Conformidad en Suiza
- Last updated: agosto 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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La perspectiva de Suiza sobre el cumplimiento influye profundamente en el panorama de la gestión del gasto.
Las empresas suizas que se dedican a la gestión de gastos se encuentran con un complejo entramado de normas y directivas. Cumplir con estos mandatos de cumplimiento no es simplemente un requisito legal, sino que también subraya el énfasis de Suiza en prácticas fiscales responsables y basadas en principios.
Captar e incorporar hábilmente estas medidas es imperativo para las empresas que buscan optimizar los procesos de gasto y al mismo tiempo mantener una reputación intachable de conducta financiera ética y transparente.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según la normativa suiza, las empresas pueden almacenar los recibos de gastos de forma digital.
Los registros deben conservarse electrónicamente en formato digital durante 10 años (hasta el final de cada año calendario). Es decir, los recibos de gastos del 01.04.2012 no deben eliminarse antes del 01.01.2023 (y no antes del 01.04.2022).
El Código de Obligaciones suizo establece los siguientes principios de contabilidad:
- Registro completo, veraz y sistemático de transacciones y hechos comerciales;
- Prueba documental de las transacciones contables individuales.
- Claridad
- Idoneidad con respecto al tipo y tamaño de la empresa.
- Verificabilidad
Además, la ordenanza sobre contabilidad establece que los registros no podrán modificarse sin dejar rastro. La ordenanza también estipula que los registros no serán modificables y deben proporcionarse en el momento de la auditoría.
Además, la Ordenanza también permite soportes de datos modificables en determinadas condiciones, como por ejemplo:
- Se utilizan procedimientos técnicos que garantizan la integridad de la información almacenada (por ejemplo, procedimientos de firma digital).
- el momento en que se almacena la información es verificable de manera infalsificable (por ejemplo, mediante «sellos de tiempo»)
- se cumplan las demás normas vigentes en el momento del almacenamiento relativas al uso de los procedimientos técnicos en cuestión,
- Los procesos y procedimientos para su uso están definidos y documentados, y también se conserva la información auxiliar correspondiente (como registros y archivos de registro).
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados cargar o tomar fotografías de recibos y enviarlos en la aplicación Yokoy (teléfono móvil o computadora).
Yokoy extrae todos los datos necesarios de la imagen, prepara el informe de gastos automáticamente en unos segundos e incluso valida el informe de gastos generando advertencias para resaltar eventos específicos (por ejemplo, duplicado de la imagen).
Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, los datos y las imágenes pueden ser verificados por varias partes (incluido el equipo de Finanzas) antes de que se apruebe el gasto, se registre en la herramienta de Finanzas y se reembolse al empleado.
Dichos controles pueden incluir la exactitud de los datos o la calidad e integridad de la imagen. Yokoy archiva las fotografías de acuerdo con los requisitos para el almacenamiento de fotografías electrónicas durante al menos el período de conservación legal.
Per Diem
Regulaciones vigentes
Según la normativa suiza, las empresas pueden definir su propia tarifa diaria; El gobierno suizo no establece tarifas específicas ni limitaciones para que los empleados reciban viáticos.
Con el potente motor de Per Diem de Yokoy, puedes configurar, administrar y asignar Per Diem cómodamente, según el viaje de negocios del empleado.
La solución de Yokoy
Una empresa puede ingresar diferentes tarifas de viáticos y las respectivas reglas de cálculo. De este modo, los viáticos se calculan automáticamente en función de las tarifas y las reglas de cálculo, sin necesidad de ningún trabajo manual por parte de los empleados.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Según el código de obligaciones suizo, los empleados tienen derecho a recibir descuentos por kilometraje por utilizar sus vehículos privados con fines comerciales.
Las tarifas de kilometraje oficiales establecidas por el gobierno suizo son:
- Para auto
CHF 0,72 por kilómetro (hasta 10.000 kilómetros por año) - CHF 0,60 por kilómetro (más de 10.000 kilómetros por año)
- Para motocicletas, los empleados tienen derecho a recibir CHF 0,40 por kilómetro.
- Por bicicletas, los empleados tienen derecho a recibir CHF 0,30 por kilómetro.
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y por lo tanto puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más de las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el monto excedente por separado en la herramienta Finanzas.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno suizo aplica tasas de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Hay cuatro tipos diferentes de IVA relevantes para la gestión de gastos:
- IVA estándar – 7,7%
- IVA reducido – 3,5%
- IVA reducido – 2,5%
- Sin/Cero IVA – 0%
Próximamente cambios por venir:
La Administración Federal de Impuestos de Suiza anunció nuevos tipos de IVA que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2024. Los siguientes nuevos tipos de IVA se aplicarán para Suiza y los municipios de Liechtenstein:
- Tasa estándar: 8,1% (desde 7,7%)
- Tipo reducido: 2,6% (desde 2,5%)
- Tasa de alojamiento: 3,8% (desde 3,7%)
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos (consulte la tabla anterior) en las imágenes del recibo.
Las empresas también pueden agregar tasas de IVA adicionales para la extracción, si corresponde. Yokoy también puede extraer tasas de IVA de otros países (por ejemplo, Alemania) y registrarlas/exportarlas por separado en la herramienta Finanzas.
Además, Yokoy ofrece integraciones estándar con proveedores externos de reclamación de IVA, mediante las cuales las imágenes de los recibos y las tasas de IVA extraídas para países específicos se envían automáticamente desde Yokoy al tercero.
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