KI für Rechnungen: Prozessautomatisierung durch künstliche Intelligenz

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Oskar Duberg

Künstliche Intelligenz (kurz KI) hat sich in vielen Lebensbereichen als echter Gamechanger erwiesen – in der Geschäftswelt erst recht. Speziell im Finanzwesen ist KI ein großes Thema. Da Finance-Führungskräfte unentwegt daran arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu verbessern, geraten die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung zunehmend in den Fokus. Statistiken untermauern das: Nahezu 45 Prozent der Finanzverantwortlichen räumen geringeren Aufwänden bei der Rechnungsverarbeitung eine hohe Priorität ein, während ganze 86 Prozent der CFOs die Digitalisierung als entscheidend für den Unternehmenserfolg ansehen.

 

Da ist es nur logisch, dass das Aufkommen von KI-gestütztem Rechnungsmanagement für Unternehmen einen gewaltigen Umbruch bedeutet. Gut möglich, dass auch Ihr Betrieb bereits in Erwägung zieht, die Prozesse rund um das Begleichen von Verbindlichkeiten zu automatisieren – schließlich sieht es ganz danach aus, als würde daran so oder so kein Weg vorbeiführen. Warum also warten? Studien haben gezeigt, dass eine solche Automatisierung über 80 Prozent der Dateneingaben einspart. Im Ergebnis können Sie mehr als 70 Prozent der Zeit zurückgewinnen, die sonst für Routineaufgaben im Bereich Kreditorenbuchhaltung anfiele. Heißt: Der Umstieg auf automatisierte Rechnungsverwaltung macht sich schnell bezahlt.

Table of Contents

Was ist KI-gestütztes Rechnungsmanagement?

Eine KI-basierte Rechnungsverarbeitung nutzt künstliche Intelligenz (oft einfach AI genannt, abgeleitet vom englischen Begriff Artificial Intelligence), um die Prozesse des Rechnungsmanagements in einer Organisation zu verbessern. Mit diesem Ansatz kann KI die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz von Finanztransaktionen in Bezug auf Verbindlichkeiten (Accounts Payable, kurz AP) optimieren.

Das sind die Kernfunktionen eines soliden KI-gestützten Rechnungsmanagements:

  • automatisiertes Auslesen von Daten

  • intelligente Datenvalidierung und -prüfung

  • automatisierte Freigabe-Workflows

  • Betrugserkennung und Compliance

  • Echtzeit-Analysen und -Reporting

  • einfache ERP-Integration

Dank Technologien wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) können KI-Systeme aus Rechnungen automatisch wichtige Informationen extrahieren. Dazu gehören Daten wie der Lieferantenname, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und die einzelnen Beträge – eine manuelle Eingabe ist nicht länger vonnöten. Algorithmen sind in der Lage, diese Daten dann mit anderen Unterlagen wie Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen, was als 2-Way- bzw. 3-Way-Matching bezeichnet wird – oder auch als 2-Wege- bzw. 3-Wege-Abgleich, für diejenigen, die keine Anglizismen mögen. Das stellt sicher, dass nur korrekte und autorisierte Zahlungen tatsächlich verarbeitet werden.

 

Nachdem die Daten erfasst und überprüft wurden, kann die KI Rechnungen automatisch durch die entsprechenden Freigabe-Workflows leiten. Ein solches System kann Rechnungen anhand von Faktoren wie Zahlungsbedingungen oder Rechnungsbeträgen priorisieren und Benachrichtigungen zu Ausreißern an die zuständigen Teammitglieder absenden. Auch können KI-Tools Ungereimtheiten und Betrugsversuche erkennen, und sie können sicherstellen, dass beim Invoice-Management sowohl interne Richtlinien als auch externe Vorschriften eingehalten werden.

 

Die Integration von KI in die Prozesse des Rechnungsmanagements sorgt aber nicht nur für deren Vereinfachung, sondern hilft Unternehmen auch, rapides Wachstum und zunehmende Komplexität besser zu bewältigen. KI-gesteuerte Systeme bieten detaillierte Analysen und Echtzeit-Berichte. Diese Insights können Kennzahlen wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit, die Kosten pro Rechnung und die Erfolgsquote bei der Einhaltung von Zahlungsfristen liefern – äußerst wertvolle Daten, wenn es darum geht, strategisch die Weichen zu stellen. Risikomanagement und Sicherheitsprotokolle profitieren von der höheren Genauigkeit, die sich aus dem Verringern menschlicher Fehler ergibt, genauso aber von verbesserter Betrugserkennung und Compliance-Überwachung.

