Conformité en Suisse
- Last updated: septembre 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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La perspective suisse en matière de conformité influence profondément le paysage de la gestion des dépenses.
Les entreprises suisses engagées dans la gestion des dépenses sont confrontées à un ensemble complexe de règles et de directives. Le respect de ces obligations de conformité n’est pas seulement une condition juridique, mais souligne également l’accent mis par la Suisse sur des pratiques fiscales fondées sur des principes et responsables.
Il est impératif pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus de dépenses tout en conservant une réputation irréprochable de conduite financière éthique et transparente de saisir et d’intégrer habilement ces mesures.
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Preuve de réception
Règlements en place
Selon la réglementation suisse, les entreprises peuvent stocker les justificatifs de dépenses sous forme numérique.
Les dossiers doivent être conservés électroniquement sous format numérique pendant 10 ans (jusqu’à la fin de chaque année civile). Cela signifie que les notes de frais du 01.04.2012 ne doivent pas être supprimées avant le 01.01.2023 (et pas déjà le 01.04.2022).
Le Code des obligations suisse prévoit les principes comptables suivants :
- Enregistrement complet, véridique et systématique des transactions et des faits commerciaux ;
- Pièces justificatives pour les différentes transactions comptables
- Clarté
- Adéquation au regard du type et de la taille de l’entreprise
- Vérifiabilité
- En outre, l’ordonnance sur la comptabilité stipule que les registres ne peuvent être modifiés sans laisser de trace.
- L’ordonnance stipule également que les registres ne sont pas modifiables et doivent être fournis au moment de l’audit.
Par ailleurs, l’ordonnance autorise également les supports de données modifiables sous certaines conditions telles que :
- des procédures techniques sont utilisées pour garantir l’intégrité
- des informations stockées (par exemple, des procédures de signature numérique)
- l’heure à laquelle les informations sont
- stockées est vérifiable de manière infalsifiable (par exemple, au moyen d’« horodatages »)
- les autres réglementations en vigueur au moment du stockage concernant
- l’utilisation des procédés techniques concernés sont respectées,
- les processus et procédures pour leur utilisation sont définis et documentés, et les informations auxiliaires correspondantes (telles que les journaux et les fichiers journaux) sont également conservées.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de télécharger ou de prendre des photos des reçus et de les soumettre dans l’application Yokoy (téléphone mobile ou ordinateur).
Yokoy extrait toutes les données nécessaires de la photo, prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes et valide même la note de frais en générant des avertissements pour mettre en évidence des événements spécifiques (par exemple, duplicata de photo).
En fonction du flux de travail de l’entreprise, les données et les images peuvent être vérifiées par plusieurs parties (y compris l’équipe financière) avant que la dépense ne soit approuvée, enregistrée dans l’outil Finance et remboursée à l’employé.
Ces contrôles peuvent porter sur l’exactitude des données ou sur la qualité et l’exhaustivité de l’image. Yokoy archive les photos conformément aux exigences de conservation des photos électroniques pendant au moins la durée de conservation légale.
Per Diem
Règlements en place
Selon la réglementation suisse, les entreprises peuvent définir leur propre taux Per Diem ; le gouvernement suisse ne fixe aucun taux spécifique ni aucune limitation pour que les employés reçoivent des indemnités journalières.
Avec le puissant moteur Per Diem de Yokoy, vous pouvez configurer, gérer et attribuer facilement des Per Diem, en fonction du voyage d’affaires de l’employé.
La solution de Yokoy
Une entreprise peut saisir différents taux journaliers et les règles de calcul respectives. Les indemnités journalières sont ainsi automatiquement calculées en fonction des taux et des règles de calcul sans aucun travail manuel de la part des salariés.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Selon le code des obligations suisse, les salariés ont droit à des indemnités kilométriques pour l’utilisation de leur véhicule privé à des fins professionnelles.
Les tarifs kilométriques officiels fixés par le gouvernement suisse sont les suivants :
- Pour la voiture
- CHF 0,72 par kilomètre (jusqu’à 10 000 kilomètres par an)
- CHF 0,60 par kilomètre (plus de 10 000 kilomètres par an)
- Pour les motos, les salariés ont droit à CHF 0,40 par kilomètre.
- Pour le vélo, les collaborateurs ont droit à CHF 0,30 par kilomètre.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement suisse prélève des taux de TVA pour les échanges de biens et de services. Il existe quatre taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses :
- TVA standard – 7,7%
- TVA réduite – 3,5%
- TVA réduite – 2,5%
- Non/Zéro TVA – 0%
Changements à venir prochainement :
L’Administration fédérale des contributions a annoncé de nouveaux taux de TVA qui entreront en vigueur le 1er janvier 2024. Les nouveaux taux de TVA suivants seront applicables pour la Suisse et les communes du Liechtenstein :
- Taux standard : 8,1 % (au lieu de 7,7 %)
- Tarif réduit : 2,6% (au lieu de 2,5%)
- Tarif hébergement : 3,8% (au lieu de 3,7%)
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses (voir tableau ci-dessus) sur les photos des reçus. Les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction, le cas échéant. Yokoy peut également extraire les taux de TVA d’autres pays (par exemple l’Allemagne) et les réserver/exporter séparément dans l’outil Finance.
De plus, Yokoy propose des intégrations standard avec des fournisseurs externes de récupération de TVA, grâce auxquelles les images des reçus et les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques sont automatiquement envoyés de Yokoy au tiers.
