So stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit automatisierten Audit-Trails sicher

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Bei der Ausgabenverwaltung erfassen Audit-Trails jeden Schritt des Ausgabenlebenszyklus, von der Bestellanforderung bis zur Genehmigung, zum Kauf und zur Zahlung.

Diese umfassende Form der Aufzeichnungen hilft Unternehmen, Finanztransaktionen zu überwachen, Anomalien zu erkennen und die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften sicherzustellen.

 

Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung automatisierter Audit-Trails im Ausgabenmanagement und wie sie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beitragen.

Table of Contents

Was ist ein Audit Trail und wofür wird er verwendet?​

Ein Prüfpfad ist eine Zusammenstellung von Dokumenten oder Dateien, die als Beweis für die Richtigkeit von Finanzunterlagen dienen. Prüfer verfolgen einen Rückweg vom endgültigen Finanzbericht, um jeden Schritt zu verfolgen, der zu seiner Erstellung geführt hat, ähnlich wie die Schritte anhand von Brotkrumen nachzuvollziehen.

 

Damit ein Prüfpfad wirksam ist, muss er nicht nur die Dokumente selbst umfassen, sondern auch Dokumentaktualisierungen und -änderungen, einschließlich der für diese Änderungen verantwortlichen Personen. Ein Audit-Trail-Datensatz verliert seinen Zweck, wenn er kurz vor einer Prüfung geändert werden kann, was möglicherweise auch illegal sein könnte.

Prüfprotokolle im Vergleich zu Prüfprotokollen

Bevor wir fortfahren, ist es erwähnenswert, den Unterschied zwischen einem Audit-Trail und einem Protokoll zu erwähnen.

 

Während sowohl Audit-Trails als auch Protokolle Ereignisse und Aktionen erfassen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Protokolle bieten in der Regel eine präzise Aufzeichnung von Systemaktivitäten, Fehlern und Benachrichtigungen, die häufig zur Fehlerbehebung und Systemwartung verwendet werden.

 

Im Gegensatz dazu bieten Audit-Trail-Daten eine umfassendere Darstellung, in der nicht nur detailliert beschrieben wird, was passiert ist, sondern auch der Kontext, der jedes Ereignis umgibt. Diese Kontextinformationen sind entscheidend für die Rekonstruktion der Abfolge von Ereignissen, das Verständnis von Entscheidungsprozessen und die Unterstützung von Compliance-Prüfungen.

Arten von Audit-Trails im Ausgabenmanagement

Im Bereich des Ausgabenmanagements sind verschiedene Arten von Prüfpfaden für die Wahrung der finanziellen Integrität und Compliance unerlässlich. Diese beinhalten:

 

  • Beschaffungs-Audit-Trail: Hier werden die Schritte des Beschaffungsprozesses aufgezeichnet, von der Anforderungserstellung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Bestellerteilung. Es stellt sicher, dass Beschaffungsrichtlinien eingehalten werden, Lieferantenbeziehungen angemessen verwaltet werden und Kaufentscheidungen gut dokumentiert werden.

 

  • Spesenprüfpfad: Dies verfolgt die von Mitarbeitern initiierten Ausgaben, von der Einreichung der Spesenabrechnungen bis zur Genehmigung und Erstattung. Es hilft, betrügerische Ansprüche zu verhindern und stellt sicher, dass nur legitime Geschäftsausgaben erstattet werden.

 

  • Rechnungsprüfpfad: Erfasst den Weg der Rechnungen vom Eingang bis zur Validierung, Genehmigung und Zahlung. Es schützt vor doppelten oder fehlerhaften Zahlungen und ermöglicht einen effizienten Rechnungsabgleich.

In globalen Organisationen ist es eine häufige Herausforderung, den Überblick über sich ständig ändernde Finanzvorschriften und -gesetze zu behalten, um Ausgaben und Transaktionen zu prüfen.

 

Einerseits müssen Unternehmen Regeln zur Durchsetzung länderspezifischer Vorschriften in ihre Finanzsoftware aufnehmen, und zwar für jedes Land, in dem sie diese betreiben. Andererseits müssen Finanzteams diese Regeln einhalten, da sie sich von einem Tag oder einer Woche zum anderen ändern können.

 

Wenn sich beispielsweise die Mehrwertsteuersätze oder Tagessätze in einem Land ändern, müssen diese in den Rechnungsverarbeitungs- und Spesenverwaltungssystemen aktualisiert werden.

