Hoe te zorgen voor naleving van de regelgeving met geautomatiseerde audittrails
- Laatst bijgewerkt: augustus 18, 2023
- Compliance, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
Bij uitgavenbeheer leggen audittrails elke stap van de levenscyclus van uitgaven vast, van aanvraag tot inkooporder tot goedkeuring, aankoop en betaling.
Deze uitgebreide vorm van archivering helpt organisaties financiële transacties te monitoren, afwijkingen op te sporen en ervoor te zorgen dat interne controles en externe regelgeving worden nageleefd.
Dit artikel gaat dieper in op het belang van geautomatiseerde audittrails bij uitgavenbeheer en hoe deze bijdragen aan naleving van de regelgeving.
Wat is een audittrail en waarvoor wordt het gebruikt?
Een audittrail is een verzameling documenten of bestanden die dienen als bewijs van de juistheid van financiële gegevens. Accountants volgen een terugwaarts pad vanaf het definitieve financiële overzicht om elke stap te traceren die tot de totstandkoming ervan heeft geleid, net zoals het volgen van stappen met broodkruimels.
Wil een audittrail effectief zijn, dan moet deze niet alleen de documenten zelf omvatten, maar ook documentupdates en -wijzigingen, inclusief de personen die verantwoordelijk zijn voor deze wijzigingen. Een audittrail-record verliest zijn doel als het vlak voor een audit kan worden gewijzigd, wat mogelijk ook illegaal kan zijn.
AUDITLOGS VERSUS AUDITTRAILS
Voordat we verder gaan, is het de moeite waard om het verschil te vermelden tussen een audittrail en een logboek.
Hoewel zowel auditsporen als logboeken gebeurtenissen en acties vastleggen, hebben ze verschillende doelen. Logboeken bieden doorgaans een beknopt overzicht van systeemactiviteiten, fouten en meldingen, vaak gebruikt voor probleemoplossing en systeemonderhoud.
Audittrail-gegevens bieden daarentegen een uitgebreider verhaal, waarin niet alleen wordt beschreven wat er is gebeurd, maar ook de context rond elke gebeurtenis. Deze contextuele informatie is cruciaal voor het reconstrueren van de volgorde van gebeurtenissen, het begrijpen van besluitvormingsprocessen en het ondersteunen van compliance-audits.
Soorten audittrajecten bij uitgavenbeheer
Op het gebied van uitgavenbeheer zijn verschillende soorten audittrajecten essentieel voor het handhaven van financiële integriteit en naleving. Deze omvatten:
- Inkoop-audittraject: hierin worden de stappen vastgelegd die betrokken zijn bij het inkoopproces, van het maken van aanvragen tot het selecteren van leveranciers en het uitgeven van inkooporders. Het zorgt ervoor dat inkoopbeleid wordt gevolgd, leveranciersrelaties op de juiste manier worden beheerd en aankoopbeslissingen goed worden gedocumenteerd.
- Expense audit trail: hiermee worden door werknemers geïnitieerde uitgaven bijgehouden, van het indienen van onkostendeclaraties tot goedkeuring en terugbetaling. Het helpt frauduleuze claims te voorkomen en zorgt ervoor dat alleen legitieme zakelijke uitgaven worden vergoed.
- Factuurcontroletraject: dit legt het traject van facturen vast, van ontvangst tot validatie, goedkeuring en betaling. Het beschermt tegen dubbele of foutieve betalingen en vergemakkelijkt een efficiënte afstemming van facturen.
In wereldwijde organisaties is het een veel voorkomende uitdaging om op de hoogte te blijven van de steeds veranderende financiële regelgeving en wetten om uitgaven en transacties te controleren.
Aan de ene kant moeten bedrijven regels toevoegen voor het afdwingen van landspecifieke regelgeving in hun financiële software, en ze moeten dit doen voor elk land waar ze het gebruiken. Aan de andere kant moeten financiële teams zich aan deze regels houden, aangezien deze van dag tot week kunnen veranderen.
