Wo wir stehen: Yokoy und GoBD-Compliance

Claudio Berther
Claudio Berther

Legal and Data Protection Officer

Bei Yokoy wissen wir, wie wichtig Compliance für das Finanzmanagement und die Datensicherheit, Datenintegrität und die Datenverfügbarkeit ist. Ein Bereich, zu dem unser Team häufig Anfragen erhält, ist die GoBD-Konformität von Yokoy.

Wir sind stolz darauf, unseren Kunden versichern zu können, dass wir die GoBD-Vorschriften vollständig einhalten, und in diesem Artikel möchten wir die Details zu diesem Aspekt beleuchten.

Indem wir uns mit den Feinheiten von GoBD und seiner Bedeutung für Finanzoperationen befassen, hoffen wir, ein umfassendes Verständnis dafür zu vermitteln, wie Yokoy die höchsten Standards der Datenintegrität und Compliance erfüllt.

Was ist GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei den GoBD um eine Reihe von Regeln und Vorschriften, die Unternehmen in Deutschland bei der Führung ihrer Finanzunterlagen in digitaler Form beachten müssen. Ziel der GoBD ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen genaue und vollständige Aufzeichnungen über ihre Finanztransaktionen führen und diese Aufzeichnungen sicher und organisiert speichern und verwalten.

Diese Grundsätze wurden erstmals im November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und im November 2019 an die technischen Entwicklungen im Bereich Spend Management angepasst. Das überarbeitete Dokument finden Sie hier.

In diesem Beitrag werden einige wichtige Punkte hervorgehoben, wie Yokoy sich an die GoBD-Prinzipien hält und diese vollständig nutzt. Die unten genannten Randziffern weisen auf konkret relevante Randziffern im überarbeiteten GoBD-Dokument hin. Diese finden Sie hier.

Erfassung von Ausgaben per Smartphone

Die elektronische Bilderfassung von in Papierform eingegangenen Handelsbriefen und Buchhaltungsunterlagen ist ausdrücklich erlaubt (siehe GoBD Rz. 130), sofern diese dem Originalbild entsprechen.

Smartphone-Kameras sowie Verfahren der optischen Zeichenerkennung (OCR) werden ausdrücklich akzeptiert, sodass Sie bei der Übermittlung Ihrer Ausgaben über die mobile Yokoy-App GoBD-konform bleiben.

Anerkennung von Aufwendungen im Ausland

§ 146 Abs. 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland erstellt oder empfangen wurden und dort unmittelbar erfasst werden (siehe GoBD Rz. 130).

Das bedeutet, dass Sie mit Yokoy die Erstattung Ihrer Geschäftsreisekosten vereinfachen und GoBD-konform bleiben können. Denken Sie daran, diese noch im Ausland einzureichen!

Vernichtung von Papierdokumenten

Im Anschluss an den Erfassungsprozess darf eine Weiterverarbeitung nur noch mit dem elektronischen Dokument erfolgen (siehe GoBD Rz. 139). Die Papierdokumente müssen aus dem weiteren Bearbeitungsprozess herausgenommen werden, damit auf ihnen keine Bemerkungen, Ergänzungen etc. vermerkt werden können, die nicht im elektronischen Dokument enthalten sind.

Yokoy ermöglicht jedoch einen umfassenden End-to-End-Kostenerstattungsprozess, sodass Sie Ihre Papierbelege nicht mehr benötigen!

Dokumentiertes Verfahren

Die GoBD verlangt, dass das Verfahren dokumentiert wird. Diese Dokumentation ist auf der Yokoy-Website verfügbar. In Abschnitt 8 und 9 wird dargelegt, dass die erforderliche Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Ausgaben gewährleistet ist.

Audit-Funktion

Yokoy führt ein Audit Log über Dokumente und implementiert eine „Auditor“-Benutzerrolle, die eine solide Grundlage sowohl für Ihre internen als auch für die Prüfungen Dritter bildet. Der Zugriff auf die Revisionsfunktion kann bei Bedarf externen Prüfern zur Verfügung gestellt werden.

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