De ROI van financiële transformatie: hoe u uw rendement kunt berekenen, communiceren en maximaliseren
- Last updated: juni 2, 2023
- Finance transformation
Managing Director Austria
In 2021, tijdens de pandemie, voerde McKinsey & Co. een onderzoek uit waaruit bleek dat de CHRO- en CFO-rollen de minst technisch onderlegde leden van uitvoerende teams waren, waarbij 28% van de Chief Financial Officers werd bestempeld als belemmeringen voor technologiegerelateerde discussies, 40% als enablers, en slechts 25% van de CFO’s bestempeld als transformatie-aansturende leiders.
Nu, bijna twee jaar later, laat het 2023 Future of Finance Trends Report van Microsoft zien dat 88% van de financiële leiders vindt dat ze nog steeds in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor transactionele, niet voor strategische functies, en 81% denkt dat het voor hen een hoge prioriteit heeft om veranderingen door te voeren in de organisatie door te investeren in de juiste tools en prioriteit te geven aan de juiste investeringen.
Deze cijfers weerspiegelen een mentaliteitsverandering en bevestigen wat we al wisten: de rol van de Chief Financial Officer evolueert snel en de financiële toekomst vraagt om een ander type CFO; Een die bereid is buiten zijn traditionele rol te stappen en voorvechters van verandering voor zijn bedrijf te worden, waarbij hij totaaloplossingen aanstuurt voor zowel omzetgroei als kostenbesparingen.
Dat brengt ons bij het onderwerp van dit artikel: financiële transformatie en de ROI ervan.
Uiteindelijk moet elk innovatieproject zijn financiële voordelen aantonen om de investering van tijd, moeite en middelen te rechtvaardigen. Financiële transformatie is geen uitzondering, en organisaties moeten het rendement op investering (ROI) van dit initiatief kunnen kwantificeren om de kosten te rechtvaardigen en de impact ervan op het bedrijfsresultaat te laten zien.
Het rendement op investering is zelfs een van de grootste zorgen van CFO’s bij het overwegen van nieuwe investeringen in digitale technologie.
Laten we dus eens kijken hoe CFO’s een solide ROI-case kunnen bouwen voor digitale transformatie in de financiële wereld. Dit zal helpen om draagvlak te krijgen en een succesvolle integratie van nieuwe processen en technologieën te stimuleren.
Kwantificering van de ROI van financiële transformatie
Zonder een duidelijk begrip van de ROI is het voor leidinggevenden moeilijk om prioriteiten te stellen en fondsen toe te wijzen voor financiële transformatieprojecten.
Maar de term ’transformatie’ zegt op zich niet veel: het is te vaag om bruikbaar te zijn en er is geen universeel recept voor, wat betekent dat er geen standaardbenadering is voor het transformeren van de financiële functie. Bovendien wordt ’transformatie’ vaak door elkaar gebruikt met ‘digitalisering’, ondanks dat het een andere betekenis heeft.
Het digitaliseren van de financiële afdeling en daarmee impliciet financiële operaties, betekent van semi-handmatige processen naar digitale processen gaan, taken automatiseren en processen stroomlijnen om efficiëntie te bereiken.
Transformatie betekent daarentegen een heroverweging van de manier waarop het financiële team werkt en het benutten van technologie zoals AI en automatisering, evenals real-time gegevens, om de bedrijfsvoering te optimaliseren, op inzichten gebaseerde zakelijke beslissingen te nemen en de financiële functie af te stemmen op strategische zakelijke doelen.
De digitale transformatie van financiële processen houdt dus meer in dan het gebruik van digitale tools: het verwijst ook naar een verandering in strategie en mentaliteit.
Het verandermanagementgedeelte is vaak het meest uitdagend voor financiële leiders, vooral wanneer niet iedereen in hun teams de noodzaak inziet om naar een andere oplossing over te stappen. Het kost dus niet alleen tijd, het kan ook veel emotioneel ongemak veroorzaken, en zonder adoptie is het moeilijk te rechtvaardigen om een bestaande tool te vervangen door nieuwe software.
Bovendien zijn factoren zoals gebruiksgemak of werknemerstevredenheid moeilijk te kwantificeren, dus zelfs in positieve scenario’s waarin verandering welkom is, kunnen dergelijke factoren buiten beschouwing worden gelaten bij het bouwen van een pleidooi voor een opknapbeurt van de tech stack.
Bij nader inzien is het bewijzen van de ROI van financiële transformatieprojecten vrij eenvoudig, aangezien het neerkomt op twee hoofdaspecten, die beide kwantificeerbaar zijn: tijd en geld.
Survey
State of Spend Management Transformatie
We voeren momenteel een onderzoek uit naar de stand van zaken op het gebied van digitale transformatie in de financiële wereld, met de nadruk op uitgavenbeheerpraktijken. Zou je bereid zijn om je inbreng toe te voegen? Het duurt maar 3 minuten.
De kosten van het niet transformeren van uw financiële functie
Elk transformatieproject brengt alternatieve kosten met zich mee. Daarom begin ik bij het helpen van klanten bij het bouwen van een ROI-case met het beoordelen van de kosten van hun bestaande processen, zowel in termen van tijd als geld.
Vervolgens vergelijk ik deze kosten met de potentiële besparingen die een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Yokoy kan bieden. Dat komt omdat het kwantificeren van de impact van een financiële transformatie vereist dat we het financiële transformatietraject in perspectief bekijken en de huidige toestand vergelijken met de toekomstige.