Als btw-tarieven of dagvergoedingen bijvoorbeeld in één land veranderen, moeten ze worden bijgewerkt in de systemen voor factuurverwerking en onkostenbeheer.
Dit handmatig doen is mogelijk als het bedrijf dochterondernemingen heeft in slechts één land. Maar voor internationale ondernemingen met entiteiten in meerdere landen is het handmatig doorvoeren van dergelijke wijzigingen een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Door AI aangestuurde software voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, doet dit automatisch en werkt alle voorschriften voor verschillende regio’s en valuta’s bij, voor moeiteloze naleving.
Laten we eens kijken hoe audittrails werken in Yokoy.
Hoe geautomatiseerde audittrails werken in Yokoy
Onze software helpt financiële teams ervoor te zorgen dat alle uitgaven auditbestendig zijn en dat alle uitgaven voldoen aan de lokale regelgeving.
Hoewel de vereisten kunnen variëren afhankelijk van het type document of vastlegging, moet in het algemeen de volgende informatie direct beschikbaar en duidelijk zichtbaar zijn in audittrails:
- De gemaakte uitgave of transactie
- De tijdstempels voor wanneer de transactie of onkosten zijn gemaakt
- Een omschrijving van de onkostenpost
- De persoon die de onkosten heeft ingediend
- De goedkeurder van de transactie
- Registratie van alle wijzigingen die zijn aangebracht in de ingediende documenten
Laten we eens kijken naar wat Yokoy doet om geautomatiseerde financiële audittrajecten mogelijk te maken.
Geautomatiseerd onkostenbeheer en geïntegreerde kaarttransacties
In Yokoy worden bonnetjes vastgelegd door een foto te maken met de mobiele app of ze door te sturen naar een specifiek e-mailadres. De verwerking van bonnen is volledig geautomatiseerd, van het lezen en valideren van de gegevens tot het controleren van de uitgaven op het bedrijfsbeleid.
Kaarttransacties worden automatisch gekoppeld aan ingediende bonnen en als alles binnen het beleid valt, worden uitgaven automatisch goedgekeurd op basis van specifieke goedkeuringsstromen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van wie de uitgave heeft geïnitieerd, wie deze heeft beoordeeld en wie deze heeft goedgekeurd.
De AI van het systeem signaleert dubbele bonnen en beleidsovertredingen in realtime en stelt de indiener hiervan op de hoogte, waardoor het aantal fouten wordt verminderd en ervoor wordt gezorgd dat de meeste ingediende uitgaven conform zijn.
Er is heel weinig handmatige tussenkomst, meestal in het geval van randgevallen, dus al met al maakt Yokoy het heel gemakkelijk om zakelijke uitgaven voor auditdoeleinden op schaal bij te houden.
Bovendien verkleint het gebruik van smart corporate cards voor het betalen van alle zakelijke uitgaven het risico op frauduleuze uitgaven en beperkt het het gebruik van kleingeld, wat bijdraagt aan gemakkelijk traceerbare transactiegegevens en een auditbestendig onkostenbeheerproces.
Opslag van bonnen
In Duitsland vereisen de GoBD-principes bijvoorbeeld dat bedrijven boeken, bescheiden en documenten goed beheren en opslaan, en de traceerbaarheid en verifieerbaarheid van alle individuele zakelijke transacties waarborgen. Herkomst en afhandeling van zakelijke transacties moet zonder hiaten te traceren zijn.
Maar niet alle landen hanteren dezelfde regels en voorschriften als het gaat om het bewaren van financiële documenten.
Volgens de Spaanse regelgeving is het bijvoorbeeld niet nodig dat de bedrijven fysieke declaraties moeten verzamelen en bewaren. De overheid staat bedrijven ook toe om onkostenbewijzen digitaal op te slaan, zolang de tool voor onkostenbeheer hieraan voldoet en moet worden gecertificeerd door de Spaanse belastingdienst (AEAT).
Als de onkostenbeheertool niet voldoet en niet is gecertificeerd door AEAT, moeten bedrijven fysieke onkostenbewijzen verzamelen en bewaren voor een geldige vergoeding van zakelijke onkosten.
