Conformité au Royaume-Uni
- Last updated: octobre 17, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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Optimisez la gestion des dépenses lorsque vous opérez au Royaume-Uni en vous familiarisant avec les nuances de conformité et en les intégrant efficacement dans vos opérations financières.
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Preuve de réception
Règlements en place
Pour garantir le respect des règles du HMRC, il est essentiel de conserver un registre clair de toutes les dépenses et avantages accordés à vos employés. Ce dossier doit comprendre :
- La date et les détails de chaque dépense ou avantage.
Informations nécessaires au calcul des montants de fin d’année. - Toute contribution versée par vos employés à ces dépenses ou avantages.
Vous êtes tenu de conserver ces registres pendant trois ans après la fin de l’année fiscale. Vous pouvez les enregistrer sur papier, sous forme numérique ou dans un logiciel comme Yokoy. Assurez-vous que vos dossiers sont exacts, complets et faciles à lire pour éviter les pénalités du HMRC.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo ou de télécharger des reçus de dépenses numériques et de les soumettre via l’application mobile ou Web Yokoy.
Une fois téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. En cas de fraude potentielle ou de violation de la politique, Yokoy déclenche immédiatement un avertissement pour mettre en évidence l’événement spécifique.
En fonction du flux de travail spécifique et de la politique de l’entreprise, la note de frais peut être vérifiée par plusieurs parties avant d’être approuvée et enregistrée dans l’ERP ou l’outil financier, garantissant ainsi l’exactitude, la qualité et l’exhaustivité du reçu.
Per Diem
Règlements en place
Au Royaume-Uni, il existe trois approches généralement acceptées pour rembourser les frais de subsistance de vos employés.
- Vous pouvez rembourser à vos collaborateurs les dépenses réelles justifiées dites « réelles ».
- Vous pouvez payer à vos employés une indemnité journalière, souvent appelée paiement échelonné, basée sur les taux standard fixés par le HMRC.
- Vous pouvez payer à vos employés un taux journalier personnalisé.
La plupart des entreprises choisissent de payer les chiffres réels car cela maximise les déclarations de TVA. Cependant, les indemnités journalières ou « paiements échelonnés » sont considérés comme une approche simple pour rembourser vos employés sur une base individuelle.
Per diems
Si vous choisissez de payer des indemnités journalières, vous avez deux choix pour proposer aux employés des paiements échelonnés hors taxe.
Le HMRC publie un montant standard pour les voyages nationaux et internationaux pour les entreprises non couvertes par les accords sur les règles de travail.
Dans le cas où votre entreprise effectue de nombreux voyages, vous avez la possibilité de négocier directement avec le HMRC pour un tarif personnalisé. En cas de succès, vous pouvez proposer des taux plus élevés hors taxes à vos employés. Si vous n’y parvenez pas ou si vous choisissez de payer des indemnités journalières supérieures au taux fixé par le HMRC, la différence sera soumise aux impôts et aux cotisations d’assurance nationale (NIC).
Quand les tarifs journaliers s’appliquent-ils ?
Afin d’offrir des indemnités journalières, les conditions suivantes doivent s’appliquer :
- le déplacement doit avoir lieu dans le cadre de l’exercice des fonctions d’un employé ou vers un lieu de travail temporaire
- l’employé doit s’absenter de son lieu de travail habituel ou de son domicile pendant une période continue de plus de 5 heures ou 10 heures
- l’employé aurait dû engager des frais pour un repas (nourriture et boisson) après le début du voyage
TARIFS DOMESTIQUE DU HMRC
Les tarifs de référence actuels pour les voyages intérieurs au Royaume-Uni sont :
- Temps de trajet minimum : 5 heures – Tarif maximum : 5 £
- Temps de trajet minimum : 10 heures – Tarif maximum : 10 £
- Temps de trajet minimum : 15 heures (et en continu à 20h) – Tarif maximum : 25 £
Notes sur les indemnités journalières nationales :
- Une indemnité de repas supplémentaire pouvant aller jusqu’à 10 £ par jour peut être versée si une indemnité en vertu de a) ou b) est versée et que le voyage est en cours à 20 heures.
- Aucun taux de référence n’a été fixé pour l’hébergement.
- Le tarif de plus de 15 heures s’appliquera presque toujours lorsqu’un employé doit passer la nuit et à condition que le coût d’un repas ne soit pas inclus dans l’hébergement.
TARIFS À L'ÉTRANGER DU HMRC
HMRC publie une liste de tarifs pour un grand nombre de pays. Si vous voyagez plus de 24 heures, un tarif pour 24 heures plus le tarif de la chambre peut être payé. Les tarifs 24 heures comprennent le coût du déjeuner, du dîner, d’une boisson et du transport en commun jusqu’au bureau. Alors que le tarif de la chambre comprend le coût total d’une chambre d’hôtel.
Le HMRC publie un tarif de 5 heures, 10 heures ou 24 heures ainsi qu’un tarif de chambre dans la monnaie locale du pays pour une ou plusieurs villes d’un pays.
Dans certains pays, des tarifs différents sont publiés pour les villes, comme dans le cas de Munich et de Berlin, en Allemagne. Si vous voyagez dans une ville non répertoriée, il est conseillé d’utiliser le tarif qui s’applique à la ville la plus proche du même pays sur la liste. Par exemple, si vous voyagez à Hambourg, vous sélectionnerez le tarif de Berlin car il est géographiquement le plus proche.
