Die Bücher schneller abschließen: So gestalten Sie die Buchhaltung effizienter
- Last updated: September 6, 2023
- Invoice management, Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Der Monatsabschlussprozess ist der letzte Schritt im Buchhaltungszyklus, in dem alle Finanzaktivitäten zusammengeführt und abgeglichen werden, um genaue Finanzberichte zu erstellen.
Für Finanzexperten markiert dieses Ritual des „Buchungsabschlusses“ das Ende einer Abrechnungsperiode und den Beginn einer anderen. Es ist eine Zeit der Reflexion, Analyse und Vorbereitung auf den bevorstehenden Weg, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Der traditionelle Monatsabschlussprozess, der oft mit manuellen Aufgaben, Datensilos und verspäteten Finanzberichten verbunden ist, kann sich jedoch eher wie ein Marathon als wie ein Sprint anfühlen.
In diesem Artikel untersuchen wir den Bedarf an Effizienz in der Buchhaltung und wie moderne Ausgabenmanagementlösungen Finanzteams dabei helfen können, ihre Bücher schneller abzuschließen.
Häufige Herausforderungen beim Monatsabschlussprozess
Im Großen und Ganzen umfasst der „Abschluss der Bücher“ am Monatsende eine Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, die Finanzunterlagen für einen bestimmten Rechnungszeitraum fertigzustellen. Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:
- Überprüfung aller Verkäufe, Ausgaben, Gehaltsabrechnungen und aller anderen finanziellen Aktivitäten, die im Laufe des Monats stattgefunden haben,
- Konten abgleichen, um sicherzustellen, dass die Salden im Hauptbuch mit den unterstützenden Kontoauszügen und Rechnungen übereinstimmen, und
- Erstellen von Jahresabschlüssen, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen.
Eventuell erforderliche Rückstellungen oder Abgrenzungen werden vorgenommen, um Einnahmen oder Ausgaben zu berücksichtigen, die noch nicht realisiert oder erfasst wurden, sich aber auf die aktuelle Rechnungsperiode beziehen. Temporäre Konten, wie Einnahmen- und Ausgabenkonten, werden mit der Gewinn- und Verlustrechnung geschlossen und ihre Salden werden auf permanente Konten übertragen, ähnlich wie einbehaltene Gewinne in der Bilanz.
Die endgültigen Finanzberichte werden in der Regel von relevanten Mitarbeitern, einschließlich Management und Wirtschaftsprüfern, überprüft und genehmigt, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen. Sobald die Finanzunterlagen geschlossen und genehmigt sind, werden sie für zukünftige Referenz- und Prüfzwecke archiviert.
Dieser Prozess bringt häufig eigene Herausforderungen mit sich, die die Effizienz und Genauigkeit beeinträchtigen können. Lassen Sie uns tiefer auf diese Herausforderungen eingehen.
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig
Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf manuelle Prozesse und verfügen nicht über Automatisierungstools, mit denen sich wiederholende Aufgaben rationalisiert werden können.
- Quittungen nachjagen: Besonders in Organisationen mit mehreren Einheiten und komplexen Kreditorenbuchhaltungsstrukturen verpassen Buchhalter oft am Monats- oder Quartalsende viele Quittungen und müssen Personen hinterherlaufen, um Quittungen einzusammeln. Dies ist sehr zeitaufwändig und frustrierend und führt zu Verzögerungen beim Abschluss von Einträgen.
- Belege mit offenen Kartentransaktionen abgleichen: Wenn mehrere Kreditkarten verschiedener Institutionen verwendet werden, wird die Nachverfolgung aller offenen Transaktionen noch komplexer, da Buchhalter oft nicht wissen, zu wem eine Transaktion gehört. Der Prozess wird durch die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Spesenabrechnung noch komplizierter.
