Conformité en France
- Last updated: novembre 14, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
Les informations fournies sur ce site web (https://yokoy.io/) sont uniquement à titre informatif. Toutes les informations sur le site web sont fournies de bonne foi, cependant, nous ne donnons aucune garantie de quelque nature que ce soit quant à l’exactitude, l’adéquation, la validité ou l’exhaustivité de toute information fournie sur le site web ou de sa pertinence pour votre cas d’entreprise spécifique. Pour discuter de votre cas d’entreprise spécifique, veuillez réserver une démonstration et nous organiserons un appel.
Améliorez l’efficacité de la gestion des dépenses en France en comprenant et en intégrant parfaitement les matériaux de remplissage dans vos opérations financières.
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Preuve de réception
Règlements en place
Le gouvernement français autorise les entreprises à conserver les justificatifs de dépenses au format numérique à condition que l’intégrité, l’authenticité, l’exactitude et l’exhaustivité des justificatifs puissent être garanties.
Selon le code des impôts français, si l’entreprise envisage de conserver les reçus sous format électronique, elle doit s’assurer que les documents sont stockés au format PDF accompagnés soit :
- Un cachet de serveur basé sur une certification conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) une étoile ou une empreinte numérique, ou
- Une signature électronique fondée sur une certification conforme au minimum au niveau une étoile du RGS ou sur tout certificat de service sécurisé équivalent délivré par une autorité de certification figurant sur la liste des statuts du Service de Confiance Français.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo du reçu ou de télécharger le reçu de dépense numérique et de le soumettre via l’application mobile ou Web Yokoy.
Une fois téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. En cas de fraude potentielle ou de violation de la politique, Yokoy déclenche immédiatement un avertissement pour mettre en évidence l’événement spécifique.
En fonction du flux de travail spécifique et de la politique de l’entreprise, la note de frais peut être vérifiée par plusieurs parties avant d’être approuvée et enregistrée dans l’outil ERP ou financier, garantissant ainsi l’exactitude, la qualité et l’exhaustivité du reçu.
Yokoy adhère à la réglementation GDPR et stocke les reçus en toute sécurité pendant la période de conservation légale sur ses serveurs hébergés dans l’UE. Cependant, pour se conformer aux réglementations locales, Yokoy recommande aux entreprises de conserver les reçus physiques.
Per Diem
Règlements en place
En France, le remboursement des dépenses aux salariés diffère selon les secteurs. Les entreprises du secteur public ou l’État français remboursent leurs salariés sous forme de Per Diem ou d’indemnités journalières pour le déplacement professionnel. Alors que les entreprises du secteur privé remboursent les indemnités de déplacement professionnel de leurs employés pour le coût réel encouru. Cela présente l’avantage de maximiser les récupérations de TVA pour l’entreprise.
Les indemnités journalières sont un montant fixe versé aux employés pour les dépenses engagées lors d’un voyage d’affaires telles que les repas, l’hébergement et les frais accessoires, sans qu’il soit nécessaire d’avoir un reçu de dépenses comme preuve de dépense.
L’employé ne peut recevoir une indemnité journalière que s’il n’est pas en mesure de retourner chaque jour à son lieu de résidence en raison des conditions de travail. Pour recevoir une indemnité journalière, deux conditions doivent être remplies :
- La distance aller simple entre le lieu de résidence et leur lieu de travail est supérieure ou égale à 50 KM
- Le transport en commun aller simple ne pourra pas être parcouru en moins de 1h30
De plus, si ces deux conditions sont remplies et que l’employé est retourné à son lieu de résidence, l’employé a droit à une indemnité journalière.
VOYAGE D'AFFAIRES EN FRANCE Métropolitaine
Les salariés peuvent bénéficier de Per Diem pour leurs déplacements professionnels en France métropolitaine. Les employés ont droit à une indemnité journalière maximale de :
- 20,20 € pour les frais de repas pour chaque repas (déjeuner et dîner)
- 72,50 € pour l’hébergement et le petit-déjeuner à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne
- 53,80 € pour l’hébergement et le petit-déjeuner dans les autres départements métropolitains
RÉDUCTIONS POUR LES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS EN FRANCE Métropolitaine
- Selon la réglementation française, les salariés ont droit à un Per Diem complet pendant les 3 premiers mois de leurs déplacements professionnels.
- Pour les voyages d’affaires de plus de 3 mois et de moins de 24 mois – à partir du 4ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 15 %.
- Si le voyage d’affaires dure au-delà de 24 mois et moins de 4 ans, à partir du 25ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 30 %.