 

Dies ist manuell möglich, wenn das Unternehmen nur in einem Land Niederlassungen hat. Für globale Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern ist die manuelle Durchführung solcher Änderungen jedoch ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

 

KI-gestützte Ausgabenverwaltungssoftware wie Yokoy erledigt dies automatisch und aktualisiert alle Vorschriften in allen Regionen und Währungen, um eine mühelose Einhaltung zu gewährleisten.

 

Schauen wir uns an, wie Audit Trails in Yokoy funktionieren.

Wie automatisierte Audit-Trails in Yokoy funktionieren

Unsere Software unterstützt Finanzteams dabei, sicherzustellen, dass alle Ausgaben revisionssicher sind und alle Ausgaben den lokalen Vorschriften entsprechen.

 

Obwohl die Anforderungen je nach Art des Dokuments oder der Aufzeichnung variieren können, müssen im Allgemeinen die folgenden Informationen leicht verfügbar und in Prüfprotokollen deutlich sichtbar sein:

 

  • Die getätigte Ausgabe oder Transaktion
  • Die Zeitstempel für die Erstellung der Transaktion oder Ausgabe
  • Eine Beschreibung des Ausgabenpostens
  • Die Person, die die Ausgabe eingereicht hat
  • Der Genehmiger der Transaktion
  • Aufzeichnungen aller an den eingereichten Dokumenten vorgenommenen Änderungen

 

Schauen wir uns an, was Yokoy tut, um automatisierte Finanzprüfpfade zu ermöglichen.

Automatisiertes Spesenmanagement und integrierte Kartentransaktionen

In Yokoy werden Belege erfasst, indem man mit der mobilen App ein Foto macht oder sie an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleitet. Die Verarbeitung der Belege erfolgt vollständig automatisiert, vom Lesen der Belege über die Validierung der Daten bis hin zur Prüfung der Ausgaben anhand der Unternehmensrichtlinien.

 

Kartentransaktionen werden automatisch mit eingereichten Belegen abgeglichen, und falls alles den Richtlinien entspricht, werden Ausgaben automatisch auf der Grundlage spezifischer Genehmigungsabläufe genehmigt. Dies gewährleistet einen klaren Überblick darüber, wer die Ausgabe veranlasst, wer sie geprüft und wer sie genehmigt hat.

Die KI des Systems kennzeichnet doppelte Belege und Richtlinienverstöße in Echtzeit und benachrichtigt den Einreicher, wodurch die Fehlerquote reduziert und sichergestellt wird, dass die meisten eingereichten Ausgaben konform sind.

 

Es gibt nur sehr wenige manuelle Eingriffe, vor allem bei Grenzfällen, sodass Yokoy es insgesamt sehr einfach macht, die Geschäftsausgaben für Prüfungszwecke im großen Maßstab im Auge zu behalten.

 

Darüber hinaus verringert die Verwendung von Smart-Corporate-Karten zur Bezahlung aller Geschäftsausgaben das Risiko betrügerischer Ausgaben und schränkt den Einsatz von Portokassen ein, was zu leicht nachvollziehbaren Transaktionsdaten und einem revisionssicheren Kostenverwaltungsprozess beiträgt.

Aufbewahrung von Quittungen

In Deutschland beispielsweise fordern die GoBD-Grundsätze von Unternehmen eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten sowie die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit aller einzelnen Geschäftsvorfälle. Herkunft und Abwicklung von Geschäftsvorfällen müssen lückenlos nachvollziehbar sein.

 

Allerdings wenden nicht alle Länder die gleichen Regeln und Vorschriften an, wenn es um die Aufbewahrung von Finanzdokumenten geht.

 

Nach spanischer Regelung ist es beispielsweise nicht erforderlich, dass die Unternehmen physische Spesenbelege sammeln und aufbewahren müssen. Die Regierung erlaubt Unternehmen außerdem, Spesenbelege digital zu speichern, sofern das Spesenmanagement-Tool konform ist und von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) zertifiziert sein sollte.

 

Wenn das Spesenmanagement-Tool nicht konform ist und nicht von der AEAT zertifiziert ist, müssen Unternehmen für eine gültige Erstattung der Geschäftsausgaben physische Spesenbelege sammeln und aufbewahren.