- Fallstricke bei der Dateneingabe: Herkömmliche Prozesse zum Monatsabschluss erfordern häufig einen erheblichen manuellen Dateneintrag und -abgleich, der zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann und zu Ungenauigkeiten in den Finanzunterlagen führt. Dies kann von vertauschten Zahlen bis hin zu verpassten Einträgen reichen und möglicherweise zu finanziellen Falschaussagen führen.
- Zeitaufwändige Abstimmung: Der Prozess der Kontenabstimmung, ein zentraler Teil des Monatsabschlusses, kann bei manueller Durchführung zeitaufwändig sein. Buchhalter müssen jede Transaktion sorgfältig abgleichen, ein Prozess, der nicht nur arbeitsintensiv ist, sondern auch viel Raum für Fehler lässt.
Unterschiedliche Systeme führen zu Engpässen beim Buchabschluss
Viele Organisationen verlassen sich für verschiedene Buchhaltungsfunktionen auf einen Flickenteppich unterschiedlicher Systeme. Diese Systeme haben oft Schwierigkeiten, effektiv miteinander zu kommunizieren, was zu Datensilos führt.
Eine unzureichende Integration zwischen Finanzsystemen, ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und anderer Software kann dazu führen, dass Daten nicht reibungslos und in Echtzeit fließen. Dies kann beim Versuch, Finanzdaten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren und abzugleichen, zu Engpässen führen.
Datensilos und mangelnde Echtzeittransparenz
Verschiedene Abteilungen innerhalb einer Organisation unterhalten oft ihre eigenen Datenbanken und Systeme. Diese Unterteilung wird durch den Bedarf an speziellen Tools vorangetrieben, führt jedoch zu einer Datenfragmentierung.
Dadurch bleiben Informationen in diesen isolierten Systemen gefangen, unzugänglich und schwer zu vergleichen. Dies wirkt sich nicht nur auf die Datengenauigkeit aus, sondern beeinträchtigt auch die Möglichkeit, umfassende Einblicke in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewinnen.
Darüber hinaus bieten herkömmliche Prozesse möglicherweise keinen Echtzeitzugriff auf Finanzdaten, was es für Finanzexperten schwierig macht, umfassende Transparenz zu erlangen und zeitnah fundierte Entscheidungen zu treffen.
Compliance- und Reporting-Probleme
Genehmigungen für Rechnungen, Ausgaben und andere Finanztransaktionen folgen möglicherweise ineffizienten, papierbasierten Arbeitsabläufen, was zu Verzögerungen führt. Darüber hinaus kann es ohne geeignete Tools und Systeme schwierig sein, Änderungen zu verfolgen und einen umfassenden Prüfpfad zu führen.
Zeitbeschränkungen, die eine doppelte Überprüfung der Daten erschweren
Der Monatsabschluss unterliegt einem straffen Zeitplan und strengen Fristen. Buchhalter geraten häufig in einen Wettlauf mit der Zeit, um den Prozess innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen.
Dieser Zeitdruck kann zu überstürzten Verfahren und zu wenig Zeit für eine sorgfältige Datenüberprüfung führen. In der Eile, Fristen einzuhalten, überspringen Buchhalter möglicherweise wichtige Schritte, was möglicherweise zu finanziellen Ungenauigkeiten führt, die spätere Auswirkungen haben können.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine Kombination aus modernen Lösungen wie Automatisierung und integrierten Buchhaltungssystemen sowie der Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung der Buchhaltungsprozesse.
Im nächsten Abschnitt werden wir untersuchen, wie Unternehmen diese Hindernisse überwinden können, um ihre Buchhaltungsprozesse effizienter, genauer und zeitnaher zu gestalten.
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Transformation des Ausgabenmanagements im KI-Zeitalter: Ein Framework
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Wie die Automatisierung des Ausgabenmanagements dabei hilft, die Bücher schneller abzuschließen
Software zur Ausgabenverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Beschleunigung des Monatsabschlussprozesses durch die Automatisierung wichtiger Finanzfunktionen. Durch die nahtlose Integration in die Finanzsysteme eines Unternehmens erleichtert es die Datenintegration in Echtzeit und eine präzise Spesenmanagement.
