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EU-Mehrwertsteuerreform: Was ist ViDA oder „VAT in the Digital Age“?

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Oskar Duberg

Die Digitalisierung verändert, wie wir leben und arbeiten. Das betrifft gleichermaßen die Art, wie wir Steuern zahlen. Eine Initiative, die einen großen Einfluss darauf nimmt, nennt sich „VAT in the Digital Age“ (kurz: ViDA) oder zu deutsch: Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter. Sie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung – weshalb wir heute erklären, warum Sie sich als CFO, Finanzfachmann oder Buchhalter mit ihr auseinandersetzen sollten. So viel vorab: ViDA wird nach und nach zur Pflicht; bringt aber unabhängig davon große Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich.

Table of Contents

Was ist ViDA?

„ViDA“ ist die Kurzform von „VAT in the Digital Age“: Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter. Die Initiative der EU-Kommission bildet einen Rahmen, um das bestehende europäische Mehrwertsteuersystem zu modernisieren. Es gilt, insbesondere meldepflichtige Daten, wie z. B. Online-Transaktionen mit Kunden in der EU, schneller und transparenter zu übertragen – praktisch in Echtzeit. 

 

So kann die EU sicherstellen, dass es einen gerechten Prozess zur Erhebung der Umsatzsteuer gibt, der Unternehmen innerhalb und außerhalb der europäischen Gemeinschaft gleichermaßen fair besteuert. 

Warum wurde ViDA ursprünglich eingeführt?

ViDA ist notwendig geworden durch die neue Komplexität von Unternehmen in einer modernen digitalen Wirtschaft. Das bisherige Mehrwertsteuersystem kann den wachsenden Ansprüchen nicht mehr gerecht werden, insbesondere, wenn es um die Regulierung und Erhebung von Umsatzsteuer aus Online-Transaktionen geht – eine neue Art von Transaktionen, die es vor nicht allzu langer Zeit noch gar nicht gab. 

 

Das Mehrwertsteuersystem in seiner ursprünglichen Form ist darüber hinaus bei Transaktionen innerhalb der EU und ebenso beim Reverse-Charge-Verfahren sehr anfällig für Mehrwertsteuerbetrug. So entgingen EU-Mitgliedsstaaten im Jahr 2020 Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von 99 Milliarden Euro und immer noch 61 Milliarden Euro in 2021. Das zeigt ein Bericht der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2023. 

 

Dieser Verlust infolge von Betrug ist vor allem deshalb möglich, weil die Transaktionsdaten heute erst Monate nach ihrem Auftreten überprüft werden. In der Zeit zwischen Transaktion und Prüfung findet Steuerhinterziehung statt – was es erschwert, sie rechtzeitig zu erkennen und dagegen vorzugehen. 

 

Kurz zusammengefasst hilft ViDA …

  • umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, ihre Effizienz zu erhöhen und
  • EU-Mitgliedstaaten, die Verluste durch Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren.

Bevor Sie gehen …

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Wen betrifft die EU-Mehrwertsteuerreform ViDA?

Die EU-Mehrwertsteuerreform wird – früher oder später – alle Unternehmen betreffen, die Kunden in der EU bedienen. Das schließt ebenso Online-Marktplätze oder andere Plattformen mit ein, die zwischen Käufern und Verkäufern vermitteln; ganz gleich, ob sie selbst in der EU tätig sind oder nicht. Unternehmen müssen sich entsprechend mit ViDA auseinandersetzen und darauf vorbereiten. 

 

Wer heute noch keine elektronischen Rechnungen empfangen oder senden kann, sollte seine Prozesse schnellstmöglich umstellen: Nur so können Unternehmen die kommenden Vorschriften gerecht werden.