 

Gute KI-Systeme lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. Da Finanzdaten automatisch aktualisiert werden, lassen sich interne sowie externe Berichte fehlerfrei und ohne Verzögerungen erstellen.

Unterschiede zwischen KI-basiertem und klassischem Rechnungsmanagement

Die Weiterentwicklung der Rechnungsbearbeitung, weg von traditionellen Methoden, hin zu KI-basierten Systemen, bringt für die Finanzverwaltung maßgebliche Veränderungen mit sich. Wir werfen einen Blick auf die Unterschiede zwischen diesen beiden Ansätzen, um aufzuzeigen, wie KI verschiedene Aspekte der Kreditorenbuchhaltung verändert hat.

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Vorteile der Fakturierung mittels KI

Die Rechnungsstellung mithilfe künstlicher Intelligenz hat transformativen Charakter: Typische Nachteile traditioneller Fakturierungsmethoden werden nun mit modernen Lösungen in Angriff genommen. Der Einsatz von KI im Invoicing ermöglicht es Ihrem Unternehmen, in jedem erdenklichen Umfeld reibungslos zu operieren und dabei auch noch strategischer zu handeln.

 

1. Fehlerreduzierung:

 

Herausforderung: Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für menschliche Fehler, was zu Unstimmigkeiten und langwierigen Prüfprozessen führt.

 

KI-Lösung: Die automatisierte Dateneingabe durch Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) minimiert die Fehlerquote drastisch und stellt sicher, dass die relevanten Daten genau und einheitlich erfasst werden.

 

2. Betrugserkennung:

 

Herausforderung: Die Erkennung von Betrugsversuchen ist bei manuellen Ansätzen oft ausbaufähig. Das kann zu erheblichen finanziellen Schäden führen.

 

KI-Lösung: Hochentwickelte KI-Algorithmen überwachen ständig Transaktionsmuster, erkennen Ungereimtheiten und warnen Sie, wenn ein potenzieller Betrug aufgedeckt wird.

 

3. Compliance und Vorschriften:

 

Herausforderung: Es kann äußerst mühsam sein, regulatorische Vorgaben einzuhalten – erst recht, wenn diese sich ständig ändern.

 

KI-Lösung: KI-gestützte Systeme werden kontinuierlich aktualisiert und setzen Compliance-Vorgaben automatisch durch, wodurch das Risiko etwaiger Strafen und sonstiger Konsequenzen reduziert wird – ob in Deutschland oder in anderen Ländern. Auch wenn es um personenbezogene Daten geht, ist für hohe Sicherheit gesorgt, selbst über die Regelungen der DSGVO hinaus.

 

4. Effizientere Freigaben:

 

Herausforderung: Manuelle Genehmigungsverfahren sind in der Regel langsam und intransparent, was gerne mal zu Zahlungsverzögerungen führt.

 

KI-Lösung: KI beschleunigt die Rechnungsfreigabe durch automatisierte Weiterleitungen auf Grundlage vordefinierter Regeln. Allen Beteiligten ist klar, was zu tun ist.

 

5. Pünktliche Zahlungen:

 

Herausforderung: Das händische Begleichen von Verbindlichkeiten führt häufig zu Zahlungsverzögerungen. Das kann im Zweifelsfall Geschäftsbeziehungen belasten.

 

KI-Lösung: KI-Systeme vereinfachen die Durchführung von Transaktionen, wodurch Zahlungen schneller erfolgen. Das stärkt Lieferantenbeziehungen und kann dank Skonto- und sonstigen Frühzahlerrabatten bares Geld sparen. Die Kostenabstimmung nimmt weniger Zeit in Anspruch als bei herkömmlichen Methoden – so ist Ihre Firma überall ein gern gesehener Kunde.

 

6. Zentralisiertes Rechnungsmanagement:

 

Herausforderung: Die Verwaltung einer Vielzahl von Rechnungsformaten und -quellen kann ohne ein strukturiertes System leicht zu chaotischen Zuständen führen.

