Hoe u de ideale software voor onkostenbeheer kiest: vereisten en functies
- Last updated: juni 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Software voor onkostenbeheer is een cruciale tool geworden voor bedrijven die hun financiële activiteiten willen stroomlijnen, kosten willen verlagen en meer controle willen krijgen over hun uitgaven.
Maar het kiezen van de juiste onkostenautomatiseringssoftware vereist een genuanceerd begrip van de unieke vereisten van een organisatie, aangezien er geen kant-en-klare oplossing is die past bij de behoeften en zakelijke doelstellingen van alle bedrijven, van middelgrote organisaties tot grote ondernemingen en internationale ondernemingen.
Om echte bedrijfswaarde te genereren, moeten financiële leiders hun specifieke behoeften dus grondig beoordelen bij het selecteren van een softwareoplossing voor onkostenautomatisering.
Dit artikel gaat in op de belangrijkste overwegingen voor bedrijven bij het selecteren van de optimale oplossing voor onkostenverwerking, waarbij wordt benadrukt hoe de juiste software kan zorgen voor meer efficiëntie en kostenbesparingen.
Verschillen tussen de behoeften van middelgrote, grote en internationale ondernemingen
Voordat we ingaan op het onderwerp, is er één cruciaal aspect dat niet mag worden verwaarloosd.
Als best practice moeten organisaties die hun aanwezigheid willen opschalen en uitbreiden naar meerdere markten, op zoek gaan naar een tool voor onkostenautomatisering die deel uitmaakt van een end-to-end oplossing voor uitgavenbeheer.
Waarom? Omdat onkostenverwerking niet in een vacuüm kan gebeuren.
Terwijl in kleine bedrijven een stand-alone boekhoudsoftware voldoende kan zijn, moet in groeiende bedrijven en gevestigde internationale ondernemingen de software voor onkostenbeheer naadloos kunnen worden geïntegreerd met andere systemen zoals inkoop, crediteurenadministratie en reisbeheer om een uitgebreid overzicht te bieden van de bedrijfsuitgaven in heel de organisatie.
Om hun financiële controle te verbeteren en risico’s te beperken, moeten financiële teams in middelgrote tot grote bedrijven en internationale ondernemingen een holistische benadering van uitgavenbeheer volgen en investeren in geïntegreerde oplossingen die de uitgaven, facturen en zakelijke kaartbetalingen samenbrengen.
In onderstaand webinar heb ik het onderwerp uitgebreid behandeld.
Webinar
De CFO-blueprint voor uitgavenbeheer
Leer hoe je een holistisch beeld krijgt van je uitgavenbeheerproces om eenvoudig inefficiënties te identificeren, activiteiten te stroomlijnen om systeem- en gegevenssilo’s te verwijderen en realtime analyses te gebruiken om risico’s te elimineren, kosten te beheersen en vooruit te plannen.
Onkostenbeheersoftware voor middelgrote bedrijven
Voor middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar oplossingen voor onkostenautomatisering, is prijsstelling een belangrijk overwegingspunt in het selectieproces.
De softwarekosten, evenals de implementatie- en trainingskosten, kunnen de balans doen doorslaan in het voordeel van de ene of de andere leverancier. Wat middelgrote bedrijven echter niet over het hoofd mogen zien, is het potentiële rendement op investering (ROI) van de gekozen oplossing.
De juiste software helpt middelgrote bedrijven hun procesefficiëntie te verbeteren door handmatige taken, fouten en dubbele betalingen te elimineren, waardoor ze zowel tijd als geld besparen.
Het is dus veilig om te zeggen dat middelgrote bedrijven een onkostenautomatiseringstool moeten kiezen die hen helpt hun reis- en onkostenbeheerprocessen te stroomlijnen, van bonnenbeheer tot zakelijke reiskosten, en past binnen hun budget zonder concessies te doen aan functies of functionaliteit.
Samenvattend zijn de belangrijkste kenmerken die middelgrote bedrijven zoeken in software voor onkostenbeheer:
- Betaalbaarheid,
- Gebruiksgemak, en
- Schaalbaarheid door integraties
Ik zal elk van deze kenmerken in detail beschrijven in het tweede deel van dit artikel.
Onkostenbeheerplatforms voor grote bedrijven
Grote bedrijven kenmerken zich typisch door een complexe organisatiestructuur, met meerdere afdelingen die vaak onafhankelijk van elkaar opereren. Ze hebben ook een groot aantal werknemers die vaak reizen en veel zakelijke uitgaven genereren.
