contento con nuestra solución.
Automatización impulsada por IA
Comenzaré con la inteligencia artificial, no porque esté de moda ahora, sino porque en Yokoy realmente creemos que el software financiero preparado para el futuro requiere IA.
Yokoy está construido con IA en su núcleo, automatizando no solo los pasos de los procesos de T&E y P2P, sino también la lógica de los mismos. Este es un diferenciador importante y es lo que hace que nuestra solución se destaque en un mercado saturado.
A diferencia de los sistemas heredados que usan tecnología OCR para leer recibos, por ejemplo, pero que realmente no pueden «comprender» los datos ni estructurarlos más, la IA de Yokoy está diseñada no solo para capturar recibos, sino también para extraer los datos, estructurarlos y procesarlos. también.
Además, no importa de dónde provenga el recibo: nuestro software puede procesar la información de los recibos que se escanearon con la aplicación móvil, así como de los documentos que se cargaron en la aplicación web o se enviaron a una dirección de correo electrónico específica como . Archivos adjuntos en PDF, por ejemplo.
Una vez que se lee un recibo, los algoritmos de IA validan los datos, lo que significa que todos los datos se verifican en busca de duplicados e infracciones de políticas. Este proceso está completamente automatizado y toma solo unos segundos, lo que ahorra mucho tiempo a los equipos financieros.
Una mención importante aquí es que, en caso de que se detecten incumplimientos de la política y artículos fraudulentos, todo esto sucede en tiempo real, y el remitente del recibo puede verificar y ajustar directamente el informe de gastos antes de enviarlo.
Esto asegura un proceso de gestión de gastos mucho más efectivo, ya que minimiza la cantidad de errores, errores y artículos fraudulentos, eliminando la necesidad de intervención humana casi por completo.
Por supuesto, siempre puede configurar flujos de aprobación para acomodar más verificaciones manuales, si es necesario en su país o industria. Pero, en principio, Yokoy puede automatizar completamente el proceso de T&E utilizando tecnología de IA, por lo que su equipo de finanzas solo tiene que concentrarse en casos extremos y excepciones.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Lectura automática de IVA
La solución de gestión de gastos de Yokoy permite lecturas automáticas de IVA tanto para el IVA nacional como internacional. La tecnología de inteligencia artificial reconoce las tasas de IVA en recibos y facturas, y los datos se envían automáticamente al sistema ERP para su procesamiento.
Sin embargo, aunque Yokoy no maneja el reclamo de impuestos en la plataforma en sí, nuestra solución se integra con los sistemas de reclamo de IVA para simplificar el proceso y automatizarlo. Puede leer más sobre nuestros socios de IVA aquí.
Integraciones de API para los principales ERP
Las integraciones de API son cruciales para los sistemas de gestión de gastos, ya que permiten a las empresas escalar sin tener que aumentar el número de empleados o renovar sus procesos cada vez que necesitan agregar un nuevo sistema a su pila tecnológica.
A diferencia de las integraciones basadas en archivos, las conexiones API plug-and-play evitan el bloqueo del proveedor, una queja común de los clientes que usan software heredado.
Yokoy está construido desde cero como una primera solución API, diseñada para manejar una configuración de múltiples entidades con varias regulaciones, monedas, flujos de trabajo, idiomas y una integración SAP bidireccional basada en API.
Adoptamos el mejor enfoque en lo que respecta a nuestras integraciones y socios. Esto significa que ofrecemos integraciones listas para usar para la mayoría de los principales sistemas ERP, así como empresas de gestión de viajes, soluciones de facturación electrónica, sistemas de recursos humanos, etc.
Para obtener una lista completa de nuestras integraciones, eche un vistazo a nuestra página dedicada: integraciones de Yokoy.
Datos en tiempo real para transacciones con tarjeta
Como se dijo, Yokoy ofrece tarjetas corporativas inteligentes y tarjetas de alojamiento inteligentes que agilizan por completo los informes de gastos de viaje y ayudan a mantener los gastos bajo control al ofrecer visibilidad integral en tiempo real.
Las tarjetas inteligentes también hacen que los reembolsos sean fluidos, ya que todas las transacciones se concilian automáticamente con los gastos, y el equipo de finanzas puede configurar flujos de trabajo de automatización y flujos de aprobación previa para reembolsar a los empleados a tiempo.
Las transacciones con tarjeta no solo son visibles instantáneamente en la suite Yokoy, sino que nuestra plataforma de gestión de gastos viene con tarjetas nativas. Esto significa una verdadera integración de extremo a extremo, sin ningún esfuerzo adicional de su parte.