Umsatzsteuer für Unternehmen: Praktische Auswirkungen

Mit Blick auf die transformativen Ziele der Initiative zitieren Experten gerne „die drei Säulen von ViDA“: elektronische Rechnungsstellung samt digitaler Berichterstattung, die einheitliche Mehrwertsteuererklärung für den EU-weiten Handel und die Plattformökonomie. Wer aber wirklich verstehen möchte, welche Auswirkungen ViDA für sein Unternehmen hat, muss sich auf die elementaren Prozesse beziehen:

 

  • Rechnungsstellung
  • Berichterstattung
  • Rechnungsprüfung
  • Umsatzsteuerregistrierung

 

Also: Wie beeinflusst ViDA die Kernprozesse für Ihren Umgang mit der Umsatzsteuer?

 

Rechnungsstellung

Ein Ziel von ViDA ist es, die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung in der EU so zu beschleunigen, dass sie die meisten Unternehmen bis 2028 nutzen. Die jeweiligen Regierungen der EU-Mitgliedstaaten stellen durch entsprechende E-Invoicing-Mandate die schnelle Umsetzung sicher. In Deutschland z. B. sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ab 2026 verpflichtend. 2025 gibt es noch eine Übergangsphase, in der Unternehmen E-Invoicing freiwillig nutzen, aber immer noch papierbasierte Rechnungen einreichen können.

Berichterstattung


Über die elektronische Rechnungsstellung hinaus sieht ViDA die Einführung von sogenannten Digital Reporting Requirements (DRRs) vor – sprich digitale Meldepflichten. Wer im innergemeinschaftlichen B2B Waren- und Dienstleistungsverkehr tätig ist, muss ab 2028 jede Transaktion innerhalb von zwei Werktagen nach Rechnungsstellung digital melden.

Umsatzsteuerregistrierung


In Zukunft soll es ein einheitliches System für die Umsatzsteuerregistrierung in der EU geben. Es würde Unternehmen, die grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU tätigen, die Möglichkeit geben, alle Umsatzsteuervorschriften über ein einziges Portal und in einer einheitlichen Sprache zu erfüllen. Der sogenannte Import One-Stop-Shop (kurz: IOSS) soll die Einhaltung dieser Vorschriften vereinfachen und vereinheitlichen.

Rechnungsprüfung


Wird ViDA entsprechend umgesetzt, ebnet die Initiative den Weg für effizientere und genauere Prüfungen. Durch den Zugriff auf Echtzeit-Transaktionsdaten werden die Steuerbehörden schneller reagieren und Steuerbetrug leichter aufklären können.

Zeitplan für die Einführung der EU-Mehrwertsteuerreform ViDA

ViDA wird nicht gleich morgen vollumfänglich in die Tat umgesetzt. Stattdessen erfolgt die Einführung der Initiative Schritt für Schritt und kann je nach EU-Mitgliedstaat variieren. Die meisten Änderungen werden sich in dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 1. Januar 2028 ereignen. Es wird zunächst entsprechende Pilotprogramme und Einführungsphasen mit Fristen geben, die von Unternehmensgröße und Transaktionsvolumen abhängen.

 

Der ursprünglich vorgesehen Zeitplan sieht wie folgt aus:

 

  1. Januar 2025: Ab dem 1. Januar 2025 wird der Import One-Stop-Shop um unterschiedliche B2C-Warenlieferungen erweitert, wie z. B. Waren, die Installation und Montage erfordern, oder Energielieferungen. Die überarbeitete Regelung wird ebenso den grenzüberschreitenden Warenverkehr umfassen und die Anwendung des IOSS für bestimmte Umsätze verbindlich machen.

 

Heute ist der Import One-Stop-Shop für Unternehmen noch freiwillig.

 

  1. Januar 2028: Drei Jahre nach der ersten Frist, am 1. Januar 2028, sind Unternehmen dazu verpflichtet, alle B2B-Transaktionen innerhalb der EU innerhalb von zwei Geschäftstagen ab Rechnungsdatum zu melden. Die bisherige Frist von 45 Tagen wird damit erheblich verkürzt – und das Fenster für mögliche Steuerhinterziehungen spürbar verkleinert. 

 

Ab diesem Datum wird die elektronische Rechnungsstellung gemäß EN 16931 für innergemeinschaftliche Warenlieferungen verpflichtend. Darüber hinaus werden voraussichtlich bestimmte Datenvalidierungen im Vorfeld der Rechnungsstellung eingeführt.

