Conformité aux Pays-Bas
- Last updated: octobre 17, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
Les informations fournies sur ce site web (https://yokoy.io/) sont uniquement à titre informatif. Toutes les informations sur le site web sont fournies de bonne foi, cependant, nous ne donnons aucune garantie de quelque nature que ce soit quant à l’exactitude, l’adéquation, la validité ou l’exhaustivité de toute information fournie sur le site web ou de sa pertinence pour votre cas d’entreprise spécifique. Pour discuter de votre cas d’entreprise spécifique, veuillez réserver une démonstration et nous organiserons un appel.
Optimisez la gestion des dépenses lorsque vous opérez aux Pays-Bas en vous familiarisant avec les nuances de conformité et en les intégrant efficacement dans vos opérations financières.
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Preuve de réception
Règlements en place
Selon le gouvernement néerlandais, les entreprises peuvent légalement numériser et stocker les reçus de dépenses sous forme numérique. Les reçus physiques originaux ne sont plus requis si l’intégrité, l’authenticité, l’exactitude et l’exhaustivité des reçus peuvent être garanties.
Les justificatifs de dépenses numériques doivent être conservés électroniquement sous format numérique pendant 7 ans (durée de conservation légale). Toutefois, pour les dépenses liées aux services électroniques, aux services de télécommunications et aux services de radio et de diffusion, les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans (durée de conservation légale).
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo ou de télécharger des reçus de dépenses numériques et de les soumettre via l’application mobile ou Web Yokoy.
Une fois téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. En cas de fraude potentielle ou de violation de la politique, Yokoy déclenche immédiatement un avertissement pour mettre en évidence l’événement spécifique.
En fonction du flux de travail spécifique et de la politique de l’entreprise, la note de frais peut être vérifiée par plusieurs parties avant d’être approuvée et enregistrée dans l’ERP ou l’outil financier, garantissant ainsi l’exactitude, la qualité et l’exhaustivité du reçu.
Yokoy adhère aux réglementations et exigences GDPR définies par le gouvernement néerlandais. Yokoy archive et stocke les reçus en toute sécurité pendant la durée de conservation légale sur ses serveurs hébergés dans l’UE.
Per Diem
Règlements en place
Aux Pays-Bas, le remboursement des frais de subsistance de vos salariés diffère selon le secteur. Le gouvernement néerlandais verse à ses employés des per diem ou « indemnités journalières ». Le secteur privé, quant à lui, rembourse aux salariés les dépenses réelles justifiées, dites « réelles ». Cela présente l’avantage de maximiser la TVA que l’entreprise peut récupérer.
INDEMNITÉS JOURNALIÈRES POUR LES VOYAGES INTÉRIEURES
Le gouvernement néerlandais verse à ses employés des indemnités journalières ou « indemnités journalières » lorsqu’ils voyagent pour affaires ou les rembourse directement pour les dépenses réelles.
Les salariés peuvent bénéficier de cette rémunération complémentaire lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
- Le déplacement professionnel dure plus de 4 heures et
- La destination est dans une autre commune ou à au moins 1 kilomètre de votre lieu de travail.
Bien que vous puissiez offrir ces allocations à vos employés en partie en franchise d’impôt et sans avoir à soumettre de déclarations de coûts, vous n’êtes pas obligé de le faire.
Les employés du gouvernement peuvent recevoir les remboursements suivants pour les frais d’hébergement et de repas :
- Petites dépenses en journée – 6,64 €
- Petites dépenses le soir – 19,82 €
- Hébergement – 142,10 €
- Petit déjeuner – 13,88 €
- Déjeuner – 20,32 €
- Repas du soir – 30,74 €
ALLOCATION JOURNALIÈRE INFÉRIEURE
Si le déplacement professionnel national dure plus de 8 jours, le salarié ne perçoit des indemnités que pour les 8 premières soirées consécutives. A partir du 9ème jour soir, le salarié ne doit percevoir que la moitié de l’indemnité du soir.
INDEMNITÉS JOURNALIÈRES POUR LES VOYAGES À L'ÉTRANGER
Le gouvernement néerlandais annonce chaque année les tarifs journaliers pour différents pays et villes le premier janvier et juillet. Contrairement aux voyages intérieurs, les indemnités journalières pour les voyages à l’étranger sont fortement influencées par le lieu (pays et ville) dans lequel l’employé voyage.
Si le salarié peut prouver que l’indemnité journalière n’est pas suffisante, l’entreprise est alors autorisée à prendre en charge les dépenses supplémentaires.
Téléchargez ici la liste des tarifs journaliers définis par le gouvernement néerlandais.
VOYAGES INTÉRIEURS ET ÉTRANGERS LE MÊME JOUR
Si une partie du voyage de l’employé s’effectue aux Pays-Bas et :
- S’il répond aux critères d’un voyage intérieur, le salarié a alors droit à une indemnité domestique pour cette partie du voyage.
- Ne répondant pas aux critères d’un voyage intérieur, le voyage est alors ajouté à la partie précédente du voyage et remboursé selon le tarif de cette partie du voyage.
