Maximieren Sie Ihre Rendite durch Finanztransformation: Berechnung, Optimierung und Kommunikation des ROI

Stephan Hebenstreit
Stephan Hebenstreit

Managing Director Austria

Im Jahr 2021, während der Pandemie, führte McKinsey & Co. eine Umfrage durch, aus der hervorging, dass die Personen in CHRO- und CFO-Rollen die am wenigsten technikaffinen MitgliederInnen der Führungsteams sind. 28 % der Chief Financial Officers wurden als Hemmschuh für technologiebezogene Diskussionen bezeichnet, 40 % als BefürworterInnen und nur 25 % der CFOs als transformationsfördernde Führungskräfte.

Jetzt, fast zwei Jahre später, zeigt der 2023 Future of Finance Trends Report von Microsoft, dass 88 % der Führungskräfte im Finanzwesen das Gefühl haben, dass sie immer noch in erster Linie für transaktionale und nicht für strategische Aufgaben zuständig sind. 81 % sind der Meinung, dass es für sie eine hohe Priorität hat, Veränderungen im Unternehmen anzustoßen, indem sie in die richtigen Tools investieren und die richtigen Investitionen priorisieren.

Diese Zahlen spiegeln einen Gesinnungswandel wider und bestätigen, was wir bereits wussten: Die Rolle des Chief Financial Officers entwickelt sich rasant, und die Zukunft des Finanzwesens erfordert eine andere Art von CFO; eine, die bereit ist, aus ihrer traditionellen Rolle herauszutreten und sich für den Wandel in ihrem Unternehmen einzusetzen. Wie? Indem sie Lösungen von großer strategischer Tragweite vorantreibt, die sowohl Umsatzwachstum als auch Kosteneinsparungen ermöglichen.

Das bringt uns zum Thema dieses Artikels: Die Umgestaltung der Finanzen und ihr ROI

Letztlich muss jedes Innovationsprojekt seinen ökonomischen Nutzen nachweisen, um die Investition von Zeit, Aufwand und Ressourcen zu rechtfertigen. Die Transformation des Finanzwesens bildet da keine Ausnahme, und Unternehmen müssen in der Lage sein, die Kapitalrendite (ROI) dieser Initiative zu quantifizieren, um die Ausgaben zu rechtfertigen und die Auswirkungen auf das Endergebnis darzustellen. 

In der Tat gehört die Kapitalrendite zu den Hauptanliegen der CFOs, wenn sie neue Investitionen in digitale Technologien in Betracht ziehen.

Werfen wir also einen Blick darauf, wie CFOs einen soliden ROI-Fall für die Umgestaltung der Finanzen aufbauen können. Dies wird dazu beitragen, Unterstützung zu gewinnen und die erfolgreiche Integration neuer Prozesse und Technologien zu fördern.

Table of Contents

Quantifizierung des ROI der Finanz-transformation

Ohne ein klares Verständnis des ROI ist es für Führungskräfte schwierig, Prioritäten zu setzen und Mittel für Finanztransformationsprojekte bereitzustellen. 

Aber der Begriff „Transformation“ sagt an sich nicht viel aus: Er ist zu vage, um nützlich zu sein, und enthält kein allgemeingültiges Rezept, was bedeutet, dass es keinen Standardansatz für die Umgestaltung der Finanzfunktion gibt. Außerdem wird der Begriff „Transformation“ oft mit „Digitalisierung“ gleichgesetzt, obwohl das nur eine von vielen Zielsetzungen von Transformationsprojekten ist.

Die Digitalisierung der Finanzfunktion bedeutet, dass manuelle Prozesse durch digitale Prozesse ersetzt werden, Aufgaben automatisiert und Prozesse rationalisiert werden, um Effizienz zu erreichen.

Transformation hingegen bedeutet, die Arbeitsweise des Finanzteams zu überdenken und Technologien wie KI und Automatisierung sowie Echtzeitdaten zu nutzen, um Abläufe zu optimieren, erkenntnisgestützte Geschäftsentscheidungen zu treffen und die Finanzfunktion auf strategische Geschäftsziele auszurichten.

Die Umgestaltung der Finanzen umfasst also mehr als die Einführung digitaler Werkzeuge: Es geht auch um eine Änderung der Strategie und der Denkweise.

Der Teil des Change Managements ist oft die größte Herausforderung für Finanzleiter, insbesondere wenn nicht alle in ihren Teams die Notwendigkeit sehen, zu einer anderen Lösung zu wechseln. Es kostet also nicht nur Zeit, sondern kann auch viel Ablehnung hervorrufen. Aber ohne die notwendige Akzeptanz im Team ist es schwer zu rechtfertigen, ein vorhandenes Tool durch neue Software zu ersetzen.

Darüber hinaus sind Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit oder Mitarbeiterzufriedenheit schwer zu quantifizieren, sodass selbst in positiven Szenarien, in denen Änderungen willkommen sind, solche Faktoren möglicherweise außer Acht gelassen werden, wenn Argumente für eine Überarbeitung des Tech-Stacks erstellt werden.

Bei genauerer Betrachtung ist der Nachweis des ROI von Finanztransformationsprojekten jedoch recht einfach, da es auf zwei Hauptaspekte ankommt, die beide quantifizierbar sind: Zeit und Geld.

White paper

Bericht: Stand der Transformation des Ausgabenmanagements [2023]

Dieser Bericht bietet einen Einblick in den aktuellen Stand der Transformation des Ausgabenmanagements sowie in die Trends, Herausforderungen und Chancen, die seine Zukunft prägen werden.

