Cumplimiento en el Reino Unido

Francesca Burkhardt
Francesca Burkhardt

Product Marketing Manager, Yokoy

Optimice la gestión de gastos mientras opera en el Reino Unido familiarizándose con los matices del cumplimiento e integrándolos en sus operaciones financieras de manera efectiva.

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Prueba de Recibo

Regulaciones vigentes

Para garantizar el cumplimiento de las reglas de HMRC, es esencial mantener un registro claro de todos los gastos y beneficios otorgados a sus empleados. Este registro debe incluir:

 

  • La fecha y detalle de cada gasto o beneficio.
    Información necesaria para calcular los importes de fin de año.
  • Cualquier contribución que sus empleados hagan para estos gastos o beneficios.

 

Debe conservar estos registros durante tres años después de que finalice el año fiscal. Puedes guardarlos en papel, digitalmente o en software como Yokoy. Asegúrese de que sus registros sean precisos, completos y fáciles de leer para evitar sanciones de HMRC.

La solución de Yokoy

Yokoy permite a los empleados tomar una fotografía o cargar recibos de gastos digitales y enviarlos a través de la aplicación web o móvil de Yokoy.

 

Una vez cargado, Yokoy procesa y extrae toda la información requerida del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en segundos. Ante cualquier posible fraude o infracción de políticas, Yokoy activa inmediatamente una advertencia para resaltar el evento específico.

 

Dependiendo del flujo de trabajo específico y de la política de la empresa, varias partes pueden verificar el informe de gastos antes de aprobarlo y registrarlo en el ERP o la herramienta financiera, lo que garantiza la exactitud, la calidad y la integridad del recibo.

Per Diem

Regulaciones vigentes

En el Reino Unido, existen tres enfoques generalmente aceptados para reembolsar los gastos de subsistencia a sus empleados.

 

  • Puede reembolsar a sus empleados los gastos reales comprobados conocidos como “actuales”.
  • Puede pagar a sus empleados viáticos, a menudo denominado pago de tarifa escalada, según las tarifas estándar establecidas por el HMRC.
  • Puede pagar a sus empleados una tarifa diaria personalizada.

 

La mayoría de las empresas optan por pagar valores reales porque maximiza la devolución del IVA. Sin embargo, las dietas o “pagos de tarifa escalada” se consideran un método sencillo para reembolsar a sus empleados de forma individual.

Per diems

Si elige pagar viáticos, tiene dos opciones al ofrecer a los empleados pagos de tasa escalada libres de impuestos.

 

El HMRC publica una cantidad estándar para viajes nacionales e internacionales para empresas no cubiertas por los Acuerdos de Reglas de Trabajo.

 

En caso de que su empresa realice una gran cantidad de viajes, tiene la opción de negociar directamente con el HMRC una tarifa de escala personalizada. Si tiene éxito, podrá ofrecer tasas más altas libres de impuestos a sus empleados. Si no tiene éxito o decide pagar viáticos por encima de la tasa establecida por el HMRC, la diferencia estará sujeta a impuestos y contribuciones al seguro nacional (NIC).

¿Cuándo se aplican las tarifas de viáticos?

 

Para poder ofrecer viáticos, se deben aplicar las siguientes condiciones:

 

  • el viaje debe realizarse en el desempeño de las funciones de un empleado o a un lugar de trabajo temporal
  • el empleado debe ausentarse de su lugar normal de trabajo o de su hogar por un período continuo superior a 5 horas o 10 horas
  • el empleado debería haber incurrido en un costo por una comida (comida y bebida) después de iniciar el viaje

TARIFAS NACIONALES DE HMRC

Las tarifas de referencia actuales para viajes nacionales en el Reino Unido son:

 

  • Tiempo mínimo de viaje: 5 horas – Tarifa máxima: £5
  • Tiempo mínimo de viaje: 10 horas – Tarifa máxima: £10
  • Tiempo mínimo de viaje: 15 horas (y continuo a las 8 p.m.) – Tarifa máxima: £25

Notas sobre dietas domésticas:

 

  • Se puede pagar un subsidio de comida adicional de hasta £10 por día si se paga un subsidio según a) o b) y el viaje continúa a las 8 p.m.
  • No se ha fijado ningún tipo de referencia para el alojamiento durante la noche.
  • La tarifa de más de 15 horas casi siempre se aplicará cuando un empleado deba pasar la noche y siempre que el costo de cualquier comida no esté incluido como parte del alojamiento.

TARIFAS EN EL EXTRANJERO DE HMRC

HMRC publica una lista de tarifas para una gran cantidad de países. Si viaja por más de 24 horas, se puede pagar una tarifa de 24 horas más el precio de la habitación. Las tarifas de 24 horas incluyen el coste del almuerzo, la cena, una bebida y el transporte público hasta la oficina. Mientras que el precio de la habitación incluye el costo total de una habitación de hotel.

 

El HMRC publica una tarifa de 5 horas, 10 horas o 24 horas, así como una tarifa de habitación en la moneda local del país para una o más ciudades dentro de un país.

 

En algunos países existen diferentes tarifas publicadas para las ciudades, como es el caso de Munich y Berlín, Alemania. En caso de que viaje a una ciudad que no figura en la lista, la guía es utilizar la tarifa que se aplica a la ciudad más cercana dentro del mismo país en la lista. Por ejemplo, si viajas a Hamburgo, seleccionarías la tarifa de Berlín porque es geográficamente la más cercana.

