Conformité en Autriche
- Last updated: septembre 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
Les informations fournies sur ce site web (https://yokoy.io/) sont uniquement à titre informatif. Toutes les informations sur le site web sont fournies de bonne foi, cependant, nous ne donnons aucune garantie de quelque nature que ce soit quant à l’exactitude, l’adéquation, la validité ou l’exhaustivité de toute information fournie sur le site web ou de sa pertinence pour votre cas d’entreprise spécifique. Pour discuter de votre cas d’entreprise spécifique, veuillez réserver une démonstration et nous organiserons un appel.
Les entreprises autrichiennes engagées dans des activités de gestion des dépenses doivent naviguer dans un paysage complexe de règles et de directives.
Garantir le respect de ces mesures de conformité n’est pas seulement une exigence légale, mais aussi le reflet de l’importance accordée par le pays aux pratiques financières éthiques et responsables.
Dans ce contexte, comprendre et intégrer efficacement les mesures de conformité est essentiel pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de dépenses tout en maintenant les normes les plus élevées d’intégrité et de responsabilité.
Télécharger pour plus tard
Pas le temps de lire en ce moment ? Obtenez la version .pdf du guide ci-dessous.
Preuve de réception
Règlements en place
Le gouvernement autrichien autorise les entreprises à rembourser les dépenses professionnelles de leurs employés.
Selon les articles § 132 et § 162 du Code fédéral des impôts, pour reconnaître la dépense comme dépense professionnelle, les entreprises doivent collecter toutes les quittances de ces dépenses. Les entreprises doivent pouvoir présenter des reçus au fisc lors d’un contrôle ou sur demande. Les quittances collectées doivent être conservées pendant sept ans (durée de conservation légale).
Conformément à l’article 132 du Code fédéral des impôts, les reçus peuvent être conservés électroniquement si les éléments suivants sont garantis jusqu’à la fin du délai de conservation légal :
- complet,
- ordonné,
- contenu identique, et
- fidèle à la reproduction originale
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de télécharger ou de prendre des photos des reçus et de les soumettre dans l’application Yokoy (téléphone mobile ou ordinateur).
Yokoy extrait toutes les données nécessaires de la photo, prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes et valide même la note de frais en générant des avertissements pour mettre en évidence des événements spécifiques (par exemple, duplicata de photo).
En fonction du flux de travail de l’entreprise, les données et les images peuvent être vérifiées par plusieurs parties (y compris l’équipe financière) avant que la dépense ne soit approuvée, enregistrée dans l’outil Finance et remboursée à l’employé. Ces contrôles peuvent porter sur l’exactitude des données ou sur la qualité et l’exhaustivité de l’image.
Yokoy archive les photos conformément aux exigences de conservation des photos électroniques pendant au moins la durée de conservation légale.
Per Diem
Règlements en place
Les indemnités journalières sont des indemnités d’un montant fixe versées aux employés pour les dépenses engagées lors de voyages (pour l’hébergement, les repas et les faux frais) sans qu’il soit nécessaire d’avoir un reçu.
Il existe des taux journaliers définis par le gouvernement autrichien, qui définissent les limites autorisées pour les remboursements de repas et d’hébergement sans implications fiscales. Toutefois, tout montant dépassant ces limites est considéré comme un revenu imposable pour l’utilisateur et nécessite un suivi minutieux.
Remarque : les tarifs sont publiés chaque année par le gouvernement autrichien.
En outre, la Chambre économique fédérale autrichienne (Wirtschaftskammer Österreich ou WKO) a signé de nombreux traités (appelés conventions collectives) avec divers syndicats à travers le pays, par lesquels sont définis des taux journaliers applicables à ces employés. En outre, les accords spécifiques à l’entreprise avec les salariés peuvent également influencer ces règles.
Les conventions collectives applicables en conjonction avec les tarifs (légaux) définis par le gouvernement seront les tarifs réellement autorisés pour rembourser un utilisateur.