Die Kosten, die entstehen, wenn Sie Ihre Finanzfunktion nicht umgestalten

Jedes Transformationsprojekt ist mit Opportunitätskosten verbunden. Deshalb beginne ich, wenn ich KundInnen bei der Erstellung eines ROI-Case helfe, mit der Bewertung der Kosten ihrer bestehenden Prozesse, sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld.

Dann vergleiche ich diese Kosten mit den potenziellen Einsparungen, die eine Ausgabenmanagementlösung wie Yokoy bieten kann.

Ich meine damit Folgendes:


  • Ein ineffizienter Prozess kostet Unternehmen Zeit und Geld. In einem Szenario, in dem der Rechnungsabgleich nur fünf Minuten pro Rechnung dauert, kann sich dies beispielsweise auf 30 Stunden manueller Abstimmungsarbeit pro Jahr summieren, was Kosten von 49.500 US-Dollar pro Jahr bedeutet. Und dies ist nur ein Schritt im Ablauf der Rechnungsverarbeitung.
  • Ebenso kann eine Kombination aus manuellen und automatisierten Schritten bei der Verarbeitung von Ausgaben zu Kosten von 58 US-Dollar pro verarbeitetem Bericht führen, da Finanzteams Zeit und Ressourcen aufwenden müssen, um physische Belege für spätere Bezugnahme zu suchen, zu scannen, zu verarbeiten und aufzubewahren.
  • Fast ein Fünftel (19 %) der Spesenabrechnungen enthalten Fehler. Das Beheben von Fehlern sowie das Identifizieren doppelter und betrügerischer Transaktionen verursacht zusätzliche Zeit und finanzielle Kosten, ist jedoch ein Muss, um Risiken während der Prüfung zu verringern und Strafen zu vermeiden.
  • Darüber hinaus können Unternehmen durch nicht eingezogene Mehrwertsteuer, insbesondere auf ausländische Waren und Dienstleistungen, sowie durch Ausgaben für die Portokasse und den Kassenbestand Geld verlieren. Diese Kosten können durch den Einsatz intelligenter Firmenkarten leicht minimiert werden.

Wenn man alle Ausgaben zusammenzählt, wird klar, dass die Nichtaktualisierung Ihrer Finanzprozesse mehr Kosten verursacht als nur die Bezahlung der Gehälter. Die digitale Umgestaltung Ihrer Finanzfunktion ist dagegen eine Investition, die sich langfristig auszahlt und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt sichert.

Aber wie viel können Sie sparen?

Praktisches Beispiel: ROI der Finanztransformation für ein globales Unternehmen mit 8.000 MitarbeiterInnen

Ich nehme das Beispiel eines weltweit tätigen Unternehmens mit 8.000 MitarbeiterInnen und Niederlassungen in mehreren Ländern. 

Für jedes Unternehmen hängen die nachstehenden Zahlen natürlich von den an den einzelnen Schritten des Prozesses beteiligten Personen, ihren tatsächlichen Gehältern, dem Umfang der Geschäftsreisen im Unternehmen, den Tagespauschalen, den im Ausland und im Inland ausgegebenen Beträgen usw. ab. Der Ansatz ist jedoch derselbe.

Insgesamt unternehmen die MitarbeiterInnen dieses Unternehmens etwa 15.000 Geschäftsreisen pro Jahr. Derzeit entstehen diesem Unternehmen durch ineffiziente Arbeitsmethoden, unentdeckte Doppelzahlungen, Barzahlungen und nicht geltend gemachte Mehrwertsteuerrückforderungen Kosten in Höhe von etwa 1,9 Millionen Dollar.

Durch die Automatisierung der Prozesslogik und -schritte, die Eliminierung von manueller Arbeit, Spesenanomalnien oder doppelten Zahlungen sowie die Rückforderung von Mehrwertsteuer und Cashback könnte das Unternehmen 1,1 Millionen Dollar einsparen.

Hier ist eine kurze Aufschlüsselung:

 

  • Durch die Einführung der Automatisierung kann das Unternehmen rund 1,1 Mio. USD einsparen, da Ausgaben wie Bearbeitungskosten für Ausgaben oder Rechnungen und Mehrwertsteuerrückforderungen wegfallen.
  • Wenn das Unternehmen alle Bargeldtransaktionen durch Transaktionen mit der Yokoy Pay Firmenkarte ersetzt, kann es gleichzeitig 29.000 Dollar Cashback erhalten.
  • Bei diesem Unternehmen würden sich die Prozesskosten nach der Digitalisierung und Automatisierung der meisten Prozesse aufgrund der Art der Branche und der lokalen Vorschriften immer noch auf etwa 575 000 US-Dollar belaufen

Die größten Kosteneinsparungen lassen sich durch die Abschaffung manueller Aufgaben, die Optimierung von Prozessen und die Einführung von Regeln erzielen, die Fehler, die menschliches Eingreifen und wiederholte Überarbeitungen erfordern, ausschließen.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Berechnung des ROI der Finanztransformation für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, um die Investition von Zeit, Aufwand und Ressourcen in derartige Initiativen zu rechtfertigen. Auch wenn der Prozess zunächst entmutigend erscheinen mag, sind die Vorteile der Finanztransformation unbestreitbar, von der gesteigerten Effizienz bis zur besseren Entscheidungsfindung und Kostenkontrolle.

Durch einen strukturierten Ansatz können Sie einen soliden Business Case entwickeln und den Beteiligten die potenziellen Erträge wirksam vermitteln.

Wenn Sie noch heute damit beginnen möchten, können Sie Ihre Einsparungen abschätzen und mit dem nachstehenden ROI-Rechner eine Argumentation für eine Finanztransformation erstellen.

ROI Rechner

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial

Unser ROI-Rechner hilft Ihnen, Ihre Investitionsrendite zu quantifizieren, damit Sie eine solide Entscheidungsgrundlage schaffen können.

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