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KI in der Rechnungsverarbeitung: Wie Technologie die Kreditorenbuchhaltung verändert

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Oskar Duberg

Finanzleiter sind stets auf der Suche nach innovativen Lösungen, um Abläufe zu optimieren und das Geschäftswachstum zu fördern. Einer der Bereiche, die sich dank der Integration von künstlicher Intelligenz (KI) grundlegend verändern, ist die Kreditorenbuchhaltung. Mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung revolutioniert die KI-gestützte Rechnungsbearbeitung die herkömmlichen Verfahren der Kreditorenbuchhaltung und bietet bahnbrechende Innovationen, die Ihnen viel Zeit und Ressourcen sparen. 

 

In diesem Leitfaden befassen wir uns mit den Möglichkeiten, wie KI das Rechnungsmanagement verändern kann. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Ihr Unternehmen Rechnungen mithilfe von KI intelligenter verwalten kann.

Table of Contents

KI-basierte Rechnungsverarbeitung: Reduzierung von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben

Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung werden wiederkehrende Aufgaben reduziert, sodass Ihr Finanzteam viel Zeit spart. Außerdem wird so das Fehlerpotenzial minimiert, wodurch die Effizienz und Genauigkeit insgesamt erhöht wird. 

 

Hier sind einige Beispiele, wie Sie von der Automatisierung profitieren können:‘

 

Rechnungserfassung

Die KI-gestützte Rechnungserfassung baut auf der bewährten OCR-Technologie (Optical Character Recognition) auf, welche Ihre Papierrechnungen scannen und digitalisieren kann, indem sie dem Dokument Kontext hinzufügt. Das bedeutet, dass sie nicht nur „liest“, was auf einer Rechnung steht, sondern auch versteht, was jeder Datenpunkt bedeutet, dank ihres tiefen Verständnisses des Rechnungsformats. Sie kann außerdem fehlende oder ungenaue Informationen ausfüllen oder korrigieren. 

 

Dies ermöglicht eine schnellere Datenerfassung sowie eine höhere Konsistenz und Genauigkeit bei der Erfassung von Rechnungen, selbst wenn diese in verschiedenen Formaten eingehen.

 

Datenextraktion

Mit Hilfe von KI-Tools können Daten aus Rechnungen, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendaten, direkt in das Buchhaltungssystem übertragen und strukturiert werden. Durch die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) können sogar relevante Informationen aus unstrukturierten Daten in Rechnungen extrahiert und verstanden werden.

 

Datenvalidierung

KI kann extrahierte Daten mit vorhandenen Datensätzen und Datenbanken abgleichen, um die Korrektheit und Konsistenz der Datenüberprüfung in Echtzeit zu gewährleisten. Auf diese Weise können KI-Algorithmen Anomalien oder Unstimmigkeiten in Rechnungsdaten, wie z. B. falsche Summen oder nicht übereinstimmende Lieferanteninformationen, identifizieren. Darüber hinaus kann die Überprüfung einen Abgleich mit Ihrer Lieferantendatenbank umfassen, um die Rechtmäßigkeit eines Lieferanten zu überprüfen, sowie Prüfungen anhand von Beobachtungslisten und gesperrten Lieferanten beinhalten. 

 

Reduzierung menschlicher Fehler

Maschinelles Lernen reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler und Betrugsfälle, die bei der manuellen Dateneingabe und -prüfung auftreten können, erheblich. Durch die Möglichkeit, sich auf präzise erfasste Daten zu verlassen, können Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren und sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Durch die Automatisierung von sich wiederholenden und fehleranfälligen Prozessen mithilfe von maschinellem Lernen kann Ihr Team mehr Zeit für strategische Aktivitäten aufwenden, wie die Analyse von Ausgabemustern und die Optimierung von Lieferantenbeziehungen. 

 

Außerdem wird durch die verbesserte Genauigkeit und Konsistenz, die durch maschinelles Lernen erreicht wird, der Bedarf an Nacharbeit und Korrekturen minimiert. Durch diese Zuverlässigkeit wird auch das Vertrauen in Ihre Finanzdaten gestärkt, was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht und einen proaktiven Ansatz bei der Einhaltung von Vorschriften und beim Risikomanagement fördert.