Fristverschiebung auf 2030 oder 2032 möglich

Der ursprüngliche Zeitplan der Umsetzung von ViDA – mit den zentralen Daten 2025 und 2028 – kann voraussichtlich nicht eingehalten werden. Die Unterzeichnung der Reform wird im Laufe von 2024 erwartet; zu spät, um die Frist auf 2028 setzen zu können. Den Unternehmen muss schließlich genug Zeit eingeräumt werden, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und der digitalen Berichterstattung umsetzen zu können. 

 

Es ist davon auszugehen, dass die Frist demzufolge auf 2030 oder gar 2032 verschoben wird. Die neuen Fristen für die Umsatzssteuerregistrierung stehen damit ebenfalls auf wackeligen Beinen.


Gut zu wissen: Für Plattformen, die den Verkauf von geringwertigen Gütern in der EU erleichtern, gibt es bereits eine „fiktiver Lieferer“-Verordnung. Es wird demnach davon ausgegangen, dass Plattformen selbst die Waren erhalten und schließlich weitergeliefert hat. Eine einfache B2C-Lieferung wird dadurch steuerrechtlich in zwei aufgeteilt – vom Verkäufer an die Plattform und von der Plattform an den Käufer.

Wie sich Unternehmen auf ViDA vorbereiten können

Es mag so aussehen, dass sich ViDA und damit verbundene Fristen noch verzögern – doch dass die Initiative kommen wird, steht fest. Deshalb ist es eine gute Entscheidung, sich schon jetzt darauf vorzubereiten. Nicht nur, weil es sowieso Pflicht werden wird.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Um Ihr Unternehmen rechtzeitig auf mögliche Änderungen vorzubereiten, ist es empfehlenswert, up-to-date zu bleiben. Informieren Sie sich, wie und wann es mit ViDA weitergeht – damit es am Ende nicht in Stress ausartet.

Hinterfragen Sie Ihre Prozesse

Sehen Sie sich genau an, welche Lösungen Sie derzeit nutzen und wie Ihre internen Prozesse aussehen. Ermitteln Sie, was erforderlich ist, um die Anforderungen von ViDA zu erfüllen und welche möglichen Schwachstellen es bei Ihnen derzeit noch gibt.

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Mauro Spadaro, 

Product Manager

Denken Sie Ihre Rechnungsstellung neu

Der Status quo ist nicht immer die beste Lösung für die Zukunft: Für die Einhaltung der ViDA-Anforderungen ist für Unternehmen einfacher und kostengünstiger, eine externe Lösung bzw. Software für elektronische Rechnungsstellung einzusetzen.

Die wichtigsten Vorteile von ViDA

ViDA ist für Unternehmen mit vielen Pflichten verbunden – und muss künftig so oder so berücksichtigt werden. Aber: Selbst ohne Pflicht hätte ViDA viele Vorteile für Unternehmen, Behörden und die Öffentlichkeit. Die eingangs hohen Kosten und Aufwände, um die Anforderungen von ViDA zu erfüllen, mögen auf den ersten Blick abschreckend wirken. Langfristig werden aber alle von ViDA profitieren.

Vorteile von ViDA für Unternehmen

Einheitliche Prozesse und reduzierte manuelle Aufwände werden die Effizienz im Unternehmen erhöhen. Die Digitalisierung der Mehrwertsteuerprozesse wird zu einer geringeren Fehleranfälligkeit führen. Beides führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.

Vorteile von ViDA für Behörden

Die Steuerbehörden können künftig in Echtzeit auf Transaktionsdaten zugreifen und erhalten so mehr Transparenz und Effizienz in ihren Abläufen. Gleichzeitig wird das Risiko für Steuerbetrug erheblich reduziert – und die Steuereinnahmen entsprechend erhöht.