Calculer le montant correct des indemnités journalières peut être complexe puisque les tarifs peuvent varier en fonction de la durée du voyage, de l’emplacement et d’autres facteurs.
EFFECTUER DES CALCULS D'indemnité journalière complexes
La réglementation autrichienne implique un nombre considérable de conventions collectives pour chaque syndicat de travailleurs. En raison de sa nature complexe, effectuer manuellement des calculs aussi complexes en fonction du trajet prend non seulement beaucoup de temps, mais est également très sujet aux erreurs.
Voici une sélection de spécifications des Per Diems en Autriche.
DÉFINITION D'UN « JOUR »
Selon la réglementation autrichienne, un jour peut être défini comme suit :
- Jour calendaire – Per Diem calculé sur un jour « spécifique ». Cela signifie que si l’utilisateur commence le voyage à 08h00 et termine le voyage à 08h00 le lendemain ; alors on considère que l’utilisateur a voyagé pendant deux jours.
- 24 heures – Si le calcul est basé sur le calcul sur 24 heures, un jour est calculé comme 24 heures. Cela signifie que si l’utilisateur commence le voyage à 08h00 et termine le voyage à 08h00 le lendemain, il a droit à une indemnité journalière pour une journée.
- Règle des 3/3 : Souvent, les conventions collectives prévoient également certaines conditions sur la manière dont les indemnités journalières doivent être calculées, l’une d’entre elles étant définie comme la règle des 3/3 ou la règle des trois tiers. Selon cette condition, l’indemnité journalière est répartie sur les trois intervalles suivants :
- Si l’employé voyage plus de 5 heures, l’utilisateur a droit à 1/3 du Per Diem.
- Si l’employé voyage plus de 8 heures mais moins de 12 heures, l’utilisateur a droit à recevoir 2/3 de l’indemnité journalière.
- Si l’employé voyage plus de 12 heures, l’utilisateur a droit à recevoir 3/3 du Per Diem ou à compléter le Per Diem pour la journée.
VOYAGE DOMESTIQUE ET ÉTRANGER
Les indemnités journalières sont émises en fonction de l’itinéraire du voyage d’affaires de l’utilisateur. Le gouvernement autrichien utilise des méthodes de calcul spécifiques et calcule des parties spécifiques du voyage telles que le temps de passage de la frontière, le nombre d’heures dans le pays et dans un pays étranger et ce qui est considéré comme un voyage à l’étranger et le nombre de pays visités dans une journée et bien plus encore.
Voyage intérieur
Les salariés ont droit à une indemnité journalière de repas selon les tarifs publiés par le gouvernement. La réglementation autrichienne stipule également que l’utilisateur a droit à une indemnité journalière uniquement si le voyage d’affaires dure plus de 3 heures (soit 03H:01M).
Une fois cette exigence remplie, l’indemnité journalière pour la journée est répartie sur 12 intervalles ; par conséquent, permettant aux utilisateurs de réclamer 1/12 d’allocation par heure jusqu’à un maximum de 12/12 par jour.
Le trajet intérieur standard est calculé en fonction du Jour Calendaire.
Conformément à la réglementation autrichienne, pour les voyages nationaux, les employés ont droit à un maximum de 26,40 € en tant qu’indemnité journalière pour les repas pendant une période de 24 heures.
Séjour à l’étranger
Pour qu’un voyage soit considéré comme étranger :
- l’utilisateur doit avoir franchi la frontière
- l’utilisateur doit avoir passé au moins 5 heures dans un pays étranger
Chaque année, le gouvernement autrichien publie également les indemnités de déplacement professionnel pour chaque pays étranger spécifique. Si l’utilisateur effectue un voyage national et un voyage à l’étranger le même jour, les règles du voyage à l’étranger prévalent pour la journée. Toutefois, l’utilisateur reçoit une allocation nationale pour le temps passé dans son pays d’origine.