 

Individuelle Genehmigungsabläufe

KI kann auf der Grundlage der Richtlinien Ihres Unternehmens maßgeschneiderte Genehmigungsabläufe erstellen und sicherstellen, dass Rechnungen an die richtigen Personen zur Freigabe weitergeleitet werden. Während die Automatisierungstechnologie der Vergangenheit durch die Verwendung einiger weniger vorgefertigter Vorlagen eingeschränkt war, kann künstliche Intelligenz die Abläufe dynamisch an Veränderungen in der Umgebung anpassen, ohne dass eine Vorlage erforderlich ist. 

 

Wenn beispielsweise eine Rechnung von einem Lieferanten stammt, der auf der Beobachtungsliste des Unternehmens steht, würde die KI die Rechnung auf einem anderen Weg weiterleiten als eine validierte Rechnung von einem Dienstleistungsunternehmen, die möglicherweise automatisch freigegeben wird, einfach weil die KI den üblichen Weg solcher Rechnungen durch das Unternehmen kennt.

 

Intelligente Codierung

KI kann Rechnungen auf der Grundlage historischer Daten und vordefinierter Regeln automatisch Hauptbuchcodes zuweisen. Dieser automatisierte Prozess spart Zeit und verbessert die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Finanzunterlagen. Durch maschinelles Lernen können außerdem die richtigen Kostenkategorien für Rechnungen vorhergesagt werden, indem aus den bisherigen Codierungen Ihrer Mitarbeiter gelernt wird. So wird die Codierungsgenauigkeit verbessert und sichergestellt, dass die Kosten für die weitere Berichterstattung und Analyse richtig kategorisiert werden.

 

Einhaltung von Vorschriften und Risikominimierung durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann für jedes Unternehmen individuell angepasst werden, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu minimieren. Durch die Implementierung fortschrittlicher Technologien kann Ihr Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, die Wahrscheinlichkeit von Betrug verringern und die finanzielle Integrität insgesamt verbessern.

 

Betrugserkennung

KI-Systeme können Transaktionen in Echtzeit überwachen und verdächtige Aktivitäten und potenziellen Betrug erkennen. Durch diese kontinuierliche Überwachung können betrügerische Transaktionen sofort verhindert werden. Modelle für maschinelles Lernen können historische Daten analysieren, um Muster zu erkennen und Anomalien zu entdecken, wie ungewöhnliche Transaktionsbeträge oder -häufigkeiten, die auf betrügerisches Verhalten hinweisen könnten.

 

Automatische Systeme können Lieferanteninformationen mit weltweiten Beobachtungslisten und Sanktionsdatenbanken abgleichen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Zusammenarbeit mit gesperrten oder risikobehafteten Unternehmen zu vermeiden. Darüber hinaus kann KI das Verhalten von Lieferanten über einen längeren Zeitraum verfolgen, um Veränderungen zu erkennen, die auf potenziellen Betrug hindeuten könnten, wie z. B. plötzliche Erhöhungen der Rechnungsbeträge oder Änderungen der Bankkontodaten.

 

Erkennen von Unstimmigkeiten

Mithilfe von KI-Algorithmen können Rechnungsdaten automatisch validiert werden, indem sie mit Bestellungen, Verträgen und Lieferscheinen abgeglichen werden. So wird sichergestellt, dass die Rechnungsdaten korrekt und konsistent sind. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten wie falsche Beträge, falsche Lieferantendaten oder doppelte Rechnungen erkannt werden, was eine umgehende Lösung ermöglicht, bevor Zahlungen getätigt werden.

 

Werden Unstimmigkeiten festgestellt, können automatisierte Systeme Warnmeldungen generieren und diese an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten, damit die Probleme umgehend gelöst werden können. Werden die Unstimmigkeiten nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums behoben, kann das System das Anliegen automatisch an die nächsthöhere Führungsebene weiterleiten, sodass Verantwortlichkeiten geklärt werden und schnell gehandelt werden kann.  

 

Individuelle Arbeitsabläufe

Die Automatisierung der AP-Prozesse ermöglicht die Einrichtung maßgeschneiderter Genehmigungsprozesse, die auf die spezifischen Richtlinien und behördlichen Auflagen abgestimmt sind. Durch diese Workflows wird sichergestellt, dass eingehende Rechnungen von den richtigen Mitarbeitern geprüft und freigegeben werden. Die automatisierten Systeme können rollenbasierte Zugriffskontrollen umsetzen, sodass nur autorisierte Personen Rechnungen freigeben können. Dadurch wird das Risiko nicht autorisierter Zahlungen reduziert.