Vorteile von ViDA für die Öffentlichkeit

Der Anstieg der Mehrwertsteuereinnahmen, eine direkte Folge der Umsetzung von ViDA, bietet den Regierungen zusätzliche Mittel für öffentliche Projekte im Straßenbau oder Gesundheitswesen. Auf diese Weise werden alle Steuerzahler von der Initiative profitieren.

Nächste Schritte

ViDA verspricht, Prozesse zu vereinheitlichen, Fehler zu reduzieren und Transparenz zu erhöhen. Dafür ist es von Vorteil, mit einem Lösungsanbieter zusammenzuarbeiten, der nicht nur die EU-Mehrwertsteuerreform versteht, sondern die damit verbundenen Änderungen in seine Lösungen integriert und Unternehmen kontinuierliche Unterstützung bietet. Eine nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung, der digitalen Berichterstattung und der Mehrwertsteuerregistrierung ist ein hilfreicher Hinweis bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihre Umsetzung der ViDA-Anforderungen.

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Yokoy

Die Automatisierung der Rechnungsverwaltung mit Yokoy steht im Einklang mit den ViDA-Prinzipien in puncto Compliance, Genauigkeit, Effizienz, Digitalisierung, Transparenz und der Möglichkeit, sich an sich ändernde Vorschriften anzupassen. Durch den Einsatz der Lösung von Yokoy sind Unternehmen bei der Rechnungsverwaltung einen entscheidenden Schritt voraus und fügen sich nahtlos in das neue Mehrwertsteuersystem ein. 

 

In Anbetracht der zu erwartenden Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung kann die Integration der Lösung von Yokoy sowohl für EU- als auch für Nicht-EU-Unternehmen mehrere Vorteile bieten:

Die Einhaltung von ViDA

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung von Yokoy steht im Einklang mit dem Ziel von ViDA, digitale Transaktionen zu vereinheitlichen und manuelle Aufgaben für die Finanzteams in Unternehmen zu reduzieren. So wird sichergestellt, dass umsatzsteuerpflichtige Unternehmen die sich wandelnden Compliance-Anforderungen konsequent erfüllen. 

Transparenz und Berichterstattung in Echtzeit

Die Integration von Yokoy ermöglicht Echtzeittransparenz über den Rechnungsstatus und bringt Ihr Unternehmen auf den neuesten Stand der Anforderungen und des Berichtswesens. Das zentralisierte Dashboard erleichtert die Berichterstattung für ViDA-bezogene Anforderungen im Bereich Finanzen.

Betrugsprävention und Governance

Die Funktionen von Yokoy, wie z. B. benutzerdefinierte Freigaberichtlinien oder automatische Betrugserkennung, tragen zum Ziel von ViDA bei, Fehler zu vermeiden. Das ist besonders wichtig im Zusammenhang mit der Einhaltung der Mehrwertsteuer-Compliance in der digitalen Landschaft.

Effiziente Lieferantenzahlungen

ViDA legt großen Wert auf pünktliche Zahlungen und ein effizientes Lieferantenmanagement. Die Fähigkeiten von Yokoy bei der Automatisierung von Freigabeschleifen und der Vermeidung von Zahlungsverzögerungen stimmen mit den Zielen von ViDA überein und tragen zu einem nahtlosen Kreditorenprozess bei.

Automatisierung sorgt für höhere Genauigkeit

Das Ziel von ViDA, die Genauigkeit bei umsatzsteuerbezogenen Prozessen zu erhöhen, wird durch die von künstlicher Intelligenz gestützte Automatisierung von Yokoy unterstützt. Das System lernt aus jeder verarbeiteten Rechnung und verbessert so mit der Zeit die Genauigkeit.

 

Durch die Einbindung der smarten KI-Lösung von Yokoy erreichen Unternehmen nicht nur die Einhaltung der ViDA-Richtlinien, sondern profitieren ebenso von vielen weiteren Vorteilen: Sie steigern Ihre Effizienz, reduzieren kostspielige Fehler und optimieren die Transparenz Ihrer digitalen Finanzprozesse. Unsere Automatisierung hilft Ihnen dabei, die Komplexität von ViDA im digitalen Zeitalter zu bewältigen. 

 

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