Yokoy bewaart alle ontvangstbewijzen en archiveert ze als foto’s, in overeenstemming met de vereisten voor het opslaan van elektronische foto’s, gedurende de wettelijke bewaartermijn die van toepassing is in elk land.
Yokoy biedt ook een gedetailleerd overzicht van alle ingediende en goedgekeurde uitgaven, inclusief wie de rapporten heeft geïnitieerd, wie de transacties heeft goedgekeurd en wie de vergoedingen heeft betaald. Alle financiële gegevens zijn met één druk op de knop terug te vinden en te filteren in het systeem met tijdstempels, historie en foto van de bon of factuur.
Automatische updates van btw-tarieven
Btw-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten worden vastgesteld door de overheid van elk land. Van alle verschillende tarieven zijn de onderstaande relevant voor onkostenbeheer:
- Standaard btw-tarieven – voor de meeste goederen en diensten
- Verlaagde btw-tarieven – voor kunstwerken, sportevenementen, levering van levende dieren, planten, maar ook voor accommodatie, vervoer
- Geen btw – voor uitgesloten goederen en diensten
Yokoy haalt automatisch de btw uit facturen en kwitanties, voor zowel binnenlandse als internationale uitgaven. In het systeem worden btw-tarieven automatisch bijgewerkt in alle landen, zodat er geen handmatige tussenkomst nodig is.
Dit zorgt voor naleving van lokale en internationale regelgeving en auditbestendig kostenbeheer met minimale menselijke tussenkomst.
Kilometervergoedingen en dagvergoedingen
Kilometerkosten zijn bedoeld om de kosten van het woon-werkverkeer van een werknemer voor dienstreizen bij gebruik van een privévoertuig te dekken, afgezien van de dagvergoeding (Per Diem). In de meeste landen zijn kilometervergoedingen vaste tarieven voor alle kosten die worden gemaakt voor het gebruik van privéauto’s voor een zakenreis.
Zo moeten bedrijven in Oostenrijk zich houden aan de door de overheid vastgestelde kilometertarieven. Als het bedrijf besluit om meer te betalen dan de overheidstarieven, wordt het verschil in bedrag beschouwd als belastbaar inkomen en moet het als zodanig worden geboekt.
Per Diems zijn vaste vergoedingen die aan werknemers worden betaald voor reiskosten (voor logies, maaltijden en incidentele uitgaven) zonder dat een ontvangstbewijs nodig is. Hoewel deze per land kunnen verschillen, volgen de vergoedingen over het algemeen de door de overheid vastgestelde dagvergoedingen.
Om hetzelfde voorbeeld aan te houden, definieert de regering in Oostenrijk de toegestane limieten voor vergoedingen voor maaltijden en logies die geen fiscale gevolgen hebben. Alle bedragen die deze limieten overschrijden, worden echter beschouwd als belastbaar inkomen en moeten nauwgezet worden gevolgd.
In tal van landen zijn dergelijke tarieven onderworpen aan verschillende collectieve overeenkomsten voor vakbonden. Bovendien kunnen bedrijfsspecifieke afspraken met werknemers deze regels ook beïnvloeden.
Vanwege hun complexe aard is het handmatig uitvoeren van dergelijke berekeningen om de juiste vergoeding of dagvergoeding op basis van de reis te bepalen niet alleen tijdrovend, maar ook zeer foutgevoelig.
Yokoy werkt alle kilometerstanden en dagvergoedingen automatisch bij, in alle landen, en zorgt zo voor conform onkostenbeheer en risicovrije audits.
Zoals u kunt zien, kan AI-technologie dit proces automatiseren, waardoor uw financiële team veel tijd bespaart. Maar dit is niet het enige voordeel als u AI uw compliance en audittrajecten laat verzorgen.
Voordelen van geautomatiseerde audittrails
Het implementeren van geautomatiseerde audittrails in uitgavenbeheer levert tal van voordelen op voor organisaties, waardoor hun financiële activiteiten en inspanningen op het gebied van naleving van regelgeving worden verbeterd.