Pour la liste complète du HMRC, reportez-vous au site Web du gouvernement.
La solution de Yokoy
Avec Yokoy, vous pouvez facilement payer les montants réels ou les indemnités journalières de vos employés. En tant qu’entreprise, vous pouvez configurer différents taux journaliers et règles de calcul respectives. Les indemnités journalières sont ensuite automatiquement calculées dans Yokoy sans aucun travail manuel requis par vos employés.
Si un utilisateur reçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée et exportée différemment dans notre outil de financement.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Vous pouvez verser des indemnités kilométriques (MAP) à vos salariés lorsqu’ils utilisent leur véhicule privé pour des déplacements professionnels. Vous pouvez effectuer ces paiements sans avoir à les déclarer au HMRCS ni à payer d’impôt sur ceux-ci.
Les MAP approuvés, ou AMAP, peuvent être calculés en multipliant le tarif approuvé par les kilomètres professionnels parcourus. Le taux approuvé diffère en fonction du mode de transport et du nombre total de kilomètres professionnels parcourus par année fiscale.
- 10 000 premiers miles au cours d’une année fiscale :
- Voitures et camionnettes – 45p
- Motos – 24p
- Vélos – 20p
- Au-dessus de 10 000 miles au cours d’une année fiscale :
- Voitures et camionnettes – 25p
- Motos – 24p
- Vélos – 20p
Si vous payez plus que le montant approuvé, l’excédent doit être ajouté à tout autre revenu que l’employé reçoit au cours de la période de rémunération.
Tout ce qui est inférieur au montant approuvé ne devra pas être déclaré au HMRC ni payer d’impôt, mais votre employé pourra bénéficier d’un allègement fiscal (appelé allègement de l’indemnité kilométrique, ou) sur le solde inutilisé du montant approuvé MAR.
Ceci s’applique uniquement aux salariés utilisant leur propre véhicule. Si vous remboursez à vos employés la consommation de carburant d’une voiture de société, veuillez vous référer au calcul consultatif du taux de carburant du HMRC.
Les « déplacements domicile-travail ordinaires », ou tout déplacement de votre domicile à un lieu de travail permanent, ne sont pas approuvés pour les MAP.
Récupérer la TVA sur le kilométrage
Le Royaume-Uni est le seul pays qui permet aux entreprises de récupérer la TVA sur la partie carburant de l’indemnité kilométrique. Le HMRC publie des tarifs consultatifs sur le carburant (AFR) sur la quantité de carburant que vous pouvez attribuer à une réclamation kilométrique lors d’un voyage d’affaires. Ces tarifs diffèrent en fonction du type de moteur (essence, diesel, GPL ou électrique) et de la cylindrée du véhicule. Vos employés doivent tenir un registre des reçus de carburant pour que vous puissiez réclamer la TVA sur les frais kilométriques.
Le HMRC examine les AFR chaque trimestre.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Il existe trois taux de TVA au Royaume-Uni. La TVA peut être récupérée sur les biens et services achetés pour votre entreprise. Lorsqu’un achat peut également être utilisé à des fins privées – par exemple en cas d’indemnité kilométrique, vous ne pouvez récupérer que la part professionnelle de la TVA.
- Tarif standard – La plupart des biens et services – TVA 20%
- Tarif réduit – Certains biens et services, par ex. sièges auto pour enfants et énergie domestique – TVA 5%
- Taux zéro – Biens et services détaxés, par ex. la plupart des aliments et vêtements pour enfants – TVA 0%
Pour plus de conseils sur la récupération de la TVA au Royaume-Uni, lisez les directives du HMRC ici.
Le HMRC publie les taux de change mensuels qui doivent être utilisés lors de la conversion d’une devise étrangère en livres sterling aux fins de la TVA.
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses et les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction. Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents du reçu de dépense et les enregistre dans l’ERP ou le système financier.
De plus, Yokoy aide ses clients à récupérer la TVA, en proposant une intégration standard avec les fournisseurs de récupération de TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image pertinente du reçu de dépense vers l’outil de récupération de TVA.
Exigence de déclaration P11D
Règlements en place
Au Royaume-Uni, les salariés sont tenus de remplir un formulaire de fin d’année reprenant toutes les dépenses pouvant être considérées comme un avantage en nature. Ce formulaire est appelé formulaire de dépenses P11D et est utilisé à cet effet.
Normalement, ce sont les équipes financières, et non les employés eux-mêmes, qui suivent ce processus. Les employés créent simplement leurs dépenses comme d’habitude, puis les équipes financières examinent les rapports et étiquetent les dépenses comme dépenses P11D.
Le rapport détaille toutes leurs transactions P11D, y compris des informations telles que :
- Type/catégorie de dépenses
- Montant
- Date
La solution de Yokoy
Avec Yokoy, votre équipe financière peut facilement exporter les informations nécessaires depuis Yokoy Analytics et fournir ces données à votre équipe de paie. Si vous avez plus de 500 employés, vous devez remplir et soumettre les formulaires P11D via votre logiciel de paie.
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