Yokoy speichert alle Belege und archiviert diese als Bilder gemäß den Anforderungen zur Speicherung elektronischer Fotos für die im jeweiligen Land geltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

 

Darüber hinaus bietet Yokoy einen detaillierten Überblick über alle eingereichten und genehmigten Ausgaben, einschließlich der Initiatoren der Berichte, der Genehmigung der Transaktionen und der Erstattungen. Alle Finanzdaten sind mit Zeitstempel, Historie und Foto des Belegs oder der Rechnung auf Knopfdruck im System abrufbar und gefiltert.

Automatische Aktualisierung der Mehrwertsteuersätze

Die Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen werden von der Regierung jedes Landes festgelegt. Von allen verschiedenen Tarifen sind die folgenden für das Spesenmanagement relevant:

 

  • Standard-Mehrwertsteuersätze – für die meisten Waren und Dienstleistungen
  • Reduzierte Mehrwertsteuersätze – für Kunstwerke, Sportveranstaltungen, Lieferung lebender Tiere und Pflanzen, aber auch für Unterkunft und Transport
  • Keine Mehrwertsteuer – für ausgeschlossene Waren und Dienstleistungen

 

Yokoy extrahiert automatisch die Mehrwertsteuer aus Rechnungen und Quittungen, sowohl für inländische als auch für internationale Ausgaben. Im System werden die Mehrwertsteuersätze länderübergreifend automatisch aktualisiert, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.

 

Dies gewährleistet die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften und eine revisionssichere Spesenverwaltung mit minimalem menschlichen Eingriff.

Kilometerpauschalen und Tagessätze

Mit den Kilometerpauschalen sollen neben dem Tagegeld (Tagespauschale) auch die Fahrtkosten eines Mitarbeiters für Geschäftsreisen bei Nutzung eines Privatfahrzeugs abgedeckt werden. In den meisten Ländern handelt es sich bei den Kilometerpauschalen um Pauschalsätze für alle Kosten, die bei der Nutzung privater Pkw für eine Geschäftsreise anfallen.

 

Beispielsweise müssen sich Unternehmen in Österreich an die staatlich festgelegten Kilometerpauschalen halten. Wenn das Unternehmen beschließt, mehr als die staatlichen Sätze zu zahlen, gilt die Differenz als steuerpflichtiges Einkommen und muss als solches verbucht werden.

 

Bei Tagessätzen handelt es sich um Zulagen in fester Höhe, die den Mitarbeitern für Reisekosten (Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten) gezahlt werden, ohne dass eine Quittung erforderlich ist. Obwohl diese je nach Land variieren können, richten sich die Erstattungen im Allgemeinen nach staatlich festgelegten Tagessätzen.

 

Um das gleiche Beispiel zu verwenden: In Österreich legt die Regierung die zulässigen Grenzen für Verpflegungs- und Übernachtungsvergütungen fest, die keine steuerlichen Auswirkungen haben. Beträge, die diese Grenzen überschreiten, gelten jedoch als steuerpflichtiges Einkommen und erfordern eine sorgfältige Nachverfolgung.

In zahlreichen Ländern unterliegen diese Tarife verschiedenen Tarifverträgen der Arbeitnehmergewerkschaften. Darüber hinaus können auch unternehmensspezifische Vereinbarungen mit Arbeitnehmern Einfluss auf diese Regelungen haben.

 

Aufgrund ihrer Komplexität ist die manuelle Durchführung solcher Berechnungen zur Ermittlung des korrekten Taschengeldes oder Tagessatzes auf Grundlage der Reise nicht nur zeitaufwändig, sondern auch äußerst fehleranfällig.

 

Yokoy aktualisiert alle Kilometer- und Tagessätze automatisch und länderübergreifend und sorgt so für ein konformes Ausgabenmanagement und risikofreie Prüfungen.

 

Wie Sie sehen, kann die KI-Technologie diesen Prozess automatisieren und Ihrem Finanzteam viel Zeit sparen. Aber das ist nicht der einzige Vorteil, wenn Sie KI Ihre Compliance- und Audit-Trails übernehmen lassen.

Vorteile automatisierter Audit-Trails

Die Implementierung automatisierter Audit-Trails im Ausgabenmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und verbessert ihre Finanzabläufe und ihre Bemühungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

DATENSICHERHEIT UND COMPLIANCE

Automatisierte Audit-Trails bieten robuste Datensicherheitsmaßnahmen durch Zugriffskontroll- und Authentifizierungsmechanismen. Sie stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

 

Durch die Führung einer umfassenden Aufzeichnung der Benutzeraktivitäten und Systemaktivitäten helfen Audit-Trails Unternehmen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen nachzuweisen.