 

Zwei-Wege-Abgleich

Beim automatischen Zwei-Wege-Abgleich wird die Rechnung mit der Bestellung verglichen, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdetails, wie z. B. Menge und Preis, mit den Bestellbedingungen übereinstimmen. Werden Abweichungen festgestellt, kann das System diese zur Überprüfung und Behebung markieren, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.

 

Drei-Wege-Abgleich

Der Drei-Wege-Abgleich umfasst den Vergleich von Rechnung und Bestellung sowie den entsprechenden Lieferschein, um sicherzustellen, dass alle drei Dokumente in Bezug auf wichtige Details wie Menge, Preis und Bedingungen übereinstimmen. Durch diese umfassende Prüfung wird verhindert, dass betrügerische Rechnungen bearbeitet werden, wenn nicht bestätigt werden kann, dass die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden.

 

Bessere Entscheidungen durch bessere Daten, Analysen und Kenntnisse

Effiziente und zuverlässige Datenerfassung und Echtzeit-Dateneinblicke unterstützen Ihr Unternehmen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. Außerdem spart die Automatisierung sich wiederholender und manueller Aufgaben Zeit, die für strategische Aktivitäten genutzt werden kann. Mit KI und maschinellem Lernen können AP-Teams umfassende Analysen nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Finanzprozesse zu optimieren.

 

Nutzen Sie Skonti bei frühzeitigen Zahlungen

Sparen Sie, wann immer Sie können: Mit Hilfe von KI können Sie Skonti für vorzeitige Zahlungen ermitteln, indem Sie die Zahlungsbedingungen analysieren und Rechnungen, die dafür infrage kommen, priorisieren. Die KI kann auch die Liquidität vorhersagen, um sicherzustellen, dass Skonti genutzt werden können, ohne die finanzielle Stabilität zu gefährden.

 

Erkennen Sie das Risiko von Doppelzahlungen oder Zahlungsverspätungen  

Vermeiden Sie unnötige Kosten: Maschinelle Lernmodelle können potenzielle Doppelzahlungen erkennen, indem sie Muster in historischen Daten identifizieren. Automatische Erinnerungen und die Überwachung von Fälligkeitsterminen tragen dazu bei, verspätete Zahlungen und damit verbundene Gebühren zu vermeiden.

 

Datenerfassung

KI-gestützte OCR-Technologie erfasst Daten präzise aus verschiedenen Rechnungsformaten und reduziert so die manuelle Dateneingabe. Die automatische Validierung stellt die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Daten sicher, wodurch Fehler minimiert werden.

 

Echtzeitdaten

Bleiben Sie auf dem Laufenden: KI-gestützte Analysen liefern Echtzeitberichte zu wichtigen Finanzkennzahlen und ermöglichen so eine kontinuierliche Überwachung und proaktive Entscheidungsfindung. Individuell anpassbare Dashboards zeigen aktuelle KPIs an und bieten so einen klaren Überblick über die finanzielle Situation und den Beschaffungsbedarf.

 

Strategische Aufgabenverteilung

Durch die Automatisierung werden manuelle Aufgaben reduziert, sodass sich die Kreditorenbuchhaltung auf höherwertige Tätigkeiten wie Finanzplanung und Lieferantenmanagement konzentrieren kann. Genaue und zeitnahe Daten ermöglichen datengestützte Entscheidungen und eine kontinuierliche Prozessverbesserung.

Blogartikel

6 Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung und wie man sie meistert

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Gemeinkosten. CFOs widmen dem Rechnungsmanagementprozess möglicherweise zu wenig Aufmerksamkeit, da sie annehmen, er laufe von selbst. Tatsächlich ist es jedoch oftmals der Fall, dass Ihnen ein umfassender Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung und über die Gesamtkosten, die Ihr Unternehmen für den Rechnungsprozess aufbringt, fehlt.

Lars Mangelsdorf, 

Co-founder und CCO

KI für Rechnungen: So transformiert Yokoy die Kreditorenbuchhaltung

Yokoys KI transformiert die Kreditorenbuchhaltung, indem sie das Rechnungsmanagement zentralisiert, die Verarbeitungsgeschwindigkeit und -effizienz erhöht, die Genauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften sowie Lieferantenbeziehungen verbessert, den Cashflow optimiert und die Audit-Prozesse vereinfacht. Diese Ergebnisse führen zu einer reibungslosen, zuverlässigen und effizienten Kreditorenbuchhaltung, was letztendlich zu einem besseren Finanzmanagement und einem strategischen Unternehmenswachstum beiträgt.