Dit is wat ik bedoel:
- Een inefficiënt proces kost bedrijven zowel tijd als geld. In een scenario waarin het afstemmen van facturen bijvoorbeeld slechts vijf minuten per factuur kost, kan dit oplopen tot 30 uur handmatig afstemmingswerk per jaar, wat neerkomt op $ 49.500 per jaar. En dit is slechts één stap in de factuurverwerkingsstroom.
- Evenzo kan een combinatie van handmatige en geautomatiseerde stappen bij het verwerken van uitgaven resulteren in kosten van $ 58 per verwerkt rapport, aangezien financiële teams tijd en middelen moeten besteden aan het najagen, scannen, verwerken en opslaan van fysieke bonnen voor latere referentie.
- Bijna een vijfde (19%) van de onkostendeclaraties bevat fouten. Het herstellen van fouten en het identificeren van dubbele en frauduleuze transacties brengt extra tijd en financiële kosten met zich mee, maar het is een must om de risico’s tijdens audits te verkleinen en boetes te voorkomen.
Bovendien kunnen bedrijven geld verliezen als gevolg van niet-opgevraagde btw, met name op buitenlandse goederen en diensten, evenals de kosten van kleingeld en contant geld. Deze kosten kunnen eenvoudig worden geminimaliseerd door slimme bedrijfskaarten te gebruiken.
En dergelijke inefficiënties komen voor in vrijwel alle financiële processen, van financiële rapportage tot planning en prognoses. Nadat alle uitgaven zijn opgeteld, wordt het duidelijk dat het niet bijwerken van uw financiële processen leidt tot meer kosten dan alleen het betalen van werknemerssalarissen.
Het digitaal transformeren van uw financiële organisatie is daarentegen een investering die zich op de lange termijn terugbetaalt en zorgt voor concurrentievermogen in de markt.
Maar hoeveel kunt u besparen?
Praktijkvoorbeeld: financiële transformatie ROI voor een wereldwijde onderneming met 8.000 werknemers
Ik gebruik het voorbeeld van een wereldwijd bedrijf met 8.000 werknemers, met vestigingen in meerdere landen.
Voor elk bedrijf zijn de onderstaande cijfers natuurlijk afhankelijk van de mensen die betrokken zijn bij elke stap van het proces, hun werkelijke salarissen, het aantal zakenreizen binnen het bedrijf, de dagvergoedingen, de bedragen die in het buitenland versus lokaal worden uitgegeven , enzovoort. Maar de aanpak zal hetzelfde zijn.
In totaal maken de werknemers van dit specifieke bedrijf zo’n 15.000 zakenreizen per jaar. Momenteel maakt deze organisatie ongeveer $ 1,9 miljoen aan proceskosten als gevolg van hun inefficiënte werkmethoden, onopgemerkte dubbele betalingen, contante betalingen en niet-teruggevorderde btw.
Ze hebben het potentieel om $ 1,1 miljoen te besparen door hun proceslogica en -stappen te automatiseren, handmatige arbeid, frauduleuze of dubbele betalingen te elimineren en te profiteren van btw-teruggaven en cashback.
Hier volgt een kort overzicht:
- Door middel van AI, machine learning en procesautomatisering kan het bedrijf ongeveer 1,1 miljoen dollar besparen door uitgaven zoals verwerkingskosten voor onkosten of facturen en btw-teruggaven te elimineren.
- Tegelijkertijd, als het bedrijf alle contante transacties vervangt door zakelijke kaarttransacties, kunnen ze $ 29.000 aan cashback ontvangen.
- Dit specifieke bedrijf zou nog steeds proceskosten van ongeveer $ 575.000 hebben na het digitaliseren en automatiseren van de meeste van hun processen, vanwege de aard van hun branche en lokale regelgeving.
De grootste kostenbesparingen worden bereikt door handmatige taken en Excel-spreadsheets te elimineren en regels te implementeren die handmatige fouten elimineren en naleving afdwingen. Dergelijke veranderingen helpen bedrijven bij het optimaliseren en stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen, waardoor maximale efficiëntie wordt gegarandeerd, omdat menselijke tussenkomst en herhaalde herzieningen overbodig worden.
Volgende stappen
Concluderend, het berekenen van de ROI van financiële transformatie is cruciaal voor elke organisatie die de investering van tijd, moeite en middelen in dergelijke initiatieven wil rechtvaardigen.
Hoewel het proces in eerste instantie misschien ontmoedigend lijkt, zijn de voordelen van het bouwen van een digitale financiële functie onmiskenbaar, van verhoogde efficiëntie tot betere besluitvorming en kostenbeheersing. Door een gestructureerde aanpak te volgen, kunt u een solide businesscase ontwikkelen en de potentiële opbrengsten van een succesvolle financiële transformatie effectief aan belanghebbenden communiceren.
Als u uw besparingen wilt schatten en een pleidooi wilt houden voor digitale transformatie in de financiële wereld, kunt u onze ROI-calculator hieronder gebruiken.
ROI-calculator
Bereken uw besparing
Hoeveel kunt u jaarlijks besparen als u Yokoy kiest als uw suite voor uitgavenbeheer? Onze ROI-calculator helpt u het rendement op uw investering te kwantificeren, zodat u een solide pleidooi kunt bouwen voor financiële transformatie.
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.