Mehrwertsteuer aus dem Ausland zurückfordern – Automatisch mit Yokoy
- Last updated: Juni 7, 2023
- Spend management
Co-founder & CMO, Yokoy
In der Finanzwelt ist der Prozess der Mehrwertsteuerrückerstattung traditionell ein labyrinthisches Labyrinth aus Papierkram, Dateneingabe und manueller Überprüfung.
Dadurch entgehen Unternehmen Jahr für Jahr erhebliche Geldbeträge, weil sie auf die Rückerstattung der Mehrwertsteuer verzichten.
Finanzexperten haben sich schon lange mit der Komplexität der Mehrwertsteuervorschriften auseinandergesetzt und unzählige Stunden damit verbracht, die Einhaltung sicherzustellen und jeden anrechenbaren Cent zurückzufordern.
Im Zeitalter des technologischen Fortschritts ist jedoch ein Paradigmenwechsel im Gange. Die alte Art der Mehrwertsteuerrückerstattung, die von mühsamen und fehleranfälligen Prozessen geprägt war, weicht einer neuen Ära, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Dieser transformative Ansatz vereinfacht nicht nur die Mehrwertsteuerrückerstattung, sondern steigert auch die Genauigkeit und Effizienz auf ein beispielloses Niveau.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die traditionellen Methoden zur Mehrwertsteuerrückerstattung und vergleichen sie mit den hochmodernen Lösungen, die von KI-gesteuerten Plattformen wie Yokoy angeboten werden.
Ganz gleich, ob Sie ein Finanzprofi sind, der Inspiration für einen effizienteren Prozess sucht oder eine umfassende Ausbildung zur KI-gestützten Revolution bei der Mehrwertsteuerrückerstattung sucht: Unsere Untersuchung wird Aufschluss darüber geben, wie KI die Landschaft umgestaltet und die Mehrwertsteuerrückerstattung schneller, intelligenter und effizienter macht zugänglicher als je zuvor.
Herkömmliche Mehrwertsteuerrückerstattung: Zeitaufwändige manuelle Prozesse
Die herkömmliche Mehrwertsteuerrückerstattung basierte stark auf der manuellen Dateneingabe und -überprüfung.
Die Finanzteams mussten Rechnungen, Quittungen und andere Finanzdokumente sorgfältig prüfen und relevante umsatzsteuerbezogene Informationen manuell extrahieren. Dieser Prozess war nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch anfällig für menschliche Fehler.
Die schiere Menge an Rechnungen und Quittungen, mit denen Unternehmen umgehen müssen, machte den herkömmlichen Ansatz zur Mehrwertsteuerrückerstattung zu einem zeitaufwändigen Unterfangen. Finanzexperten verbrachten unzählige Stunden damit, den Papierkram zu sichten, was zu Verzögerungen beim Mehrwertsteuerrückerstattungsprozess führte. Darüber hinaus erhöhte der Bedarf an qualifiziertem Personal zur Gewährleistung der Genauigkeit die Ressourcenbelastung.
Im Durchschnitt kann die manuelle Bearbeitung der Mehrwertsteuerrückerstattung mehrere Wochen bis mehrere Monate dauern. Dazu gehört die Zeit, die für das Sammeln und Organisieren von Rechnungen, das Ausfüllen von Rückforderungsformularen und deren Übermittlung an die Steuerbehörden erforderlich ist.
Die Mehrwertsteuervorschriften sind für ihre Komplexität bekannt und umfassen unterschiedliche Sätze und Regeln für verschiedene Waren und Dienstleistungen.