 

KI-Lösung: Alle Rechnungen werden innerhalb einer Plattform zentralisiert, unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem Format. Das vereinfacht die Verwaltung und stellt sicher, dass alle Unterlagen schnell auffindbar sind.

 

7. Erweiterte Analysen und Reportings:

 

Herausforderung: Das händische Zusammensuchen und Auswerten von Daten ist unpraktisch und zeitaufwändig. Selten kommen verwertbare Insights zustande.

 

KI-Lösung: KI-gestützte Systeme bieten Echtzeitanalysen und detaillierte Berichte, ganz ohne menschliches Zutun. Das liefert wertvolle Einblicke in das Ausgabenverhalten und die finanzielle Situation insgesamt.

 

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Wie KI und Yokoy das Invoicing optimieren

Bessere Accounts-Payable-Prozesse auf Basis von künstlicher Intelligenz? Ja, das ist möglich: Intelligente Invoicing-Lösungen wie die von Yokoy haben das Potenzial, die Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens nachhaltig zu verändern. Erfahren Sie, wie Yokoy beim Rechnungsmanagement für bessere Effizienz und Präzision sorgt:

 

Rechnungserfassung: Yokoy automatisiert den Eingang von Rechnungen in verschiedenen Formaten, sei es als Papierrechnung oder als digitale E-Invoice. Durch diese Automatisierung entfällt die Dateneingabe von Hand, was den Bearbeitungsaufwand senkt und gängige Fehler vermeidet.

 

Datenextraktion: Nach der Erfassung setzt Yokoy OCR-Technologie und KI-Mechanismen ein, um Rechnungsdaten fehlerfrei auszulesen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen wie z. B. Datum, Posten, deren Kosten und der fällige Gesamtbetrag automatisch im System erfasst werden, genau wie die dazugehörigen Lieferantendaten.

 

Validierung: Yokoy überprüft die ausgelesenen Daten automatisch anhand vordefinierter Datensätze – so wird vermieden, dass sich doch der ein oder andere Fehler einschleicht. Diese Validierung verhindert Fehler bei der Weiterverarbeitung. In Folge gewinnt der gesamte Kreditorenprozess an Zuverlässigkeit.

 

Rechnungsabgleich: Yokoy führt ein sorgfältiges 2-Way- und 3-Way-Matching durch, indem Rechnungen mit Bestellungen und Belegen abgestimmt werden. Das stellt korrekte Zahlungen sicher und kennzeichnet potenziell betrügerische oder fehlerhafte Rechnungen, noch bevor sie verarbeitet werden.

 

Fehlererkennung und -korrektur: Yokoy nutzt maschinelles Lernen, um Unstimmigkeiten oder Fehler in Rechnungen zu erkennen – unabhängig vom Layout des Dokuments. Das System korrigiert Fehler entweder automatisch oder benachrichtigt menschliche Mitarbeitende, wodurch hohe Compliance-Standards gewährleistet sind.

 

Freigabe: Yokoy vereinfacht Genehmigungsabläufe und leitet Eingangsrechnungen automatisch anhand vordefinierter Regeln weiter. Dieses automatische Routing beschleunigt Freigabeprozesse, beugt Engpässen und Verzögerungen vor, und erhöht die allgemeine Prozesstransparenz. Freie Mitarbeiter und Lieferanten, die auf schnelle Zahlungen angewiesen sind, werden sich freuen.

 

Bezahlung: Sobald sie freigegeben wurden, erleichtert Yokoy im nächsten Schritt das Begleichen der Rechnungen, und das mit einer nahtlosen Integration in bestehende ERP-Systeme. Pünktliche Zahlungen helfen, starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen und Skonto-Rabatte in Anspruch zu nehmen.

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So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy

Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. So kann Yokoy helfen.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Nächste Schritte

Yokoy vereinfacht die Nachverfolgung von Kreditorenrechnungen und gewährleistet einen revisionssicheren Rechnungsmanagementprozess. So sehen Sie dem nächsten Audit gelassen entgegen. Und: Sie sehen alle Ihre Rechnungen, Freigaben und Zahlungen an einem zentralen Ort. Dadurch dürfen Sie sich über vereinfachte Finanzberichte freuen, und über eine Reihe weiterer Vorteile.

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