De boeken sneller sluiten: hoe u de boekhouding efficiënter kunt maken
- Laatst bijgewerkt: september 9, 2023
- Invoice management, Spend management, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Het maandafsluitingsproces is de laatste stap in de boekhoudcyclus, waarbij alle financiële activiteiten worden samengebracht en afgestemd om nauwkeurige financiële overzichten te produceren.
Voor financiële professionals markeert dit ritueel van ‘het sluiten van de boeken’ het einde van de ene boekhoudperiode en het begin van een andere. Het is een tijd voor reflectie, analyse en voorbereiding op de weg die voor ons ligt, ter ondersteuning van weloverwogen besluitvorming.
Het traditionele maandafsluitingsproces, vaak beladen met handmatige taken, datasilo’s en vertraagde financiële rapporten, kan echter eerder aanvoelen als een marathon dan als een sprint.
In dit artikel onderzoeken we de behoefte aan efficiëntie in de boekhouding en hoe moderne oplossingen voor uitgavenbeheer financiële teams kunnen helpen de boeken sneller af te ronden.
Veel voorkomende uitdagingen bij het maandafsluitingsproces
In grote lijnen houdt het ‘sluiten van de boeken’ aan het einde van de maand een reeks activiteiten in die gericht zijn op het finaliseren van de financiële gegevens voor een specifieke boekhoudperiode. Dit proces omvat verschillende belangrijke stappen:
- Het beoordelen van alle verkopen, uitgaven, salarisadministratie en andere financiële activiteiten die gedurende de maand hebben plaatsgevonden,
- Het afstemmen van rekeningen om ervoor te zorgen dat de saldi in het grootboek overeenkomen met ondersteunende bankafschriften en facturen, en
- Het opstellen van financiële overzichten, inclusief resultatenrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten.
Eventuele noodzakelijke overlopende rekeningen of uitstelbetalingen worden gedaan om rekening te houden met opbrengsten of uitgaven die nog niet zijn gerealiseerd of erkend, maar die betrekking hebben op de lopende verslagperiode. Tijdelijke rekeningen, zoals inkomsten- en uitgavenrekeningen, worden afgesloten voor de winst-en-verliesrekening en hun saldi worden overgebracht naar permanente rekeningen, zoals ingehouden winsten op de balans.
De definitieve financiële rapporten worden doorgaans beoordeeld en goedgekeurd door relevant personeel, inclusief management en auditors, om nauwkeurigheid en naleving te garanderen. Zodra de financiële gegevens zijn gesloten en goedgekeurd, worden ze gearchiveerd voor toekomstige referentie- en auditdoeleinden.
Dit proces brengt vaak zijn eigen uitdagingen met zich mee die de efficiëntie en nauwkeurigheid kunnen belemmeren. Laten we dieper ingaan op deze uitdagingen.
Handmatige processen zijn foutgevoelig
Veel organisaties vertrouwen nog steeds op handmatige processen en missen automatiseringstools die repetitieve taken kunnen stroomlijnen.
- Op jacht naar bonnen: Vooral in organisaties met meerdere entiteiten en complexe crediteurensystemen missen accountants vaak veel bonnen aan het einde van de maand of het einde van het kwartaal, en moeten ze mensen achtervolgen om bonnen te innen. Dit is zeer tijdrovend en frustrerend, wat leidt tot vertragingen bij het afsluiten van inzendingen.
- Het matchen van bonnen met open kaarttransacties: Wanneer er meerdere creditcards van verschillende instellingen worden gebruikt, wordt het volgen van alle openstaande transacties nog complexer, omdat accountants vaak niet weten aan wie een transactie toebehoort. Het proces wordt verder gecompliceerd door het gebruik van spreadsheets voor onkostendeclaratie.
- Valkuilen bij gegevensinvoer: Traditionele maandafsluitingsprocessen brengen vaak een aanzienlijke hoeveelheid handmatige gegevensinvoer en afstemming met zich mee, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn, wat kan resulteren in onnauwkeurigheden in de financiële gegevens. Dit kan variëren van omgezet cijfers tot gemiste vermeldingen, wat mogelijk kan leiden tot financiële onjuistheden.
- Tijdrovende afstemming: Het proces van het afstemmen van rekeningen, een cruciaal onderdeel van de maandafsluiting, kan tijdrovend zijn als het handmatig wordt uitgevoerd. Accountants moeten elke transactie nauwgezet matchen, een proces dat niet alleen arbeidsintensief is, maar ook veel ruimte laat voor fouten.
Verschillende systemen veroorzaken knelpunten bij het sluiten van boeken
Veel organisaties vertrouwen op een lappendeken van uiteenlopende systemen voor verschillende boekhoudfuncties. Deze systemen hebben vaak moeite om effectief met elkaar te communiceren, wat leidt tot datasilo’s.
Ontoereikende integratie tussen financiële systemen, ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) en andere software kan voorkomen dat gegevens naadloos en in realtime stromen. Dit kan knelpunten veroorzaken bij het consolideren en afstemmen van financiële gegevens uit verschillende bronnen.