BETRUGSPRÄVENTION

Automatisierte Prüfpfade dienen als Abwehrmechanismus gegen betrügerische Aktivitäten und finanzielle Risiken. Indem sie jeden Schritt aufzeichnen, erstellen sie eine sequenzielle Aufzeichnung der durchgeführten Aktionen, wodurch es schwierig wird, dass unbefugte Änderungen unbemerkt vorgenommen werden. Diese sequenzielle Dokumentation schreckt potenzielle Betrüger ab und unterstützt die Früherkennung und Lösung von Problemen.

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So verhindern Sie Spesenbetrug bei Dienstreisen: KI-gesteuerte Compliance in der Reisekostenabrechnung

Spesenbetrug ist ein allgegenwärtiges Problem, das Unternehmen aller Größen und Branchen weiterhin plagt. Tatsächlich ergab eine kürzlich von der Association of Certified Fraud Examiners durchgeführte Umfrage, dass Organisationen jedes Jahr schätzungsweise 5 % ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug verlieren, wobei gefälschte Reisekostenabrechnungen besonders häufig vorkommen.

Lars Mangelsdorf, 

Co-founder und CCO

Optimierte Abläufe und Effizienz

Automatisierung ist ein Schlüsselmerkmal von Audit Trails. Indem sie es Unternehmen ermöglichen, die Nachverfolgung von Aktivitäten zu automatisieren, machen Audit-Trails die manuelle Führung von Aufzeichnungen überflüssig und minimieren Fehler. Diese Funktionalität erhöht die Genauigkeit von Finanzberichten und Finanzberichten und ermöglicht schnellere und effizientere Finanzprüfungen.

VERBESSERTE VERANTWORTUNGSFÄHIGKEIT

Automatisierte Prüfpfade fördern eine Kultur der Verantwortlichkeit, indem sie eine klare Abfolge von Ereignissen und ergriffenen Maßnahmen dokumentieren. Diese Transparenz erstreckt sich auch auf interne Kontrollen und bietet Echtzeiteinblicke in Finanzvorgänge.

 

Jede Aktion, etwa die Genehmigung von Bestellungen oder das Befolgen vordefinierter Arbeitsabläufe, wird mit einem Zeitstempel aufgezeichnet. Diese Echtzeitverfolgung verbessert Transparenz, Verantwortlichkeit und Entscheidungsprozesse.

RISIKOMANAGEMENT

Automatisierte Prüfpfade tragen zu einer umfassenderen Risikomanagementstrategie bei. Durch die Verfolgung aller Finanztransaktionen und damit verbundenen Aktivitäten können Unternehmen potenzielle Risiken und Schwachstellen proaktiv identifizieren. Diese Früherkennung ermöglicht es ihnen, Strategien und Schutzmaßnahmen zur Risikominderung umzusetzen, bevor Probleme eskalieren.

EINFACHERES REGULATORISCHES REPORTING

Um regulatorische Anforderungen zu erfüllen, müssen häufig umfassende Berichte über Finanzaktivitäten erstellt werden. Mit automatisierten Audit-Trails sind die für die behördliche Berichterstattung benötigten Daten leicht verfügbar und organisiert. Dies vereinfacht den Prozess der Erstellung genauer und konformer Berichte und reduziert den Verwaltungsaufwand für Finanz- und Compliance-Teams.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass automatisierte Prüfpfade Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen und ihre Finanzabläufe und Compliance-Bemühungen verbessern.

 

Durch die sichere Dokumentation aller Schritte und durchgeführten Maßnahmen bieten diese Trails einen starken Schutz vor Betrug und finanziellen Risiken. Sie rationalisieren Prozesse, erhöhen die Verantwortlichkeit und tragen zu einer besseren Entscheidungsfindung bei.

 

Mit automatisierten Prüfpfaden können Sie Risiken proaktiv verwalten, die aufsichtsrechtliche Berichterstattung vereinfachen und letztendlich einen effizienteren und transparenteren Finanzmanagementprozess gewährleisten.

 

Wenn Sie sehen möchten, wie Yokoy Ihnen dabei helfen kann, die Vorschriften einzuhalten und Ihren Ausgabenverwaltungsprozess revisionssicher zu machen, können Sie unten eine Demo buchen.

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