Vanwege hun omvang en complexiteit hebben grote ondernemingen behoefte aan een robuuste en flexibele softwareoplossing voor onkostenautomatisering die niet alleen het tijdrovende onkostenproces kan automatiseren, maar ook zorgt voor naleving van het bedrijfsbeleid en volledige zichtbaarheid en controle over de uitgaven van werknemers.
Uit mijn ervaring met het werken met grote bedrijven in verschillende sectoren, zijn de belangrijkste overwegingen voor dit segment:
- Automatiseringsmogelijkheden,
- Flexibiliteit door aanpassingsmogelijkheden,
- Schaalbaarheid door integraties, en
- Geavanceerde beveiligingsfuncties
Ik kom hierop terug in het tweede deel van dit artikel.
Door onkosten, facturen en kaartbetalingen samen te brengen in één centraal platform, kan AI-aangedreven software voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, deze doelstellingen ondersteunen, omdat het helpt bij het stimuleren van standaardisatie en het automatiseren van handmatige processen voor operationele efficiëntie, evenals het verbeteren van de zichtbaarheid en controle van uitgaven over de hele wereld. afdelingen en geografieën.
Laten we dus eens kijken naar de belangrijkste kenmerken van oplossingen voor uitgavenbeheer die deze doelen kunnen ondersteunen.
Oplossingen voor onkostenbeheer voor internationale ondernemingen
Ten slotte is een grote internationale onderneming een bedrijf met activiteiten en zakelijke belangen in meerdere landen of regio’s. Deze bedrijven opereren in een complexe en dynamische zakelijke omgeving, met unieke uitdagingen zoals het beheren van verschillende valuta, talen en regelgeving.
Voor wereldwijde ondernemingen kan het beheren van uitgaven een bijzonder grote uitdaging zijn vanwege het enorme aantal transacties, de unieke uitdagingen van wereldwijde belastingnaleving en de complexiteit van hun goedkeuringsworkflows.
Taken zoals het bijhouden van personeelskosten, het beheren van onkostendeclaraties en het tijdig verwerken van werknemersvergoedingen, zijn veel ingewikkelder in een internationale onderneming dan in een middelgroot bedrijf met alleen lokale dochterondernemingen. Ten slotte moeten internationale ondernemingen ervoor zorgen dat ze voldoen aan internationale regelgeving.
Bij het zoeken naar software voor onkostenautomatisering moeten wereldwijde ondernemingen dus prioriteit geven aan oplossingen die hen helpen:
- Processen stroomlijnen door systeem en silo’s te verwijderen,
- Naleving afdwingen van intern en extern beleid, en
- Krijg end-to-end inzicht in hun uitgavenpatronen
Nu we enkele van de verschillen hebben besproken, laten we eens kijken naar de overeenkomsten tussen de beste onkostenbeheerplatforms die er zijn.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Wat de beste softwareoplossingen voor onkostenbeheer gemeen hebben
1. Verlaag de proceskosten door de efficiëntie te verbeteren
Volgens Aberdeen Research besparen bedrijven die hun onkostenbeheerproces automatiseren gemiddeld $ 20 per onkostendeclaratie.
Dit klinkt misschien niet veel, maar het gemiddelde middelgrote bedrijf verwerkt zo’n 300-500 onkostennota’s per maand. Vermenigvuldig dat met 12 en u ziet hoe deze kleine proceskosten oplopen tot $120.000/jaar.
Natuurlijk kan het aantal onkostendeclaraties dat per maand door een organisatie wordt verwerkt sterk variëren, afhankelijk van factoren als branche, bedrijfsmodel en grootte van het bedrijf. Bovendien kan dit aantal aanzienlijk toenemen als het bedrijf actief is in een branche met hoge reis- en entertainmentkosten, zoals advies of verkoop.
In het onderstaande artikel hebben we het onderwerp besparingen door automatisering van uitgavenbeheer behandeld.
Opinie
De ROI van financiële transformatie
Leer hoe je het rendement van een digitaal transformatieproject kunt berekenen, communiceren en maximaliseren.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
2. Zorg voor acceptatie door gebruiksgemak
Een van de meest kritieke factoren voor het succes van een software-implementatie voor onkostenautomatisering is de acceptatie door werknemers.
Software die niet wordt gebruikt, wordt uiteindelijk een slechte investering, dus financiële teams moeten kiezen voor cloudgebaseerde tools die intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, ook op mobiel. Legacy-oplossingen hebben de neiging om het UX-aspect te verwaarlozen, dus het is geen verrassing dat niet-gebruiksvriendelijke tools weinig worden gebruikt.
Waarom is adoptie zo’n belangrijk onderwerp?