Si l’usager reçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental (ou à la convention collective), la différence doit être imputée à l’impôt sur le revenu.
Veuillez vous référer aux taux de per diem publiés par le gouvernement autrichien pour chaque pays.
Plusieurs déplacements le même jour
Si l’utilisateur effectue plusieurs déplacements le même jour, chaque déplacement doit être calculé individuellement en fonction du nombre d’heures parcourues pour chaque déplacement. Si plusieurs déplacements ont lieu le même jour, le calcul sera basé sur la limite 12/12.
RÉDUCTIONS DE REPAS
Tous les repas fournis à l’employé doivent être réduits et pris en compte pour l’employé. Par conséquent, l’employé ne recevra aucun montant pour le repas réduit de la journée.
Selon la réglementation autrichienne, le repas est fourni comme :
- Le petit déjeuner devrait être réduit de 0 €
- Le déjeuner devrait être réduit de 50 %
- Le dîner devrait être réduit de 50 %
La solution de Yokoy
Une entreprise peut saisir différents taux journaliers et les règles de calcul respectives. Les indemnités journalières sont ainsi automatiquement calculées en fonction des taux et des règles de calcul sans aucun travail manuel de la part des salariés.
Si l’utilisateur perçoit une allocation supérieure au taux gouvernemental (ou convention collective), la différence peut être comptabilisée/exportée différemment vers l’outil Finance.
En tant que l’une des rares solutions sur le marché, Yokoy peut être utilisée dans les entreprises autrichiennes et peut calculer le Per Diem correct pour l’utilisateur en fonction d’un voyage, d’une convention collective configurée, des tarifs légaux et des politiques de l’entreprise.
Yokoy prend en charge toutes les méthodes de calcul telles que :
- Règle 12/12
Définition d’un jour – Jour calendaire / 24 Heures - Règle des 3/3
- Poste frontière
- Régions frontalières
- Déclaration d’impôt
- Conventions collectives
- Configurer l’impôt sur le revenu et le montant des frais d’impôt
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les frais kilométriques visent à couvrir les frais de déplacement du salarié pour les déplacements professionnels lorsqu’il utilise un véhicule privé en dehors de l’indemnité journalière/Per Diem.
Le gouvernement autrichien reconnaît les indemnités kilométriques ci-dessous comme un forfait pour tous les frais engagés pour l’utilisation de véhicules privés pour un voyage d’affaires. Ce montant peut être reconnu pour un maximum de 30 000 kilomètres par année civile.
- Voiture – 0,42€/Kilomètre
- Motos – 0,24€/Kilomètre
- Passagers – 0,05€/Kilomètre
- Vélo – 0,38€/Kilomètre
Si l’entreprise décide de payer plus que les tarifs gouvernementaux (voir tableau ci-dessus), la différence de montant est considérée comme un revenu imposable et doit être comptabilisée comme telle (écriture comptable différente nécessaire pour les tarifs kilométriques excédentaires).
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les tarifs officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement autrichien prélève des taux de TVA sur les échanges de biens et de services. Il existe quatre taux de TVA différents pertinents pour la gestion des dépenses :
- TVA standard – 20 % pour la plupart des biens et services
- TVA réduite – 13% pour les œuvres d’art, événement sportif, livraison d’animaux vivants, plantes
- TVA réduite – 10% pour l’hébergement, le transport
- Pas de TVA – 0 % pour les biens et services exclus de la TVA
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses (voir tableau ci-dessus) sur les photos des reçus. Les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires pour l’extraction, le cas échéant. Yokoy peut également extraire les taux de TVA d’autres pays (par exemple l’Allemagne) et les réserver/exporter séparément dans l’outil Finance.
De plus, Yokoy propose des intégrations standard avec des fournisseurs externes de récupération de TVA, dans lesquelles les images des reçus et les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques sont automatiquement envoyés de Yokoy au tiers.