 

Para obtener la lista completa del HMRC, consulte el sitio web del gobierno.

La solución de Yokoy

Con Yokoy, puede pagar fácilmente a sus empleados gastos reales o viáticos. Como empresa, puedes configurar diferentes tarifas de viáticos y las respectivas reglas de cálculo. Las dietas se calculan automáticamente en Yokoy sin que sus empleados requieran trabajo manual.

 

Si un usuario recibe una asignación que excede la tasa del gobierno, la diferencia se puede registrar y exportar de manera diferente en nuestra herramienta financiera.

Asignación de kilometraje

Regulaciones vigentes

Puede pagar a sus empleados pagos de asignación de kilometraje (MAP) cuando utilicen su vehículo privado para viajes de negocios. Puede realizar estos pagos sin necesidad de informarlos al HMRCS ni pagar impuestos sobre ellos.

 

Los MAP aprobados, o AMAP, se pueden calcular multiplicando la tarifa aprobada por las millas comerciales recorridas. La tarifa aprobada difiere según el modo de transporte y la cantidad total de millas comerciales recorridas por año fiscal.

  • Primeras 10,000 millas dentro de un año fiscal:
    • Coches y furgonetas – 45p
    • Motos – 24p
    • Bicicletas – 20p
  • Más de 10,000 millas dentro de un año fiscal:
    • Coches y furgonetas – 25p
    • Motos – 24p
    • Bicicletas – 20p

Si paga más que la cantidad aprobada, el exceso debe agregarse a cualquier otro ingreso que reciba el empleado durante el período de ingresos.

 

Todo lo que esté por debajo del monto aprobado no tendrá que ser reportado a HMRC ni pagar impuestos, pero su empleado podrá obtener una desgravación fiscal (llamada Alivio de Asignación de Millas o) sobre el saldo no utilizado del monto aprobado MAR.

 

Esto sólo se aplica a los empleados que utilizan su propio vehículo. Si está reembolsando a sus empleados el consumo de combustible en un automóvil de la empresa, consulte el cálculo de la tasa de combustible recomendado por el HMRC.

 

Los “desplazamientos ordinarios”, o cualquier viaje desde su casa a un lugar de trabajo permanente, no están aprobados para los MAP.

Reclamar IVA sobre kilometraje

 

El Reino Unido es el único país que permite a las empresas reclamar el IVA sobre la parte del combustible del kilometraje permitido. HMRC publica tarifas de combustible consultivas (AFR) sobre la cantidad de combustible que puede atribuir a un reclamo de kilometraje de un viaje de negocios.

 

Estas tarifas difieren según el tipo de motor (gasolina, diésel, GLP o eléctrico) y el tamaño del motor del vehículo. Tus empleados deben llevar un registro de los recibos de combustible para que puedas reclamar el IVA sobre los gastos de kilometraje.

 

El HMRC revisa los AFR trimestralmente.

La solución de Yokoy

Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y por lo tanto puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más de las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el monto excedente por separado en la herramienta Finanzas.

Tasa de IVA

Regulaciones vigentes

Hay tres tipos de IVA en el Reino Unido. El IVA se puede recuperar sobre bienes y servicios adquiridos para su empresa. Cuando una compra también se pueda utilizar para uso privado (por ejemplo, en caso de asignación de millas), solo podrá reclamar la proporción comercial del IVA.

  • Tarifa estándar – Mayoría de bienes y servicios – 20% de IVA
  • Tasa reducida: algunos bienes y servicios, p. Sillas de coche para niños y energía del hogar – 5% IVA
  • Tasa cero: bienes y servicios con tasa cero, p. la mayoría de alimentos y ropa para niños – 0% IVA

Para obtener más orientación sobre la recuperación del IVA en el Reino Unido, lea las directrices de HMRC aquí.

 

El HMRC publica los tipos de cambio mensuales que se deben utilizar si se convierte cualquier moneda extranjera a libras esterlinas a efectos del IVA.

La solución de Yokoy

Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos y las empresas también pueden agregar tipos de IVA adicionales para la extracción. Yokoy extrae todos los tipos de IVA relevantes del recibo de gastos y los contabiliza en el ERP o sistema financiero.

 

Además, Yokoy ayuda a los clientes a reclamar el IVA al ofrecer integración estándar con proveedores de reclamación de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente las tasas de IVA extraídas para países específicos, así como la imagen relevante del recibo de gastos a la herramienta de reclamación de IVA.

Requisito de informes P11D

Regulaciones vigentes

En el Reino Unido, los empleados deben completar un formulario de fin de año que incluye todos los gastos que podrían considerarse un beneficio en especie. Este formulario se llama formulario de gastos P11D y se utiliza para este propósito.

 

Normalmente, son los equipos financieros, no los propios empleados, quienes realizan un seguimiento de este proceso. Los empleados simplemente crean sus gastos como de costumbre y luego los equipos de finanzas revisan los informes y etiquetan los gastos como gastos P11D.

 

El informe detalla todas sus transacciones P11D, incluida información como:

  • Tipo/Categoría de Gasto
  • Cantidad
  • Fecha

La solución de Yokoy

Con Yokoy, su equipo de finanzas puede exportar fácilmente la información necesaria de Yokoy Analytics y proporcionar estos datos a su equipo de nómina. Si tiene más de 500 empleados, debe completar y enviar los formularios P11D a través de su software de nómina.

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