Kennzahlen für die Kreditorenbuchhaltung: Ein CFO-Leitfaden zur Optimierung mit KPIs
- Last updated: April 15, 2024
- Invoice management
Co-founder & CFO, Yokoy
CFOs stehen permanent vor der Herausforderung, die Prozesse ihrer Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable – AP) zu optimieren. Denn die Agilität und Präzision in den AP-Prozessen beeinflusst maßgeblich den Erfolg eines Unternehmens. Die Gründe dafür? Jedes Unternehmen arbeitet innerhalb bestimmter Kapazitätsgrenzen, die durch die verfügbaren Ressourcen und den Faktor Zeit bestimmt werden und somit das maximal mögliche Leistungsniveau definieren. Um diese Kapazität zu erhöhen, können Sie auf Lösungen und Verbesserungen setzen, welche die Effizienz und Produktivität steigern.
Die Herausforderung bei der Modernisierung von Accounts Payable-Prozessen
Die Automatisierung verspricht, unsere Arbeitsweise zu revolutionieren und in kürzerer Zeit mit weniger Ressourcen zu besseren Ergebnissen zu gelangen. Trotz erheblicher Investitionen in die Technologien und aller Bemühungen um eine erfolgreiche Transformation hat Celonis im State of Business Execution Benchmarks Report 2021 festgestellt, dass viele Unternehmen ihre volle operative Kapazität nicht erreichen. Für die Kreditorenbuchhaltung stellen sich dabei insbesondere folgende drei Herausforderungen:
- Ausgleich zwischen dem Betriebskapital und den Lieferantenbeziehungen
- Umgang mit steigenden Lieferantenanforderungen
- Reduzierung der Kosten ohne Auswirkungen auf andere wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
Ein interessantes Ergebnis des Berichts besagt, dass ein erheblicher Prozentsatz der Teams aktuell noch Rechnungen auf der Grundlage konventioneller Methoden priorisiert, statt deren Auswirkungen auf die KPIs zu berücksichtigen. Dies wirft eine zentrale Frage auf: Wie lassen sich die KPIs für die Kreditorenbuchhaltung optimieren, ohne bisherige Erfolge zunichte zu machen?
Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollten CFOs einen strategischen Ansatz zur Optimierung der Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen und sich auf KPIs konzentrieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Durch die Nutzung von Benchmark-Erkenntnissen und die Einführung innovativer Lösungen lassen sich zahlreiche AP-Prozesse vereinheitlichen – was wiederum zu mehr Effizienz und nachhaltigen Wachstumschancen führt.
In diesem Leitfaden untersuchen wir effektive Strategien zur Priorisierung von KPIs für die Kreditorenbuchhaltung, zur Bewältigung häufiger Herausforderungen und zur Implementierung von Lösungen, die zu Optimierungen der Leistung führen. In Verbindung mit den KI-Lösungen von Yokoy ermöglichen es die Erkenntnisse, zu Optimierungen in der Kreditorenbuchhaltung zu gelangen und neue Maßstäbe im Finanzmanagement zu setzen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das volle Potenzial ausschöpfen können.
KPIs für die Kreditorenbuchhaltung: Entscheidende Kennzahlen für die Kreditorenbuchhaltung
Als CFO wissen Sie genau, was die entscheidenden KPIs zur Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung sind. Der AP Performance Benchmark Report 2023, erstellt von der Institution of Financial Operations and Leadership (IFOL), bietet wichtige Erkenntnisse zur Steuerung strategischer Verbesserungen:
Automatisierung für die Kreditorenbuchhaltung: Wichtige Erkenntnisse zur Maximierung der Effizienz
Schauen wir uns genauer an, welche Vorteile und Verbesserungen uns Effizienz-KPIs bieten können:
Rechnungen pro Vollzeitäquivalent (FTE): Die Bewertung der Anzahl der von jedem FTE bearbeiteten Rechnungen stellt einen direkten Indikator für die betriebliche Effizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses dar. Ein höherer Automatisierungsgrad korreliert tendenziell mit einer höheren Produktivität, wobei Top-Tier-Umgebungen jährlich bis zu 23.000 Rechnungen pro FTE verwalten, im krassen Gegensatz zu niedrigeren Zahlen (1.350 Rechnungen pro Jahr), die bei überwiegend manuellen Set-ups beobachtet werden.