Con los sistemas heredados, la integración de la tarjeta es más complicada y requiere más tiempo, y a menudo requiere que su equipo conecte las fuentes de la tarjeta a otros sistemas para centralizar los datos de la transacción. Con Yokoy, todo está integrado desde el principio y sincronizado en tiempo real con los datos de tu ERP, gracias a las integraciones mencionadas anteriormente.
Gestión de tarjetas de crédito en el sistema
Otra gran ventaja de nuestras tarjetas corporativas nativas es la gestión en el sistema. Con Yokoy, literalmente lleva unos segundos pedir nuevas tarjetas, establecer límites de gasto individuales, congelarlas en caso de que falten recibos o bloquear tarjetas de empleados en caso de que las personas abandonen su empresa.
Todo es sencillo y la gestión de la tarjeta se puede realizar tanto en la aplicación móvil como en la web, sobre la marcha. Esta es una gran ventaja ya que no necesita comprar una plataforma de administración de gastos y una solución separada para sus tarjetas corporativas.
Yokoy ofrece una variedad de opciones de pago, desde tarjetas corporativas físicas y tarjetas de alojamiento hasta tarjetas virtuales e incluso tarjetas de un solo uso, para optimizar el seguimiento de los gastos.
Nuestra solución también admite pagos móviles, para una mayor facilidad de uso y flexibilidad, y las tarjetas inteligentes pueden manejar múltiples monedas en todas las geografías gracias a las asociaciones con Visa, Mastercard, etc.
Tarjetas corporativas inteligentes Yokoy
Paga de forma inteligente
Simplifica la administración de tus tarjetas, haz un seguimiento de las transacciones globales en tiempo real y mantén todos los gastos bajo control con las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
Coincidencia instantánea de transacciones
Yokoy habilita datos de gastos centralizados para los gastos de los empleados y las transacciones con tarjeta, y utiliza la automatización de IA para hacer coincidir instantáneamente las transacciones con los recibos. Esto hace que el proceso de gestión de gastos sea extremadamente eficiente, ya que elimina la necesidad de intervención manual y simplifica los pasos de aprobación y procesamiento de gastos.
Como se dijo, la IA se hace cargo de la mayoría de los pasos del proceso, desde capturar el recibo y leerlo hasta procesarlo y luego compararlo con el gasto presentado.
Debido a que todo se hace automáticamente, el equipo de finanzas no tiene que perder el tiempo en la comparación manual; su intervención solo es necesaria en caso de excepciones o incumplimiento de políticas. Además, no tiene que esperar hasta fin de mes para recibir los extractos bancarios.
La automatización de los reembolsos de gastos también es un gran ahorro de tiempo para los equipos de finanzas y también contribuye a una mayor satisfacción de los empleados, ya que evita retrasos en los pagos, un problema común en el proceso de reembolso.
Manejo de gastos duplicados e infracciones de políticas
En Yokoy, es muy fácil detectar duplicados: el sistema hace todo el trabajo por usted, eliminando la molestia de verificar manualmente los recibos y las transacciones con tarjeta. Además, la IA de Yokoy marca las infracciones de la política en tiempo real, notificando al remitente antes de que se envíe el informe de gastos para su aprobación.
Esto ahorra mucho tiempo al equipo de finanzas, ya que garantiza que la mayoría de los informes enviados por los empleados ya estén verificados y sin errores ni duplicados. En caso de que se filtren duplicados, puede abrirlos simultáneamente para verificarlos rápidamente.
Una vez que todo está verificado, se activan los flujos de trabajo de aprobación de gastos; estos pueden automatizarse por completo para aumentar la eficiencia, y puede configurar tantas capas de aprobación como sea necesario para satisfacer las necesidades de sus múltiples entidades.
Cumplimiento de políticas automatizado
El uso de IA para la aplicación de políticas de gastos es otro gran diferenciador de nuestra plataforma. La inteligencia artificial de Yokoy garantiza no solo el cumplimiento de la política de la empresa, sino también de las normas y reglamentos internacionales, a la vez que evita el gasto excesivo y el fraude.
Como ya se mencionó, en caso de que se detecten infracciones de la política, los problemas se marcan en tiempo real, de modo que los empleados puedan revisar y ajustar sus informes de reclamaciones de gastos antes de enviarlos.