DÉPLACEMENTS D'AFFAIRES DANS LES DÉPARTEMENTS D'OUTRE-MER
Les salariés ont droit à des Per Diem pour leurs déplacements professionnels dans les DOM. Selon le gouvernement français, les salariés ont droit à une indemnité journalière maximale pour :
- Hébergement
- 120 € (70 € si le déplacement professionnel est avant le 22 septembre 2023) dans les départements de la Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon
- 120 € ou 14320 F. CFP (90 € ou 10740 si le déplacement professionnel a lieu avant le 22 septembre 2023) en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, départements de Polynésie française
- Frais de repas par repas
- 20 € (17,5 € si le déplacement professionnel est avant le 22 septembre 2023) dans les départements de la Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon
- 24 € ou 2864 F. CFP (21 € ou 2506 si le déplacement professionnel a lieu avant le 22 septembre 2023) en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, départements de Polynésie française
RÉDUCTIONS POUR LES DÉPLACEMENTS D'AFFAIRES DANS LES DÉPARTEMENTS D'OUTRE-MER
- Selon la réglementation française, les salariés ont droit à un Per Diem complet pendant les 3 premiers mois de leurs déplacements professionnels.
- Pour les voyages d’affaires de plus de 3 mois et de moins de 24 mois – à partir du 4ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 15 %.
- Si le voyage d’affaires dure au-delà de 24 mois et moins de 4 ans, à partir du 25ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 30 %.
VOYAGES D'AFFAIRES À L'ÉTRANGER
Le gouvernement français annonce chaque année des tarifs journaliers pour différents pays pour les frais de repas et d’hébergement des salariés engagés lors d’un voyage d’affaires à l’étranger. Les indemnités journalières pour les voyages d’affaires à l’étranger dépendent fortement du pays dans lequel l’employé voyage.
Consultez la liste des tarifs Per Diem pour chaque pays définis par le gouvernement français ici.
RÉDUCTIONS DES VOYAGES D'AFFAIRES À L'ÉTRANGER
Selon le gouvernement français, si l’employeur avait déjà payé certaines dépenses, les taux des indemnités journalières devraient être réduits de:
- 65% si le logement est déjà payé par l’employeur
- 17,5% si l’un des repas avait déjà été payé par l’employeur
- 35% si deux repas avaient déjà été payés par l’employeur
En plus de ces conditions, à l’instar des déplacements professionnels en France métropolitaine, les salariés ont droit à un Per Diem complet pendant les 3 premiers mois de leurs déplacements professionnels.
- Pour les voyages d’affaires de plus de 3 mois et de moins de 24 mois – à partir du 4ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 15 %.
- Si le voyage d’affaires dure au-delà de 24 mois et moins de 4 ans, à partir du 25ème mois, les indemnités journalières doivent être réduites de 30 %.
La solution de Yokoy
Comme vous pouvez l’imaginer, ces règles peuvent être assez complexes et vous devez toujours vérifier l’historique de voyage de l’utilisateur pour calculer l’indemnité journalière et vérifier le montant qui relève de l’impôt sur le revenu.
Yokoy peut calculer automatiquement les taux journaliers en fonction des déplacements professionnels et des règles de calcul sans nécessiter aucun travail manuel de la part des employés. Si l’utilisateur reçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée et exportée différemment dans l’outil Finance.
Pour les entreprises du secteur privé, les employés de Yokoy peuvent prendre une photo du reçu ou télécharger un reçu de dépense numérique et le soumettre via l’application mobile ou Web de Yokoy. Une fois téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. Cela vous permet de rembourser facilement les frais réels de vos déplacements professionnels à vos collaborateurs.
De plus, Yokoy extrait également les taux de TVA pertinents du reçu et les enregistre dans l’outil ERP/Finance, vous aidant ainsi à récupérer la TVA en proposant une intégration standard avec les fournisseurs de récupération de TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image pertinente du reçu de dépense vers l’outil de récupération de TVA.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les indemnités kilométriques visent à couvrir les frais de déplacement du salarié lors de déplacements professionnels lorsqu’il utilise un véhicule privé. Les indemnités kilométriques sont indépendantes des indemnités journalières ou des Per Diem payés par l’employeur.
Le gouvernement français reconnaît les indemnités kilométriques mentionnées ci-dessous pour certains types de véhicules. Si les salariés reçoivent plus que ce qui est recommandé par le gouvernement, le montant supplémentaire est soumis à l’impôt sur le revenu.