In Österreich beispielsweise erhebt die Regierung Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement sind vier verschiedene Mehrwertsteuersätze relevant:
- Standard-Mehrwertsteuer – 20 % für die meisten Waren und Dienstleistungen
Reduzierte - Mehrwertsteuer – 13 % für Kunstwerke, Sportveranstaltungen, Lieferung lebender Tiere, Pflanzen
Reduzierte - Mehrwertsteuer – 10 % für Unterkunft und Transport
- Keine Mehrwertsteuer – 0 % für Waren und Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer
In Spanien sollten Unternehmen die Mehrwertsteuer digital über SII an die Steuerbehörden melden. Hier sind vier verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Spesenmanagement relevant sind:
- 21 % Standard-Mehrwertsteuersatz für alle Waren und Dienstleistungen
- 10 % Zwischen-Mehrwertsteuersatz
- 4 % ermäßigter Mehrwertsteuersatz
- 0 % Mehrwertsteuersatz
Diese Komplexität führte häufig zu Fehlern bei der Mehrwertsteuerrückerstattung. Berechnungsfehler, verpasste Möglichkeiten zur Mehrwertsteuerrückforderung und Compliance-Probleme waren häufige Fallstricke in der traditionellen Mehrwertsteuerrückforderungslandschaft.
Die Leistungsfähigkeit einer KI-gesteuerten Software zur Mehrwertsteuerrückerstattung
Künstliche Intelligenz (KI) läutet einen bedeutenden Wandel im Finanzbereich ein und revolutioniert die Art und Weise, wie Aufgaben ausgeführt und Effizienz erreicht werden. Die wachsende Rolle von KI im Finanzwesen geht über die bloße Automatisierung hinaus. Es stellt einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise dar, wie Finanzgeschäfte abgewickelt werden.
KI umfasst eine Reihe von Technologien, darunter maschinelles Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache und Datenanalyse, die es Computern ermöglichen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern.
Im Finanzwesen wird KI für Aufgaben wie Risikobewertung, Betrugserkennung und insbesondere die Automatisierung komplexer und sich wiederholender Prozesse eingesetzt.
Mehrwertsteuer aus dem Ausland zurückfordern – Automatisch mit Yokoy
Die wahre Stärke der KI liegt in ihrer Fähigkeit, komplizierte und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Finanzexperten können sich jetzt auf KI-Algorithmen verlassen, um große Datenmengen schnell und genau zu verarbeiten, sodass keine manuelle Dateneingabe und -überprüfung erforderlich ist. Diese Automatisierung beschleunigt Prozesse erheblich und reduziert gleichzeitig das Fehlerrisiko.
Im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuerrückerstattung spielt KI eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung und Beschleunigung des Prozesses.
Hier ist ein detaillierter Blick darauf, wie KI die Mehrwertsteuerrückforderung optimiert:
1. Automatisierte Datenextraktion
KI-gestützte Lösungen zur Mehrwertsteuerrückforderung nutzen fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Daten aus Rechnungen, Quittungen und anderen Finanzdokumenten automatisch zu extrahieren. Dazu gehören wichtige Informationen zur Mehrwertsteuer wie Rechnungsnummern, Daten, Lieferantendetails und Mehrwertsteuerbeträge.
2. Datenüberprüfung und -validierung
Sobald die Daten extrahiert sind, führen Algorithmen der künstlichen Intelligenz Validierungsprüfungen durch, um die Genauigkeit und Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften sicherzustellen. Dazu gehört der Vergleich extrahierter Informationen mit relevanten Mehrwertsteuervorschriften und -schwellenwerten, um etwaige Unstimmigkeiten oder potenzielle Fehler zu erkennen.
3. Kategorisierung und Klassifizierung
KI kann Ausgaben intelligent kategorisieren und anhand vordefinierter Mehrwertsteuercodes klassifizieren. Durch diese automatisierte Kategorisierung wird sichergestellt, dass jede Ausgabe ordnungsgemäß mit dem korrekten Mehrwertsteuersatz gekennzeichnet wird, wodurch das Risiko von Fehlklassifizierungsfehlern verringert wird.
4. Mehrsprachige und multiregionale Fähigkeiten
KI-gestützte Systeme sind in der Lage, Dokumente in mehreren Sprachen zu verarbeiten und die Mehrwertsteuervorschriften verschiedener Regionen einzuhalten. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Unternehmen, die international tätig sind.