En Yokoy, no es necesario verificar manualmente cada recibo, transacción con tarjeta, millaje o suma global. Los recibos que están dentro de la política y el presupuesto y tienen un bajo potencial de fraude se pueden procesar automáticamente hasta la exportación a SAP con el libro mayor correcto, lo que activa automáticamente el pago.
Cálculo automático de viáticos, IVA incluido
Los roles de finanzas pueden editar viáticos (sumas globales), agregando y eliminando valores según sea necesario. Esto es especialmente útil para empresas globales donde los empleados viajan entre ubicaciones, con la diferencia de que en Yokoy los empleados no tienen que hacer ningún ajuste por sí mismos. El equipo de finanzas puede realizar directamente todos los cambios necesarios, evitando demasiados cambios.
Además, Yokoy facilita la configuración de un número ilimitado de campos personalizados directamente en la configuración de millas. Esta funcionalidad está separada para los módulos Gastos y Facturas, lo que brinda más flexibilidad a los equipos financieros.
Las reservas de viajes también se simplifican, ya que las integraciones de extremo a extremo con socios de viajes como Travelperk, Egencia o Atriis, junto con el uso de Smart Lodge Cards, aseguran que todos los gastos de viaje estén centralizados y visibles en tiempo real.
Para dar solo un ejemplo: Con Yokoy, todos los gastos previos al viaje se pueden pagar con la Tarjeta Smart Lodge directamente en la plataforma de gestión de viajes corporativos.
Experiencia de usuario
Nos tomamos este tema muy en serio, ya que muchos sistemas heredados han descuidado la experiencia tanto de los remitentes como de los aprobadores, lo que resulta en una experiencia de usuario realmente deficiente.
En Yokoy, creemos que los equipos de finanzas deben trabajar con herramientas que sean fáciles de usar, intuitivas y que ofrezcan una excelente experiencia en todos los dispositivos. Nuestro software está construido con la facilidad de uso en su núcleo, siendo extremadamente fácil de usar tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles.
Los empleados pueden enviar gastos sobre la marcha, simplemente tomando una foto de su recibo con la aplicación móvil, y pueden pagar con la tarjeta inteligente Yokoy para que su transacción coincida instantáneamente con el recibo.
Los gerentes y el equipo de finanzas pueden ver las transacciones en tiempo real, tanto de gastos como de facturas. Pueden verificar excepciones y aprobar informes de gastos utilizando su teléfono móvil. Pueden pedir tarjetas y ajustar los límites de gasto sobre la marcha, según sea necesario.
Artículo de blog
Priorizar la satisfacción de los empleados: el caso de una mejor UX en herramientas financieras
El mundo de las finanzas está cambiando rápidamente, con tecnologías disruptivas y expectativas cambiantes de los consumidores que remodelan el panorama. Sin embargo, a pesar de estos cambios, muchas herramientas financieras siguen estancadas en el pasado, con una interfaz y una experiencia de usuario deficientes.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Capacidades de gestión de facturas
Finalmente, aunque el tema de este artículo es la gestión de gastos, vale la pena mencionar que Yokoy ofrece un paquete completo de gestión de gastos que integra la gestión de facturas, la gestión de viajes y gastos y las tarjetas corporativas.
Al igual que nuestro módulo de gastos, el módulo de facturas de Yokoy utiliza la automatización de IA para automatizar por completo el proceso de cuentas por pagar, desde la recepción de facturas hasta el pago a proveedores.
Puede leer más sobre nuestra solución de facturación a continuación.
Yokoy Invoice
Procesa las facturas automáticamente
Consolida tu proceso de cuentas a pagar para gestionar las facturas a gran escala y pagar a tiempo con la solución de gestión de facturas impulsada por IA de Yokoy.
Próximos pasos
Aunque hay más para mencionar, esto debería darle una buena comprensión de lo que Yokoy puede hacer por su proceso de viajes y gastos, en grandes líneas, y dónde nuestro software es superior a SAP Concur.
Como siguiente paso, lo animo a que eche un vistazo a nuestro enfoque para implementar soluciones globales. A diferencia de las herramientas heredadas que a menudo requieren un código personalizado para adaptarse a los requisitos comerciales específicos, Yokoy ofrece una solución moderna sin código que permite una implementación más rápida y una incorporación flexible.
Por supuesto, la personalización siempre es posible y la duración de los proyectos de implementación puede variar de una empresa a otra, pero nuestro enfoque por etapas permite a nuestros clientes experimentar un tiempo muy corto para obtener valor.
Si desea discutir algunos aspectos con más detalle, no dude en reservar una llamada con nuestro equipo a continuación.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.