Darüber hinaus rationalisiert diese Automatisierung die Genehmigungsabläufe erheblich, beseitigt Verarbeitungsverzögerungen und gewährleistet gleichzeitig eine strenge Compliance und umfassende Prüfprotokolle.
Im Wesentlichen dient die Ausgabenverwaltungssoftware als zeitsparendes, datenverbesserndes und effizienzsteigerndes Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Bücher schneller und effektiver abzuschließen.
Lassen Sie uns jeden dieser Aspekte untersuchen, um ihre Auswirkungen besser zu verstehen.
Ausgabenverfolgung und Transaktionsabgleich in Echtzeit
Die Verfolgung von Belegen ist eine der frustrierendsten Aufgaben für Buchhalter und verzögert oft den Abschlussprozess am Monatsende.
Ausgabenverwaltungssoftware wie Yokoy erinnert Mitarbeiter automatisch an fehlende Belege und sendet Echtzeitbenachrichtigungen, sobald eine Spesenabrechnung eingereicht wird.
Mitarbeiter können den Beleg einfach mit ihrer mobilen App fotografieren. Nach der Übermittlung ordnet die KI-Technologie sie automatisch der entsprechenden Kartentransaktion zu, wodurch sich der Zeitaufwand für die Validierung und Genehmigung von Ausgaben erheblich verkürzt.
Noch reibungsloser verläuft der Prozess, wenn die Ausgaben mit Smart-Corporate-Cards bezahlt werden, da diese vollständig in die Plattform integriert sind und die Mitarbeiter somit keine weiteren Kontoauszüge hochladen müssen.
Darüber hinaus werden dank der Echtzeit-Compliance-Prüfungen Richtlinienverstöße, Duplikate und potenziell betrügerische Artikel in Echtzeit gemeldet. Dadurch wird sichergestellt, dass das Finanzteam nur Grenzfälle prüfen muss – alle anderen Ausgaben werden automatisch verarbeitet, genehmigt und im ERP gebucht.
Intelligente Firmenkarten
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Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.
Zentraler Überblick über alle offenen Ausgaben
Ausgabenmanagementlösungen, die vollständig in ERP-Systeme und Unternehmenskarten integriert sind, helfen Finanzteams dabei, einen zentralen Überblick über alle offenen Transaktionen und Ausgaben zu behalten. Finanzteams können alle Aufzeichnungen über ein einziges Dashboard innerhalb des integrierten Systems einsehen, was es einfacher macht, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten und Ausgaben effizient zu prüfen und zu genehmigen.
Automatisierte Kategorisierung und Validierung von Ausgaben
Das automatisierte Spesenmanagement stellt sicher, dass alle Ausgaben der Mitarbeiter genau erfasst und kategorisiert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Kostenverfolgung und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder betrügerischen Ansprüchen wird verringert.
Mit Yokoy werden die übermittelten Ausgaben automatisch kategorisiert, verarbeitet und validiert, in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und lokalen Regeln und Vorschriften. Genaue Spesendaten tragen zu einem reibungsloseren Ablauf des Monatsabschlusses bei und sorgen gleichzeitig für revisionssichere Prozesse.
Optimierte Genehmigungsabläufe
Die KI-gestützte Automatisierung von Yokoy ermöglicht effiziente Genehmigungsworkflows für Ausgaben, Rechnungen und andere Finanztransaktionen.
Diese Arbeitsabläufe machen manuelle Genehmigungen und Papierkram überflüssig und beschleunigen die Verarbeitung von Finanztransaktionen. Durch schnellere Ausgaben- und Rechnungsgenehmigungen können Finanzdaten ohne unnötige Verzögerungen finalisiert und in den Abschlussprozess einbezogen werden.