RÉDUCTIONS
Tous les repas fournis à l’employé doivent être réduits et pris en compte par l’employé. Ainsi, le salarié ne recevra aucun montant pour le repas réduit de la journée. Selon la réglementation néerlandaise, les allocations sont les suivantes :
- Les petites dépenses devraient être réduites de 1,5%
- Le petit-déjeuner devrait être réduit de 12 %
- Le déjeuner devrait être réduit de 20 %
- Le dîner devrait être réduit de 32 %
Si le voyage d’affaires à l’étranger dure plus de 60 jours, le salarié ne perçoit l’intégralité du montant que pour les 60 premiers jours consécutifs. A partir du 61ème jour, le salarié ne perçoit plus que la moitié de l’indemnité pour petites dépenses, petit-déjeuner, déjeuner et dîner.
REMARQUE :
Le gouvernement néerlandais définit également les conditions suivantes pour les indemnités journalières :
- Le salarié n’a pas droit à une indemnité si l’entreprise lui fournit le logement et les repas, à moins qu’il ne prouve qu’il n’a pas pu en profiter.
- L’employé reçoit un remboursement :
- Pour le déjeuner, si l’horaire entre 12h00 et 14h00 entre entièrement dans la durée du déplacement professionnel.
- Pour un repas du soir, si l’horaire entre 18h00 et 21h00 entre entièrement dans la durée du déplacement professionnel.
- Le salarié doit supporter les frais d’un repas dans l’établissement dédié à cet effet ou dans un établissement accessible au public qui propose des repas ou des boissons.
- Le salarié doit présenter un justificatif de l’indemnité de logement du salarié ; par conséquent, l’employé a droit à un remboursement du montant indiqué jusqu’à un maximum du montant indiqué pour le pays et la ville dans lesquels l’employé voyage.
Si le salarié ne présente pas de preuve de ces frais, il n’a droit qu’à 11,34 € par nuitée, dans la limite de quatre nuits par déplacement professionnel.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo ou de télécharger des reçus de dépenses numériques et de les soumettre via l’application mobile ou Web Yokoy.
Une fois téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. Cela vous permet de rembourser facilement les frais réels de vos déplacements professionnels à vos collaborateurs.
Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents du reçu de dépense et les enregistre dans l’ERP ou le système financier.
Yokoy vous accompagne dans la récupération de la TVA, en proposant une intégration standard avec les prestataires de récupération de TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image pertinente du reçu de dépense vers l’outil de récupération de TVA.
Indemnité de déplacement
Règlements en place
Vous pouvez couvrir les frais de déplacement de votre employé pour se rendre au travail. Ceci n’est pas obligatoire, sauf indication contraire dans les conventions collectives de travail (CAO) de votre secteur ou si cela est indiqué dans vos propres contrats de travail ou dans les politiques de votre entreprise.
Lorsqu’il s’agit de payer une indemnité de déplacement, un salarié est remboursé qu’il se déplace à pied, à vélo, en voiture particulière ou en transports en commun. En 2023, vous pourrez rembourser à vos salariés 0,23 € par kilomètre hors taxe. Vous pouvez rembourser un montant plus élevé par kilomètre, mais le montant supérieur à 0,23 € est considéré par l’administration fiscale et douanière comme un salaire et est donc imposable.
Indemnité de transport en commun
Si le salarié utilise les transports en commun pour se déplacer pendant son déplacement, vous pouvez lui rembourser 0,21 € par kilomètre parcouru ou les frais réels de déplacement en franchise d’impôt. Votre collaborateur doit ensuite remettre le billet de train ou l’imprimé de la carte à puce des transports publics indiquant les frais.
Autres transports
Que se passe-t-il si votre employé se déplace autrement que par les transports publics ou privés ? Dans le cas où ils voyagent en taxi, en avion ou en bateau, vous pouvez rembourser les frais réels de déplacement. Votre employé doit présenter un reçu tel qu’un billet d’avion ou un reçu de course en taxi.
Pour plus de détails sur les exceptions, lisez-en davantage ici.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement néerlandais et peut donc calculer automatiquement les tarifs kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si l’entreprise décide de payer ses employés plus que la norme définie par le gouvernement, Yokoy peut exporter le montant excédentaire séparément vers l’ERP ou l’outil financier.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement néerlandais applique les taux de TVA pour les échanges de biens et de services. Il existe trois taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses, à savoir :
- Taux de TVA standard : 21 % sur tous les biens et services généraux, y compris l’énergie fournie à partir du 1er janvier 2023.
- Taux de TVA réduit : 9 % sur les biens et services liés à l’alimentation, à l’eau, aux produits agricoles, aux médicaments et aides, à l’art, aux objets de collection, aux antiquités, aux livres et périodiques et à l’énergie fournis du 1er juillet 2022 au 31 décembre 2022.
- Taux de TVA zéro : 0 % sur les marchandises livrées à l’étranger, la fourniture de navires et d’avions, la pêche, les produits soumis à accise et les panneaux solaires.
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses et les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction. Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents du reçu de dépense et les enregistre dans l’ERP ou le système financier.
De plus, Yokoy aide ses clients à récupérer la TVA, en proposant une intégration standard avec les fournisseurs de récupération de TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image pertinente du reçu de dépense vers l’outil de récupération de TVA.
