Anforderungen an die Software zur Rechnungsautomatisierung: Unverzichtbare Funktionen für globale Unternehmen

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Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Software zur Rechnungsautomatisierung kann Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess entweder erheblich verbessern oder ernsthaft behindern. Seine Fähigkeiten können die Effizienz, Kontrolle und Transparenz, die Sie in Ihren Finanzgeschäften anstreben, über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den spezifischen Anforderungen, die Finanzexperten in globalen Unternehmen bei der Auswahl von Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berücksichtigen müssen. Die richtige Wahl zu treffen ist von größter Bedeutung, da sie entweder bahnbrechend sein oder ein potenzielles Hindernis auf Ihrem AP-Weg darstellen kann.

Table of Contents

Skalierbarkeit und Integration

Erfordernis

 

Globale Unternehmen verfügen oft über komplexe Finanzökosysteme mit mehreren ERPs, Buchhaltungssystemen und Dokumentenverwaltungsplattformen. Ihre Software zur Rechnungsautomatisierung sollte sich nahtlos in diese Systeme integrieren lassen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf in der Kreditorenbuchhaltung zu gewährleisten.

Zu suchende Funktionen

  • API-Integrationsfunktionen: Stellen Sie sicher, dass die Software robuste API-Integrationsoptionen (Application Programming Interface) bietet. Dies ermöglicht eine einfache Konnektivität mit verschiedenen ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware und Dokumentenverwaltungsplattformen, wodurch Datensilos reduziert, der Datenfluss verbessert und Zeit für Ihr AP-Team frei wird.

     

  • Kompatibilität mit führenden ERPs: Achten Sie auf Kompatibilität mit gängigen ERP-Systemen wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics, da dies einen höheren Grad an Interoperabilität innerhalb Ihrer bestehenden Finanzinfrastruktur gewährleistet.

     

  • Automatisierte Datensynchronisierung: Wählen Sie Software, die eine automatisierte Datensynchronisierung bietet, die Datenaktualisierungen in Echtzeit über alle integrierten Systeme hinweg ermöglicht, manuelle Dateneingaben überflüssig macht und das Risiko von Dateninkonsistenzen verringert. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um eine durchgängige Transparenz Ihrer Geschäftsausgaben über alle Regionen und Einheiten hinweg sicherzustellen.

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DO & CO standardisierte sein globales Ausgabenmanagement mit Yokoy

„Ein einheitlicher Prozess für die gesamte DO & CO Gruppe. Yokoy ermöglicht uns eine optimale Zusammenarbeit über alle Standorte und Einheiten hinweg.“

Michael Kultscher-Burger, Teamlead Accounts Payable & Receivable

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Mehrsprachigkeit und Unterstützung mehrerer Währungen

Erfordernis

 

In einer globalen Geschäftslandschaft können Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen eingehen. Ihre Software muss in der Lage sein, Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen automatisch zu erkennen und zu verarbeiten, um das Risiko von Fehlern und Verzögerungen zu verringern.

Zu suchende Funktionen

  • Spracherkennung: Suchen Sie nach AP-Automatisierungssoftware, die mit fortschrittlichen Spracherkennungsalgorithmen ausgestattet ist, die verschiedene Rechnungsformate erkennen und die Sprache der Rechnung identifizieren können, was eine genaue Extraktion und Verarbeitung von Text unabhängig von der verwendeten Sprache ermöglicht.

 

  • Währungsumrechnung: Suchen Sie nach einem System, das Währungen automatisch zu aktuellen Wechselkursen umrechnen kann und so eine genaue Finanzberichterstattung und die Einhaltung internationaler Rechnungslegungsstandards gewährleistet.

 

  • Sprachübersetzung: Ziehen Sie eine Software in Betracht, die In-App-Übersetzungsfunktionen bietet, die es Benutzern ermöglichen, Rechnungen in ihrer bevorzugten Sprache anzuzeigen, was effiziente Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse für multinationale Teams erleichtert.
  •  

Bevor Sie gehen …

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KI-gestützte Datenextraktion

Erfordernis

 

Moderne Rechnungsautomatisierungssoftware nutzt KI und maschinelles Lernen, um wichtige Daten präzise aus Rechnungen zu extrahieren. Suchen Sie nach Software, die Informationen wie Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten und Steuerdetails mit einem hohen Maß an Genauigkeit extrahieren kann.