Blog article
So automatisieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe-Workflows mit Yokoy
Ein gut strukturierter Rechnungsgenehmigungsworkflow sorgt für Genauigkeit, Compliance und Transparenz im Zahlungsprozess. So kann Yokoy helfen.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Automatisierter Kontenabgleich
Einer der zeitaufwändigsten Aspekte des Monatsabschlusses ist der Kontenabgleich und die Sicherstellung, dass die Daten im Hauptbuch mit externen Aufzeichnungen übereinstimmen.
Eine End-to-End-Spend-Management-Lösung automatisiert diesen Prozess, indem sie Transaktionen und Konten vergleicht, Unstimmigkeiten erkennt und notwendige Anpassungen vornimmt. Diese Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko und beschleunigt den Abstimmungsprozess erheblich.
Compliance und Audit-Trails
Ausgabenverwaltungssoftware mit KI-Technologie kann ein leistungsstarkes Tool zur automatischen Durchsetzung der Compliance innerhalb eines Unternehmens sein. Diese Funktion spielt eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Ausgaben und Rechnungen den Unternehmensrichtlinien und -vorschriften entsprechen.
KI-Algorithmen können trainiert werden, um Ausgaben und Rechnungen anhand der vordefinierten Richtlinien und Regeln des Unternehmens zu analysieren. Dazu gehört die Prüfung von Ausgabenlimits, bevorzugten Anbietern und Ausgabenkategorien, die einer Genehmigung bedürfen.
Darüber hinaus ist das Ausgabenverwaltungssystem von Yokoy so konzipiert, dass umfassende Prüfprotokolle automatisch verwaltet werden. Jede Transaktion und Änderung wird protokolliert, einschließlich der Person, die die Änderung wann vorgenommen hat, wodurch eine transparente und nachvollziehbare Historie der Finanzdaten entsteht.
Diese Funktion hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern vereinfacht auch den Prüfprozess und macht ihn schneller und effizienter.
Datenintegration in Echtzeit
Lösungen zur Automatisierung des Ausgabenmanagements wie Yokoy lassen sich nahtlos in andere wichtige Finanzsysteme wie ERP- oder Buchhaltungstools integrieren und aggregieren Daten aus verschiedenen Quellen in Echtzeit. Dies bedeutet, dass Finanzexperten Zugriff auf aktuelle Finanzinformationen haben und nicht mehr darauf warten müssen, dass Daten manuell eingegeben und abgeglichen werden.
Die Echtzeit-Datenintegration ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass die Bücher geschlossen werden können, sobald der Monat endet.
Darüber hinaus bieten Ausgabenmanagement-Tools Berichts- und Analysefunktionen, die es Finanzexperten ermöglichen, schnell Finanzberichte und Leistungsberichte zu erstellen. Diese Berichte bieten Einblicke in die finanzielle Leistung und ermöglichen fundiertere Entscheidungen am Ende jedes Monats.
Skalierbarkeit
Wenn Unternehmen wachsen, können Automatisierungslösungen für das Ausgabenmanagement nahtlos skaliert werden, um steigende Transaktionsvolumina zu bewältigen. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass der Abschlussprozess auch bei einer Unternehmensexpansion effizient und präzise bleibt.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung des Ausgabenmanagements für Finanzexperten, die ihre Bücher schneller abschließen möchten, von entscheidender Bedeutung ist.
Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Datenintegration, automatisiertem Abgleich, optimierten Genehmigungsworkflows, genauer Ausgabenverwaltung, Compliance-Funktionen, erweiterter Berichterstellung und Skalierbarkeit ermöglichen Ausgabenmanagementlösungen Finanzteams, die Fristen zum Monatsende sicher und effizient einzuhalten.
Wenn Sie sehen möchten, wie die Ausgabenverwaltungssoftware von Yokoy Ihnen dabei helfen kann, die Bücher schneller abzuschließen, können Sie unten eine Demo buchen.
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