Datasilo’s en gebrek aan realtime zichtbaarheid
Verschillende afdelingen binnen een organisatie onderhouden vaak hun eigen databases en systemen. Deze compartimentering wordt gedreven door de behoefte aan gespecialiseerde tools, maar resulteert in datafragmentatie.
Als gevolg hiervan raakt informatie gevangen in deze geïsoleerde systemen, ontoegankelijk en lastig te vergelijken. Dit heeft niet alleen invloed op de nauwkeurigheid van de gegevens, maar belemmert ook het vermogen om uitgebreide inzichten te krijgen in de financiële gezondheid van de organisatie.
Bovendien bieden traditionele processen mogelijk geen realtime toegang tot financiële gegevens, waardoor het voor financiële professionals moeilijk wordt om end-to-end zichtbaarheid te krijgen en snel weloverwogen beslissingen te nemen.
Compliance- en rapportageproblemen
Goedkeuringen voor facturen, onkosten en andere financiële transacties kunnen het gevolg zijn van inefficiënte, op papier gebaseerde workflows, wat tot vertragingen kan leiden. Bovendien kan het volgen van wijzigingen en het onderhouden van een alomvattend audittraject lastig zijn zonder de juiste tools en systemen.
Tijdgebrek maakt het moeilijk om gegevens dubbel te controleren
De maandafsluiting verloopt volgens een strak schema, met strikte deadlines. Accountants moeten vaak tegen de klok racen om het proces binnen de gestelde termijn af te ronden.
Deze tijdsdruk kan leiden tot overhaaste procedures en onvoldoende tijd voor zorgvuldige gegevensverificatie. In de haast om deadlines te halen, kunnen accountants essentiële stappen overslaan, wat mogelijk kan leiden tot financiële onnauwkeurigheden die later gevolgen kunnen hebben.
Het aanpakken van deze uitdagingen vereist een combinatie van moderne oplossingen, zoals automatisering en geïntegreerde boekhoudsystemen, samen met een streven naar voortdurende verbetering van boekhoudprocessen.
In het volgende gedeelte onderzoeken we hoe bedrijven deze obstakels kunnen overwinnen om hun boekhoudprocessen efficiënter, nauwkeuriger en tijdiger te maken.
Hoe automatisering van uitgavenbeheer ervoor zorgt dat de boeken sneller worden gesloten
Software voor uitgavenbeheer speelt een cruciale rol bij het versnellen van het maandafsluitingsproces door automatisering van vitale financiële functies. Door de naadloze integratie met de financiële systemen van een organisatie wordt real-time data-integratie en nauwkeurig onkostenbeheer mogelijk gemaakt.
Bovendien stroomlijnt deze automatisering de goedkeuringsworkflows aanzienlijk, waardoor verwerkingsvertragingen worden geëlimineerd en tegelijkertijd wordt gezorgd voor strikte naleving en uitgebreide audittrajecten.
In wezen fungeert software voor uitgavenbeheer als een tijdbesparende, gegevensverbeterende en efficiëntieverhogende tool die organisaties in staat stelt de boeken sneller en met verhoogde effectiviteit af te sluiten.
Laten we elk van deze facetten onderzoeken om de impact ervan beter te begrijpen.
Realtime onkostenregistratie en transactiematching
Het achtervolgen van bonnen is een van de meest frustrerende taken voor accountants, waardoor het afsluitingsproces aan het einde van de maand vaak wordt vertraagd.
Software voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, herinnert werknemers automatisch aan ontbrekende bonnen en verzendt realtime meldingen op het moment dat een onkostendeclaratie wordt ingediend.
Medewerkers kunnen met hun mobiele app eenvoudig een foto van de kassabon maken. Eenmaal ingediend, koppelt de AI-technologie deze automatisch aan de bijbehorende kaarttransactie, waardoor de tijd die nodig is voor het valideren en goedkeuren van uitgaven aanzienlijk wordt verkort.
Het proces verloopt nog soepeler wanneer de uitgaven worden betaald met slimme bedrijfskaarten. Deze zijn namelijk volledig geïntegreerd in het platform en hoeven dus niet door medewerkers extra bankafschriften te worden geüpload.
Bovendien worden dankzij de realtime nalevingscontroles inbreuken op het beleid, duplicaten en mogelijk frauduleuze items in realtime gemarkeerd. Dit zorgt ervoor dat het financiële team alleen de randgevallen hoeft te controleren; alle andere uitgaven worden automatisch verwerkt, goedgekeurd en geboekt in het ERP.
Yokoy Smart Corporate Cards
Betaal op een slimme manier
Vereenvoudig je kaartadministratie en krijg realtime inzicht in en controle over je wereldwijde uitgaven met de Smart Corporate Cards van Yokoy.
Gecentraliseerd overzicht van alle openstaande uitgaven
Met oplossingen voor uitgavenbeheer die volledig zijn geïntegreerd met ERP-systemen en bedrijfskaarten kunnen financiële teams een gecentraliseerd overzicht behouden van alle openstaande transacties en uitgaven.