Zu suchende Funktionen

  • Maschinelles Lernen und OCR-Technologie: Suchen Sie nach Software, die Algorithmen des maschinellen Lernens verwendet, um die Genauigkeit der Datenextraktion im Laufe der Zeit kontinuierlich zu verbessern, indem sie aus früheren Rechnungsdaten von Lieferanten lernt. Die Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR) sollte das Herzstück der Software sein und die genaue Textextraktion aus gescannten oder digitalen Rechnungen ermöglichen. Dies gewährleistet eine automatisierte Datenerfassung und eliminiert manuelle Arbeit aus der ersten Phase des Kreditorenbuchhaltungsprozesses.

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Andreea Macoveiciuc,

Growth Marketing Manager

  • Einzelpostenerkennung: Stellen Sie sicher, dass die AP-Automatisierungslösung Ihrer Wahl Einzelposten, Mengen, Stückpreise und Gesamtbeträge genau identifizieren und aus Rechnungen extrahieren kann, wodurch manuelle Dateneingaben und potenzielle Fehler reduziert werden. Dafür benötigen Sie mehr als nur OCR. Die Software sollte mit künstlicher Intelligenz ausgestattet sein, die unstrukturierte Daten verstehen und für die weitere Verarbeitung strukturieren kann.
  • Automatisierte E-Rechnungsverarbeitung: Suchen Sie nach einer Software, die nicht nur die Erfassung von Papierrechnungen, sondern auch die Verarbeitung von E-Rechnungen, einschließlich Validierung, Abgleich und Genehmigung, automatisiert und so einen nahtlosen Übergang von herkömmlichen papierbasierten Rechnungen zu digitalen Formaten gewährleistet. Dadurch können Sie Ihren Rechnungsverwaltungsprozess vollständig automatisieren.
  • Steuerberechnung: Suchen Sie nach einer Software, die Steuern auf der Grundlage extrahierter Daten automatisch berechnen kann, um die Einhaltung von Steuervorschriften sicherzustellen und das Risiko von Über- oder Unterzahlungen zu verringern.

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Vishnuram Muthuraman,

Product Marketing Manager

Integration von Bestellungen

Erfordernis

 

Viele Organisationen verwenden Bestellungen, um Ausgaben zu kontrollieren und zu autorisieren. Ihre Rechnungsautomatisierungssoftware sollte sich nahtlos in Ihr Bestellsystem integrieren, um sicherzustellen, dass Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen abgeglichen werden, um Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten. Diese Anforderung ist für globale Unternehmen wichtig, insbesondere wenn Sie eine Mischung aus Nicht-PO- und PO-Rechnungen verarbeiten.

Zu suchende Funktionen

  • Bestellabgleich: Suchen Sie nach einer Software, die Rechnungen anhand wichtiger Datenpunkte wie Rechnungs- und Bestellnummern, Mengen und Preise automatisch mit Bestellungen abgleichen kann. Diese Funktion hilft, Unstimmigkeiten und Fehler im Zahlungsvorgang zu vermeiden.

     

  • Drei-Wege-Abgleich: Erwägen Sie ein Rechnungsautomatisierungstool, das den Drei-Wege-Abgleich unterstützt. Dabei werden Rechnung, Bestellung und Wareneingang verglichen, um sicherzustellen, dass alle Elemente übereinstimmen, bevor die Zahlung verarbeitet wird. Dies verringert das Risiko von Überzahlungen und Betrug.

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Mauro Spadaro, 

Product Manager

Vermeidung von Doppelzahlungen

Erfordernis

 

Die Vermeidung doppelter Zahlungen ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Genauigkeit und Integrität von entscheidender Bedeutung. Ihre Software sollte über Mechanismen verfügen, um doppelte Rechnungen zu erkennen und zu verhindern, dass sie bezahlt werden.

Zu suchende Funktionen

  • Erkennung doppelter Rechnungen: Wählen Sie eine Software, die fortschrittliche Algorithmen verwendet, um doppelte Rechnungen zu erkennen, selbst wenn diese geringfügige Abweichungen aufweisen, wie z. B. unterschiedliche Rechnungsnummern oder -daten.

     

 

  • Warnungen und Benachrichtigungen: Suchen Sie nach einem System, das Warnungen und Benachrichtigungen generieren kann, wenn eine potenzielle doppelte Rechnung erkannt wird, sodass Ihr Finanzteam das Problem vor der Zahlung überprüfen und lösen kann.

Workflow-Automatisierung

Erfordernis

 

Effiziente Workflow-Automatisierung ist für globale Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software Genehmigungsabläufe automatisieren, Rechnungen zur Prüfung weiterleiten und Zahlungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Richtlinien auslösen kann.

