Hoe onkostenfraude te voorkomen met AI-gestuurde compliance en aangepaste workflows
- Last updated: juni 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Onkostenfraude is een alomtegenwoordig probleem dat bedrijven van elke omvang en in elke sector blijft plagen.
Uit een recent onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners is zelfs gebleken dat organisaties elk jaar naar schatting 5% van hun inkomsten verliezen aan fraude, waarbij fraude met onkostenvergoedingen een van de meest voorkomende vormen van fraude is.
Voor grote ondernemingen met meerdere wereldwijde entiteiten kan het risico op onkostenfraude nog groter zijn, gezien de complexiteit van het beheer van onkosten in verschillende regio’s en bedrijfseenheden.
Het goede nieuws is dat er innovatieve oplossingen zijn die onkostenfraude kunnen helpen voorkomen en het onkostendeclaratieproces kunnen stroomlijnen. En het nog betere nieuws is dat deze oplossingen worden aangedreven door AI-gestuurde compliance en aangepaste workflows, waardoor een niveau van automatisering en nauwkeurigheid wordt geboden dat ooit voor onmogelijk werd gehouden.
Maar hier is het addertje onder het gras: het idee dat machines kunnen worden vertrouwd om onkostenfraude nauwkeurig te detecteren en te voorkomen, lijkt voor sommigen misschien een tegenspraak. Hoe kunnen we erop vertrouwen dat machines ethische beslissingen nemen als het gaat om onkostendeclaraties?
En toch is de waarheid dat AI-gestuurde compliance-oplossingen een ongeëvenaard niveau van nauwkeurigheid en transparantie kunnen bieden die kunnen helpen fraude te voorkomen en naleving van het bedrijfsbeleid en de regelgeving te waarborgen.
In dit artikel onderzoeken we hoe AI-gestuurde compliance en aangepaste workflows kunnen helpen om onkostenfraude in middelgrote en grote bedrijven te voorkomen.
De meest voorkomende vormen van onkostenfraude in een traditioneel onkostendeclaratieproces
Om te begrijpen waar en hoe onkostenfraude door werknemers plaatsvindt, gaan we de verschillende stadia van het traditionele onkostendeclaratieproces nader bekijken en inzoomen op de stappen waarin fraude vaak voorkomt.
Volgens gegevens van de Association of Certified Fraud Examiners zijn de meest voorkomende vormen van onkostenfraude bij bedrijven:
- werknemers die frauduleuze fysieke documenten maken – 39%
- indienen gewijzigde fysieke documenten – 32%
- werknemers die frauduleuze digitale documenten maken – 28%
- indienen gewijzigde elektronische documenten – 25%
- vernietigen of achterhouden van fysieke documenten – 23%
Uit hetzelfde rapport blijkt dat de meeste gevallen van beroepsfraude afkomstig zijn van vier afdelingen:
- operaties – 15%
- boekhouding – 12%
- uitvoerend of hoger management – 11%
- verkoop – 11%
Laten we nu eens inzoomen op deze soorten onkostenfraude die specifiek verband houden met onkostenvergoedingen en deze een voor een bespreken, om de bijbehorende risico’s te begrijpen, evenals de wijzigingen die u moet doorvoeren om fraude in uw organisatie te voorkomen.
Persoonlijke uitgaven
Bij dit soort fraude dient een werknemer onkosten in die persoonlijk van aard zijn, zoals persoonlijke maaltijden, kantoorbenodigdheden voor persoonlijk gebruik, geschenken voor familieleden of persoonlijke reiskosten.
Aangezien deze kosten niet bedrijfsgerelateerd zijn, mogen ze niet door de onderneming worden vergoed. Maar omdat ze zijn betaald met privécreditcards in plaats van met zakelijke creditcards, zijn ze moeilijker te traceren en te voorkomen.
Vervalste bonnen
Een van de meest voorkomende vormen van onkostenfraude is het indienen van vervalste bonnen.
Dit kan het indienen van kwitanties voor persoonlijke uitgaven zijn, het declareren van fictieve uitgaven die nooit hebben plaatsgevonden, zoals het claimen van maaltijden bij klanten, of het opdrijven van het bedrag van legitieme uitgaven, bijvoorbeeld de kosten van een taxirit.
Valse bonnen kunnen moeilijk te detecteren zijn, vooral in bedrijven die afhankelijk zijn van papieren bonnen, en vooral wanneer bonnen overtuigend zijn.