GEGEVENSBEVEILIGING EN NALEVING
Geautomatiseerde audittrails bieden robuuste gegevensbeveiligingsmaatregelen door middel van toegangscontrole en authenticatiemechanismen. Ze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
Door een uitgebreid overzicht van gebruikersactiviteiten en systeemactiviteiten bij te houden, helpen audittrails organisaties om naleving van wettelijke vereisten aan te tonen.
FRAUDEPREVENTIE
Geautomatiseerde audittrails dienen als verdedigingsmechanisme tegen frauduleuze activiteiten en financiële risico’s. Door elke stap vast te leggen, creëren ze een sequentieel overzicht van ondernomen acties, waardoor het moeilijk wordt om ongeoorloofde wijzigingen onopgemerkt door te voeren. Deze sequentiële documentatie schrikt potentiële fraudeurs af en ondersteunt vroegtijdige detectie en oplossing van problemen.
Blog article
Hoe onkostenfraude te voorkomen met AI-gestuurde compliance en aangepaste workflows
Onkostenfraude is een alomtegenwoordig probleem dat bedrijven van elke omvang en in elke sector blijft plagen. Organisaties verliezen jaarlijks naar schatting 5% van hun inkomsten aan fraude, waarbij onkostenvergoedingsfraude een van de meest voorkomende vormen van fraude is.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
GESTROOMLIJNDE WERKING EN EFFICIËNTIE
Automatisering is een belangrijk kenmerk van audittrails. Door organisaties in staat te stellen het volgen van activiteiten te automatiseren, elimineren auditsporen de noodzaak van handmatige registratie en minimaliseren ze fouten. Deze functionaliteit verbetert de nauwkeurigheid van jaarrekeningen en financiële rapportages, wat snellere en efficiëntere financiële audits mogelijk maakt.
VERBETERDE VERANTWOORDELIJKHEID
Geautomatiseerde audittrajecten bevorderen een cultuur van verantwoording door een duidelijke opeenvolging van gebeurtenissen en ondernomen acties te documenteren. Deze transparantie strekt zich uit tot interne controles, die realtime inzicht bieden in financiële operaties.
Elke actie, zoals het goedkeuren van inkooporders of het volgen van vooraf gedefinieerde workflows, wordt vastgelegd met een tijdstempel. Deze real-time tracking verbetert de transparantie, verantwoording en besluitvormingsprocessen.
RISICOBEHEER
Geautomatiseerde audittrails dragen bij aan een uitgebreidere strategie voor risicobeheer. Door alle financiële transacties en bijbehorende activiteiten te volgen, kunnen organisaties proactief potentiële risico’s en kwetsbaarheden identificeren. Deze vroege detectie stelt hen in staat om risicobeperkende strategieën en waarborgen te implementeren voordat problemen escaleren.
EENVOUDIGER WETTELIJKE RAPPORTAGE
Het voldoen aan wettelijke vereisten omvat vaak het opstellen van uitgebreide rapporten over financiële activiteiten. Met geautomatiseerde audittrails zijn de gegevens die nodig zijn voor wettelijke rapportage direct beschikbaar en georganiseerd. Dit vereenvoudigt het proces van het genereren van nauwkeurige en conforme rapporten, waardoor de administratieve last voor financiële en complianceteams wordt verminderd.
Volgende stappen
Kortom, geautomatiseerde audittrails bieden tal van voordelen voor organisaties, waardoor hun financiële activiteiten en nalevingsinspanningen worden verbeterd.
Door elke stap en ondernomen actie veilig te documenteren, bieden deze routes een sterke verdediging tegen fraude en financiële risico’s. Ze stroomlijnen processen, vergroten de verantwoordelijkheid en dragen bij aan betere besluitvorming.
Met geautomatiseerde audittrails kunt u proactief risico’s beheren, wettelijke rapportage vereenvoudigen en uiteindelijk zorgen voor een efficiënter en transparanter financieel beheerproces.
Als u wilt zien hoe Yokoy u kan helpen om compliant te blijven en uw uitgavenbeheerproces auditbestendig te maken, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.