Die Lösung: Die selbstlernende KI von Yokoy schlägt Kostenobjekte, Kategorien und Tags für jede Position vor, optimiert die Rechnungsverarbeitung und ermöglicht es jedem FTE, ein höheres Rechnungsvolumen zu verwalten. Diese Automatisierung steigert die Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Pünktliche Bezahlung: Untersuchungen zeigen, dass etwa 29 Prozent der Befragten mit erheblicher Automatisierung außergewöhnliche Pünktlichkeitsraten für Rechnungen ohne Bestellauftrag erzielen und eine Genauigkeit von mindestens 96 Prozent erreichen. Im Gegensatz dazu erzielen nur 13 Prozent derjenigen mit moderater Automatisierung ähnliche Ergebnisse.
Die Lösung: Yokoy ermöglicht die Anpassung von Genehmigungsprozessen und stellt die Rechnungsfreigabe durch automatisierte Arbeitsabläufe sowie Transparenz über Weiterleitung und Status sicher. Rechnungen werden anhand der Unternehmensrichtlinien überprüft und umgehend genehmigt. Diese Funktion hilft dabei, die Kontrolle über den Rechnungszahlungsprozess zu behalten und Verzögerungen zu minimieren.
Kosten pro Rechnung: Die Erfassung der mit der Bearbeitung einzelner Rechnungen verbundenen Kosten ist für die Identifizierung betrieblicher Ineffizienzen und potenzieller Kosteneinsparungen von größter Bedeutung. Die Kosten variieren je nach Automatisierungsgrad erheblich. Bei stark automatisierten Prozessen können Kosten von nur 3,15 Euro pro Rechnung anfallen, während in weniger automatisierten Umgebungen Kosten von mehr als 7,31 Euro pro Rechnung entstehen können.
Die Lösung: Yokoys Verwendung von KI und maschinellem Lernen reichert Daten an und automatisiert die Verarbeitung und den Abgleich. Dabei lernt das System im Laufe der Zeit kontinuierlich dazu und verringert die Risiken im Vergleich zu manuellen Aktivitäten, die häufig fehleranfällig sind. Dies geschieht dank der Verbesserung der Workflow-Automatisierung und der automatischen Anreicherung und Validierung von Daten. Das Ergebnis ist eine effizientere Rechnungsverarbeitung, wodurch die Betriebskosten gesenkt und die Leistungsfähigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung gesteigert werden können.
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Wichtige Erkenntnisse zur Maximierung der Effektivität
Zusätzlich zu den KPIs für Effizienz sollten Sie auch die entscheidenden Schlüsselfaktoren prüfen, um die Effektivität Ihres Unternehmens zu maximieren:
PO First Pass Match Rate:
Die PO First Pass Match Rate misst den Prozentsatz der Rechnungen, die beim ersten Versuch korrekt mit Bestellungen abgeglichen wurden. Höhere Raten weisen auf einen optimierten und fehlerminimierten Prozess hin. Branchen-Benchmarks zeigen, dass Top-Performer Übereinstimmungsraten von über 90 Prozent erreichen, während leistungsschwächere Unternehmen möglicherweise nur etwa 70 Prozent erzielen.
Die Lösung: Yokoy bietet einen 2- oder 3-Wege-Abgleichsprozess für Bestellungen (PO) und Wareneingänge (GR) mit automatisch erkannten Anomalien. Dadurch wird eine hohe First Pass Match Rate gewährleistet und die Genauigkeit und Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung erhöht.