5. Kontinuierliches Lernen und Anpassung
KI-Systeme lernen kontinuierlich und passen sich an sich ändernde Mehrwertsteuerregeln und -vorschriften an. Sie können ihre Algorithmen auf der Grundlage neuer Steuergesetze aktualisieren und so sicherstellen, dass die Mehrwertsteuerrückerstattung auch bei sich ändernden Vorschriften korrekt und aktuell bleibt.
6. Integration mit Buchhaltungssoftware
KI-gesteuerte Lösungen zur Mehrwertsteuerrückforderung lassen sich nahtlos in Buchhaltungs- und Finanzsoftware integrieren. Dies bedeutet, dass die umsatzsteuerbezogenen Daten nach der Extraktion und Validierung automatisch in die Finanzunterlagen eingegeben werden können, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
7. Echtzeitberichte und -analysen
KI bietet Echtzeit-Einblicke in umsatzsteuerbezogene Daten und bietet Finanzexperten einen umfassenden Überblick über ihre Umsatzsteuerrückforderungen. Dazu gehört die Verfolgung des Anspruchsfortschritts, die Identifizierung potenzieller Probleme und die Erstellung von Berichten für Compliance- und Finanzanalysen.
8. Betrugserkennung
KI ist in der Lage, Unregelmäßigkeiten oder Anomalien in den Umsatzsteuerdaten zu erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen können. Dies fügt dem Prozess der Mehrwertsteuerrückforderung eine zusätzliche Sicherheitsebene und Compliance-Gewährleistung hinzu.
Durch den Einsatz KI-gesteuerter Software wie Yokoy können Unternehmen die Extraktion von Mehrwertsteuerdaten aus Rechnungen und Quittungen automatisieren. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Präzision, was sie zu einem unschätzbar wertvollen Werkzeug für Finanzexperten macht, die die Vorgänge bei der Mehrwertsteuerrückerstattung rationalisieren möchten.
Darüber hinaus sorgt die Fähigkeit der KI, sich an Daten anzupassen und daraus zu lernen, dafür, dass sie über die sich entwickelnden Mehrwertsteuervorschriften auf dem Laufenden bleibt, was ihre Relevanz in diesem Bereich weiter erhöht.
Sehen wir uns an, wie die KI von Yokoy die Mehrwertsteuerrückerstattung beschleunigt und sie für Finanzexperten zugänglicher, effizienter und fehlerfreier macht.
Yokoys Lösung: Automatisierte Mehrwertsteuerrückforderung in großem Maßstab
Yokoy extrahiert automatisch alle für die Spesenverwaltung relevanten Mehrwertsteuersätze auf den Belegbildern. Unternehmen können bei Bedarf auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen. Yokoy kann auch Mehrwertsteuersätze aus anderen Ländern extrahieren und diese separat im Finanztool buchen/exportieren.
Die KI-gestützte Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy verarbeitet alle Mehrwertsteuersätze, unabhängig vom Land, in dem die Quittung oder Rechnung ausgestellt wurde. Dabei kann die Software auf Methoden der künstlichen Intelligenz zurückgreifen. In einem zweiten Schritt werden die digitalisierten Belege dann mit den geltenden Vorschriften abgeglichen.
Schließlich ist das Buchhaltungsjournal enthalten. Dabei werden alle relevanten Daten, inklusive Belegbildern und den extrahierten Mehrwertsteuersätzen für bestimmte Länder, an das ERP-System weitergeleitet oder automatisch an einen Drittanbieter übermittelt.
Yokoy bietet Standardintegrationen mit externen Anbietern zur Mehrwertsteuerrückforderung wie VAT IT, Cashback, Way2VAT oder Taxback International.
So verpasst ein Unternehmen keine Gelegenheit mehr, die Mehrwertsteuer zurückzufordern. Alle Schritte können automatisiert werden, es wird keine Arbeitsstunde unnötig verschwendet. Nutzen Sie Ihre Ressourcen effizienter und verpassen Sie mit Yokoy keine einzige Mehrwertsteuerrückforderung.
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