Overschatte uitgaven
Werknemers kunnen de kosten van een legitieme uitgave overschatten, zoals het claimen van een hoger kilometertarief of het claimen van meer maaltijden dan er daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden zijn gekocht. Dit kan een subtiele vorm van fraude zijn die onopgemerkt kan blijven als de werknemer de kosten slechts licht overdrijft bij het indienen van zijn terugbetalingsverzoeken.
Dubbele uitgaven
Werknemers mogen dubbele declaraties indienen voor dezelfde zakelijke onkosten, zoals twee keer een vergoeding voor dezelfde maaltijd of taxirit declareren. Dit kan per ongeluk of opzettelijk gebeuren, en kan moeilijk met de hand te detecteren zijn, als de werknemer ervoor zorgt dat de dubbele onkosten op verschillende rapporten worden ingediend.
Met een geautomatiseerd onkostenbeheersysteem kunnen bedrijven dergelijke fouten en frauduleuze activiteiten echter gemakkelijk identificeren, waardoor dubbele vergoedingen worden voorkomen.
Dubbel dippen
Double dipping vindt plaats wanneer een werknemer dezelfde onkosten indient bij meerdere bronnen, zoals het indienen van dezelfde onkosten bij zowel hun bedrijf als een klant. Dit kan ertoe leiden dat een werknemer twee keer een vergoeding krijgt voor dezelfde onkosten. Nogmaals, dit soort detectie van werknemersfraude is in dit geval nogal moeilijk.
Verouderd beleid
Dit gebied wordt vaak over het hoofd gezien, maar verouderd onkostenbeleid kan ook bijdragen aan fraude, en dit gebeurt meestal op financiële afdelingen die te maken hebben met overweldigende hoeveelheden onkostendeclaraties.
Als het beleid bijvoorbeeld toestaat dat een bepaald bedrag aan onkosten wordt vergoed zonder kwitanties, kunnen werknemers hiervan profiteren door onkosten op te drijven of valse onkosten in te dienen.
Zwakke controles
Ten slotte kunnen zwakke controles van het onkostendeclaratieproces ook bijdragen aan fraude. Als er bijvoorbeeld geen systeem is voor het controleren van onkosten of als het beoordelingsproces niet rigoureus genoeg is, kunnen werknemers zich meer op hun gemak voelen bij het indienen van valse onkosten.
Ondanks de risico’s die dergelijke praktijken met zich meebrengen, hebben veel financiële teams niet de tijd om elke onkostendeclaratie te controleren om er zeker van te zijn dat alle declaraties voldoen aan het bedrijfsbeleid, dus worden de kleinere bedragen vaak goedgekeurd met minimale controles.
Daarom is het belangrijk om een sterk beleid en sterke controles te hebben om fraude te voorkomen en ervoor te zorgen dat uitgaven goed worden gedocumenteerd en gecontroleerd. Met de opkomst van automatisering en digitale oplossingen kunnen bedrijven nu efficiëntere en veiligere rapportageprocessen implementeren die fraude met onkostendeclaraties kunnen helpen verminderen.
Samenvattend: zowel fouten als fraude kunnen in elk stadium van het onkostendeclaratieproces voorkomen, maar een traditioneel, op papier of handmatig proces is veel vatbaarder voor fraude en beleidsschendingen dan een volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd proces.
Elk type fraude dat hier wordt genoemd, kan een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsresultaten, dus het is belangrijk voor bedrijven om sterke interne controles te hebben en technologie te gebruiken om dit soort fraude te voorkomen en op te sporen.
Hoeveel verliezen bedrijven door onkostenvergoedingsfraude?
Bedrijven verliezen elk jaar een aanzienlijk bedrag als gevolg van frauduleuze onkostendeclaraties. Hoewel het moeilijk kan zijn om een exact cijfer te bepalen, suggereren onderzoeken dat bedrijven elk jaar gemiddeld 5% van hun omzet verliezen aan fraude, en onkostenvergoedingsfraude is een van de meest voorkomende vormen van fraude.
Uit een rapport van de Association of Certified Fraud Examiners bleek dat het mediane verlies als gevolg van fraude met onkostenvergoedingen $ 40.000 per geval bedroeg. Bovendien bleek uit een onderzoek van Chrome River dat de gemiddelde frauduleuze onkostendeclaratie $ 2.481 is.
Frauderegelingen kunnen buitengewoon kostbaar zijn, met een gemiddeld verlies van $ 140.000 en meer dan een vijfde van de gevallen resulterend in verliezen van ten minste $ 1 miljoen. Deze schema’s kunnen gemiddeld 18 maanden onopgemerkt blijven.