Selon le gouvernement français, les taux d’indemnité kilométrique sont les suivants :
- Pour voiture avec cylindrée
- <3CV
- Jusqu’à 5 000 KM : 0,529 €/KM
- 5 001 KM à 20 000 KM : 0,316 €/KM + 1065
- 20 001+ KM : 0,370 €/KM
- 4CV
- Jusqu’à 5 000 KM : 0,606 €/KM
- 5 001 KM à 20 000 KM : 0,340 €/KM + 1330
- 20 001+ KM : 0,407 €/KM
- 5 CV
- Jusqu’à 5 000 KM : 0,636 €/KM
- 5 001 KM à 20 000 KM : 0,357 €/KM + 1395
- 20 001+ KM : 0,427 €/KM
- 6 CV
- Jusqu’à 5 000 KM : 0,665 €/KM
- 5 001 KM à 20 000 KM : 0,374 €/KM + 1457
- 20 001+ KM : 0,447 €/KM
- 7CV et plus :
- Jusqu’à 5 000 KM : 0,697 €/KM
- 5 001 KM à 20 000 KM : 0,394 €/KM + 1515
- 20 001+ KM : 0,470 €/KM
- <3CV
- Pour motos avec cylindrée
- 1 ou 2 CV
- Jusqu’à 3 000 KM : 0,395 €/KM
- 3 001 KM à 6 000 KM : 0,099 €/KM + 891
- 6 001+ KM : 0,248 €/KM
- 3,4 ou 5 CV
- Jusqu’à 3 000 KM : 0,468 €/KM
- 3 001 KM à 6 000 KM : 0,082 €/KM + 1158
- 6 001+ KM : 0,275 €/KM
- Plus de 5CV
- Jusqu’à 3 000 KM : 0,606 €/KM
- 3 001 KM à 6 000 KM : 0,079 €/KM + 1583
- 6 001+ KM : 0,343 €/KM
- 1 ou 2 CV
- Pour cyclomoteur
- Jusqu’à 3 000 KM : 0,315 €/KM
- 3 001 KM à 6 000 KM : 0,079 €/KM + 711
- 6 001+ KM : 0,198 €/KM
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue.
Comme vous pouvez l’imaginer, calculer manuellement l’indemnité kilométrique conformément à la réglementation française pourrait être un processus assez fastidieux et long.
Avec Yokoy, les clients peuvent configurer des tarifs kilométriques progressifs et calculer automatiquement l’indemnité kilométrique en fonction du kilomètre qu’ils ont accumulé plus tôt et de la distance qu’ils ont parcourue actuellement. Si l’employé dépasse une certaine limite d’intervalle, Yokoy peut calculer automatiquement le taux kilométrique pour l’intervalle suivant.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement français prélève des taux de TVA sur les échanges de biens et de services. Il existe cinq taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses :
- La TVA standard – 20 % est applicable pour la majorité des biens et services et pour tous les produits ou services pour lesquels aucun autre taux n’est expressément prévu.
- TVA réduite – 10 % est applicable sur les produits agricoles non transformés, le bois de chauffage, l’amélioration de l’habitat (ceux-ci ne bénéficient pas du taux de TVA réduit de 5,5 %), certains services d’hébergement et de camping, la restauration, les animations telles que foires et expositions, les jeux et manèges forains, l’entrée redevances pour les musées, les zoos, les monuments, le transport de passagers et le traitement des déchets.
- TVA réduite – 5,5% applicable sur la majorité des produits alimentaires, produits de protection de l’hygiène féminine, équipements et services pour handicapés, livres, abonnement gaz et électricité, approvisionnement en chauffage, repas dans les cantines scolaires, billets de spectacles, importation et exportation de certains œuvres d’art, réparations pour améliorer la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d’urgence.
- La TVA spéciale – 2,1% est applicable pour les médicaments remboursables par la sécurité sociale, les ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non-assujettis, la redevance télévisuelle, certaines émissions, les publications de presse enregistrées auprès de la Commission Paritaire des Publications et Agences de Presse.
- TVA zéro – 0% est applicable pour les vaccins contre le Covid-19 et les tests de dépistage.
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses et les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction. Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents du reçu de dépense et les enregistre dans l’ERP ou le système financier.
De plus, Yokoy aide ses clients à récupérer la TVA, en proposant une intégration standard avec les fournisseurs de récupération de TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image pertinente du reçu de dépense vers l’outil de récupération de TVA.
Retenues sur salaire
Règlements en place
Conformément à la réglementation française, les salariés peuvent opter pour une déduction forfaitaire ou déduire le coût réel de leur salaire pour les dépenses professionnelles engagées, notamment les frais de déplacement du domicile au travail, les vêtements spécifiques au travail, les frais de restauration et bien plus encore.
Pour ces frais professionnels, si le salarié choisit une déduction forfaitaire de 10 %, celle-ci est automatiquement calculée et déduite du salaire. Le montant de la déduction doit s’élever au minimum à 472 € et au maximum à 13 522 €.
Les employés ont également une autre option pour déduire le coût réel de la dépense.
La déduction des dépenses réelles s’applique à tous les revenus salariaux. Si le salarié choisit une déduction forfaitaire de 10 %, il ne pourra pas bénéficier de déduction du coût réel engagé pour les frais professionnels.