Zu suchende Funktionen

  • Regelbasierte Automatisierung: Suchen Sie nach einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung, die sowohl Automatisierung auf Basis künstlicher Intelligenz als auch regelbasierte Automatisierung unterstützt und es Ihnen ermöglicht, Regeln und Richtlinien für die Rechnungsverarbeitung zu definieren und umzusetzen. Sie können beispielsweise Regeln festlegen, um Rechnungen unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts automatisch zu genehmigen und so Transaktionen mit geringem Wert zu optimieren.

 

  • Automatische Weiterleitungs- und Eskalationsfunktionen: Stellen Sie sicher, dass die Software Rechnungen basierend auf vordefinierten Kriterien wie Rechnungsbetrag, Lieferant oder Ausgabenkategorie automatisch zur Prüfung und Rechnungsgenehmigung an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiterleiten kann. Suchen Sie nach Eskalationsmechanismen, die bei Ausnahmen oder Verzögerungen Benachrichtigungen auslösen oder Rechnungen an höhere Behörden weiterleiten, um sicherzustellen, dass kritische Rechnungen umgehend bearbeitet werden.

     

 

  • Anpassbare Workflows und Genehmigungsabläufe: Suchen Sie nach einer Lösung zur Rechnungsautomatisierung, mit der Sie Workflow-Vorlagen erstellen und anpassen können, um sie an die spezifischen Genehmigungsprozesse Ihres Unternehmens anzupassen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass sich die Software nahtlos an Ihre Geschäftsanforderungen anpasst.

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Mauro Spadaro, 

Product Manager

Compliance und Audit-Trails

Erfordernis

 

Compliance ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für globale Unternehmen, die sich mit regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Regionen auseinandersetzen müssen. Wählen Sie eine Software, die umfassende Prüfprotokolle bietet und die Einhaltung von Steuervorschriften und internen Richtlinien gewährleistet.

Zu suchende Funktionen

  • Detaillierte Prüfprotokolle: Entscheiden Sie sich für eine Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung, die detaillierte Prüfprotokolle aller rechnungsbezogenen Aktivitäten führt, einschließlich der Personen, die auf Rechnungen zugegriffen, diese geprüft und genehmigt haben, sowie aller an Rechnungsdaten vorgenommenen Änderungen. Diese Protokolle bieten eine transparente Aufzeichnung für Compliance-Zwecke.

     

  • Versionskontrolle: Stellen Sie sicher, dass die Software eine Versionskontrolle für Rechnungen bietet, sodass Sie Änderungen an Rechnungsdetails im Laufe der Zeit verfolgen können. Diese Funktion ist bei Audits zur Überprüfung der Richtigkeit und Integrität von Finanzdaten von unschätzbarem Wert.

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Lars Mangelsdorf, 

Co-founder and CCO

  • Compliance-Berichte: Suchen Sie nach Berichtsfunktionen, die Compliance-Berichte erstellen und Bereiche hervorheben, in denen die Software die Einhaltung von Steuervorschriften und internen Richtlinien gewährleistet. Diese Berichte erleichtern Compliance-Bewertungen und Audits.

  • Automatisierte Compliance-Prüfungen: Suchen Sie nach einer Software, die automatisch Compliance-Prüfungen für Rechnungen durchführen und dabei etwaige Unstimmigkeiten oder Verstöße gegen Steuervorschriften oder interne Richtlinien melden kann. Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, Compliance-Probleme zu verhindern, bevor sie eskalieren.

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Mobile Erreichbarkeit

Erfordernis

 

Heutzutage sind Finanzprofis oft unterwegs. Ziehen Sie eine Software in Betracht, die mobilen Zugriff bietet und es Benutzern ermöglicht, Rechnungen von überall und jederzeit zu prüfen und zu genehmigen.

Zu suchende Funktionen

  • Plattformübergreifende Kompatibilität: Wählen Sie eine Software, die plattformübergreifende Kompatibilität bietet und sicherstellt, dass sie nahtlos sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten funktioniert und den unterschiedlichen Vorlieben Ihres Finanzteams gerecht wird.

     

 

  • Mobile App: Suchen Sie nach einer speziellen mobilen App, die eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die für Smartphones und Tablets optimiert ist und es Benutzern erleichtert, unterwegs auf Rechnungsdaten zuzugreifen und mit ihnen zu interagieren.