Anteil der Rechnungen mit Bestellnummer mit einer Abweichung:
Der Anteil der Rechnungen mit Bestellnummer mit einer Abweichung ist ebenfalls ein zentraler Wert. Geringe Abweichungen weisen auf einen effektiven Prozess hin und minimieren den Bedarf an zusätzlicher Arbeit. Die Zahl von Nichtübereinstimmungen kann je nach Automatisierungsgrad und Organisationsstruktur erheblich variieren. Ein höherer Automatisierungsgrad führt aufgrund der verbesserten Verarbeitungsgenauigkeit in der Regel zu weniger Abweichungen.
Die Lösung: Yokoy minimiert den Bedarf an Korrekturen in den Transaktionen der Kreditorenbuchhaltung durch genaue Datenerfassung, -verarbeitung und den Abgleich mit Lieferantenstammdaten aus ERP-Systemen. Dadurch werden die Abläufe an den Best Practices der Branche ausgerichtet und Abweichungen minimiert, was zu weniger Korrekturen und einer verbesserten Effizienz führt.
Anteil von Doppelzahlungen:
Dieser Wert gibt den Prozentsatz der Transaktionen an, die aufgrund von doppelten Zahlungen angepasst werden müssen. Erfolgreiche Organisationen streben danach, die Doppelzahlungen unter 1 Prozent zu halten. Doch selbst ein Vorkommen von Doppelzahlungen in Höhe von 0,5 Prozent kann, bei Skalierung auf das in Kreditorenbuchhaltungen übliche höhere Ausgabenvolumen, zu erheblichen finanziellen Auswirkungen im sechsstelligen Bereich führen.
Yokoys Lösung: Über die Kennzeichnung von Fehlern und Warnungen hinaus ist die KI von Yokoy in der Lage, doppelte Zahlungen in der gesamten Kreditorenbuchhaltung zu erkennen und zu verhindern. Diese Funktion stellt die finanzielle Integrität sicher und minimiert Fehler auf nahezu 0 Prozent.
Tipp: In Kombination mit den hochmodernen KI-Lösungen von Yokoy ermöglichen Ihnen die Ergebnisse des AP Performance Report 2023, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu optimieren und Effizienz und Innovation auf ein neues Niveau zu heben. Sie können ein KPI-Dashboard für die Kreditorenbuchhaltung erstellen und erfahren, wie Sie die Leistung der Kreditorenbuchhaltung messen können.
Blogartikel
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz
Lieferantenrechnungen machen 90 % der Ausgaben in Unternehmen aus. Die KI-Software von Yokoy automatisiert den Kreditorenprozess und bringt Kosten- und Zeiteinsparungen für die Kreditorenbuchhaltung.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Fazit: Optimierung der Kreditorenbuchhaltung mit relevanten Kennzahlen
Für CFOs, die ihre Kreditorenbuchhaltung angesichts der heutigen finanziellen Herausforderungen verbessern möchten, bietet die Konzentration auf Automatisierung und KI-Integration mit passgenauer Software einen zielgerichteten Lösungsweg. Yokoy bietet Tools, die nicht nur Branchenmaßstäbe erfüllen, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit der gesamten Abteilung verbessern. Mit Lösungen von Yokoy können CFOs sicherstellen, dass ihre AP-Prozesse sowohl effizient als auch strategisch auf die Ziele ihrer Organisation ausgerichtet sind.
Die KI-gesteuerten Lösungen von Yokoy bieten die notwendigen Tools, um die Kreditorenbuchhaltung zu optimieren, die Effizienz zu steigern, Genauigkeit sicherzustellen und eine strategische Ausrichtung auf Unternehmensziele zu erreichen. Durch die Nutzung der Fähigkeiten von Yokoy können Sie Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu mehr Effizienz und Effektivität verhelfen und den Überblick über Ihre Finanzen behalten.
Überlassen Sie die Arbeit unserer KI
Erhalten Sie mit KI-gestützter Automatisierung umfassende Transparenz und Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.
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