Dit is een wereldwijd probleem, met vergelijkbare trends in fraudeprogramma’s en fraudebestrijdingscontroles in verschillende regio’s. Eigenaars en leidinggevenden veroorzaken meestal de meeste schade, met een mediaan verlies van $337.000, gevolgd door managers met een mediaan verlies van $125.000, en werknemers met een mediaan verlies van $50.000.
Maar de impact van frauduleuze onkostendeclaraties gaat verder dan alleen de financiële verliezen. Het kan ook de reputatie van een bedrijf schaden en het vertrouwen onder werknemers aantasten. Wanneer werknemers zien dat anderen wegkomen met onkostenfraude, kan dit een cultuur van oneerlijkheid creëren en de waarden van het bedrijf ondermijnen.
Gelukkig zijn er stappen die bedrijven kunnen nemen om onkostenfraude te voorkomen en de impact ervan te verkleinen.
Dit kan het implementeren van krachtig beleid en controles omvatten, het gebruik van digitale oplossingen die automatisch potentiële frauduleuze activiteiten kunnen signaleren, en het bieden van training en opleiding aan werknemers over hoe ze op de juiste manier onkosten kunnen declareren.
Hoe fraude in de onkostendeclaratie van werknemers te detecteren en te voorkomen
De software voor uitgavenbeheer van Yokoy helpt bedrijven fraude in de onkostendeclaratie van werknemers op te sporen en te voorkomen door middel van een mix van AI-technologie en automatisering. Dit is wat dit in de praktijk betekent.
Geautomatiseerde vastlegging van bonnen
Het automatisch vastleggen van bonnen is een belangrijk kenmerk van uitgavenbeheersoftware zoals Yokoy. Deze functionaliteit helpt het onkostendeclaratieproces te stroomlijnen en het risico op fouten en fraude te verminderen.
Hoe werkt het vastleggen van bonnen in Yokoy?
Met deze functie kunnen werknemers met hun smartphone een foto van hun bonnen maken en deze rechtstreeks in het systeem uploaden, waardoor handmatige gegevensinvoer en papieren bonnen overbodig worden.
Met het automatisch vastleggen van bonnen kunnen werknemers eenvoudig bonnen vastleggen en indienen voor alle soorten uitgaven, waaronder maaltijden, vervoer, accommodatie en andere zakelijke uitgaven.
De software haalt automatisch belangrijke informatie uit de kassabon met behulp van OCR-technologie, bijvoorbeeld gegevens zoals de naam van de leverancier, de datum en het bedrag. De AI-technologie van Yokoy ‘leest’ de gegevens, wijst ze toe aan de juiste categorieën en koppelt ze aan de bijbehorende onkostendeclaratie.
Deze functie helpt ervoor te zorgen dat alle onkosten correct worden gedocumenteerd en eenvoudig kunnen worden gecontroleerd door het financiële team, en verbetert de zichtbaarheid en transparantie van onkostendeclaraties voor zowel werknemers als managers.
Bovendien kan het automatisch vastleggen van bonnen bedrijven helpen om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige voorschriften, omdat het een veilig en controleerbaar spoor van alle uitgaven biedt. Dit kan vooral belangrijk zijn in sectoren met strikte nalevingsvereisten, zoals de gezondheidszorg, financiën of overheid.
Realtime onkostenregistratie
Een andere functionaliteit die frauduleuze activiteiten en claims helpt voorkomen, is het realtime bijhouden en rapporteren van onkosten. Deze functionaliteit biedt bedrijven een manier om de personeelskosten in realtime te volgen, waardoor ze meer inzicht krijgen in en controle hebben over de personeelsuitgaven.
Met real-time kostenregistratie kunnen bedrijven geautomatiseerde waarschuwingen en meldingen instellen voor bepaalde uitgavencriteria, zoals uitgaven die een bepaald bedrag overschrijden, dubbele claims of andere beleidsschendingen. Deze waarschuwingen kunnen naar managers of het financiële team worden gestuurd, zodat ze twijfelachtige uitgaven kunnen beoordelen en actie kunnen ondernemen.
Het realtime volgen van uitgaven biedt ook een niveau van transparantie en verantwoording voor werknemers. Het helpt ervoor te zorgen dat werknemers de richtlijnen van het onkostenbeleid van het bedrijf volgen en stelt hen in staat om de status van hun onkosten te zien terwijl ze worden verwerkt.
Bovendien kunnen klanten ook betalen met hun Yokoy smart corporate card en transacties automatisch matchen bij het declareren van een uitgave, zonder dat ze naar andere leveranciers hoeven te zoeken. We hebben het onderwerp in detail behandeld in het onderstaande artikel.