Echtzeitanalysen und -berichte

Erfordernis

 

Echtzeit-Einblicke sind für die Entscheidungsfindung unerlässlich. Suchen Sie nach Software, die robuste Analyse- und Berichtsfunktionen bietet, die es Ihnen ermöglichen, Einblick in die Ausgabenmuster zu gewinnen und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren.

Zu suchende Funktionen

  • Dashboard mit benutzerdefinierten Widgets: Suchen Sie nach Software mit anpassbaren Dashboards mit Widgets, die für Ihr Unternehmen relevante Key Performance Indicators (KPIs) in Echtzeit anzeigen. Dadurch können Sie kritische Kennzahlen auf einen Blick überwachen.

     

 

  • Erweiterte Berichtstools: Entscheiden Sie sich für Software, die erweiterte Berichtstools bietet, einschließlich Ad-hoc-Berichten, Datenvisualisierung und der Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Dadurch können Finanzexperten tief in die Daten eintauchen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

     

 

  • Geplante Berichte: Suchen Sie nach der Möglichkeit, automatisierte Berichte zu planen, um sicherzustellen, dass Sie ohne manuelle Eingriffe zeitnahe Updates zur Finanzleistung erhalten. Diese Funktion optimiert die Berichtsprozesse und spart Zeit.

     

 

  • Budget-Ist-Analyse: Ziehen Sie eine Software in Betracht, die Funktionen zur Budget-Ist-Analyse bietet, die es Ihnen ermöglicht, geplante Budgets mit tatsächlichen Ausgaben in Echtzeit zu vergleichen und so die Kostenkontrolle und Budgetoptimierung zu erleichtern.

Cloudbasierte Zugänglichkeit

Erfordernis

 

In der heutigen digitalen Landschaft ist die cloudbasierte Zugänglichkeit ein wichtiger Aspekt. Cloudbasierte Software bietet den Vorteil von Fernzugriff, Skalierbarkeit und automatischen Updates, ohne dass eine lokale Infrastruktur erforderlich ist.

Zu suchende Funktionen

  • Cloud-Bereitstellungsoptionen: Stellen Sie sicher, dass die Software Cloud-Bereitstellungsoptionen bietet und so Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

 

  •  

    Sicherheitsprotokolle: Stellen Sie sicher, dass die Software robuste Sicherheitsprotokolle einhält, einschließlich Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen, um vertrauliche, in der Cloud gespeicherte Finanzdaten zu schützen.

 

  •  

    Automatische Updates: Wählen Sie eine cloudbasierte Lösung, die automatische Updates bietet, um sicherzustellen, dass Ihre Software ohne manuelle Eingriffe mit den neuesten Funktionen und Sicherheitspatches auf dem neuesten Stand bleibt.

Schön zu haben: Anbieterportal

Erfordernis

 

Ein Lieferantenportal kann die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern. Suchen Sie nach einer Software, die ein Portal bereitstellt, über das Anbieter Rechnungen einreichen, Zahlungsstatus verfolgen und nahtlos mit Ihrem Finanzteam kommunizieren können.

Zu suchende Funktionen

  • Self-Service-Portal: Wählen Sie einen Softwareanbieter, der ein Self-Service-Portal für Lieferanten bietet, über das diese Rechnungen elektronisch einreichen, den Status ihrer Rechnungen überprüfen und auf den Zahlungsverlauf zugreifen können, ohne sich an Ihr Finanzteam wenden zu müssen.

 

 

  • Validierung der Rechnungseinreichung: Stellen Sie sicher, dass das Portal Validierungsprüfungen für Rechnungseinreichungen umfasst, um Lieferanten dabei zu helfen, Ihre Rechnungsanforderungen einzuhalten und Fehler im Rechnungsstellungsprozess zu reduzieren.

 

 

  • Zahlungsverfolgung: Suchen Sie nach einem Portal, das eine Zahlungsverfolgung in Echtzeit bietet. Dadurch können Anbieter überwachen, wann Zahlungen eingeleitet werden, und es sorgt für Transparenz im Zahlungsprozess, was Vertrauen und Zusammenarbeit fördert.

Beste Rechnungsmanagement-Software für globale Unternehmen

Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einem Tool zur Kreditorenbuchhaltung achten müssen, sehen wir uns einige Empfehlungen an, die den Anforderungen globaler Unternehmen entsprechen.

Yokoy

Wie bereits oben gezeigt, ist Yokoy ein Game-Changer, der KI nutzt, um den gesamten Rechnungsverwaltungsablauf zu automatisieren, von der Rechnungserfassung über die Genehmigung, Zahlung und Buchung bis hin zum ERP-System.