 

Zentralisieren Sie Ihre Rechnungen

Die Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung von Yokoy konsolidiert alle Rechnungen auf einer einzigen Plattform und reduziert so die Notwendigkeit mehrerer Tools. Die Einrichtung für mehrere Rechtsträger vereinfacht die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung in unterschiedlichen Geschäftsbereichen.

 

Verwalten Sie mehrere Rechnungsformate

Mit Yokoy können Sie verschiedene Rechnungsformate problemlos verarbeiten. Erfassen Sie Papierrechnungen, verarbeiten Sie PDFs automatisch und nutzen Sie die Integration mit E-Invoicing-Plattformen, um elektronische Rechnungen direkt zu empfangen.

 

Automatisieren Sie die Rechnungsbearbeitung

Eliminieren Sie manuelle Prozesse mit KI-gestützter Automatisierung. Yokoy hilft bei der Extraktion von Kopf- und Positionsdaten aus eingehenden Rechnungen und wandelt unstrukturierte Daten in strukturierte Formate um, die eine nahtlose Verarbeitung ermöglichen.

 

Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen

Steigern Sie die Effizienz mit KI-basierter Rechnungsbearbeitung und intelligenter Codierung. Yokoy automatisiert den Zwei- und Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und das Betrugsrisiko für Ihr Unternehmen zu senken.

 

Höhere Genauigkeit durch intelligente Codierung

Die KI-Technologie von Yokoy verbessert die Genauigkeit der Codierung, indem sie aktuelle Stammdaten aus Ihrem ERP-System verwendet. Sie lernt aus jeder verarbeiteten Rechnung und verarbeitet neue Lieferantenrechnungen mit zunehmender Präzision.

 

Unberechtigte Zahlungen vermeiden

Erhöhen Sie die Transparenz bei der Rechnungsfreigabe, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Lieferantenrechnungen bezahlt werden. So vermeiden Sie doppelte und fehlerhafte Zahlungen, die in Ihrem Unternehmen finanzielle Schäden verursachen können.

 

Weniger Genehmigungsschritte durch Vorabgenehmigungen

Automatisieren Sie die Weiterleitung von Genehmigungen, um Zahlungen an Lieferanten zu beschleunigen. Yokoy identifiziert erforderliche Genehmigungen und leitet Rechnungen dynamisch an den entsprechenden Verantwortlichen, Abteilungsleiter oder Lieferanten weiter.

 

Umsetzung der Richtlinien mit benutzerdefinierten Workflows

Richten Sie maßgeschneiderte Workflows und Freigabeprozesse ein, um Rechnungen automatisch an die richtigen Genehmigenden oder Teams für die Rechnungsprüfung weiterzuleiten und so die Einhaltung von Richtlinien in allen Unternehmensteilen weltweit sicherzustellen.

 

Zahlungsverzögerungen verhindern

Mit benutzerdefinierten Workflows werden wiederkehrende Rechnungen automatisch genehmigt, wodurch Mahngebühren vermieden und gute Lieferantenbeziehungen aufrechterhalten werden. Synchronisieren Sie die Rechnungszahlungen mit Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP, um eine genaue Buchführung zu gewährleisten.

 

Schnellere Buchführung

Optimieren Sie Ihren monatlichen Abschlussprozess, indem Sie die Rechnungsbearbeitung und -validierung automatisieren. Yokoy unterstützt Sie bei der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und synchronisiert die Ausgabendaten in Echtzeit über API-Integrationen.

 

Revisionssicherheit und vereinfachte Berichterstellung

Yokoy vereinfacht die Rechnungsnachverfolgung und gewährleistet einen revisionssicheren Prozess mit automatisierten Prüfprotokollen. Sie und Ihr Team können auf alle Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen an einem Ort zugreifen, um die Finanzberichterstattung zu vereinfachen.

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

Worum geht es bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie, wie die KI-gestützte Rechnungsautomatisierung funktioniert und wie sie Ihnen dabei helfen kann, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und Ihre Sicht auf den Cashflow zu verbessern.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Nächste Schritte

Möchten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung von Grund auf neu gestalten? Nutzen Sie die Chance und stellen Sie mit uns auf KI-Automatisierung um. Verabschieden Sie sich von manuellen Prozessen und steigen Sie auf effizientere Abläufe um. Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit von KI mit Yokoy, indem Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungs-Workflow umgestalten und neue Ebenen der Produktivität und Genauigkeit erschließen.

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