Omdat financiële teams vaak de ROI van digitaliserings- of transformatieprojecten moeten bewijzen, en wanneer werknemers ervoor kiezen om een tool te omzeilen in plaats van deze te gebruiken, leidt dit tot onsamenhangende processen en werkwijzen en een gebrek aan naleving van het onkostenbeleid van het bedrijf.
Om deze uitdaging aan te gaan, moet software voor onkostenautomatisering worden ontworpen met het oog op bruikbaarheid, met een intuïtieve gebruikersinterface en gestroomlijnde workflows die het voor niet-technische gebruikers gemakkelijk maken om onkosten in te dienen en bij te houden, goedkeuringen te controleren en bonnen te beheren.
Idealiter zou de oplossing zowel een desktop- als een mobiele app moeten bieden, en het voor bedrijven gemakkelijk moeten maken om virtuele kaarten uit te geven, vooral als zakenreizen vaak voorkomen.
3. Verbeter de naleving door handhaving van het beleid
Bedrijven met geautomatiseerde onkostenbeheersystemen hebben 2,5 keer meer kans om hun reis- en onkostenbeleid volledig na te leven.
Door onkostenautomatiseringssoftware in te stellen om beleid automatisch af te dwingen, kunnen organisaties het risico op beleidsschendingen verkleinen, niet-conforme transacties in realtime identificeren en beter geïnformeerde beslissingen nemen over onkostengoedkeuringen.
De software kan bijvoorbeeld worden geconfigureerd om uitgaven te markeren die vooraf gedefinieerde limieten overschrijden of die niet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid, zoals maaltijden die een bepaald bedrag overschrijden of uitgaven van niet-geautoriseerde leveranciers.
Bovendien kan geautomatiseerde beleidshandhaving bedrijven helpen hun financiële controleomgeving te verbeteren door het risico op fraude, fouten en misbruik te minimaliseren.
Zoals eerder vermeld, hebben grote en internationale ondernemingen software nodig die voldoet aan de lokale belastingregels in elk land waar ze actief zijn. Dit omvat de mogelijkheid om lokale belastingen en valuta’s te verwerken en ondersteuning in de lokale taal te bieden.
We hebben het onderwerp naleving behandeld in het onderstaande artikel.
Mening
Compliance maximaliseren door middel van geautomatiseerde onkostenrapportage
Geautomatiseerde onkostendeclaraties worden steeds populairder als oplossing om financiële teams te helpen hun workflows te stroomlijnen en realtime inzicht te krijgen in de bedrijfskosten. Maar er is nog een gebied waar automatisering enorm kan helpen: compliant blijven.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO, Yokoy
4. Integreer met boekhoud- en ERP-systemen om gegevenssilo's te voorkomen
Integratiemogelijkheden zijn van cruciaal belang bij het selecteren van software voor onkostenautomatisering.
Door het onkostenbeheersysteem te integreren met andere financiële systemen, zoals boekhoud- of ERP-software, kan handmatige gegevensinvoer worden verminderd en fouten in verband met handmatige processen worden geminimaliseerd.
Dit kan resulteren in aanzienlijke tijdsbesparingen en kostenbesparingen, evenals een grotere nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van financiële gegevens. Uiteindelijk kunnen integratiemogelijkheden bedrijven helpen hun processen te stroomlijnen en de algehele efficiëntie van hun financiële activiteiten te verbeteren door gegevens- en systeemsilo’s te verwijderen.
Een korte opmerking hier echter: dankzij integratie kunnen gegevens naadloos tussen systemen worden gedeeld, maar niet alle integraties zijn hetzelfde.
Er zijn tal van legacy-tools die erg moeilijk te verbinden zijn en waarvoor financiële teams aangepaste bestandsindelingen of aanvullende interne oplossingen nodig hebben om gegevens tussen platforms uit te wisselen.
Mijn aanbeveling is voor bedrijven om software te kiezen die solide integraties biedt met de grootste ERP-systemen, evenals open API-mogelijkheden voor gemakkelijke verbinding met andere tools in de financiële tech-stack.
5. Vereenvoudig het onkostendeclaratieproces
Ongeacht de grootte van een bedrijf, de toenemende behoefte aan realtime gegevens en inzichten maakt het voor onkostenbeheeroplossingen verplicht om robuuste rapportage- en analysemogelijkheden te bieden.
Zonder realtime analyse en rapportage zijn financiële teams gedwongen om reactief te werken. En hoewel dit in kleine bedrijven misschien geen groot probleem is, kan het voor middelgrote en grote ondernemingen niet hebben van realtime inzicht in kaarttransacties bijvoorbeeld leiden tot ernstige inbreuken op de naleving van het beleid en tot te hoge uitgaven.