Financiële teams kunnen alle records bekijken vanuit één dashboard binnen het geïntegreerde systeem, waardoor het gemakkelijker wordt om de nauwkeurigheid van de gegevens te behouden en uitgaven efficiënt te beoordelen en goed te keuren.
Geautomatiseerde onkostencategorisering en -validatie
Geautomatiseerd onkostenbeheer zorgt ervoor dat alle personeelskosten nauwkeurig worden geregistreerd en gecategoriseerd. Dit elimineert de noodzaak van handmatige onkostenregistratie en verkleint de kans op fouten of frauduleuze claims.
Met Yokoy worden de ingediende onkosten automatisch gecategoriseerd, verwerkt en gevalideerd, in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en de lokale wet- en regelgeving. Nauwkeurige onkostengegevens dragen bij aan een soepeler maandafsluitingsproces en zorgen tegelijkertijd voor auditbestendige processen.
Gestroomlijnde goedkeuringsworkflows
De AI-aangedreven automatisering van Yokoy maakt efficiënte goedkeuringsworkflows mogelijk voor uitgaven, facturen en andere financiële transacties.
Deze workflows elimineren de noodzaak van handmatige goedkeuringen en papierwerk, waardoor de verwerking van financiële transacties wordt versneld. Snellere goedkeuringen van onkosten en facturen zorgen ervoor dat financiële gegevens zonder onnodige vertraging kunnen worden afgerond en in het afsluitingsproces kunnen worden opgenomen.
Geautomatiseerde afstemming van rekeningen
Een van de meest tijdrovende aspecten van de maandafsluiting is het afstemmen van rekeningen en ervoor zorgen dat de gegevens in het grootboek overeenkomen met externe records.
Een end-to-end oplossing voor uitgavenbeheer automatiseert dit proces door transacties en rekeningen te vergelijken, discrepanties te identificeren en de nodige aanpassingen aan te brengen. Deze automatisering verkleint de kans op fouten en versnelt het afstemmingsproces aanzienlijk.
Naleving en audittrails
Software voor uitgavenbeheer die gebruikmaakt van AI-technologie kan een krachtig hulpmiddel zijn voor het automatisch afdwingen van compliance binnen een organisatie. Deze mogelijkheid speelt een belangrijke rol bij het garanderen dat uitgaven en facturen voldoen aan het bedrijfsbeleid en de regelgeving.
AI-algoritmen kunnen worden getraind om uitgaven en facturen te analyseren aan de hand van het vooraf gedefinieerde beleid en de regels van het bedrijf. Dit omvat het controleren op bestedingslimieten, voorkeursleveranciers en uitgavencategorieën waarvoor goedkeuring vereist is.
Bovendien is het uitgavenbeheersysteem van Yokoy ontworpen om automatisch uitgebreide audittrails bij te houden. Elke transactie en wijziging wordt geregistreerd, inclusief wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer, waardoor een transparante en traceerbare geschiedenis van financiële gegevens ontstaat.
Deze functie helpt niet alleen bij het voldoen aan wettelijke vereisten, maar vereenvoudigt ook het auditproces, waardoor het sneller en efficiënter wordt.
Realtime data-integratie
Automatiseringsoplossingen voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, kunnen naadloos worden geïntegreerd met andere essentiële financiële systemen, zoals ERP- of boekhoudtools, waarbij gegevens uit verschillende bronnen in realtime worden samengevoegd.
Dit betekent dat financiële professionals toegang hebben tot actuele financiële informatie, waardoor het niet meer nodig is te wachten tot gegevens handmatig zijn ingevoerd en afgestemd.
Realtime data-integratie maakt snellere besluitvorming mogelijk en zorgt ervoor dat de boeken kunnen worden afgesloten zodra de maand afloopt.
Bovendien bieden tools voor uitgavenbeheer rapportage- en analysemogelijkheden, waardoor financiële professionals snel financiële overzichten en prestatierapporten kunnen genereren. Deze rapporten bieden inzicht in de financiële prestaties, waardoor aan het einde van elke maand beter geïnformeerde beslissingen kunnen worden genomen.
Schaalbaarheid
Naarmate organisaties groeien, kunnen automatiseringsoplossingen voor uitgavenbeheer naadloos worden geschaald om grotere transactievolumes te kunnen accommoderen. Deze schaalbaarheid zorgt ervoor dat het afsluitingsproces efficiënt en accuraat blijft, zelfs als het bedrijf groeit.
Volgende stappen
Kortom, automatisering van uitgavenbeheer is een gamechanger voor financiële professionals die de boeken sneller willen afsluiten.
Door realtime gegevensintegratie, geautomatiseerde afstemming, gestroomlijnde goedkeuringsworkflows, nauwkeurig onkostenbeheer, compliancefuncties, geavanceerde rapportage en schaalbaarheid te bieden, stellen de oplossingen voor uitgavenbeheer financiële teams in staat om met vertrouwen en efficiëntie de deadlines aan het einde van de maand te halen.
Als u wilt zien hoe de software voor uitgavenbeheer van Yokoy u kan helpen de boeken sneller af te sluiten, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.