 

Die Plattform basiert auf OCR und KI, um Rechnungen in allen Formaten zu lesen und kann mehrere Währungen und Sprachen verarbeiten, was sie ideal für komplexe internationale Setups macht.

Yokoy bietet Funktionalitäten wie:

 

  • Automatisierte Rechnungserfassung
  • Unterstützung für E-Rechnung
  • Automatisierte Rechnungsdatenstrukturierung für ERP-Integration und durchgängige AP-
  • Automatisierung
    Rechnungsverarbeitung durch KI und Automatisierung
  • Automatisierter Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen
  • Benutzerdefinierte Workflows und Vorabgenehmigungsabläufe
  • Automatisierte Betrugs- und Duplikaterkennung
    Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sowie lokaler und internationaler Vorschriften
  • Automatisierte Buchung in ERP-Systeme zur Vereinfachung der Buchhaltung
  • API-Integration mit Beschaffungs- und Buchhaltungssoftware
  • Optimierte Zahlungen für Lieferantenrechnungen

Neben der Rechnungsverwaltung bietet die Ausgabenverwaltungssuite von Yokoy Funktionen zur Ausgabenverwaltung und optimierte Zahlungen über Smart-Corporate-Karten. Die drei Module – Invoice, Expense und Pay – vereinen sich in einer leistungsstarken All-in-One-Suite, die eine echte End-to-End-Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht.

 

Die Plattform bietet flexible API-Integrationen und verfügt über gebrauchsfertige Integrationen für ERP-Systeme wie Oracle Netsuite, SAP, Microsoft Dynamics, Datev, Exact usw.

Yokoy Invoice

Automatisierte Rechnungs-verarbeitung

Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.

Tipalti

Tipalti ist eine Komplettlösung für die Kreditorenbuchhaltung, die alles von der Rechnungserfassung bis hin zu Zahlungen abdeckt. Ziel ist es, Zeit und Ressourcen des Finanzteams zu entlasten und gleichzeitig die Kontrollen zu stärken und die Geschäftstransparenz für eine größere Skalierung zu beschleunigen.

 

Es stellt die Einhaltung von Steuervorschriften und internationalen Zahlungsgesetzen sicher und unterstützt den automatisierten Abgleich und Abgleich sowie einen berührungslosen Rechnungsprozess.

 

Die Plattform ermöglicht großen Unternehmen die Verwaltung globaler Zahlungen und reduziert so die Komplexität. Darüber hinaus bietet es automatisiertes Lieferanten-Onboarding und Kommunikation, um bessere Lieferantenbeziehungen zu fördern.

Medius

Medius verbindet Rechnungserfassung, -verarbeitung und -zahlung, um die Sorgen und Bedenken bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung mit Ruhe und Zuversicht zu ersetzen. Der Schwerpunkt der Software liegt auf Procure-to-Pay, der Optimierung der Ausgaben in allen Bereichen und der Minimierung von Compliance-Risiken.

 

Es bietet eine benutzerfreundliche Rechnungsverwaltung und reduziert manuelle Fehler. Die Plattform wurde für große Unternehmen entwickelt und bietet Zugriff auf Dashboards für datengesteuerte Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung. Darüber hinaus ist es auf Skalierbarkeit ausgelegt und bietet Anpassungsoptionen sowie Unterstützung für komplexe Setups und AP-Workflows.

Coupa

Coupa verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz für das Ausgabenmanagement und kombiniert Kreditorenbuchhaltung, Beschaffung und Ausgaben in einer einheitlichen Plattform. Das Tool nutzt KI für die datengesteuerte Entscheidungsfindung und Steuerung, bietet jedoch nicht die gleichen Fähigkeiten wie Yokoy, wenn es um KI-gestützte Prozessautomatisierung geht. Die Plattform ermöglicht optimierte Prozesse und Echtzeit-Einblick in globale Ausgaben sowie Beschaffungsfunktionen.

Nächste Schritte

Rechnungsautomatisierungssoftware ist eine strategische Investition für globale Unternehmen, die ihre Finanzabläufe optimieren möchten. Durch die Berücksichtigung dieser Schlüsselanforderungen können Finanzexperten eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung treffen.

 

Mit der Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy können mittlere und große globale Unternehmen ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess vollständig automatisieren, um durchgängige Transparenz und Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu erhalten.

 

Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy in der Praxis leisten kann, können Sie unten eine Demo buchen.

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