Idealiter zou een oplossing voor onkostenautomatisering bedrijven in staat moeten stellen rapporten en visualisaties te maken die inzicht geven in uitgavenpatronen en aangeven waar ze verbeteringen kunnen aanbrengen.
Om slechts één voorbeeld te geven: bedrijven zouden software voor onkostenverwerking moeten kunnen gebruiken om categorieën te identificeren waar ze te veel uitgeven of werknemers die niet-conforme onkosten declareren.
6. Schaal omhoog of omlaag op basis van zakelijke vereisten
De volgende op de lijst is de behoefte aan software die met hen kan meegroeien naarmate hun bedrijf groeit.
Naarmate ze groter worden, hebben bedrijven mogelijk extra functies nodig, zoals ondersteuning voor meerdere valuta’s, mobiele toegang, aangepaste pre-goedkeuringsworkflows en integratie met andere systemen zoals btw-terugvorderingstools, reisbeheersystemen, inkoopsystemen, enzovoort.
Het is dus belangrijk voor financiële leiders om dit criterium vanaf het begin in gedachten te houden en software te selecteren die flexibel is en in de loop van de tijd aan hun veranderende behoeften kan voldoen. Dit stelt hen in staat hun activiteiten uit te breiden zonder het personeelsbestand uit te breiden en met volledige controle over hun uitgaven.
7. Zorg voor uitgebreide aanpassings- en configuratiemogelijkheden
Een van de belangrijkste behoeften van grote ondernemingen aan software voor onkostenautomatisering is de mogelijkheid om complexe goedkeuringsworkflows te verwerken. Grote ondernemingen hebben vaak meerdere goedkeuringslagen, met verschillende bevoegdheidsniveaus die nodig zijn voor verschillende soorten uitgaven.
Daarom kunnen de beste oplossingen voor onkosten- en uitgavenbeheer complexe workflows aan, waarbij onkostendeclaraties naar de juiste goedkeurders worden geleid op basis van vooraf gedefinieerde regels en beleidsregels.
Bovendien bieden de beste oplossingen op de markt real-time inzicht in het goedkeuringsproces, waardoor financiële leiders de voortgang van elke onkostendeclaratie kunnen volgen en knelpunten of vertragingen kunnen identificeren.
8. Geavanceerde beveiligingsfuncties
In het huidige digitale tijdperk is beveiliging een topprioriteit voor alle soorten organisaties, met name grote ondernemingen die enorme hoeveelheden gevoelige financiële gegevens verwerken.
Een kritieke beveiligingsfunctie die software voor onkostenautomatisering op ondernemingsniveau moet bieden, is meervoudige authenticatie. Deze functie vereist dat gebruikers meerdere bewijsstukken overleggen om hun identiteit te bewijzen voordat ze toegang krijgen tot het systeem, waardoor het moeilijker wordt voor hackers of onbevoegd personeel om toegang te krijgen.
Een andere belangrijke functionaliteit is op rollen gebaseerde toegangscontrole, waarmee beheerders specifieke toegangsmachtigingen voor verschillende gebruikers kunnen definiëren op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
Op deze manier hebben gebruikers alleen toegang tot de gegevens en functionaliteiten die ze nodig hebben om hun werk te doen, en worden gevoelige financiële gegevens uit handen gehouden van degenen die ze niet nodig hebben.
Gegevensversleuteling is ook cruciaal voor het beveiligen van gevoelige financiële gegevens. Over het algemeen is het selecteren van de juiste software voor onkostenautomatisering met geavanceerde beveiligingsfuncties van cruciaal belang voor grote ondernemingen om hun financiële gegevens te beschermen, hun reputatie te beschermen en te voldoen aan wettelijke vereisten.
Volgende stappen
Concluderend: terwijl middelgrote bedrijven misschien prioriteit geven aan betaalbaarheid, gebruiksgemak en integratiemogelijkheden, hebben grote ondernemingen geavanceerde beveiligingsfuncties, aanpassingsmogelijkheden en schaalbaarheid nodig om aan hun unieke behoeften te voldoen.
Uiteindelijk gaat het bij best practices voor het kiezen van de juiste software om het balanceren van functionaliteit, kosten en beveiligingsvereisten, en het prioriteren van een oplossing die aan zowel de huidige als toekomstige behoeften kan voldoen.
Mijn aanbeveling is dat bedrijven een holistische benadering hanteren en op zoek gaan naar een alles-in-één-oplossing die niet alleen voldoet aan hun vereisten voor onkostenbeheer, maar voor uitgavenbeheer als geheel.
Als u wilt zien wat Yokoy anders maakt en hoe het uw financiële team kan ondersteunen, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.