Mening
Compliance maximaliseren door middel van geautomatiseerde onkostenrapportage
Geautomatiseerde onkostendeclaraties worden steeds populairder als oplossing om financiële teams te helpen hun workflows te stroomlijnen en realtime inzicht te krijgen in de bedrijfskosten. Maar er is nog een gebied waar automatisering enorm kan helpen: compliant blijven.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO, Yokoy
Aanpasbare goedkeuringsworkflows
Derde op onze lijst zijn de pre-goedkeuringsworkflows: Yokoy biedt aanpasbare goedkeuringsstromen om bedrijven te helpen ervoor te zorgen dat ze voldoen aan hun onkostendeclaratiebeleid.
Met deze functie kunnen bedrijven hun onkostenbeleid definiëren en implementeren met verschillende niveaus van goedkeuring en routering, afgestemd op hun specifieke behoeften.
Bedrijven kunnen bijvoorbeeld hun goedkeuringsprocessen aanpassen aan hun beleid en kunnen een goedkeuringsproces op meerdere niveaus opzetten, afhankelijk van het onkostentype, de afdeling en het project. Bovendien kunnen bedrijven ook automatische goedkeuringen instellen als er geen beleidsovertredingen zijn en als het onkostenbedrag onder een bepaalde limiet valt.
Een onkostendeclaratie voor een zakenreis kan bijvoorbeeld goedkeuring vereisen van een directe manager, een lid van het financiële team en een afdelingshoofd. Als alternatief kan een onkostendeclaratie voor kantoorbenodigdheden alleen goedkeuring vereisen van het lid van het financiële team. Als de claim in overeenstemming is met het beleid en binnen een bepaalde limiet, kan de uitgave automatisch worden goedgekeurd.
Hierdoor kunnen bedrijven hun goedkeuringsproces tussen afdelingen en entiteiten stroomlijnen en wordt ervoor gezorgd dat uitgaven correct worden geautoriseerd voordat ze worden terugbetaald.
Bovendien stellen de goedkeuringsworkflows van Yokoy bedrijven in staat om de status van elke onkostendeclaratie te volgen en inzicht te geven in het goedkeuringsproces voor zowel het financiële team als de werknemers.
AI-aangedreven geautomatiseerde beleidshandhaving
Onze oplossing kan ook helpen om onkostenbeleid automatisch af te dwingen. Als een werknemer bijvoorbeeld een onkostenvergoeding probeert in te dienen die een bepaald bedrag overschrijdt of in strijd is met een bedrijfsbeleid, kan de software de onkosten automatisch afwijzen of naar een manager sturen voor verdere beoordeling.
Dit wordt gedaan door aangepaste regels in te stellen op basis van specifiek bedrijfsbeleid en door AI-technologie te gebruiken om beleidsschendingen, duplicaten en frauduleuze activiteiten in realtime te signaleren.
De software van Yokoy kan ontvangstbewijzen in verschillende valuta’s en talen herkennen en verwerken, zodat het proces voor het bijhouden van onkosten en het vergoeden van entiteiten en regio’s kan worden gestroomlijnd.
Besteed data-analyse en -rapportage
Ten slotte biedt Yokoy data-analyse en rapportagemogelijkheden, waarmee bedrijven hun onkostengegevens kunnen analyseren en eventuele trends of anomalieën die op fraude kunnen wijzen in realtime kunnen identificeren. Tegelijkertijd maakt onze oplossing het voor auditors gemakkelijk om te weten wanneer en waarom er te veel wordt uitgegeven, en vergemakkelijkt het de archivering en export van onkostendeclaraties.
Door oplossingen voor onkostenbeheer zoals Yokoy te gebruiken, kunnen bedrijven hun zichtbaarheid en uitgavenbeheersing verbeteren, waardoor te hoge uitgaven en het risico op fraude tijdens het onkostendeclaratie- en terugbetalingsproces aanzienlijk worden verminderd.
Volgende stappen
Kortom, nauwkeurige onkostendeclaraties zijn cruciaal voor bedrijven om potentiële verliezen te voorkomen en het vertrouwen in hun werknemers te behouden. Om frauduleuze terugbetalingsclaims te voorkomen en op te sporen, moeten bedrijven proactief te werk gaan door strenge controles te implementeren, werknemers op te leiden en technologische oplossingen te gebruiken.
Yokoy ondersteunt middelgrote en grote bedrijven bij het voorkomen van fraude met personeelskosten door middel van door AI aangedreven automatisering en ingebouwde compliance. Als je wilt zien wat ons spend management platform voor jouw bedrijf kan betekenen, kun je hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.